Основи інформаційно-аналітичної діяльності - Захарова І.В. - 3.2. Галузева система науково-технічної інформації: загальна характеристика

Розглянемо напрямки ІАД органів НТІ в Україні на прикладі Галузевої системи НТІ з архівної справи та документознавства (ГСНТІАСД),

яка є складовою національної системи науково-технічної інформації України [8].

Галузева система науково-технічної інформації - сукупність служб науково-технічної інформації (або інших підрозділів чи установ, що виконують їхні функції), діяльність яких спрямована на інформаційне забезпечення виконання завдань певної галузі чи сфери діяльності [8, С. 8].

ГСНТІ АСД функціонує з метою інформаційного забезпечення діяльності архівних установ, що знаходяться у сфері управління Державного комітету архівів України (Держкомархіву України). Структура системи наведена на рис.11.

Рис.11. Структура системи ГСНТІ АСД

ГЦНТІ АСД виконує такі функції:

o виявляє та аналізує інформаційні потреби фахівців Держкомархіву України, УНДІАСД, державних архівних установ;

o комплектує та веде довідково-інформаційний фонд (ДІФ) ГЦНТІ АСД;

o здійснює інформаційне обслуговування Держкомархіву України, УНДІАСД, державних архівних установ;

o здійснює інформаційне забезпечення пріоритетних напрямів розвитку галузі, виконання державних програм у сфері архівної справи та документознавства;

o готує інформаційні друковані видання, електронні та інші нетиражовані інформаційні документи, а також поширює їх серед архівних та інших установ;

o проводить наочні та усні інформаційні заходи за планами та замовленнями Держкомархіву України та УНДІАСД;

o організовує державну реєстрацію планових та завершених науково-дослідних робіт й дослідно-конструкторських розробок архівних установ;

o координує проведення спільних заходів з науково-інформаційної діяльності служб НТІ архівних установ;

o надає методичну та консультативну допомогу службам НТІ архівних установ;

o розробляє наукову проблематику з питань інформаційного забезпечення діяльності архівних установ.

Служби НТІ архівних установ виконують такі функції:

o виявляють, вивчають та аналізують інформаційні потреби працівників архівної установи та підпорядкованих їй архівних установ;

o здійснюють інформаційне обслуговування працівників архівної установи та підпорядкованих їй архівних установ;

o комплектують ДІФ архівної установи та ведуть його ДПА (або комплектують науково-довідкову бібліотеку та ведуть ДПА у разі виконання бібліотекою функцій служби НТІ);

o готують інформаційні друковані видання, електронні та інші не-тиражовані інформаційні документи;

o проводять наочні та усні інформаційні заходи;

o беруть участь у спільних інформаційних заходах в межах ГСНТІ АСД;

o забезпечують ГЦНТІ АСД та НДБ ЦДА обов'язковими примірниками видань та неопублікованих методичних розробок архівної установи;

o оформлюють і надсилають до ГЦНТІ АСД реєстраційні, облікові картки на планові й завершені науково-дослідні роботи та дослідно-конструкторські розробки архівної установи, а також підпорядкованих їй архівних установ.

НДБ ЦДА виконує такі функції:

o вивчає та аналізує потреби користувачів у профільній літературі та бібліографічній інформації;

o комплектує фонди бібліотеки профільними виданнями;

o веде довідково-бібліографічний апарат (у тому числі головну довідкову картотеку);

o готує та випускає бібліографічні та інші інформаційні видання з архівної справи та документознавства;

o видає літературу з фондів бібліотеки абонентам системи за їхніми замовленнями;

o організує тематичні виставки видань за планами і розпорядженнями Держкомархіву України та виставки нових надходжень до НДБ ЦДА.

Основними напрямами інформаційно-аналітичної діяльності ГСНТІ АСД визначаються наступні (див. рис. 12):

Рис. 12. Напрями ІАД ГСНТІ АСД

Докладніше розглянемо виявлені напрями ІАД.

1 - виявлення та аналізування інформаційних потреб абонентів системи

Виявлення та аналізування інформаційних потреб здійснюється з метою фіксування поточних та перспективних інформаційних запитів абонентів системи (користувачів інформацією), комплектування ДІФу1, вибору режимів інформаційного обслуговування абонентів та їх реалізації.

