Інфраструктура товарного ринку - Шубін О.О. - 3.3. Керування замовленнями в комерційній логістиці

Комерційна логістика — це галузь діяльності, що здобуває все більше практичного значення. Тому державний і приватний сектори виявляють дедалі більшу цікавість до сфери комерційної логістики.

Керування замовленнями — одна з найважливіших функцій розподільної логістики. її частка в логістичних витратах на етапі розподілу значно менша за частку транспорту і керування запасами. Однак роль цієї функції дуже значна.

По суті саме керування замовленнями забезпечує ефективне просування матеріальних потоків логістичними ланцюгами на шляху від виробника до споживача.

У широкому розумінні керування замовленнями є синтетичною функцією та притаманне керуванню матеріальними потоками і на етапі матеріально-технічного забезпечення, і на етапі збуту готової продукції. Однак пріоритетного значення воно набуває лише в тісній інтеграції з функціями маркетингу, бо є визначальним для усієї виробничо-комерційної діяльності підприємства.

При визначенні партії постачання насамперед треба використовувати показник оптимального розміру замовлення. Він визначається за формулою, запропонованою Ф.У. Харрісом, відомою як формула Вілсона^*69:

*69: {Логистика [Текст]: учебник / под ред. Б.А. Аникина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 352 с.; Окландер М.А. Логістика [Текст]: навч. посіб. / М.А. Окландер. – К., 2005. – 234 с.; Чухрай Н.І. Проблеми адаптації маркетингу і логістики до умов вітчизняного ринку [Текст] / Н.І. Чухрай // Вісн. НУ "Львівська політехніка". – 2000. - № 416. Логістика. – С. 110-118. }

де EOQ — економічний розмір замовлення, од.; Co — витрати виконання замовлення, грн; Сі — закупівельна ціна одиниці товару, грн; S — річний обсяг продажу, од.; U — частка витрат зберігання в ціні одиниці товару.

Значне підвищення ефективності керування потоковими процесами (матеріальними, інформаційними) дає безпаперова технологія керування замовленнями. Це технологія добору продукції на замовлення (заявки) у системі зберігання і переробки логістичної системи без використання паперової документації. Паперовий документ замінюється електронним. На індикаторі портативного термінала, яким користується, наприклад, комплектувальник, виводиться необхідна для роботи інформація. Обмін даними між робочими терміналами і локальною (складською) ЕОМ може бути організований двома способами.

Перший спосіб полягає в тому, що до пам'яті терміналів усіх підрозділів системи зберігання і переробки продукції завантажуються відповідні серії та параметри замовлень. Реквізити кожного із замовлень виводяться на той чи інший термінал послідовно, на запит оператора. Принтери терміналів, розташованих у відповідних підрозділах, можуть віддрукувати необхідні товаросупроводжувальні документи. Після закінчення виконання всієї серії замовлень, інформація про них вводиться в центральну ЕОМ логістичної системи.

Другий спосіб — це здійснення обміну інформацією між робочими терміналами та ЕОМ через радіоканали. Цей спосіб доцільніший у тих логістичних системах, у яких спостерігається високий відсоток екстрених замовлень. ЕОМ може перервати виконання поточного замовлення й організувати виконання пріоритетного замовлення без втручання диспетчера системи зберігання й переробки продукції.

За обох випадків уся інформація про матеріальний потік (його розміщення, рух, добір та ін.) вводиться оператором безпосередньо в локальну мережу без паперового носія. Потім необхідна інформація з локальної мережі передається автоматично в центр керування логістичною системою.

Усі зусилля виробництва і системи збуту (маркетингу) господарської структури можуть бути зведені нанівець, якщо поточне завдання фізичної доставки не буде вирішено на рівні логістики.

У зв'язку з цим варто підкреслити, що роль логістики в умовах розвитку економіки в цілому і ринкових відносин зокрема постійно зростає, тому що вона допомагає розв'язати складні проблеми і домогтися очікуваних суб'єктами господарювання результатів.

Керування логістичною діяльністю на етапі розподілу здійснюється в такій послідовності:

— керування замовленнями. Формування портфеля замовлень;

— установлення кількісних і якісних параметрів замовленої продукції, їхня диференціація за обраними критеріями;

— розроблення плану надходження готової продукції від виробничих цехів на збутові склади логістичної системи, його реалізація і координація;

— керування матеріальними (товарними) потоками в транспортно-складських підрозділах логістичної системи (нормування та керування запасами, складська переробка, підготовка до виробничого споживання за вимогами замовників, упакування, маркування та ін.);

— розроблення і реалізація різноманітного розподілу готової продукції;

— розроблення планів постачання. Формування товарних (вантажних) потоків;

— керування товарними (вантажними) потоками за межами логістичної системи.

