Економічна діагностика - Кривов'язюк І.В. - 2. Роль інформаційних систем управління підприємством в управлінській діагностиці

Успішне функціонування інформаційних систем управління підприємством позитивно впливає на економіку підприємства в цілому за рахунок удосконалювання організаційної структури й автоматизації управлінських процесів, підвищення якості роботи й полегшення праці управлінського персоналу. Підвищуються кінцеві річні результати виробничо-комерційної діяльності підприємства.

Інформаційні системи управління надають змогу системно підходити до обґрунтування й прийняття управлінських рішень, підвищувати рівень їхньої оптимальності, дієвості й результативності.

Інформаційна система складається з підсистем, що перебувають у певних відносинах одна з одною. Сукупність таких відносин разом з елементами (підсистемами) утворюють структуру системи.

Найбільш зональним поділом підсистем інформаційної системи є поділ на інформаційний, технічний, програмний, організаційний, правовий та інші види забезпечення.

Інформаційне забезпечення містить інформацію, що відображає стан і процеси виробничо-фінансової діяльності підприємства в часі. Воно формується в результаті обробки різноманітних даних внутрішньої та зовнішньої інформації.

Інформація, що зберігається в копіях, являє собою інформаційну базу, що є основою функціонування всієї інформаційної системи.

У залежності від рівня управління використовуються різні види інформації Інформаційна база складається з двох взаємозв'язаних частин - поза - та внутрішньомашинної.

До позамашинної відносять інформацію, що сприймається людиною без будь-яких технічних засобів. Це різні документи - наряди, накладні, акти, відомості, рахунки, реєстри та ін.

Внутрішньомашинна інформаційна база міститься на машинних носіях і складається з файлів. Вона створюється як множина локальних незалежних файлів, що обробляються за допомогою спеціального програмного забезпечення - систем управління базами даних (СУБД). Усі документи і файли внутрішньомашинної інформаційної бази бувають вхідні й результативні. До вхідних належать: оперативні, що відображають факти фінансово-виробничої діяльності підприємства; умовно-постійні, у яких вказуються матеріальні, трудові, технологічні й інші норми і нормативи, а також усі довідкові дані.

Вихідні документи і файли призначаються для застосування кінцевим користувачем та для багаторазового використання при вирішенні інших поточних і перспективних завдань. Крім того, є ще допоміжні, коригувальні, робочі файли. Склад внутрішньомашинної інформаційної бази встановлюється в залежності від потреб кожного рівня управлінського персоналу.

Технічне забезпечення є комплексом різних технічних засобів, необхідних для функціонування інформаційної системи підприємства. До нього входять персональні та високопродуктивні комп'ютери, засоби комунікації й оргтехніка. Використовувані на різних рівнях управління і робочих місцях комп'ютери поєднуються в локальні й інтегровані мережі з різним режимом роботи. У локальних обчислювальних мережах може змінюватися кілька режимів роботи. Найбільш простий режим передбачає встановлення комп'ютера, що має як свої власні ресурси, так і ресурси, надані іншими комп'ютерами.

Другий режим передбачає виділення окремого комп'ютера для обслуговування мережних програм та інших комп'ютерів загальними програмами і базою даних. Такий комп'ютер називають файл-сервером.

Третій припускає виділення окремого комп'ютера (клієнт-сервера), оснащеного не лише загальною базою даних, а й програмами пошуку і запису будь-якої інформації.

Об'єднання локальних обчислювальних мереж у єдину інтегровану дає можливість абонентам однієї мережі користуватися ресурсами будь-яких інших.

Програмне забезпечення - це сукупність програм системи обробки даних і програмних документів, необхідних для використання цих програм. Склад програм включає загальні й прикладні. До загальних належать операційні системи, системи програмування, й сервісні програми.

Операційна система надає користувачеві змогу спілкуватися з комп'ютером: запустити програму, скопіювати файл тощо. Операційні системи бувають однопрограмні й такі, що припускають наявність багатьох користувачів.

