Основи інформаційно-аналітичної діяльності - Захарова І.В. - 4.4. Реферат як один з основних видів документної інформаційної продукції

Створення інформаційної продукції у сфері бібліографічної та науково-інформаційної діяльності потребує лише згортання первинної інформації з вихідних документів до рівня вторинно-документальної інформації. Тому для забезпечення користувачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотацію, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник). Такі інформаційні документи вимагають повноти, змістовності, об'єктивності, стислості та зрозумілості перетвореної інформації. Головним принципом створення таких інформаційних документів є збереження семантичної адекватності інформації незалежно від її формальних перетворень. Зауваження та оцінка перетворюваних вихідних документів, викладені від імені інформаційного посередника, виносяться у так звану область приміток. Це забезпечує об'єктивність передачі інформації, робить неможливим її перекручування та інтерпретацію з боку того, хто створює вторинний документ.

Одним з найпоширеніших видів НІД є реферування. Витоки практичної реферативної діяльності, як відомо, зародилися й набули розвитку в бібліотечно-бібліографічній практиці. У межах цих дисциплін розглянуто й поняття реферування. Характерно, що при цьому увагу приділено не стільки зовнішнім особливостям документа, який підлягає обробці, але, головним чином, змісту документа, його основним даним і висновкам.

Історія існування реферату як інформаційного документа налічує понад три століття. РЖ були однією з найперших форм інформаційних видань і протягом останнього сторіччя набули значного поширення серед даного виду посібників. А реферат і анотація є одними з найважливіших засобів комунікації, які функціонують самостійно в окремих системах (науково-технічної інформації, бібліотек з їх довідково-інформаційними фондами, видавництв та ін.) та водночас виконують роль зв'язку під час передачі інформації від однієї системи до іншої.

Центральне положення реферату в системі наукової комунікації не похитнулося й після широкого впровадження в інформаційну технологію засобів обчислювальної техніки. Реферат міцно зайняв місце основного уніфікованого опису первинного документа в автоматизованих пошукових системах.

У системі наукової комунікації реферат є основною інформаційно-комунікативною одиницею, що зумовлено його споживчими властивостями [38]:

o серед усіх видів вторинних інформаційних документів реферат відрізняється найбільшою інформативністю в розкритті змісту першоджерела;

o використання реферату для пошуку поточної або ретроспективної інформації дає змогу зекономити до 90 % часу, необхідного в разі звернення до первинних документів;

o форма подання інформації у вигляді реферату зручніша для тривалого зберігання у фондах довідково-інформаційних служб й ІПС, полегшує та прискорює підготовку інформаційних видань і створення інформаційних масивів - БД рефератів (на їх підґрунті в подальшому можливе створення БД повнотекстових електронних документів);

o у деяких випадках реферат може замінити першоджерело (коли необхідна користувачеві інформація стосується не основної теми роботи, а суміжних питань, або коли первинний документ недоступний унаслідок мовного або організаційного бар'єрів).

Велика кількість дефініцій поняття "реферат", яка існує у сучасній літературі з теорії та практики реферування, зумовлена комплексним характером завдань, поставлених під час дослідження даного виду інформаційних документів. Семантична повнота цих визначень залежить від кількості найважливіших ознак, що використовують автори для розкриття змісту поняття "реферат". До них відносяться такі ознаки, як обсяг, семантична відповідність первинному документу, структура реферату та його текстової частини, функціональна спрямованість стилю викладання тощо.

З приводу виникнення терміну "реферат" існують різні точки зору. Є думка, що реферат ("referat") походить від слова "refiere", тобто повідомляти, доповідати [36, С. 203]. За іншою - термін "реферат" ("abstract") був розповсюджений в англомовній літературі у середні віки (VII-XI ст.) від "abstractos" в значенні "to draw away" - виведений, виключений.

У роботах сучасних дослідників визначення поняття "реферат" поповнилося рядом суттєвих ознак, які краще розкривають суть цього терміну. Реферат розглядається як "модель оригіналу, що пропорційно відображає його складові частини" [18, С. 24], або "інтегральна модель первинного документа, в якій інформацію подано в узагальненому вигляді" [36, С. 217], або "стисле точне викладення змісту документа, яке включає основні фактичні відомості та висновки, без додаткової інтерпретації або критичних зауважень автора реферату" [4, С. 132]. Повне й містке визначення поняття "реферат" запропоновано в інформаційному огляді ВІНІТІ, де реферат розглядається як "семантично адекватне викладення основного змісту первинного документа, що відрізняється економним знаковим оформленням, сталістю лінгвістичних і структурних характеристик та призначене для виконання різноманітних інформаційно-комунікативних функцій у системі наукової комунікації" [13, С. 6]. Міжнародний стандарт ISO 214-1976 Documentation - Abstracts for Publications and Documentation термін "реферат" визначає як текст, що точно, але стисло подає зміст будь-якого документа без додаткової інтерпретації або критичних зауважень і без посилання на автора цього тексту [42].

