Інформаційні технології та моделювання бізнес-процесів - Томашевський О.М. - 7. Інформаційні технології в управлінні

7.1. Роль інформаційних технологій в системі організаційного управління

Система (від грецького systema - ціле, складене з частин, з'єднання) - це організаційне або складове ціле, набір або комбінація елементів чи частин, що утворюють єдиний комплекс, спрямований на досягнення певної (єдиної для всього комплексу) мети або характеризується лише йому притаманними властивостями (наприклад, Сонячна система, система аксіом, система планування, система протиповітряної оборони, нервова система).

Одним із найважливіших принципів теорії систем є принцип декомпозиції (розкладання) її на окремі підсистеми, які, у свою чергу, можуть бути системами нижчого рангу.

Кожна система функціонує в деякому середовищі. Навколишнє середовище є джерелом зовнішнього впливу на систему. Зовнішні дії на систему називаються вхідними величинами, а елементи системи, до яких вони прикладені, - входами системи. Дії системи на зовнішнє середовище характеризуються значеннями її вихідних величин (параметрів). Наприклад, якщо виробничий процес на підприємстві розглядати як окрему систему, то при цьому праця робітників, різні види енергії, напівфабрикати і сировина є вхідними величинами, а готові вироби - вихідними величинами.

Окрім вхідних і вихідних параметрів, система характеризується множиною змінних, які визначають її внутрішній стан. Множина спостережуваних станів функції системи описує траєкторію руху системи.

Важливими характеристиками системи є її структура, розмір і складність. Під структурою розуміють спосіб організації та налагодження взаємозв'язків між елементами системи Розмір системи характеризується кількістю її елементів і зв'язків між ними, складність - різноманітністю, неоднорідністю властивостей елементів і особливостями зв'язків між ними.

Великі і складні системи вирізняються з-поміж інших не лише кількістю елементів, а й вищим рівнем їх організації, складнішими взаємозв'язками цих елементів.

Найчастіше виділяють такі характерні властивості системи:

o цілісність: усі частини системи підпорядковані загальній меті ії функціонування і сприяють формуванню найвищих показників щодо вибраного критерію.

o мультипараметричні властивості: зміна одного параметра істотно впливає на значення багатьох інших параметрів системи.

o властивість емерджентності: великі і складні системи мають властивості, які не притаманні жодному з їх окремих елементів.

Системи можна поділити на матеріальні та абстрактні. Абстрактні системи - це продукт людського мислення: гіпотези, знання, теореми.

Матеріальні системи утворюються з матеріальних об'єктів. Усю сукупність матеріальних систем можна поділити на неорганічні (технічні, хімічні і т. ін.), органічні (біологічні) та змішані (де містяться елементи як органічної, так і неорганічної природи).

У множині змішаних систем вирізняють підклас ерготехнічних систем (систем "людина-машина"), які складаються з людини (оператора) та машини.

Розрізняють також статичні і динамічні системи. Стан статичної системи з плином часу не змінюється, а динамічні системи, навпаки, з часом змінюють свій стан. Динамічні системи, стан елементів яких можна описати як функцію часу, називають детермінованими. Якщо передбачити стан системи в такий спосіб неможливо, то вона належить до класу імовірнісних або стохастичних систем.

За характером взаємодії системи і зовнішнього (навколишнього) середовища розділяють на закриті та відкриті системи. Закриті системи ізольовані від навколишнього середовища, усі процеси відбуваються лише всередині самої системи. Відкриті системи активно взаємодіють з навколишнім середовищем.

Управління - функція системи, що забезпечує збереження сукупності її основних властивостей, чи її розвиток згідно з визначеною метою

У будь-якому процесі управління існує об'єкт, яким керують (верстат, колектив), і орган, що здійснює управління (технічний засіб, людина).

В процесі управління керуючий орган отримує інформацію про стан об'єкта керування, обробляє її і видає виконавчому органу вказівки щодо впливу на об'єкт. Керуючий орган, виконавчий орган і об'єкт керування утворюють систему управління.

Керуючий орган і виконавчий орган об'єднують в одне поняття - суб'єкт управління.

Управління здійснюється з певною метою, яка повинна бути завжди визначена для заданого об'єкта і пов'язана зі станом об'єкта і середовища, в якому він перебуває. Ступінь досягнення поставленої мети визначається цільовою функцією управління.

Зворотній зв'язок представляє собою дані про наслідки управління об'єктом, його стан. Зворотній зв'язок дозволяє накопичувати досвід, прогнозувати майбутній стан системи в залежності від її стану в минулому.

При управлінні будь-якою системою необхідно дотримуватись системного підходу. Системний підхід (принцип) розглядає систему як сукупність взаємопов'язаних елементів, які здійснюють взаємний вплив одне на одного.

Системний аналіз - це комплекс спеціальних процедур, заходів, які забезпечують реалізацію системного підходу при вивчені даних ситуацій.

Прийняття управлінських рішень - це безперервний процес перетворення інформації, тому він нерозривно пов'язаний з функціонуванням інформаційних систем.

Тоді, з точки зору управління,

Інформаційна система - це система, яка організовує накопичення і оперування інформацією у певній області

Аналогічно, автоматизована інформаційна система - це інформаційна система, яка використовує ПК на етапах вводу, обробки (включаючи зберігання) і вивід даних.

Система організаційного управління (організаційна) - це система, де об'єктом управління є люди, колективи людей.

Можна виділити такі рівні організації інформаційної діяльності у сфері організаційного управління:

o міжнародний;

o державний;

o регіональний;

o корпоративний;

o підрозділу;

o індивідуальний.