Система програмування визначає інформаційні технології, що створюють програми реалізації конкретних функцій працівника (настроювання, АРМ, СУБД, гіпертекстів, програмного комплексу задач і підсистем та ін.)

Сервісні програми забезпечують експлуатацію ЕОМ і програмного забезпечення.

Лінгвістичне забезпечення - сукупність мов спілкування, правил їхньої формалізації, термінів.

Крім організаційних систем, для функціонування інформаційних систем використовуються інші програми: текстові, діагностичні, телекомунікаційні та ін.

Організаційне забезпечення призначене для збору, передачі, збереження й обробки інформації на основі централізованої чи розподіленої технології. До цього забезпечення входять також засоби підтримки прийняття рішення, зв'язані у локальну мережу.

Правове забезпечення включає сукупність норм та нормативних документів для здійснення правової регламентації діяльності інформаційної системи.

Останні досягнення в галузі інформаційної технології можуть сприяти удосконалюванню обміну інформацією в організаціях. Персональний комп'ютер уже зробив величезний вплив на інформацію, яку менеджери й управлінський персонал, робітники розсилають і одержують. Електронна пошта дає працівникам можливість надсилати письмові повідомлення будь-якій людині в організації. Це повинно зменшити традиційно невичерпний потік телефонних розмов. Крім того, електронна пошта - ефективний засіб зв'язку між людьми, які перебувають в різних підрозділах, на різних рівнях управління. Останні нововведення в системах телефонного зв'язку надають одній людині змогу направити кілька повідомлень різним людям, а потім зателефонувати й одержати відповіді на вихідні повідомлення. У ході відеоконференцій люди, що перебували в різних місцях, обговорювали різноманітні проблеми, дивлячись один одному в обличчя.

Для сучасної інформаційної технології характерне:

1. Робота користувача в режимі маніпулювання непрограмованими даними, з виведенням на екран або принтер, введенням даних за допомогою клавіатури, сканерів тощо.

2. Наскрізна інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних.

3. Безпаперовий процес обробки документів, під час якого на папері фіксується остаточний варіант документа, а всі проміжні версії й необхідні дані залишаються на машинних носіях і доводяться до користувачів на дисплеї комп'ютера.

4. Широко використовується діалоговий режим вирішення ситуацій та можливості колективного використання документів на основі ряду персональних комп'ютерів у працівників різних рівнів, об'єднаних засобами комунікацій.

5. Завжди існує можливість швидкої перебудови форм і способів представлення інформації в процесі обробки й прийняття управлінського рішення.

Інформаційні технології, які застосовуються в організації, повинні відповідати її потребам і можливостям організаційної структури й бути з нею органічним єдиним цілим. Лише за цих умов забезпечується найбільший ефект.

З появою персональних комп'ютерів та різноманітної техніки з'явилася можливість істотно змінити інформаційну технологію. Розрізняють різні види інформаційної технології, які є послідовністю технологічних операцій з перетворення первинної інформації в результативну. При цьому ефективність використання інформаційних технологій полягає в тому, що розв'язання економічних та управлінських задач не потребує втручання працівника. Але слід врахувати підготовленість, специфіку та досвід працівника-користувача з інформаційною системою. Разом з тим, при обробці даних якість та швидкість їх модифікації повинна бути на високому рівні.

Мережні технології дають змогу підняти управління підприємствами на якісно новий ступінь, підвищити ефективність використання ЕОМ, покращити якість оброблюваної інформації, реалізувати безпаперову технологію, створювати нові інформаційні технології. Об'єднання різних мереж відкриває багатьом керівникам і фахівцям доступ до будь-яких світових сховищ інформації різних типів.

При ефективному використанні інформаційних технологій працівники зможуть обробити значно більший обсяг робіт, обов'язків, які на них покладені. При цьому зекономиться час на виконання задач.