Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - Складання тексту міжнародної телеграми

Міжнародна телеграма може бути написана відправником латинськими літерами будь-якою мовою. Телеграфний зв'язок підприємств, установ, організацій України з представниками близького і далекого

зарубіжжя ведеться зазвичай українською мовою, тільки літери кириличної абетки замінюють латинськими літерами, які подано у таблиці міжалфавітних відповідників.

Для міжнародних телеграм встановлено спеціальні бланки. У текстах цих телеграм застосовуються такі ж розділові знаки, як і для внутрішніх. Римські цифри у телеграмах не використовуються, а при потребі передаються арабськими цифрами.

Адреса в міжнародній телеграмі подається відправником у такій послідовності:

S позначка про категорію або вид телеграми;

S найменування адресата (у називному відмінку);

S місце проживання адресата (вулиця, бульвар тощо, номер будинку, номер квартири);

S найменування пункту й країни призначення.

В одній міжнародній телеграмі не повинно бути більше чотирьохсот слів.

Зразок міжнародної телеграми:

Прізвище адресата: Paul Schmidt

Blumenstrasse 15 74551 Leipzig Memagne Pryjidu pjatogo Ivan

Прізвище відправника: Манько I. K.

Київ, 58,

вул. Горлівська, 100, кв. 1

Телефонограма - це термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується). Це найпростіша й найшвидша форма передання службових документів.

Зазвичай телефонограми оформлює і передає секретар-референт або інший працівник підприємства за дорученням керівництва. Оформлюють її на загальному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу.

Телефонограма має такі реквізити:

1. Назву організації.

2. Назву виду документа.

3. Дату (датою телефонограми є дата її передавання).

4. Реєстраційний індекс документа.

5. Адресат.

6. Текст документа.

7. Підпис.

8. Прізвище та номер телефону особи, яка передала документ, а також прізвище і номер телефону особи, яка прийняла документ.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають їх список із зазначенням номерів телефонів.

Обсяг тексту телефонограми не повинен перевищувати 50 слів. Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

^ привітатися, відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону;

^ назвати вид документа;

^ продиктувати текст телефонограми та переконатися у правильності запису його абонентом;

^ назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

^ записати назву посади, прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Після прийняття та оформлення телефонограму передають для ознайомлення посадовій особі, на ім'я якої вона адресована.

Про передавання-приймання телефонограми роблять відповідний запис у журналі реєстрації телефонограм, а бланк з текстом телефонограми підшивають до папки поточних справ.

Зразки телефонограм:

Телефонограма №_від "_"_20_р.

Від кого_Телефон_Передав_

Кому_Прийняв_

год_хв_

(текст)

(підпис)

HBO "Електрон" ТЕЛЕФОНОГРАМА

Гэловному інженеру філії № З Гоещуку В. Р.

23.12.2003 № 18/01-12 Київ

Терміново повідомте про результати досліджень, отримані Вами у відрядженні.

Генеральний директор _____ (підпис)_П. Г. Раєнко

Передав: Прийняв:

Референт Коваль Секретар Ненько

тел. 239-16-12 тел. 458-09-34

Чвс передавання: 10.15

AT "Заграва" Передав Трухан men. 445-21-38

Підприємство "Мрія" Прийняв Носко тел. 222-30-17

ТЕЛЕФОНОГРАМА 22.12.2011 № 205 Час передавання:

13 год. 45 х в.

Проведення наради з питань впровадження нових технологій у виробництво переноситься на 19 січня 2012 року. Реєстрація учасників - з 10.00. Початок наради - об 11.30.

Голова (підпис) В. Т. Бровко

Радіограма - це повідомлення, передане по радіо. Запам'ятайте!

У загальних назвах іншомовного походження приголосні звичайно не по" двоюються:

телеграма, група, каса, колектив, комісія, телефонограма, програма, сума, радіограма.

Тільки в окремих загальних назвах зберігається подвоєння: тонна, бонна, брутто, вілла, нетто, ванна.

Факс - це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що надходять до установ, організацій, фірм за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Факс - це ксерокопія документа, що передається до організації. Наразі цей зв'язок використовують як засіб листування між агенціями, фірмами та установами.

Реквізити факсу такі:

1. Назва документа .

2. Дата.

3. Назва адресанта, установи, яка передає факс.

4. Прізвище, посада особи, що підписала документ.

5. Назва адресата, органвації та службової особи - одержувача факсу.

6. Тема.

7. Текст.

8. Кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень.

Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження (CONFIRMATION RETORT) про те, що адресат отримав інформацію.

Реквізити підтвердження такі:

1. Назва (код) фірми-одержувача.

2. Номер телефаксу,

3. Дата.

4. Кількість одержаних сторінок (р).

5. Результат (RESULTS) - у разі одержання факсу повністю й без помилок проставляється "Ок"; якщо були помилки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої.

Стандартний бланк факсу має такий вигляд:

Назва організації ФАКС

Кому: [наберіть прізвище] Від: [наберіть прізвище]

Факс: [номер факсу] Сторінок: [кількість сторінок]

Телефон: [номер телефону]_Дата:............р.

Тема: [тема повідомлення]__________ Копія: _щ__

Терміново Для ознайомлення

Потребує відповіді Повернути Підтвердити

з позначенням отримання Текст [Наберіть текст]_

Зворотна адреса [Наберіть зворотну адресу]_________

Зразок факсу: Товариство $ обмеженою відповідальністю "Джерела"

2 жовтня 2011 р. № 02-04/138

Директорові заводу "Росинка" панові Діденку І. П. Факс(064) 2443487

Про постачання турбогенераторів

ФАКС

Згідно з договором постачання № 4/24 від 18 вересня 1999 р. Ви повинні були постачити нам 5 (п'ять) турбогенераторів (МФ-165). Просимо терміново відвантажити обладнання. Наша адреса: вул. Грінченка, 123,

м. Київ, 63, Україна, 04063 Факс: (044) 2124438

Оплату гарантуємо.

3 повагою

Президент фірми (підпис) О. П. Корніснко