Українська мова за професійним спрямуванням - Галузинська Л.І. - 6.1. Службове листування. Рекламні листи

6.1. Службове листування. Рекламні листи.

6.1.1. Види листа та їхні особливості.

6.1.2. Написання листа за допомогою текстового редактора Word.

6.2. Довідка.

6.3. Звіт.

6.4. План.

6.5. Службові записки.

6.6. Оголошення. Запрошення. Посвідчення про відрядження.

6.1. Службове листування. Рекламні листи

Лист (рос. письмо) - узагальнена назва різних за змістом документів, об'єднаних способом передавання тексту - пересиланням поштою.

Службові листи - поширений вид документації в системі управління, засіб спілкування між підприємствами, організаціями та приватними особами. Завдяки листуванню ведуть переговори про предмет виробничої зацікавленості, уточнюють певні питання, висувають претензії та вимоги, з'ясовують ділові стосунки, вносять пропозиції) повідомляють про певні заходи, висловлюють подяку тощо.

За функціональними ознаками ділові листи поділяють:

o на листи, що потребують відповіді: запити, рекламаційні, листи-претензії, супровідні, заохочувальні, спонукальні, інформаційні, рекламні, гарантійні, ініціативні, листи-запрошення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

o листи, що не потребують відповіді: листи-підтвердження, листи-відповіді, листи-розпорядження (циркулярні), листи-нагадування, рекомендаційні, листи-вітання, повідомлення, листи-подяки, листи-відмови від акцепту.

Такий поділ умовний, адже на кожен лист можна дати відповідь.

За кількістю адресатів і адресантів листи поділяють:

o на циркулярні - письмові звернення, розпорядження, які розсилаються підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам;

o колективні - листи, які надходять від колективу авторів до певної установи, організації чи її керівника (найчастіше - листи-прохання, пропозиції, звертання);

o звичайні - листи, які надсилаються однією особою (організацією) одній інстанції.

Текст листа - лаконічний, стримано-емоційний. Складається з двох логічно пов'язаних між собою частин: у першій подається опис фактів або подій, які стали підставою для написання листа, а в другій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо його змісту.

Більшість листів друкують за допомогою комп'ютера на бланках, заповнюючи шаблон з готовими незмінними реквізитами:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому куті або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому куті.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому куті.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номери телефону, факсу, е-таіі-адреса, адреса інтернет-сайту. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформлюють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій зазначають номер розрахункового рахунку у відділенні банку.

8. Дата (день, місяць, рік). Записується переважно словесно-цифровим способом (11 червня 2005 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожен елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери.

10. Текст листа, який складається з двох частин: опис фактів або подій, які стали підставою для написання листа; висновки та пропозиції.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка.

12. Підпис службового листа - підписує переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Якщо ж лист написано не на бланку, то відтворюють повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист.

У діловому листуванні слід дотримуватися таких загальноприйнятих правил:

1. Службові листи набирають на комп'ютері на чистому бланку або аркуші паперу лише на лицьовій стороні.

2. Якщо обсяг листа перевищує сторінку, то наприкінці її слід зазначити: Див. наст, сторінку; Див. далі. Крім того, слід пам'ятати: у міжнародній діловій практиці писати довгі листи не прийнято.

3. Сторінки листів, починаючи з другої, нумерують арабськими цифрами.

4. Ширина лівого поля - 2-3,5 см, правого - до 1 см, верхнього та нижнього - до 2 см, текст листа друкується через 1-1,5 інтервали, абзац ліворуч - 5 см, звертання до адресата пишуть без абзацу.

5. Текст першого примірника листа не повинен мати позначок.

6. Не допускаються виправлення, закреслювання, підчищення.

7. Лист складається текстом усередину. Важливі листи необхідно надсилати, не складаючи, у великих цупких конвертах (формат А4).

8. Відповісти на лист слід протягом 10 днів від часу отримання. За необхідності глибокого вивчення поставлених у листі проблем адресанта повідомляють упродовж 3 днів, що лист одержано й відповідь буде надіслано не пізніше ніж за місяць від дня його отримання.