У логістичних рішеннях беруть участь: а) продуценти (що створюють, виробляють продукти), постачальники; б) транспортні агентства; в) уряд; г) споживачі. Потреба в логістиці виникає у приватному і державному секторах.

У приватному секторі споживач формує попит на продукцію виробника, який виступає як постачальник. Він домовляється з транспортними агентствами про переміщення сировинних матеріалів на підприємство, а готової продукції — з підприємств на ринки.

Матеріальний потік у сфері розподілу має форму готової продукції. Залежно від суб'єктів економічних відносин, що беруть участь у доведенні ресурсів до споживачів, потік готової продукції може бути представлений як товарний чи як вантажний (на транспорті).

Сфера розподілу і сфера закупівель здебільшого накладаються одна на одну. Ставлення до матеріального потоку та пов'язаних із ним логістичних робіт і операцій залежить від позиції суб'єкта економічних відносин.

Якщо розглядати вихідні Й кінцеві ланки матеріалопотоків, то для одних суб'єктів логістичні операції є системами збуту, а для інших — матеріально-технічного забезпечення (закупівель). Цей дуалізм, з одного боку, спрощує, а з іншого — ускладнює процес керування матеріальними потоками. Так, багато логістичної роботи й операцій виконуються в обох сферах, тому значна частина прийомів і методів керування потоковими процесами прийнятна як у сфері матеріально-технічного забезпечення, так і в сфері розподілу товарної продукції. Однак об'єктивна протилежність інтересів продуцентів, споживачів, а також торговельних, транспортних та інших посередників визначає особливості логістичного керування залежно від положення того чи іншого елемента логістичної системи стосовно до інших.

У сфері розподілу не створюються нові матеріальні цінності, а виконуються конкретні та комплексні форми діяльності, що виступають як послуги. Таким чином, сфера розподілу — виробник послуг, які є товаром. Основний прояв специфічності виражається в нематеріальності створюваної продукції.

Оскільки велика частина матеріальних продуктів проходить через сферу розподілу, то відбувається з'єднання матеріального і нематеріального продуктів. У результаті на товарному ринку з'являється не стільки матеріальний товар, скільки унікальна модель пропозиції — товар-послуга. Таким чином, матеріальний потік на всіх етапах свого руху є предметом праці учасників логістичного процесу, а сама праця має продуктивний характер.

Перш ніж підійти до фізичного розподілу готової продукції, продуценту необхідно виконати таку роботу:

— визначити логістичні цілі, що відповідають обраній підприємством стратегії на ринку;

— формалізувати й ідентифікувати цілі логістичного обслуговування. Тобто визначити конкретні параметри і показники логістичного обслуговування стосовно кожного суб'єкта логістичної системи;

— розробити альтернативні варіанти карт логістичних ланцюгів на основі одержання замовлень на товарну продукцію;

— виявити і скоординувати взаємозв'язок між логістичними діями підприємства (фірми) та іншими сферами виробничо-господарської діяльності;

— визначити роль і ступінь впливу зовнішніх факторів ринкового середовища;

— передбачити виникнення незапланованих ситуацій і розробити комплекс заходів відбудовного характеру.

Слід зазначити, що планування фізичного розподілу і переміщення готової продукції, трансформації відповідних товарних (вантажних) потоків тісно пов'язане з процесом маркетингу (у першу чергу, зі створенням системи просування товару на цільовому ринку і з технологіями збуту готової продукції). А планування і керування маркетингом на підприємстві тісно пов'язане з процесами планування виробництва і керування ним, тому що виробництво не є самоціллю, а спрямоване на задоволення конкретного попиту на ринку.

Таким чином, виробництво, маркетинг і логістика є суміжними сторонами багатогранного єдиного процесу виробничо-комерційної діяльності, тому їхнє планування і керування має здійснюватися в нерозривній єдності.

