Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - 9.3. ГОТУЄМОСЯ ДО ВІДРЯДЖЕННЯ ЗА КОРДОН

Можливо, ваша робота передбачає поїздки за кордон. Збираючись у дорогу, не забувайте, що без відповідної підготовки перебування у чужій країні може стати часом помилок у сфері етикету. Це не було б так страшно, якби ви перебували у країні як приватна особа. У діловій поїздці ви представляєте не тільки себе, але, і насамперед, свою фірму, компанію, тому кожна можлива помилка у поведінці, жестах та міміці при звертанні до вашого зарубіжного партнера і т. ін. наносить подвійну шкоду. Тому збираючись за кордон, впевніться, що знаєте, якими є у країні вашого відрядження:

· прийнятний діловий одяг;

· правила користування та вручення візитних і ділових карток;

· форми звертання та офіційного адресування;

· прийнятні форми вітання (рукостискання — яке воно?, кивання головою, поклони і т. ін.);

· правила ведення неформальної бесіди;

· принципи та правила ведення ділових переговорів;

· робочі дні та години;

· необхідний; прийнятний за місцевими традиціями час для встановлення ділових взаємовідносин;

· роль подружжя у ділових відносинах;

· корпоративна культура фірми, компанії, установи (відносини "колега — колега", "підлеглий — начальник", "представник фірми — клієнт"; норми відносин між колегами різної статі і т. ін.);

· традиції вручення та прийняття подарунків;

· прийнятні жести, міміка, пози;

· традиції щодо вживання їжі та напоїв; національна кухня;

· традиції щодо проголошення тостів;

· традиції щодо вживання алкогольних напоїв при діловому спілкуванні;

· прийнятність, допустимість гумору при діловому спілкуванні;

· свята країни (переконайтесь, що ваше відрядження не збігається з національними або релігійними святами);

· основна(і) релігія(ї), поширена(і) в країні.

Як видно, ділова поїздка передбачає наявність широких знань із багатьох питань (не беручи до уваги професійний аспект). Якщо це ваше перше відрядження і до того ж, у країну, культура і традиції якої значно відрізняються від вашої, можливими та зрозумілими будуть помилки у сфері етикету. У такій ситуації головне не втрачати впевненості у собі, самоповаги та почуття гумору. Дайте зрозуміти людям, які вас оточують, що ви не знаєте всього, що стосується традицій та звичок у їхній країні, а тому з готовністю сприймете поради та зауваження, що допоможуть вам легше і швидше адаптуватися до нових незвичних умов.

Заздалегідь дізнавшись про специфіку країни, куди ви збираєтеся, а також про корпоративну культуру фірми, де доведеться працювати, ви збережете багато часу і, до того ж, будете почувати себе значно впевненіше та комфортніше. Це дасть вам можливість повністю сконцентруватися на роботі і проявити свої найкращі професійні якості.

Зрозуміло, що у зарубіжній поїздці ви будете не тільки працювати з паперами та вести переговори. Очевидно, що якийсь час ви будете не тільки і не стільки бізнесменом, а й туристом. Тому вам необхідно знати певні традиції та звичаї щоденного життя країни, регіону, міста, куди ви приїхали. Наведені нижче поради знадобляться і в діловій, і в туристичній поїздках:

· З'ясуйте, чи необхідно зробити відповідні щеплення перед вашою поїздкою. У разі такої потреби передбачте спеціальний час перед відправленням для того, щоб "відійти" від усіх можливих побічних ефектів.

· Перевірте, чи знадобляться вам права водія (міжнародного зразка).

· Візьміть карту країни, регіону, міста, куди ви збираєтесь. Ознайомтеся з розташуванням необхідних вам об'єктів (готель, представництво компанії і т. ін.).

· Ознайомтеся з доступною інформацією про місце свого відрядження (вам допоможуть довідкова література та Інтернет). Дізнайтеся все, що можна, про історію, традиції, культуру, мистецтво, відомі спортивні команди, фестивалі, звичаї і т. ін. Неоціниму допомогу у цьому можуть надати ваші колеги, знайомі, які вже побували у тих місцях, куди ви тільки збираєтеся. Якщо можливо, ще до поїздки почніть читати газети, що видаються у країні вашого відрядження, і продовжуйте це робити після приїзду на місце.

· Про країну, куди ви збираєтесь, дізнайтеся таку інформацію: повна офіційна назва (наприклад, Мексика офіційно — це Мексиканські Сполучені Штати, Німеччина — Федеративна Республіка Німеччини); існуюча форма державного правління; назва столиці; ім'я вищої посадової особи держави; основні сфери виробництва і відома промислова і сільськогосподарська продукція; основні географічні об'єкти (ріки, озера, регіони і т. ін.); видатні пам'ятки історії та культури; імена видатних людей (вчених, політиків, артистів, спортсменів і т. ін.); національний вид спорту.

· Якомога повніше вивчіть та пізнайте культуру країни, регіону, де проходитиме ваше відрядження. (Нічого не знати про місце, куди їдеш — невігластво та безумовний вияв неповаги). Важливо усвідомлювати, що культури вашої країни і країни відрядження — різні. Тому, кажучи про традиції, звичаї і т. ін., з якими ви зіткнетесь під час поїздки, не варто вживати слова "погано", "добре", "правильно", "неправильно", адже від вашої позитивної чи негативної оцінки існуючих культурних реалій вони не зміняться, а й надалі залишатимуться такими, якими вони є. Враховуйте, що різні регіони країни можуть відрізнятися у культурному відношенні, а також не поспішайте робити узагальнюючих висновків на основі кількох фактів.

