Теорія і методика роботи з дитячими та молодіжними організаціями України - Лісовець О.В. - Прес-тур

Це спеціальний захід, який проводять для того, щоб поширити важливу інформацію одночасно у багатьох ЗМІ. Фахівці з паблік рілейшнз вважають її сприятливою для розширення та поліпшення контактів з пресою. Уважно спостерігаючи під час прес-конференції за реакціями журналістів, спрямованістю їхніх питань і ставленням до представників організації, можна визначити позицію преси у певній ситуації-і зробити належні висновки щодо подальшої лінії поведінки.

Організація прес-конференції передбачає кілька етапів. .

1. Підготовчий етап. Охоплює вибір дати, часу та місця проведення; надсилання запрошень на прес-конференцію за 5-10 днів перед її проведенням; реєстрацію журналістів та інших учасників; підготовку і роздачу прес-пакета (інформаційної добірки матеріалів). Прес-па-кет містить такі матеріали: прес-реліз; факт-лист (одна сторінка відомостей про організацію, її адреса та номери телефонів); ілюстративні та додаткові матеріали.

2. Основний етап. Відбувається у такій послідовності:

- відкриття прес-конференції модератором, який лаконічно окреслює проблему, ознайомлює учасників із регламентом та представляє доповідача. Варто висвітлювати одну-дві (але в жодному разі не більше) основні теми (події, новини); оптимальна кількість доповідачів - одна-дві особи;

- промова доповідача (3-4 хв.), присвячена основним аспектам. Додатково він матиме 30-35 хв. на спілкування із журналістами;

- обговорення доповіді (запитання журналістів та відповіді на них);

- підбиття підсумків модератором.

3. Аналіз результатів (формування банку даних, збір інформації про публікації у пресі за результатами прес-конференції тощо).

Чітка спланованість та поетапність сприяє успішному проведенню й результативності прес-конференції як однієї з найпоширеніших форм взаємодії зі ЗМІ.

Брифінг

До цієї форми взаємодії зі ЗМІ вдаються тоді, коли є потреба в оприлюдненні позиції організації з певного питання. Зазвичай процедура брифінгу не передбачає коментарів, а також журналістських питань і відповідей на них. Доповідає на брифінгу переважно одна особа (представник керівництва організації або працівник, який має повноваження прес-секретаря чи РR-менеджера).

Прес-тур

Це спеціальний захід для журналістів, який поєднує прес-конференцію з відвідуванням певних об'єктів. Скорочений варіант прес-туру - День відкритих дверей. Таку акцію для ЗМІ проводять тоді, коли хочуть ширше ознайомити пресу із завданнями організації, глибше розкрити напрями її діяльності, показати її структуру, щоденну роботу тощо. Більші прес-тури передбачають відвідування кількох об'єктів, можливо, навіть розміщених далеко один від одного.

Медіа супровід подій

Цей метод взаємодії передбачає запрошення журналістів на круглі столи, акції, здійснювані організацією на спеціальних умовах, які полегшують висвітлення події. Алгоритм підготовки медіасупроводу події у громадській організації охоплює такі етапи:

1) складання прес-анонсу і розсилання його цільовим ЗМІ;

2) зустрічі з журналістами для їх інформування, надання організаційної допомоги;

3) розсилання персональних запрошень;

4) підготовка прес-пакета;

5) зустріч і реєстрація представників ЗМІ;

6) організування інтерв'ю, технічна допомога під час заходу;

7) розсилання прес-пакетів у ЗМІ, представники яких не з'явились на захід;

8) моніторинг цільових ЗМІ щодо висвітлення заходу.

У своїй повсякденній діяльності громадським дитячим та молодіжним організаціям необхідно використовувати різні форми взаємодії зі ЗМІ, які нині є найвпливовішим чинником формування свідомості, виконують функції інформування, комунікації, громадської критики і контролю.