Плани маркетингу і логістики формуються в тісному зв'язку з планом виробництва в кількісному й асортиментному вираженні, з розбивкою за тимчасовими періодами на основі укладених договорів на постачання продукції. У маркетингу, виробництві й логістиці визначаються і забезпечуються відповідні пріоритети портфеля замовлень. У ринкових умовах виконання договірних зобов'язань, вираженням яких є доставка точно в строк із мінімальними витратами, є одним з основних критеріїв оцінки діяльності підприємства і головним критерієм ефективності логістичної системи.

Мінімальні витрати не слід розуміти буквально. Якщо постачальник поставить перед собою цю мету, то взагалі може відмовитися від виконання функції доставки, запропонувавши одержувачу скористатися правом самовивезення. Але в цьому випадку велика ймовірність утрати замовників. Проте якщо постачальник зведе до мінімуму витрати покупця з доставки продукції" то весь тягар витрат ляже на продуцента, який не погоджується з інтересами останнього.

У зв'язку з цим необхідно зробити уточнення. Під мінімальними витратами на розподільну логістику розуміються сукупні витрати всіх учасників логістичного процесу, які зведено до мінімуму за дотримання визначеної якості комплексу послуг із доставки товарної продукції від джерела генерації товарних (вантажних) потоків до місця призначення.

Важливо підкреслити, що, формуючи систему розподільної логістики, необхідно враховувати її інтегрувальну для більшості виробничо-комерційних функцій роль. При недотриманні договірних зобов'язань із доставки продукції постачальник, як мінімум, має економічну відповідальність — відшкодовує у встановленому порядку збиток, нанесений замовнику. Але, крім того, втрачається довіра з боку ділових партнерів, падає імідж, знижується конкурентоспроможність підприємства.

Основний комплексний показник у розглянутій галузі — портфель замовлень. Він є сукупністю замовлень споживачів (покупців), наявних на визначену дату. Цей показник використовується як у мікро-, так і в макрологістиці.

У мікрологістиці він розраховується на рівні окремого підприємства (фірми, логістичної системи). У макрологістиці — на рівні регіону, галузі, народного господарства в цілому. Так, у США цей показник регулярно розраховується міністерством торгівлі й публікується у відповідному бюлетені.

Обсяг портфеля замовлень залежить від багатьох зовнішніх і внутрішніх факторів. Наприклад, від загальноекономічної ситуації, ділової активності, купівельного попиту, рівня завантаження і стану виробничих та логістичних потужностей тощо.

Портфель замовлень складається на основі відповідних заявок на постачання продукції споживачів, що відображають попит. Під час його формування мають враховуватися виробничі та логістичні можливості продуцентів. Вони створюють основу для формування договорів постачання продукції, що, у свою чергу, стають формалізованим базисом у процесі керування матеріальними (товарними) потоками.

Останніми роками завдяки бурхливому і всебічному розвитку комп'ютеризації розширюється впровадження автоматизованих систем керування замовленнями, що працюють у реальному режимі. Вони дають змогу створити принципово відмінну від традиційної систему організації логістичної діяльності, охоплюючи не лише сферу розподілу, але також виробництво і сферу закупівель (розміщення замовлень на матеріальні ресурси). У зв'язку з цим відкриваються додаткові можливості оптимізації операцій зі складування, зберігання і транспортно-переміщувальних робіт.

Адаптованість робіт автоматизованої системи керування замовленнями до реальних умов забезпечують гнучкі маркетингово-логістичні модулі — підсистема збору і підсистема обробки замовлень. Ще одним модулем, який забезпечує ефективність логістики в цій галузі, є підсистема прогнозування замовлень.

При формуванні матеріального потоку, відповідного до замовлення, на термінали виводиться інформація про кількість, вид продукції, адресу її зберігання та ін. Застосування портативних терміналів дає можливість проводити роботи з інвентаризації складського господарства логістичної системи без зупинки діяльності складів системи зберігання й переробки продукції. Періодично після виконання декількох замовлень оператор проводить інвентаризацію визначених місць зберігання. Використання портативних терміналів дає змогу налагодити всебічний облік роботи кожного оператора стосовно продуктивності праці, якості роботи, коефіцієнта використання робочого часу, забезпечення збереженості товарної продукції тощо. Крім того, шляхом оперативної координації спільних дій підвищується загальна ефективність діяльності операторів.

Безпаперова технологія оброблення замовлень дав змогу зменшити кількість помилок працівників логістичних підрозділів у процесі керування матеріалопотоками в середньому в 5 разів, а також підвищити продуктивність праці у 2—3 рази.

