Інформаційні системи і технології на підприємствах - Плескач В.Л. - Програмний продукт управління проектами Office Project Standard-2007

За допомогою програмного продукту Office Project Standard-2007 можна отримати інформацію, управляти проектними роботами, планами та фінансами і зберігати злагодженість роботи команди, а також підвищувати продуктивність праці завдяки інтеграції з програмами системи Microsoft Office, потужним функціям звітності, а також майстрам і шаблонам.

Швидке освоєння процесом управління проекту здійснюється за допомогою інструменту Project Guide, що дозволяє здійснювати покрокове використання інтерактивної допомоги для налагоджування проектів, управління завданнями і ресурсами, відстеження станів і видачі звітів за проектом.

У ньому можна звертатися до інтерактивної довідки для одержання статей, шаблонів і ресурсів, одержувати своєчасну та релевантну допомогу при роботі зі смарт-тегами, що попереджають про можливі альтернативи при внесенні змін у наявний план.

Проекти рекомендовано запускати з шаблонами. Також є можливість створити свій власний шаблон користувача.

Цей програмний продукт дає змогу проводити ефективне відстеження та аналіз проектів, здійснювати фінансовий контроль, виявити джерела проблем, швидко визначити фактори, що впливають на дати виконання завдань. Драйвери завдань допомагають визначити фактор (наприклад, календарні обмеження або час відпустки), що визначає початкову дату завдання, з метою відстеження ланцюжка факторів прокручування назад і знаходження причин, що викликали затримку.

Програма дозволяє проводити експеримент за сценарієм "Що, якщо...". Скасування останніх змін в екранах, даних і параметрах відбувається за допомогою функції багаторівневого скасування дій. Також можна скасувати дії або набори дій, викликаних макросами.

Цей програмний продукт допомагає здійснювати контроль фінансів, гнучке відстеження та аналіз проектів. Завдяки функції відстеження бюджету можна призначати бюджет проектам і програмам. Новий тип витратних ресурсів поліпшує оцінювання й відстеження витрат.

Ефективний зв'язок і подання відомостей про проект здійснюється у різних форматах відповідно до потреб користувачів.

Функція Visual Reports дозволяє використовувати Microsoft Office Excel та Microsoft Office Visio Professional для генерації зведених таблиць, діаграм, графіків і схем, що базуються на даних Project.

При створенні завдання для розбивки витрат праці за проектом необхідно розподіляти завдання на складові до потрібного рівня деталізації. Визначати завдання необхідно так, щоб вони були компактними порівняно із загальною тривалістю проекту. Для цих завдань можна чіткіше визначити необхідні проекту ресурси і час.

Передбачаються такі дії при створенні завдання: створення нового завдання; створення кількох нових завдань; створення нового повторюваного завдання.

Створення кількох нових завдань. Якщо потрібно одночасно додати кілька завдань із призначеннями ресурсів і залежностями завдань, то буде зручно вводити цю інформацію у проект за допомогою подання Форма завдань.

Створення нового повторюваного завдання. У проекті можуть виявитися завдання, що неодноразово повторюються у процесі реалізації проекту. Залежно від характеру таких завдань їх можна вводити як звичайні або як повторювані завдання. Якщо завдання Повторюється з нерегулярними інтервалами, вводять його як звичайне завдання для кожного з моментів, коли воно має виконуватися. Якщо завдання повторюється з регулярними інтервалами, необхідно вводити його як повторюване завдання.

Створення проекту. При створенні нового проекту можна вибирати, чи планувати проект від дати початку або від дати закінчення, а також можна визначати спеціальні властивості файла, щоб допомогти в організації або пошуку проекту. Після створення нового проекту можна зберегти його локально або як корпоративний проект на сервері Project. Якщо потрібно зберегти проект як корпоративний, то перед його створенням рекомендується підключитися до сервера Project. Нові корпоративні проекти за замовчанням використовують глобальний корпоративний шаблон, що створюється в організації.

Визначення властивостей файла для проекту:

o щоб організувати проекти й полегшити їх пошук, можна зазначити для кожного з них властивості файла, наприклад описовий заголовок, тему проекту, ім'я керівника або примітку;

o для введення основних властивостей файла у меню Файл вибирають команду Властивості й переходять на вкладку Зведення;

o з метою додавання нових налагоджувань властивостей файла необхідно перейти на відповідну вкладку і ввести відповідні відомості в поля /ле'я, Тип і Значення й натиснути кнопку Додати.

Перегляд витрат за проектом передбачає такі дії:

o перегляд загальних витрат для завдань і ресурсів;

o перегляд загальних витрат для всього проекту;

o перегляд відхилень за вартістю для завдань, ресурсів і призначень;

o перегляд погодинних базових (бюджетних) витрат і фактичних витрат;

o перегляд загальних витрат для завдань і ресурсів.

За допомогою службової програми порівняння версій проекту можна вивести докладний звіт про розходження між поточною й більш ранньою версіями проекту.

Якщо у процесі виконання завдання з'ясовується, що воно вимагає більших чи менших працевтрат порівняно із запланованими, то їх можна змінити шляхом перерахунку величини і коригування працевитрат за певними періодами.

Величина загальних працевитрат є важливим елементом при фінансуванні проекту, тому певна економія дає змогу одержати деякий ефект на інших етапах календарного плану. Наприклад, цей метод можна використати, якщо збільшення загальних працевитрат не призведе до того, що ресурс буде вважатися перебільшеним.

Якщо в план проекту були внесені витрати, то в програмі Project у міру виконання завдання відбувається відновлення фактичних витрат на основі встановленого способу нарахування.

В Office Project Professional-2007 реалізовано всі функції Office Project Standard-2007, а в комбінації з Office Project Server-2007 це програмне застосування підтримує потужні засоби управління корпоративними проектами.