Абонент системи усно чи письмово формулює зміст поточної інформаційної потреби як інформаційний запит. Основними складовими запиту є тема запиту, характеристики інформації, умови її надання, а також коло джерел, за якими буде здійснюватись інформування. Поточні потреби можуть бути одноразові і довготривалі, зокрема, такі, що пов'язані з плановим (рік і більше) розробленням наукової проблематики чи виконанням державних програм.

Зміст перспективної інформаційної потреби формулюється працівниками служб НТІ за результатами її виявлення та аналізування. Склад відомостей про інформаційну потребу обмежується тематикою та орієнтовним часом її актуалізації. Формулювання цієї потреби може бути підставою для перспективного планування комплектування ДІФу та випереджаючого перспективного інформаційного обслуговування абонентів.

Методи вивчення довготривалих інформаційних потреб абонентів системи поділяються на безпосередні та опосередковані.

Безпосередні методи передбачають участь абонента системи у визначенні змісту та складових його інформаційної потреби. До цих методів відносять письмове або усне опитування абонента і заповнення ним форм документів з інформаційного обслуговування.

Письмове або усне опитування (інтерв'ю) передбачає відповіді на такі питання:

o тема запиту (галузь знань, формулювання проблеми, питання тощо);

o тема запиту відповідно до плану архівної установи або ініціативна (потреба в інформації, наприклад, у зв'язку з виконанням посадових, зокрема управлінських обов'язків);

o строк розроблення планової теми;

o географічні та хронологічні межі теми запиту;

o види інформації (фактографічна, концептуальна, технологічна тощо);

o види документів, за якими мають надавати інформацію: первинні (наукові, навчальні, виробничі тощо) та вторинні (бібліографічні, реферативні, оглядові тощо);

o строк та періодичність надання інформації;

o форма надання інформації (сигнальна бібліографічна інформація, реферат, першоджерело тощо);

o джерела інформації, якими абонент користується самостійно (періодичні та продовжувані видання, Інтернет тощо), чи є абонентом інших інформаційних органів та бібліотек.

Заповнення форм документів з інформаційного обслуговування передбачає:

а) фіксування відповідей абонента (зокрема, в картках зворотного зв'язку вибіркового розповсюдження інформації) щодо ефективності систем інформаційного обслуговування;

б) оформлення письмових заявок на інформаційне обслуговування у зв'язку з початком розроблення, змін у розробленні, впровадженні наукових чи методичних розробок, інших робіт, пов'язаних з функціонуванням архівної установи, що потребують інформаційного забезпечення;

в) фіксування інформації у тематичних рубрикаторах з архівної справи та документознавства. Абонент для визначення теми свого інформаційного запиту підкреслює назви тем (проблем, питань, напрямів тощо), їхні коди у тематичному рубрикаторі. Абонент також може доповнити рубрикатор іншими додатковими назвами тем.

Опосередковані методи вивчення інформації передбачають опрацювання працівниками служб НТІ опублікованих та неопублікованих джерел інформації.. Здійснюється аналіз таких джерел:

а) директивні документи (укази Президента України та постанови Кабінету Міністрів України про розвиток архівної справи та діловодства, рішення колегії Держкомархіву України, накази Голови Держкомархіву України тощо);

б) планово-звітна документація архівних установ (у т. ч. звіти про науково-дослідну та методичну роботу архівних установ);

в) проблемні публікації з архівознавства, документознавства, джерелознавства, археографії, організації архівної справи та діловодства тощо.

2 - формування інформаційних ресурсів системи

Інформаційні ресурси системи зосереджуються у ДІФі ГЦНП АСД, фондах НДБ ЦДА, ДІФах служб НТІ архівних установ, або в бібліотеках, що можуть бути включені до складу служб НТІ, чи таких, що виконують функції служби НТІ.