У загальному вигляді технологія керування замовленнями охоплює такий мінімум логістичних робіт і операцій:

— оформлення замовлень, що надійшли, і уточнення їхніх специфікацій;

— формування та структуризацію портфеля замовлень;

— розроблення, узгодження і затвердження плану виконання замовлень;

— оперативний контроль виробництва та видачі товарної продукції відповідно до замовлень;

— підготовку й оформлення товарних потоків відповідно до прийнятих до виконання замовлень;

— контроль замовниками надходження товарних потоків й аналіз їхньої оцінки щодо якості виконання замовлень;

— підтримання зворотного зв'язку замовника з постачальником.

У процесі керування замовленнями велике значення має час їхнього виконання. Якщо замовлень багато, то їхня оптимізація за термінами реалізації лежить в основі нормалізації функціонування логістичної системи. Різний час виконання замовлень безпосередньо впливає на потребу замовників у відповідних ресурсах, а також на надійність розподільної системи.

Тривалий термін виконання замовлень призводить до зростання запасів не лише в споживачів, але й в усіх ланках логістичного ланцюжка. Водночас невеликий термін виконання замовлень може призвести до помилок під час їхнього оброблення й реалізації. Матеріальні потоки можуть не відповідати заявленим кількісним і якісним параметрам. Більше того, можуть бути сформовані просто непотрібні матеріальні потоки.

У багатьох країнах час виконання замовлень стандартизовано визначеними рамками. Наприклад, у США у системі розподілу він становить, включаючи час виробництва, мінімум 7 днів, максимум — 72 дні. У ФРН нормою логістичного обслуговування замовлень на доставку матеріалів і виробів наявного асортименту вважається 24 години; замовлення, що враховують індивідуальні потреби замовника, виконуються за 14 днів.

У зв'язку з тим, що підприємства, як правило, прагнуть розширити свою виробничо-комерційну діяльність, розширюються, відповідно, і логістичні зв'язки. Це веде до експонентного зростання поточної інформації. Загострюється проблема в цілому і виникає потреба у спрощенні процедур оперативного контролю виконання замовлень. У розв'язанні цих проблем виявило високу ефективність застосування комп'ютеризованих методів керування замовленнями.

Останніми роками у сфері ділових взаємин з'явився термін "легко виконуваний бізнес", який означає визнання переваг логістичної концепції у сфері розподілу. Зміст цього терміна полягає в тому, що продуценти зможуть одержувати замовлення без великих зусиль, якщо застосовуватимуть електронні системи обміну інформацією.

У логістичній системі найефективнішими є динамічні моделі планування виробничо-комерційної діяльності. Вони найповніше враховують безперервність процесу прийому нових замовлень, зміну потужності задіяних технічних засобів, можливість контролю ситуацій, що виникають та ін. Цим процедурам у будь-якій логістичній системі приділяється увага в першу чергу, тому що процес керування в розподільній логістиці у зв'язку з нестійкістю ринку і специфікою транспортно-експедиційної діяльності піддається випадковим коливанням.

Чим більша логістична система, тим складніші, як правило, процеси керування замовленнями. Найефективнішими підходами до керування замовленнями в складних логістичних системах є ті, котрі ґрунтуються на теорії масового обслуговування (теорії черг).

Теорія масового обслуговування — особливий розділ математики, що вивчає процеси, пов'язані із задоволенням масового попиту на обслуговування, у тому числі логістичного, з урахуванням випадкового характеру виявленого попиту і відповідного обслуговування.

Одним із основних завдань теорії масового обслуговування є вивчення процесів утворення попиту на обслуговування в часі. Ці процеси описуються потоками однорідних подій. У логістиці потік однорідних подій, утворених моментами надходження до логістичної системи замовлень, називають вхідним потоком вимог.

При формулюванні будь-якого завдання, розв'язуваного на основі теорії масового обслуговування, використовується логістична система масового обслуговування.

Для цього формалізується її структура і вказуються ймовірнісні характеристики, що керують її поведінкою. Так, у випадку системи з очікуванням за рекурентного вхідного потоку вимог досить задати функції розподілу ймовірностей двох випадкових величин: часу обслуговування замовлення в цій логістичній системі та часу між надходженням послідовних замовлень (вимог). Для системи з тимчасовими обмеженнями необхідно, крім того, задавати розподіл максимально припустимого часу очікування та часу перебування його в логістичній системі.