Реферат - багатоцільовий засіб відбиття інформації. Тому існують різні класифікації та погляди на його суть. Жодне з існуючих визначень не дає чіткої характеристики, для чого потрібно "стисле викладення змісту документа" і який критерій цього "стислого викладення". Аналіз сучасної практики реферування доводить, що обсяг реферату істотно відрізняється в різних реферативних виданнях. На сьогодні - це одне з найбільш дискусійних питань [38].

Реферат має велике значення і для користувачів, і для роботи систем НТІ. Цей вторинний документ прискорює відбір документів, призначених для використання; забезпечує підвищення ступеня точності, повноти інформації; дає можливість оперативного інформування споживачів; полегшує процес індексації та класифікації документів; є засобом поточного інформування щодо нових досягнень науки і техніки; дає змогу здійснювати ретроспективний пошук.

Реферат - це багатофункціональний вторинний документ. Він виконує безліч функцій: інформативну та науково-комунікативну, прогностичну, довідкову і адресну, індексування й індикативну. Відповідно до завдань реферат може надавати необхідну систематизовану фактографічну інформацію, оцінювати, узагальнювати, синтезувати її, рекомендувати найбільш нові, цінні та корисні повідомлення для конкретного користувача.

Особливу роль відіграє інформативна функція. З усіх вторинних документів саме реферат розкриває зміст первинного документа найповніше, у цілісному, узагальненому вигляді. Вивчення першоджерел із залученням рефератів суттєво економить час.

Реферати, вміщені у деяких інформаційних виданнях, можуть замінити первинні документи. Досить часто користувачі обмежуються ознайомленням з рефератами, якщо необхідна їм інформація стосується суміжних питань, а документ-оригінал, недоступний внаслідок мовного або організаційного бар'єрів. За цих умов реферат являє собою засіб розповсюдження інформації про нові досягнення зарубіжної науки й техніки. У такий спосіб реалізується науково-комунікативна функція реферату.

Якщо реферуванням охоплений основний потік документів певної галузі науки чи техніки за значний проміжок часу, то реферати слугують підґрунтям для вирішення завдань прогнозування подальшого розвитку цієї галузі, зокрема, з застосуванням методів бібліометричного, інформетричного та наукометричного аналізу.

Реферат можна розглядати і як ІПС, одержувати за його допомогою необхідні довідки. Користуючись рефератами, абонент здійснює пошук довідкової та фактографічної інформації. Разом з тим, реферат виконує функцію пошукового образу документа, що дозволяє широко використовувати його в ІПС із залученням сучасних технічних засобів.

Наявність у рефераті точного бібліографічного опису документа забезпечує виконання рефератом адресної функції, без чого неможливий документальний інформаційний пошук. Такий пошук, як правило, пов'язаний з переглядом рефератів, представлених у певному зібранні (РЖ, картотека тощо). Особливо важливу роль відіграє РЖ, оскільки містить реферати первинних документів, де б ці документи не знаходилися, і завдяки цьому дозволяє користувачам ознайомитися з великою кількістю не тільки вітчизняних, а й зарубіжних джерел.

Реферати, які друкуються в РЖ, виконують також сигнальну функцію, оскільки повідомляють про вихід у світ і наявність первинного документа. Для НІД особливо важливо, щоб реферати готувалися та були отримані користувачем перш ніж вийдуть з друку первинні документи. В конкретних установах реферати можуть стати підставою для сигнального повідомлення про нові надходження літератури до фондів.

Ще одна функція реферату - можливість індексування змісту первинних документів без використання текстів першоджерел. Така методика у 2-4 рази скорочує витрати часу й праці на проведення цієї роботи.

Для того щоб реферат ефективно ніс пошукову функцію, його зміст повинен адекватно відбивати суть первинного документа. Відображенням цієї вимоги є індикативність реферату. Здійснюючи індикативну функцію, він вказує на наявність відповідного документа, характеризує окремі елементи змісту та висвітлює бібліографічні дані.

