Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації — робочої та підсумкової.
Аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийнятих рішень за результатами проведеної аудиторської перевірки і які, в свою чергу, будуть покладені в основу аудиторського висновку.
Суть робочої документації
Робоча документація — це записи, за допомогою яких аудитор фіксує проведені процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які робляться під час проведення аудиторської перевірки. У робочу документацію вноситься інформація, яка, на думку аудитора, є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку, і яка повинна підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інформації, на кіно- чи відеоплівку.
Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом ЇЇ проведення, в ній реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень.
Суть робочих документів, їх зміст, форма, володіння та порядок зберігання викладені в МСА 230 "Документація".
Основним призначенням робочих документів вважають: розробку плану перевірки; підтвердження виконання плану перевірки; систематизацію інформації, яка збирається в процесі перевірки; організацію оперативного управління процесом перевірки; створення основи для визначення ефективності виконаної роботи кожним аудитором; оцінку адекватності поточних методів аудиту, які використовуються, чинному господарському законодавству.
Зміст робочої документації значною мірою є питанням професійного судження аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження або обстеження.
Функції робочих документів наведені на рис. 4.6.
За МСА 230 аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийняття рішень за результатами проведених аудиторських процедур, що пізніше будуть покладені в основу аудиторського висновку. Залежно від обсягу роботи у клієнта аудитору слід зібрати докази, які б підтвердили або спростували твердження про те. що фінансова звітність об'єктивно, повно й достовірно відображає фінансовий стан клієнта, а здійснені господарські операції є законними і доцільними.
У таблиці 4.1. пропонується приблизний перелік робочої документації.
Таблиця 4.1
Приблизний перелік робочої документації аудитора
| № з/п | Назва документа або розділу, за якими оформлюються документи | Джерело інформації | |||||
| 1 | 2 | 3 | |||||
| Розділ І. Документи з організації аудиту | |||||||
| 1.1. | Лист-пропозиція клієнту | Аудитор | |||||
| 1.2. | Відповідь клієнта | Клієнт | |||||
| 1.3. | Інша кореспонденція | Аудитор, клієнт, треті особи | |||||
| 1.4. | Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку, Національного банку України. Міністерства статистики, Міністерства фінансів до порядку підготовки та подання фінансової звітності | Нормативні документи | |||||
| 1.5. | Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку. Національного банку України, Аудиторської палати України до порядку підготовки та подання аудиторського висновку | Нормативні документи | |||||
| 1.6. | Інформація про судові справи та надіслані на адресу клієнта претензії й оцінка їх із точки зору вимог українського законодавства | Клієнт | |||||
| 1.7. | Документація з попереднього обстеження клієнта | Клієнт | |||||
| 1.8. | Договір на проведення аудиту | Клієнт-аудитор | |||||
| 1.9. | Документи, що підтверджують розрахунки з клієнтом | Банківські документи | |||||
| Розділ II. Інформація про організаційну структуру підприємства | |||||||
| 2.1. | Дані про акціонерів (основні акціонери, адреса, телефон) | Клієнт | |||||
| 2.2. | Дані про директорів (прізвище, ім'я та по-батькові, телефон, факс, сфера відповідальності) | Клієнт | |||||
| 2.3. | Дані про головного бухгалтера (прізвище, ім'я та по-батькові, телефон, факс) | Клієнт | |||||
| 2.4. | Місцезнаходження органу управління справами | Клієнт | |||||
| 2.5. | Копії статуту, засновницького договору, свідоцтва про реєстрацію | Клієнт | |||||
| Розділ ІІІ. Інформація про підприємство і його діяльність | |||||||
| 3.1. | Основні види діяльності й розміщення дочірніх підприємств та філій | Клієнт | |||||
| 3.2. | Конкретне законодавство і правила (якщо є) | Клієнт | |||||
| 3.3. | Історія підприємства (коротко) | Клієнт | |||||
| 3.4. | Зведені минулі результати (основні фінансові показники за кілька років) | Клієнт | |||||
| 3.5. | Характеристика основного персоналу (освіта, досвід, кваліфікація, досягнення) | Клієнт | |||||
| 3.6. | Опис особливостей бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю | Клієнт | |||||
| 3.7. | Схеми організації управління | Клієнт | |||||
| 3.8. | Схеми послідовності операцій | Клієнт | |||||
| 3.9. | Контакти клієнта (основні партнери й основні конкуренти) | Клієнт | |||||
| 3.10 | Банківська інформація | Клієнт | |||||
| 3.11 | Інформація про юристів | Клієнт | |||||
| 3.12 | Важливі угоди (торговельні договори, договори про продаж із відстроченням платежу або з орендою, договори про позики) | Клієнт | |||||
| 3.13 | Особливості оподаткування клієнта | Клієнт | |||||
| Розділ IV. Фінансова звітність | |||||||
| 4.1. | Баланс (ф. 1) | Копії документів клієнта | |||||
| 4.2. | Звіт про фінансові результати (ф. 2) | Копії документів клієнта | |||||
| 4.3. | Звіт про власний капітал (ф. 4) | Копії документів клієнта | |||||
| 4.4. | Звіт про рух грошових коштів (ф. 3) | Копії документів клієнта | |||||