Кожному рівню управління необхідна інформація, яка здобувається і розповсюджується засобами комунікацій.

Процес управління характеризується ієрархією рівнів управління і багатофункціональністю.

Відповідно до ієрархії в управлінні підприємством виділяють:

o Вищий рівень приймає стратегічні рішення: визначає цілі управління, зовнішню політику, обсяги матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, розробляє довгострокові плани і стратегію їх виконання. ІС для вищого рівня управління повинна надавати дані стосовно аналізу ринку, конкуренції, кон'юнктури, а також для пошуку альтернативних стратегій розвитку підприємства на випадок виявлення загрозливих тенденцій у сфері його інтересів;

o середній рівень приймає тактичні рішення, пов'язані зі складанням тактичних планів, контролем за їх виконанням, спостереженням за обсягами всіх ресурсів, прийняттям управлінських рішень для виведення підприємства на необхідний рівень, передбачений планами. Для середнього рівня управління ІС повинна розв'язувати задачі з розрахунку планових показників, контролю за їх виконанням;

o оперативний рівень приймає оперативні рішення, пов'язані з реалізацією планів. Основне завдання полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу в часі та просторі з необхідним ступенем деталізації. На цьому рівні формуються дані про хід виконання планів і складаються звіти. Відповідно ІС повинна обробляти фактичні дані в реальному масштабі часу по мірі їх виникнення.

На кожному з рівнів виконуються роботи, що в комплексі забезпечують процес управління. Ці роботи часто називають функціями.

Функції та задачі управління. До функцій управління відносять: прогнозування, планування, облік, контроль, аналіз, регулювання.

Прогнозування - функція, за допомогою якої здійснюються формування й обґрунтування передумов перспективи розвитку об'єкта управління, можливих змін його стану до певного моменту часу в майбутньому. Воно посідає чільне місце в діяльності вищого управління і служить інструментом для: визначення економічної політики фірми; орієнтації в найбільш імовірній перспективі конкурентної боротьби; визначення можливостей збуту з обліком тенденцій на тому або іншому товарному ринку; розробки інвестиційних планів; вибору оптимального рішення з можливих варіантів плану; оцінювання майбутніх тенденцій розвитку фірми.

Планування - функція, за допомогою якої в чіткій формі реалізується мета управління. На вищому рівні управління планування орієнтовано на тривалий термін, на середньому - на більш короткий термін, при цьому план вищого рівня деталізується. Оперативне управління здійснює детальне опрацювання плану середнього рівня за часовими періодами, об'єктами планування і місцями.

Облік - функція, спрямована на одержання інформації на оперативному та середньому рівнях.

Контроль - зіставлення фактичних показників із плановими і нормативними, визначення відхилень, що виходять за межі допустимих значень. Виконується на всіх трьох рівнях управління.

Аналіз - встановлення причин відхилень, виявлення резервів, знаходження способів усунення неузгодженостей між фактичними показниками і запланованими. Виконується на середньому та вищому рівнях управління.

Регулювання - коригування ходу роботи об'єкта управління, прийняття рішень для виправлення ситуації, що утворилася, і виведення об'єкта управління на заплановані показники. Виконується на середньому та вищому рівнях управління.

Для аналізу та регулювання в АІС використовуються бази моделей, які містять фонд моделей з оцінювання економічних та виробничих ситуацій. Для пошуку шляхів виходу із ситуації, що утворилася, призначені експертні системи. Для розв'язання слабоформалізованих задач управління, які виникають внаслідок високого рівня невизначеностей ринкового середовища, в АІС застосовуються системи підтримки прийняття рішень.

Серед основних сучасних засобів, що сприяють підвищенню ефективності управління є такі мережеві комплекси, як: Інтернет, Інтранет, Екстранет, електронна пошта тощо.

З погляду кінцевого користувача задачі управління за своїм призначенням поділяються на регламентні, інформаційно-довідкового обслуговування, поглибленого економічного аналізу. Суть регламентних задач полягає у складанні заданих форм звітності, що формуються у чітко визначені терміни. Інформаційно-довідкові задачі пов'язані із забезпеченням інформаційного сервісу користувача.

Для розв'язування задач економічного аналізу використовують розвинений апарат математичних методів і економіко-математичних моделей: математичне програмування (лінійне, динамічне, евристичне), математична логіка, теорія графів, теорія множин, теорія масового обслуговування, дослідження операцій, теорія ігор та інші.

Технологічною основою розв'язування задач поглибленого економічного аналізу є сукупність пакетів прикладних програм, в основі використання яких закладено концепцію банку моделей. Це, наприклад, моделі теорії фірми, маркетингу, вільної конкуренції тощо.

Задачі оптимізації розв'язуються пошуком одного рішення серед багатьох можливих варіантів. Вони характеризуються складною методикою розрахунків (що зумовлює необхідність використання різноманітних моделей), а також відносно невеликими обсягами вхідних даних.

В основній своїй масі задачі сучасної комп'ютерної ІС належать до задач прямого розрахунку. Для них характерні великі розміри та складність вхідних даних, проста методика розрахунку й одноваріантність розв'язування.

Інформаційно-пошукові задачі, тобто задачі типу "запитання -відповідь" характеризуються складною методикою розрахунку та значними обсягами вхідної інформації.

Комп'ютерні інформаційні системи докорінним чином змінюють управління підприємством. Однією з головних цілей розробки ІС є полегшення колективного використання інформації. При цьому велику роль відіграє застосування нових інформаційних технологій, що ґрунтуються на використанні комп'ютерної техніки, розподільної (децентралізованої) обробки інформації та економіко-математичних методів.