Теорія і методика роботи з дитячими та молодіжними організаціями України - Лісовець О.В. - Написання прес-анонсу та прес-релізу

Ефективність РR-діяльності, як і будь-якого виду діяльності громадської організації, залежить від належного планування. У сфері паблік рілейшнз існують свої принципи планування. Технологія РR-діяльності передбачає певний алгоритм:

Крок 1: Визначення проблеми. Чітко сформулювати проблему (наприклад, "Організації важко співпрацювати з посадовцями міських та обласних владних структур").

Крок 2: Формулювання мети. Сформулювати конкретну мету (наприклад, "Необхідно "зламати кригу недовіри" між організацією і владою, налагодити співпрацю з владними структурами у формі ділових партнерських відносин").

Крок 3: Визначення цільової аудиторії. Виявити потенційних партнерів (депутатський корпус обласної та міської рад, керівники міської та обласної держадміністрацій і виконкомів та ін.), шляхи їх зацікавлення у співпраці (наприклад, "у площині діяльності організації цих посадовців найбільше турбують ті чи ті проблеми, і наша організація здатна допомогти владі їх розв'язати").

Крок 4: Визначення комунікаційних каналів. Обрати канали, характерні, звичні для цільової групи

(наприклад, застосувати прийоми прямого та непрямого лобіювання; висвітлювати діяльність організації у ЗМІ, які мають вплив на цільову аудиторію).

Крок 5: Реалізація конкретних PR-заходів (публікації, передачі, прес-конференції, спеціальні публічні заходи тощо).

Крок 6: Оцінювання результатів PR-кампанії. Виявити допущені помилки і зробити належні висновки на майбутнє.

Як і будь-який план роботи, PR-план має визначати орієнтовні терміни проведення заходів і відповідальних за їх виконання.

Зусилля організації у сфері паблік рілейшнз необхідно спрямовувати переважно на висвітлення діяльності в засобах масової інформації, оскільки вони справляють значний вплив на свідомість людей. Співпраця зі ЗМІ буде ефективною, якщо вона ретельно спланована, систематична і безперервна.

У професійній PR-термінології активна інформаційна співпраця організації з пресою має назву "паблісіті" (publicity) і полягає у спільній зацікавленості сторін: організація зацікавлена у поширенні позитивної інформації про себе, а преса - у новій інформації. Основні форми взаємодії зі ЗМІ охоплюють прес-анонс, прес-реліз, прес-конференцію, брифінг, прес-тур, медіасупровід.

Написання прес-анонсу та прес-релізу

Інформацію про захід чи події, які найближчим часом відбудуться в громадській організації, повідомляють у пресанонсі. У ньому потрібно чітко зазначити час, місце події, ЇЇ мету та зміст. Особливу увагу в прес-анонсі слід приділити умовам роботи преси, вказавши організаційно-технічні деталі роботи журналістів (зазвичай наприкінці прес-анонсу). Готовий прес-анонс надсилають до редакцій місцевих ЗМІ, позаштатним кореспондентам всеукраїнських ЗМІ, інформаційним агенціям, до інтернет-порталів, що мають власні "стрічки новин".

Прес-реліз пишуть і розповсюджують тоді, коли виникає нагальна потреба оперативно й широко поінформувати населення через ЗМІ щодо певної події, новини тощо. Типовий прес-реліз складається з таких елементів: заголовок (розлоге речення, що розкриває суть прес-релізу); перший абзац, т. зв. "лідер-абзац" (З-4 речення, які стисло передають основний зміст події); виклад подій (деталі та обставини події подають, починаючи від головних і поступово переходячи до другорядних. Викладати їх потрібно так, щоб редактор за потреби міг скоротити матеріал саме з кінця). Оптимальний обсяг прес-релізу - одна-півтори сторінки, максимальний - дві сторінки. Решту інформації можна викласти у вигляді окремого додатка до прес-релізу.