ДІФ ГЦНТІ АСД та ДІФи служб НТІ архівних установ складаються з двох частин:

o фонду первинних джерел інформації;

o довідково-пошукового апарату (ДПА). Фонд первинних джерел містить:

а) первинні видання різних типів (офіційні, наукові, виробничі, навчальні, науково-популярні, довідкові) та видів (періодичні та неперіодичні, книги, брошури, журнали, з паперовою основою, мікрофіши, в електронній формі б) неопубліковані первинні документи (звіти про науково-дослідну роботу, дисертації, депоновані рукописи, рукописи перекладів, галузеві та внутрішньовідомчі методичні посібники, рекомендації, інструкції, номенклатури справ тощо).

Основними складовими ДПА є:

а) видання та рукописи (у тому числі в електронній формі) вторинних джерел (бібліографічні, реферативні, аналітично-оглядові, фактографічні) - продукція інформаційних органів (інститутів інформації, територіальних центрів НТІ, галузевих органів НТІ), служб НТІ ГСНТІ АСД, інших служб НТІ;

б) архівні довідники - путівники, огляди фондів, описи тощо;

в) масиви виконаних аналітичних, фактографічних, бібліографічних довідок;

г) масиви реєстраційних карток на планові науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи і облікових карток на завершені науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи;

д) картотеки (тематичні, фактографічні, видові), каталоги (алфавітний, систематичний, географічний тощо);

е) головна довідкова картотека, що містить відомості про фонд методичних розробок, профільну вітчизняну та зарубіжну літературу з питань архівної справи та документознавства, спеціальних історичних дисциплін, а також інформацію про літературу профільного для архіву характеру незалежно від місця її зберігання;

є) електронні інформаційно-пошукові бази даних.

Складовими інформаційних ресурсів НДБ ЦДА є її бібліотечні фонди та довідково-бібліографічний апарат до них. Бібліотечні фонди складають профільні видання з архівної справи, документознавства, діловодства, історичної науки, спеціальних історичних дисциплін, інших галузей знань, а також періодичних видань ХУІЇЇ-ХХІ ст. Довідково-бібліографічний апарат містить алфавітний та систематичний каталоги на бібліотечний фонд, систему картотек (тематичних, за видами видань), у т. ч. головну довідкову картотеку..

Формування і поповнення інформаційних ресурсів НДБ ЦДА відбувається шляхом комплектування її бібліотечних фондів та ведення довідково-бібліографічного апарату до них.

Формування ДІФу ГЦНТІ АСД та ДІФів служб НТІ здійснюється за рахунок:

а) надходжень видань (у тому числі й інформаційних) шляхом їх передплати, закупівлі, книгообміну, а також безоплатного надання Держкомархівом України, УНДІАСД, архівними установами, іншими юридичними та фізичними особами;

б) видань та неопублікованих документів (звітів про науково-дослідну роботу, дисертацій, методичних розробок тощо) архівної установи, у складі якої функціонує служба НТІ;

в) копій рукописів бібліографічних покажчиків, реферативних добірок, аналітичних оглядів, інших вторинних документів, створюваних службами НТІ ГСНТІ АСД;

г) формування банку власних та копіювання створених іншими установами електронних баз даних (електронних видань наукових та інших творів, офіційних, інформаційних, історичних документів тощо);

д) створення традиційних каталогів ДІФу та картотек на публікації чи неопубліковані документи;

е) ведення службою НТІ документації з питань організації інформаційного обслуговування абонентів системи.

3 - інформаційне обслуговування

ГСНТІ АСД здійснює інформаційне обслуговування індивідуальних та колективних абонентів системи архівних установ Держкомархіву України.

Індивідуальними абонентами можуть бути працівники Держкомархіву України, державних та галузевих архівів, УНДІАСД, інших архівних установ.

Колективними абонентами можуть бути групи працівників, окремі структурні підрозділи Держкомархіву України, державних та галузевих архівів, УНДІАСД та інших архівних установ системи Держкомархіву України.