Залежно від змістовних і формальних характеристик, від цільової і адресної спрямованості реферати прийнятому ділити на інформативні реферативні. В одних випадках вимагається реферат, в якому викладався б основний зміст первинного документа, в інших, - реферат, в якому зазначалося б лише на те, що і як (в якій мірі) розглянуто в тому самому документі. Хоча кожний з них виконує усі основні функції, властиві реферату, проявляються вони по-різному. Для одних рефератів домінуючим є інформативність, для інших - описовість, індикативність [37].

Необхідність в інформативному чи індикативному рефератах у першу чергу обумовлена різницею в інформаційних потребах, які поділяються на потреби щодо відомостей про джерела необхідної наукової інформації і потреби у самій науковій інформації.

Інформативний реферат найповніше розкриває зміст документа, передає важливі фактичні та теоретичні відомості. Інформативність реферату досягається внаслідок скороченого викладення змісту першоджерела. У такому рефераті має бути вказано предмет дослідження та мету роботи, вміщено дані про метод і умови дослідження, висвітлено результати та пропозиції автора щодо їх застосування, наведено основні характеристики нових технологічних процесів, технічних виробів, нову інформацію про відомі явища, предмети та ін. Послідовність викладу матеріалу виступає як головна вимога, що висувається до такого реферату. Інформативний реферат може виконувати увесь комплекс притаманних рефератам функцій. Таким чином, інформативний реферат містить фактографічну інформацію, тобто слугує джерелом відомостей про наукові факти.

Індикативний реферат містить відомості тільки про найважливіші аспекти змісту первинного документа та його інформаційний зміст. Індикативність передбачає узагальнене подання матеріалу відповідно до конкретної функції вторинного документа та характеру тексту, що аналізується. При цьому вирішальним є не послідовність викладення матеріалу (як це передбачено в інформативному рефераті), а логіка бібліографічного задуму. Вона полягає у виділенні найголовнішого та найактуальнішого в документі. У такому рефераті немає детальної фактографічної інформації, практичних і теоретичних результатів, висновків. Його основне цільове призначення - привернути увагу користувача до наукового документа й сприяти вирішенню питання щодо необхідності його використання, тобто виконати завдання представлення документа [37].

Індикативний реферат характеризує зміст, інформаційне наповнення первинного документа. На відміну від анотації, у ньому розглянуто ті змістові аспекти, які заслуговують на реферування, тобто містять нові, корисні відомості. Реферат характеризує ступінь їх розробки, новизни, корисності, повноти (докладності) висвітлення у першоджерелі. Той факт, що індикативний реферат має у своїй структурі елементи анотації, зайвий раз вказує на діалектичну взаємозалежність та взаємообумовленість у розвитку та функціонуванні різних документальних джерел інформації, які у сукупності становлять собою єдину систему.

Концепція В.І. Соловйова не обмежується поділом рефератів на інформативні і індикативні. У результаті аналітико-синтетичної переробки інформації можуть бути підготовлені реферати, які містять інформацію, яка стосується одного джерела (всього або певної його частини) або декількох джерел. Це дозволяє виділити такі реферати як монографічний, зведений, аспектний, фрагментний:

Монографічний реферат. Реферат, який складений на основі аналітико-реферат синтетичної переробки інформації, що міститься в одному первинному документі. Іноді такий реферат називають одноджерельним.

Зведений реферат. Реферат, який містить відомості з ряду первинних документів з одної теми, викладені у вигляді зв'язного тексту. Зведені реферати звичайно публікують у реферативних збірниках і експрес-інформації. Аспектний Реферат, складений на основі аналітико-синтетичної переробки інформації, яка відноситься не до всього первинного документа, а лише до одного або кількох змістовних аспектів. Іноді його називають предметно - або проблемно-орієнтованому рефераті. Якщо при цьому відбір інформації здійснюється не з одного, а з ряду першоджерел, одержують зведений аспектний реферат.

Фрагментний реферат. Реферат, складений за одним чи кількома структурними елементами (розділами, частинами, главами) первинного документа, який має великий обсяг і містить різнопрофільну інформацію

Існують й інші аспекти класифікування рефератів. Зокрема, це такі ознаки: орієнтованість на користувача інформації (цільовий і загальний реферати); формалізація структури тексту (текстовий і бланковий реферати, останній може бути анкетним або табличним); виявлення укладача (автор, референт, машина) [37].

Для задоволення певних, конкретних інформаційних запитів складається цільовий реферат. Такі реферати мають чітку читацьку адресу і придатні для використання у системі диференційованого розподілення інформації.

Загальний реферат складається з урахуванням відображення у ньому основних відомостей з первинного документа і адресується тому ж колу користувачів, для яких призначено першоджерело.

