Практичний курс внутрішнього аудиту - Немченко В.В. - 3.4. Робочі документи внутрішнього аудитора

Ми вже зустрічалися з поняттям робочі документи. Що ж це за поняття? Яке призначення робочої документації?

Робоча документація - це записи, за допомогою яких аудитор фіксує проведені процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час проведення аудиторської перевірки. У робочу документацію включається інформація, яка, на думку аудитора, є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку і яка повинна підтвердити його висновки та пропозиції. Тобто робоча документація як для зовнішнього, так і для внутрішнього аудитора носить обов'язковий характер.

Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інформації або на кіно- чи відео-плівку.

Основним призначенням робочих документів вважають:

1.Вони допомагають аудитору сформувати думку про фінансово-господарську діяльність підприємства.

2. Дають можливість аудитору-керівнику перевірити роботу своїх підлеглих.

3. Служать джерелом даних для підтвердження свідоцтв про правильність зроблених висновків при відповіді на запитання керівництва у випадку виникнення дискусії після закінчення перевірки.

4. Дозволяють заощадити час для перевірки, не ставлячи зайвих запитань, а звернутися безпосередньо до робочої документації.

5. Підтверджують документами проведений контроль.

6. Підтверджують виконання аудитором перевірки відповідно до вимог законодавства у разі виникнення наступного судового розгляду.

7. Розробляють план перевірки.

8. Організують оперативне управління процесом перевірки. Правильне оформлення документів є не менш важливим, ніж фактичний їх зміст.

До робочих документів аудитора пред'являються такі вимоги:

1. Вони мають містити досить повну і детальну інформацію, щоб інший аудитор, який не брав участі в цій перевірці, міг скласти чітке уявлення про виконану роботу і підтвердити висновки цієї перевірки.

2. Документи повинні бути складені в ході перевірки (складання їх після завершення перевірки і підготовки аудиторського висновку не забороняється).

3. Складаючи робочі документи, аудитор повинен враховувати не тільки інформацію, яка відноситься до звітного періоду, що перевіряється, але й дані попереднього періоду (наприклад, сальдо по рахунках на кінець періоду, який передував звітному), а також зведення, отримані після складання бухгалтерської звітності, про події, що здійснилися після завершення звітного періоду, які можуть істотно вплинути на діяльність чи фінансовий стан підприємства.

4. Документи повинні відображати найбільш істотні моменти, по яких аудитору необхідно висловлювати думку, охоплювати найбільш важливі напрямки перевірки та завдання, поставлені і вирішені аудитором.

5. Дозволяти оцінити фінансову звітність відповідно до встановлених критеріїв та ознак.

6. Містити інформацію, необхідну чи корисну при наступних аудиторських перевірках.

7. Відображати стан і оцінку системи внутрішнього контролю на підприємстві та ступінь довіри до нього.

8. Фіксувати проведені аудиторські процедури по перевірці й оцінці системи бухобліку, дотримання прийнятої (установленої) облікової політики і відповідності бухобліку встановленим принципам, стандартам, вимогам і законам.

9. Документи повинні бути складені чітко, розбірливо.

10. Використані скорочення чи умовні позначки повинні бути пояснені на початку папки робочих документів.

11. Необхідно обов'язково вказувати місце та дату складання документа, прізвище аудитора і його підпис, номер документа, порядковий номер сторінки в робочій документації.

12. Повинні бути наведені джерела інформації і дані про походження доданих документів, що фіксують господарсько-фінансову діяльність підприємства, а також про виконані аудиторські процедури.

Після завершення аудиту робочі документи залишаються в аудитора, вони є його власністю. Аудитор повинен складати довідки на підставі витягів зі своїх робочих документів. Проте його право власності обмежене етичними нормативами та умовами конфіденційності. Робочі документи аудитора не можуть розглядатись як частина фінансової документації клієнта.

Документацію не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком тільки тих випадків, коли це передбачено рішенням судових і слідчих органів.

По закінченні аудиту робоча документація підлягає здаванню для обов'язкового збереження в архів аудиторської організації. Архів повинен бути обладнаний спеціальними металевими шафами, і доступ до них сторонніх осіб виключений. Робоча документація повинна зберігатися скомплектованою в папках (або в електронному вигляді у файлах), які заведені окремо для кожного об'єкта аудиту (підрозділу підприємства), в зброшурованому вигляді. Збереженість робочої документації і передачу її в архів організовує керівник служби внутрішнього аудиту або особа, уповноважена ним відповідним наказом. Бажано, щоб кожна папка, яка зберігається в архіві, містила:

1) ідентифікаційний номер;

2) певне місце, відведене в архіві;

3) доказ свого існування, тобто запис в журналі або в будь-якому іншому документі про прийняття на зберігання робочої палки в архів;

4) опис документів, які зберігаються в даній папці. Кожний документ, який входить до робочої документації

аудиту, повинен мати ідентифікаційний номер.

У разі зникнення або пошкодження робочої документації керівник служби внутрішнього аудиту повинен призначити службове розслідування.

При перевірці дотримання нормативних актів аудиторові необхідно особливу увагу звернути на такі документи, невиконання вимог яких може стати причиною переривання або призупинення діяльності економічного суб'єкта та встановити:

- чи забезпечений персонал підприємства необхідними нормативними актами з бухобліку та оподаткування. Чи залучаються спеціалісти (юристи, консультанти, зовнішні аудитори тощо) для консультацій персоналу з економічних та юридичних питань;

- чи розроблені внутрішні робочі документи підприємства, які визначають облікову політику, схеми документообігу та санкціонування здійснюваних господарських операцій;

- чи відбувається контроль за здійсненими операціями та чи застосовуються заходи впливу до персоналу підприємства при недотриманні вимог нормативних актів;

- чи проводиться попередній контроль законності запланованих угод на значні (суттєві) суми з обов'язковою участю юриста та розробкою рішень з відображення запланованої угоди в обліку та системі оподаткування.

При встановленні фактів невиконання вимог нормативних актів або відсутності документів внутрішній аудитор повинен вивчити обставини, за яких були здійснені порушення, оцінити їх вплив на достовірність фінансової звітності та податкових розрахунків. Аудиторові потрібно врахувати можливість виникнення таких наслідків, як стягнення санкцій, поява загрози відчуження майна, припинення діяльності підприємства;складання недостовірної фінансової звітності.

За умови встановлення суттєвих відхилень від вимог нормативних документів аудиторові потрібно відобразити порушення у своїх робочих документах; врахувати вплив встановлених порушень на надійність аудиторських доказів та планування аудиту; повідомити у письмовій формі керівництво підприємства та наполягати на повідомленні користувачів фінансової звітності про виявлені порушення. У письмовій інформації вказуються помилки та викривлення, що впливають на достовірність фінансової звітності; оцінка кількісного відхилення звітних та податкових показників; які із встановлених зауважень є суттєвими, а які - ні; посилання на нормативні акти та конкретні розділи нормативних актів (параграфи, статті, пункти тощо), за якими встановлені порушення.