Обов'язками абонента системи визначені наступні: а) брати участь у процесах визначення його інформаційних потреб, чітко формулювати відповіді на питання анкети ГЦНТІ АСД, іншої служби НТІ ГСНТІ АСД; б) оперативно інформувати ГЦНТІ АСД або іншу службу НТІ ГСНТІ АСД у разі незапланованої зміни інформаційної потреби і сформулювати новий запит; в) надавати до ГЦНТІ АСД, іншої службу НТІ ГСНТІ АСД відомості про використання інформації, її оцінку, пропозиції щодо удосконалення функціонування ГСНТІ АСД; г) своєчасно повертати надані йому ГЦНТІ АСД, іншою службою НТІ ГСНТІ АСД видання та неопубліковані документи.

Реалізація режимів інформаційного обслуговування здійснюється на основі використання інформаційних ресурсів ГСНТІ АСД та інформаційних ресурсів інших систем, підприємств, установ, організацій, а також Інтернет.

ГСНТІ АСД реалізує такі режими інформаційного обслуговування:

а) за одноразовими запитами (режим "запит-відповідь");

б) вибіркове розповсюдження інформації (ВРІ);

в) диференційоване інформаційне обслуговування керівників (ДОК);

г) планова підготовка інформаційних видань;

д) планове усне та наочне інформування. Розглянемо детальніше зазначені режими.

а) Інформування за одноразовими запитами абонентів. ГСНТІ АСД - це відповідь на інформаційні запити, що епізодично надходять до ГЦНТІ АСД та служб НТІ архівних установ. Ці запити поділяються на:

o бібліографічні: уточнення бібліографічних даних публікації чи неопублікованого документа, замовлення на підготовку бібліографічної довідки, списку літератури, бібліографічного покажчика;

o документальні: замовлення щодо надання абоненту оригіналів видань або неопублікованих документів, їх повних копій чи частин, а також тематичної добірки джерел;

o фактографічні: надання відомостей про об'єкти чи процеси у сфері архівної справи та діловодства, нормативні документи, що регулюють функціонування цієї сфери, архівознавчі, документознавчі й інші поняття, про осіб, дати конкретних подій, характеристики об'єктів та процесів з інших галузей знань, а також адресної інформації щодо місць зберігання видань, статистичні відомості тощо;

o аналітичні: передбачають підготовку (за результатами опрацювання джерел) аналітичних довідок щодо нормативних та методичних питань функціонування архівної справи та діловодства, закордонного досвіду у цій сфері, теоретичних проблем архівознавства та документознавства тощо. У разі диференційованого обслуговування керівників з боку абонента може бути подане замовлення щодо підготовки аналітичного огляду з певної теми чи проблеми.

б) Вибіркове розповсюдження інформації. Цей режим передбачає періодичне (за графіком) забезпечення абонентів інформацією про поточні надходження видань та неопублікованих документів до ДІФів чи бібліотечних фондів ГСНТІ АСД або інших фондів відповідно до попередньо сформульованих запитів абонентів. Обов'язковою умовою ВРІ є наявність зворотного зв'язку з абонентами.

Технологія реалізації ВРІ:

1) визначення складу абонентів;

2) визначення інформаційних потреб абонентів;

3) формування основних документів ВРІ (картотека запитів, список джерел інформування, графік надання інформації, макет картки сигнальної інформації тощо);

4) аналітико-синтетичне опрацювання масиву джерел за запитами;

5) підготовка карток сигнальної інформації та надання їх абонентам ВРІ (в друкованій чи електронній формі, зокрема за допомогою електронної пошти, засобів Інтранет);

6) опрацювання карток зворотного зв'язку;

7) надання абонентам ВРІ першоджерел інформації, їхніх копій чи інформації з них;

8) аналіз ефективності функціонування ВРІ, коригування за необхідності документів ВРІ, уточнення інформаційних запитів абонентів, удосконалення технологічних операцій ВРІ тощо.

в) Диференційоване (інформаційне) обслуговування керівників (ДОК). Цей режим орієнтований на індивідуальне інформаційне обслуговування керівників Державного комітету архівів України та архівних установ, що знаходяться у сфері його управління.