Згідно з ГОСТ 7.9-95 [4], середній обсяг реферату - 850 друкованих знаків. Однак у практиці науково-інформаційної діяльності склалися дещо інші підходи до визначення обсягу реферату. Зокрема, дуже часто, визначаючи доцільний обсяг реферату, спеціалісти орієнтуються на вид первинного джерела інформації. Так, якщо об'єктом реферування є коротка замітка чи повідомлення, то обсяг реферату не повинен перевищувати 500 друкованих знаків. Якщо ж першоджерело - стаття у виданні або патентний документ, то обсяг реферату не повинен перевищувати 1000 друкованих знаків. Для первинних документів, великих за обсягом, наприклад, наукових монографій, максимальний обсяг реферату 2500 друкованих знаків. При дотриманні цих норм реферат вважається коротким.

Розширеним вважається реферат, обсяг якого перевищує наведені вище кількісні параметри. Іншими словами, обсяг реферату не лімітований. Практика показує, що він може складати 10-І5 %, або 1/8 обсягу першоджерела.

Абсолютна більшість рефератів має текстову форму. Текстовим вважається й такий реферат, у якому, поряд зі зв'язним текстом, маються ілюстрації, таблиці, формули, оскільки текст становить основу такого реферату.

Анкетний реферат являє собою відповідь на заздалегідь сформульовані запитання. Роль запитань грають: в одних випадках змістовні аспекти, в інших - запити користувачів інформації.

Якщо питання стосуються ряду об'єктів, то іноді є необхідність розташувати відповіді у кількох колонках. Тоді реферат стає табличним, а перелік питань буде виконувати у ньому функції боковика таблиці.

Інші фахівці, наприклад, О.Я. Гойхман і Т.М. Надеіна [12] називають такі види рефератів як реферат-резюме і реферат-огляд. Реферат - резюме (його ще іноді називають рефератом-конспектом) складається за одним джерелом, а реферат-огляд - за кількома джерелами, присвяченими одній темі.

Відмінність реферату-резюме від анотації полягає в тому, що в рефераті відображаються композиція джерела і наявність ілюстративного матеріалу. Змістовна ж відмінність між ними полягає в тому, що реферат-резюме містить конкретні відомості, висновки, ідеї автора. У цьому відношенні реферат-резюме наближається до конспекту, однак відрізняється від нього більшим лаконізмом, оскільки включає лише узагальнені і переважно нові, оригінальні ідеї, концепції, висновки автора первинного документа.

Для великих (центральних) інформаційних установ найбільш притаманний індикативний підхід до аналізу інформації. Найголовніше при цьому не підміняти бібліографічні видання. Наприклад, УРЖ "Джерело" планує на 100 % відображати українську наукову літературу, те саме завдання виконують і бібліографічні видання Книжкової палати

України. За ступенем охоплення вони майже збігаються, але інформативність УРЖ, завдяки наявності реферату, набагато вища. Таким чином, на базі РЖ можна ефективніше проводити пошук документальної інформації й замовляти копії відповідних першоджерел. До того ж РЖ відбиває не всю, а найціннішу інформацію, тобто на засадах наукового відбору в максимальних межах бібліографічної інформації. Факт подання першоджерела в реферативному виданні вказує на його значущість.

Дослідники Є. ГД. Журавель та Е. М. Цукерман [19, С. 26], порівнюють реферат з "фотографією" первинного документа, де більш-менш детально відображено фактичний зміст документа.

У літературі зустрічаються різні визначення поняття "реферативна інформація". Термінологічний словник визначає її як вторинну інформацію, подану в формі рефератів та анотацій [32, С. 68].

На відміну від бібліографічної інформації, яка відбиває весь масив документів, реферативна інформація виконує завдання систематизації, пошуку, оцінки, узагальнення даних з першоджерел. Залежно від завдань інформаційного управління, реферат може вказувати на присутність необхідної фактографічної інформації, подавати її з належною систематизацією чи давати оцінку, узагальнювати, синтезувати її та найновішу, найціннішу і корисну рекомендувати конкретному користувачеві.

Реферати широко застосовуються в інформаційній та видавничій діяльності. У цілому ж, реферативна інформація сприяє найбільш повному та точному складанню пошукових образів документів, створенню ІПС, є основою для складання оглядів літератури та засобом міжнародного обміну інформацією.

Крім того, реферування є найчастіше зустрічаємий спосіб інформаційної компресії.

Взагалі ж різноманітна інформаційно-аналітична продукція є важливим джерелом вторинної інформації та інформаційних видань, складовою інформаційного масиву інформаційно-пошукових систем та баз даних.