· Важливо починати знайомитися з культурними особливостями, місцевими традиціями та звичаями країни, регіону вашого відрядження якомога раніше, бажано зразу після прийняття принципового рішення про поїздку. Не треба розраховувати на те, що ви зможете вивчити правила та норми поведінки, які діють у новому для вас середовищі, протягом перших годин перебування в країні. Це не можливо. До того ж, навіть за такий короткий проміжок часу ви, спілкуючись з партнерами чи клієнтами — місцевими жителями, можете зробити багато серйозних помилок у сфері етикету. Ваша неадекватна поведінка може завдати невиправної шкоди вашому іміджу культурної, вихованої людини, що, як результат, нанесе удар по вашому бізнесу.

Перебуваючи в Ісландії у справах своєї компанії, Олег Ан-тоненко для встановлення дружніх стосунків з партнерами та створення сприятливих умов для укладання вигідного контракту запросив їх на обід. Все пройшло чудово, і Олег відчував, що завтра всі необхідні документи будуть підписані. Це відчуття тривало до того, аж поки він, сплативши за рахунком, не дав надзвичайно щедрих чайових. Реакція його місцевих партнерів була однозначно несхвальною: практика чайових не прийнятна, і тому не поширена, в Ісландії. Наступного дня Олег відчув нове, прохолодне, ставлення партнерів до себе, підписання ж контракту почало затягуватися.

· Якщо ви не володієте офіційною мовою країни відрядження, спробуйте вивчити декілька ключових виразів — привітання, прощання, подяки, побажання успіхів і т. ін. У такий спосіб ви продемонструєте інтерес до країни та людей, з якими вам доведеться працювати, що у свою чергу допоможе вам швидше знайти спільну мову з вашими зарубіжними партнерами чи клієнтами. Як правило, люди схвально ставляться до бажання та намагання іноземців говорити їхньою рідною мовою і з розумінням ставляться до можливих помилок. (Ніхто не буде сміятися за вашою спиною, якщо ви скажете щось неправильно.) Не забувайте про важливість відповідних, адекватних до культурних традицій, жестів, міміки та пози, а також про силу відкритої, щирої посмішки.

· Ознайомтеся з культурними особливостями країни вашого відрядження у ставленні до часу. Так, збираючись на зустріч, переговори чи інші заходи, пам'ятайте про існуючі традиції — у деяких країнах запізнення розцінюється як надзвичайна грубість. У той же час в інших країнах такою надзвичайною грубістю буде прихід на захід заздалегідь, а запізнення є виявом хороших манер.

Під час свого відрядження в Аргентину, Антон Нечитайло був запрошений на обід зі своїми партнерами з місцевої фірми. Намагаючись створити найкраще враження, Антон прийшов у банкетний зал за 10 хвилин до зазначеного часу. Здивований відсутністю інших запрошених, він знервовано ходив по залу. Коли ж через 40 хвилин прибули організатор вечора та інші гості, Антон поспішив їм назустріч зі словами привітання. Не знаючи, що в Аргентині прихід на той чи інший захід із запізненням — давній звичай, він поставив себе у невигідне становище, сказавши організатору обіду: "Схоже, що тільки я маю точний годинник".

· Дуже важливо знати реальну вартість державної валюти країни вашого відрядження. Вам буде неприємно, маючи, наприклад, тисячу песо, після вибору у магазині потрібного товару з'ясувати, що сума, яку ви маєте і яка здавалося вам досить солідною, варта усього кількох доларів СІНА.

Ніколи не відправляйтеся в зарубіжну поїздку без хоч би невеликої кількості місцевої валюти: вам не захочеться, прилетівши до місця призначення пізно ввечері, побачити, що відділення банків в аеропорту закриті, а отже, вам немає де дістати гроші на таксі та телефонний дзвінок.

· Дізнайтеся, що є прийнятним, а що — поганим подарунком у країні відрядження.

Вибираючи подарунок для вашого зарубіжного ділового партнера, не забувайте про культурні чи релігійні заборони, які існують у країні, куди ви збираєтесь. Так, міцні алкогольні напої, свинина вважаються неприйнятними для мусульман. В Індії, де корова є священним створінням, необхідно уникати подарунків, зроблених зі шкіри, кісток і т. ін. тварини.

Колір подарунка часто може мати спеціальне значення у тій чи іншій країні. Так, в Італії, Франції та Бельгії білі хризантеми — квіти, що, як правило, приносять на похорони; у Німеччині на похорони приносять, крім білих, і жовті хризантеми. У Бразилії колір смерті — фіолетовий. У Японії уникайте подарунків та обгорток для них червоного, чорного та білого кольорів, які є тут кольорами, що супроводжують похорони. У Сінгапурі та Китаї червоний колір вважається щасливим, а білий — кольором смерті.

Беріть до уваги кількість предметів, які входять до подарунка. У деяких країнах певні числа мають особливі значення. Так, у Японії, Китаї, Сінгапурі не варто вручати подарунок, що складається з чотирьох предметів (наприклад, чотири келихи для вина або пива). У багатьох країнах світу 13 — нещасливе число. У Європі негативне враження справляє подарунок, який складається з 12 предметів і тому сприймається як куплений дешево ("дешевше не по одному, а дюжиною").

Часто нейтральний подарунок може виявитися абсолютно не підходящим. Так, квіти, що широко визнаються як один із найбільш універсальних подарунків, у Єгипті приносять лише хворим. В Японії їх також приносять у ситуаціях, пов'язаних з хворобою або смертю.