Основними формами надання керівникам інформації у межах ДОК є:

o поточна сигнальна інформація про нові надходження видань та неопублікованих документів до фондів ГСНТІ АСД, інших фондів (інформаційних органів, бібліотек). Надання такої інформації здійснюється (на відміну від ВРІ) ініціативно та не у встановлені терміни, а з часу фіксації надходження видання чи неопублікованого документа до ГСНТІ АСД (або інформації про надходження в інші фонди);

o поточна сигнальна інформація, що стосується запитів керівників чи ініціативно надана ГСНТІ АСД з профільних питань архівної справи та документознавства, нормативної бази управління галузями, технології менеджменту, закордонного досвіду у галузі архівістики та управління документацією;

o аналітичні довідки (аналітичні зведення фактографічних даних, у тому числі аналітичні таблиці) та аналітичні огляди, що містять систематизовані, узагальнені та критично оцінені відомості, які характеризують стан і тенденції розвитку архівної справи та діловодства в Україні, його фінансового, матеріально-технічного, кадрового, нормативного, наукового й методичного забезпечення, досвіду вирішення цих питань за кордоном тощо. Аналітичний інформаційний документ залежно від його виду (щорічний, тематичний, проблемний, ситуативний, прогностичний) може містити висновки, рекомендації, проекти рішень, а також прогностичні оцінки розвитку того чи іншого аспекту діяльності. Його підготовка може здійснюватись для орієнтації керівника в ситуації, прийняття управлінського рішення, під час обговорення профільних питань (у тому числі проектів нормативно-правових актів) в органах законодавчої та виконавчої влади, на колегіях Держкомархіву України, а також при укладанні міжнародних угод та підготовці до симпозіумів, конференцій, нарад тощо;

o тематичні досьє, фактографічні картотеки, інші добірки матеріалів (витяги з офіційних документів, копії частин наукових, методичних, довідкових, навчальних видань, рекламних публікацій тощо), необхідних для прийняття управлінських рішень;

o надання за запитом чи ініціативно видань і неопублікованих документів (чи їхніх копій за відсутності можливості видачі оригіналу) з фондів ГСНТІ АСД або інших фондів (бібліотек, інформаційних органів) з використанням можливостей замовлення видань через міжбібліотечний абонемент.

г) Планова підготовка інформаційних видань. ГЦНТІ АСД відповідно до плану замовлень Держкомархіву України архівним установам на підготовку науково-дослідних робіт та методичних розробок, планів науково-дослідної, методичної та науково-видавничої роботи УНДІАСД, державних архівів, галузевих архівів, інших архівних установ системи Держкомархіву України готує та видає такі інформаційні видання:

o ретроспективні бібліографічні покажчики - тематичні, персональні та біобібліографічні, спеціалізовані (одного виду джерел чи одного видавництва, установи, часопису);

o бібліографічні покажчики нових надходжень (до ДІФу ГЦНТІ АСД, ДІФу служб НТІ, науково-довідкових бібліотек архівних установ тощо);

o реферативні журнали, реферативні збірники;

o реферативні та аналітичні огляди публікацій;

o тематичні рубрикатори з архівної справи та документознавства. Опублікування інформаційного видання здійснюють друкарським

способом (шляхом тиражування). Оприлюднення тексту інформаційного видання можливо через його розміщення на веб-сайті архівної установи, у межах якої функціонує служба НТІ (науково-довідкова бібліотека).

д) Планове усне та наочне інформування. Відповідно до плану робіт ГЦНТІ АСД, НДБ ЦДА, служби НТІ та науково-довідкові бібліотеки архівних установ проводять такі види усного та наочного інформування:

o "День інформації", на якому працівники ГЦНТІ АСД, служб НТІ усно інформують про нові надходження до ДІФу (фондів науково-довідкової бібліотеки);

o "День спеціаліста", на якому працівники ГЦНТІ АСД, служб НТІ усно інформують про нові видання з певних профільних питань організації архівної справи та діловодства;

o організація виставок нових надходжень до ДІФу (фонду науково-довідкової бібліотеки);

o організація тематичних виставок до пам'ятних дат, під час проведення конференцій, нарад, семінарів тощо;

o розміщення на веб-сайті архівної установи, у межах якої функціонує служба НТІ (науково-довідкова бібліотека), повідомлень про нові надходження до ДІФу (фонду науково-довідкової бібліотеки).