Час (тривалість) очікування — це час від моменту пред'явлення замовлення (виникнення вимоги) у логістичну систему (у систему масового обслуговування) до початку задоволення цього замовлення (обслуговування конкретної вимоги). Час очікування є випадковою величиною, розподіл ймовірностей якої залежить від характеристики замовлення (номера вимоги). У логістичних системах, що характеризуються як пріоритетні системи масового обслуговування, розподіл часу очікування замовлень щодо кожного пріоритетного типу відіграє важливу роль.

Під час вирішення логістичних завдань керування замовленнями за допомогою теорії масового обслуговування, крім розподілу часу очікування, мають бути визначені й інші показники: величина черги й інтервал зайнятості. Встановлюються числові характеристики ймовірності невиконання замовлень (утрати вимог). Після цього формалізується процес, що описує роботу системи; відповідно до специфіки логістичних систем, у яких елементарні операції виконуються послідовно, здійснюється їхній опис.

Для опису логістичних систем найбільше підходять випадкові процеси із дискретними компонентами, що показують, у якому якісному стані знаходяться система і безупинні компоненти, вказують ступінь виконання операцій, час для їхнього закінчення. Такі процеси за відсутності умов побудови є марковськими процесами. Основні показники обслуговування інтерпретуються як функціонали від стаціонарних (рідше — нестаціонарних) характеристик процесів.

Універсальним способом оцінки показників логістичних систем є імітаційне моделювання систем з використанням методу Монте-Карло.

Треба підкреслити, що, визначаючи розмір замовлення, необхідно зіставляти витрати на утримання запасів і витрати на подання замовлення, це оптимізує керування замовленнями.

Щоб створити умови для удосконалювання процесу прийняття рішень у галузі керування замовленнями, необхідно розробити систему одержання актуальної інформації в повному обсязі, що всебічно характеризує стан логістичної системи в загальному вигляді, її структурних елементів і тенденції за локальними аспектами. Ця система, чи, скоріше, підсистема призначена контролювати ефективність комерційної діяльності господарських структур. Мається на увазі не традиційний контроль у формі елементарного обліку для перевірки рахунків підприємства (фірми), а комплексний, регулярний аналіз ефективності розподілу і виробничо-комерційної діяльності з позицій витрат, використання виробничого, логістичного і маркетингового потенціалу, а також результатів обслуговування клієнтів (споживачів, різних посередників). Щоб мати можливість здійснювати такий аналіз, доцільно створити відповідну базу даних в галузі керування замовленнями і розробити гнучкий алгоритм отримування необхідної інформації.

У процесі удосконалювання логістичної системи варто прагнути до того, щоб контроль функціонування системи керування замовленнями став безупинним процесом. Добре, коли цей контроль має дворівневу структуру: стратегічний контроль керування замовленнями і тактичний (оперативний, поточний) контроль.

Стратегічний контроль здійснюється за умови:

— зміни маркетингової і логістичної стратегії підприємства (фірми), наприклад, переходу від реалізації товарної продукції через посередників до прямого продажу споживачам (можуть бути модифікації цього прикладу);

— змінення (зменшення, збільшення) з тієї чи іншої причини розмірів діяльності підприємства;

— диверсифікованості виробництва і діяльності підприємства;

— асортиментного відновлення;

— втрати чи, навпаки, придбання великих стратегічно важливих замовлень;

— зміни територіально-галузевих орієнтацій на ринку;

— зміни загальноекономічної кон'юнктури.

Тактичний (оперативний) контроль функціонування системи керування замовленнями має здійснюватися постійно. Мета такого контролю полягає у виявленні поточних відхилень від плану виконання замовлень, а також повідомленні керівництва про необхідність прийняття корегуючих заходів.

Для організації тактичного (оперативного) контролю необхідно мати:

— комплекс відповідних логістичних стандартів;

— повноцінну базу даних;

— оперативне інформаційне забезпечення про передбачувані та зазнані витрати, а також витрати, яких удалося уникнути під час виконання замовлень.

Усі ці елементи мають бути погоджені між собою й інтегровані з формалізованою програмою керування замовленнями, що е одним із ключових об'єктів аналізу виробничо-комерційної діяльності в цілому і логістичної зокрема. Показники контролю й аналізу повинні бути простими, але достатніми для вказівки на необхідність проведення глибшого вивчення проблемної ситуації та вжиття корегуючих заходів.