| 4.5. | Примітки до звітності (ф. 5) | Копії документів клієнта | |||||
| 4.6. | Список виправних проведень, запропонованих клієнту | Колії документів клієнта | |||||
| 4.7. | Список запропонованих клієнту виправних проведень, які стосуються перекласифікації бухгалтерських рахунків | Копії документів клієнта | |||||
| 4.8. | Форми для узагальнення інформації стосовно подальшої оцінки аудитором імовірності нормального функціонування клієнта в реальному майбутньому | Аудитор | |||||
| 4.9. | Огляд деяких аспектів фінансової звітності | Аудитор | |||||
| 4.10 | Річна звітність клієнта за попередній рік | Клієнт | |||||
| 4.11 | Додаткова або спеціальна звітність клієнта перед державними органами | Клієнт | |||||
| 4.12 | Інформація про розподіл дивідендів за акціями клієнта | Клієнт | |||||
| 4.13 | Інша звітна інформація | Клієнт | |||||
| Розділ V. Документи з вивчення системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю | |||||||
| 5.1. | Тести контролю і висновки | Аудитор | |||||
| 5.2. | Документи, що фіксують відхилення у структурі внутрішнього контролю | Копії документів клієнта з висновками аудитора | |||||
| 5.3. | Графік документообігу клієнта | Клієнт | |||||
| 5.4. | Опис системи бухгалтерського обліку клієнта | Клієнт, аудитор | |||||
| 5.5 | Взаємозникаючі статті під час проведення консолідації бухгалтерської звітності | Клієнт, аудитор | |||||
| 5.6. | Короткий зміст запропонованих виправних проводок і перекласифікацій бухгалтерських рахунків, пов'язаних із процедурами консолідації | Клієнт, аудитор | |||||
| 5.7. | Інші документи | Аудитор, клієнт | |||||
| Розділ VI. Оцінка ризиків | |||||||
| 6.1. | Вказівки щодо ризикових моментів провадження діяльності в конкретній галузі підприємництва | Висновки аудитора | |||||
| 6.2. | Дані про клієнта і вказівки з виявлених проблемних питань | Клієнт, аудитор | |||||
| 6.3. | Економічні нормативи, коефіцієнти і різноманітні економічні аналізи | Нормативні документи, клієнт, аудитор | |||||
| 6.4. | Оцінка ризику невиявлення | Аудитор погоджує 3 клієнтом | |||||
| 6.5. | Загальна оцінка ризиків | Аудитор | |||||
| 6.6. | Пропозиції з планування процесу аудиту | Аудитор | |||||
| 6.7. | Оцінка організації контролю | Аудитор | |||||
| 6.8. | Оцінка ризику з боку органів контролю | Аудитор | |||||
| 6.9. | Оцінка процесу контролю за поточними операціями | Аудитор | |||||
| 6.10 | Оцінка контролю за функціонуванням інформаційних систем (результати і висновки) | Аудитор | |||||
| Розділ VII. Оцінка ризику і планування аудиту | |||||||
| 7.1. | Довідка (інформація) про підхід та процеси планування | Аудитор | |||||
| 7.2. | Документація з оцінки ризику аудиту | Аудитор | |||||
| 7.3. | Особливі питання, на які клієнт попросив звернути увагу під час аудиту (враховуючи лист-опитування якості попередньо проведеної аудиторської перевірки) | Клієнт, аудитор | |||||
| 7.4. | Таблиця проблемних питань аудиту | Аудитор | |||||
| 7.5. | План | Аудитор погоджує з клієнтом | |||||
| 7.6. | Робоча програма | Аудитор | |||||
| Розділ VIII. Контроль роботи інших осіб, які брали участь в аудиті | |||||||
| 8.1. | Робота внутрішніх аудиторів | Внутрішній аудитор | |||||
| 8.2. | Робота інших аудиторів | Інші аудитори | |||||
| 8.3. | Робота інших фахівців (юристів, податківців) | Інші аудитори | |||||
| 8.4. | Робота, делегована іншим дочірнім підприємствам (філіям) аудиторської фірми | Інші аудитори | |||||
| Розділ IX. Документальне оформлення аудиторських робіт (за розділами) | |||||||
| 9.1. | Аудит необоротних активів | Аудитор, копії документів, що є доказовим джерелом, аналітичні таблиці, розрахунки | |||||
| 9.2. | Аудит запасів | Те саме | |||||
| 9.3. | Аудит коштів, розрахунків та інших активів | Те саме |
| 9.4. | Аудит власного капіталу та забезпечення зобов'язань | Те саме |
| 9.5. | Аудит довгострокових зобов'язань | Те саме |
| 9.6. | Аудит поточних зобов'язань | Те саме |
| 9.7. | Аудит доходів і результатів діяльності | Те саме |
| 9.8. | Аудит витрат за елементами | Те саме |
| 9.9. | Аудит витрат діяльності | Те саме |
| 9.10 | Аудит засновницьких та загальних документів | Те саме |
| 9.11 | Аудит інших розділів | Те саме |
Після завершення аудиту робочі документи залишаються в аудитора, вони є його власністю. Аудитор повинен складати довідки на підставі витягів зі своїх робочих документів. Проте його право власності обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності. Робочі документи аудитора не можуть розглядатись як частина фінансової документації клієнта.
По закінченні аудиту робоча документація підлягає здачі для обов'язкового збереження в архіві аудиторської організації.
Порядок зберігання підсумкової документації встановлюється аудиторською фірмою з урахуванням забезпечення вимог зберігання та конфіденційності.
Термін зберігання підсумкової документації визначається виходячи з практики аудиторської діяльності, юридичних вимог та інших міркувань.
Структура аудиторського висновку
Позитивний висновок
Умовно-позитивний висновок
Звіт аудитора керівництву суб'єкта господарювання
ТЕМА V. МЕТОДИКА Й ОРГАНІЗАЦІЯ АУДИТУ ФІНАНСОВОЇ ЗВІТНОСТІ
5.1. Методика проведення загального аудиту
Метод і методичні прийоми аудиту
Методичні прийоми проведення аудиторської перевірки
Методичні прийоми організації аудиторської перевірки