Теорія економічного аналізу - Купалова Г.І. - 4.5. Підготовка вихідних даних та оформлення результатів аналізу

4.5.1. Підготовка вихідних даних для економічного аналізу

Важливим етапом організації економічного аналізу є підготовка інформаційних матеріалів для аналітичного дослідження. Точність даних – найважливіша вимога аналізу, яка забезпечується шляхом недопущення, попередження, а за необхідності, усунення, виправлення допущених помилок. Є два способи контролю за правильністю інформаційних матеріалів: перевірка на повноту і вірогідність. При цьому повнота даних перевіряється візуальним шляхом, а вірогідність – за допомогою логічного та арифметичного контролю.

Логічний контроль полягає у зіставленні даних і виясненні їх логічної сумісності. У разі виявлення логічної несумісності показників необхідно шляхом подальших порівнянь з іншими показниками встановити, який із них правильний. Інколи логічний контроль здійснюється шляхом зіставлення фактичних даних з показниками плану, з даними за попередні періоди (рік, квартал, місяць тощо), з даними за суміжними об'єктами, з подібними показниками. Наприклад, підприємство не може працювати 26 годин на добу, або 370 днів на рік.

Арифметичний (лічильний) контроль полягає у перевірці різних арифметичних розрахунків, підсумків, визначенні процентів, середніх величин шляхом прямих або непрямих перерахунків.

Велике значення має також порівнянність показників за просторовою (територіальною), часовою, методичною ознаками, вихідними умовами виробництва тощо. Детальніше про це викладено у розділі 10 "Традиційні методи обробки економічної інформації", п. 10.8 "Порівняння". Крім того, за можливості, слід спрощувати показники, не допускаючи їх надмірної деталізації, наприклад, обсяги виробництва підприємств району, області округляються до тисяч, мільйонів гривень, зберігаючи при цьому 1–2 десяткових знаки.

На етапі підготовки вихідних даних та оформлення результатів економічного аналізу важливо дотримуватися таких принципів його організації, як регламентація та уніфікація. При цьому під регламентацією слід розуміти розробку для кожного виконавця обов'язкового мінімуму таблиць і вихідних форм аналізу. Уніфікація, або стандартизація організації економічного аналізу, полягає у створенні типових методик і інструкцій, вихідних форм і таблиць, стандартних програм, застосуванні єдиних критеріїв оцінки.

Це значно спростить та полегшить підготовку матеріалів, зокрема забезпечить порівнянність, зведення результатів аналізу на вищому рівні управління, зменшить витрати часу і забезпечить вищу точність результатів аналізу.

4.5.2. Оформлення результатів економічного аналізу

Отримані у процесі аналітичного дослідження результати підлягають систематизації, узагальненню і реалізації на практиці. Так, заповнені таблиці, графіки, діаграми та інші матеріали слід розташувати в логічному порядку за напрямами і складовими аналізу, наприклад так:

– умови та загальні показники розвитку підприємств;

– забезпеченість і використання ресурсів (основних та обігових засобів, робочої сили);

– виробництво і реалізація продукції, робіт, послуг;

– витрати виробництва і реалізації;

– фінансові результати діяльності;

– фінансовий стан підприємства;

– загальна оцінка діяльності підприємства за основними показниками.

Після цього доцільно зробити узагальнення отриманих матеріалів, які подані у найбільш зручній для сприйняття, розуміння та аналізу табличній і графічній формах. В результаті формулюються висновки і пропозиції, спрямовані на усунення виявлених недоліків, використання резервів і підвищення ефективності господарювання, які мають бути належним чином оформлені і передані замовникам, користувачам аналізу.

Результати економічного аналізу повинні задовольняти потреби користувачів і відповідати певним вимогам, які випливають із принципів організації і планування економічної роботи, аналізу, документообігу, менеджменту підприємства тощо (табл. 4.4).

Таблиця 4.4. Основні вимоги до результатів економічного аналізу підприємства

Є дві основні форми подачі заключних аналітичних матеріалів – описова і безтекстова (рис. 4.5).

Описова форма має текстову основу і оформляється у вигляді відповідних документів:

– аналітична записка;

– довідка;

– висновок.

Розглянемо детальніше ці документи.

Аналітична записка має відповідати плану і програмі аналізу і мати таку структуру змісту:

– загальні питання (рівень економічного розвитку підприємства та умови діяльності);

– характеристика виконання плану або норм, нормативів, договірних зобов'язань;

– результати аналізу, у тому числі факторного, – причини невиконання плану, оцінка результатів господарської діяльності;

– висновки і пропозиції, в яких зазначаються невикористані резерви підвищення ефективності роботи підприємства, заходи щодо використання і контролю за їх виконанням (виконавці, етапи і строки впровадження, рівень контролю). Тут також вказується економічний ефект, який буде отриманий завдяки реалізації запропонованих заходів.

Рис. 4.5. Форми подання результатів економічного аналізу

Довідка і висновки стисліша і конкретніша, ніж аналітична записка. Здебільшого ці форми документів оформляються за результатами економічного аналізу найпроблемніших ділянок господарської діяльності. В них містяться тільки аналітична і заключна – конструктивна (висновки, пропозиції, резерви і заходи щодо їх реалізації та контролю) частини.

Безтекстова форма не містить текстових матеріалів і подається у вигляді макетів таблиць, рисунків (графіків), схем, художніх зображень, які мають як аналітичне, так і наочне значення. Ця форма зручна для професіоналів, які на основі навіть стислого матеріалу можуть самостійно мислити, робити висновки, приймати відповідні управлінські рішення. Перевагами безтекстової форми є оперативність, швидкість подання результатів аналізу, що сприяє підвищенню їх дієвості.

На деяких великих підприємствах складається соціально-економічний паспорт підприємства, в якому відображаються основні аналітичні і статистичні показники розвитку підприємства. Зокрема, соціально-економічний паспорт підприємства може містити загальні положення; відомості про ресурси, рівень та ефективність господарювання тощо.