Раціональна організація постачання роздрібної торговельної мережі з урахуванням наведених вимог має ґрунтуватися на принципах плановості, безперебійності, ритмічності, оперативності, технологічності та економічності.
Принцип плановості товаропостачання передбачає завезення товарів у магазини за графіками, які визначають раціональну частоту, періодичність доставки окремих товарів і оптимальні розміри партій, що підлягають завезенню в торговельні підприємства.
Принцип безперебійності товаропостачання полягає у регулярному завезенні товарів у пункти продажу в кількості та асортименті, які унеможливлюють перебої в торгівлі ними.
Принцип ритмічності товаропостачання полягає у завезенні товарів через визначені, як правило, однакові проміжки часу. Завдяки цьому принципу не допускаються відхилення торговельних підприємств від установленого асортиментного профілю, утворення наднормативних товарних запасів і створюються передумови для раціональної роботи постачальників товарів.
Принцип оперативності товаропостачання передбачає завезення товарів у роздрібну торговельну мережу з періодичністю, яка відповідає динаміці роздрібного продажу товарів, його сезонних та інших коливань. Цей принцип полягає у періодичному поповненні запасів за певних умов: за рівномірного попиту товари завозяться через однакові проміжки часу; за нерівномірного (динамічно змінюваного) попиту, який скорочується або зростає, ритм завезення товарів мас зростати або сповільнюватися відповідно до коливань попиту. У такому разі завезення товарів мас здійснюватися у моменти наближення до мінімуму запасів ("точка замовлення").
Принцип технологічності товаропостачання передбачає застосування прогресивних технологічних рішень па всіх етапах та лапках товаропросування, враховуючи транспортні, оптові й роздрібні торговельні підприємства. Основним напрямом забезпечення цього принципу є впровадження прогресивних технологічних рішень на основі застосування пакетно-модульних і контейнерних систем доставки товарів, що забезпечує індустріалізацію товаропостачання роздрібної торговельної мережі.
Принцип економічності товаропостачання передбачає мінімізацію коштів на організацію закупівель, завезення і зберігання товарів. Одним із можливих напрямів забезпечення цього принципу є оптимальне використання парку транспортних засобів для завезення товарів від постачальників до роздрібної торговельної мережі, механізація з авантажу вально-розвантажувальних робіт, правильне та вчасне оформлення документів з відпуску та приймання товарів. Разом з тим важливо забезпечити товаропостачання з мінімально можливими розмірами запасів товарів як у підприємствах роздрібної торгівлі, так і в інших учасників даної системи (на складах виробничих та оптових торговельних підприємств-постачальників).
Стадії процесу товаропостачання.
У товаропостачанні роздрібної торговельної мережі виокремлюються основні заходи (стадії процесу товаропостачання):
1) визначення потреби у товарах;
2) вибір джерел, форм і методів товаропостачання;
3) визначення раціональної частоти доставки й оптимальних розмірів партій завезення товарів;
Л) оформлення замовлення на постачання товарів; б) встановлення схем постачання;
6) укладення угод на постачання товарів (договорів постачання, купівлі-продажу товарів) та контроль за їх виконанням;
7) організація доставки товарів у магазини;
8) приймання товарів і його документальне оформлення. Розглянемо детальніше кожен із них.
1. Визначення потреби у товарах здійснюється з мстою забезпечення неперервної циркуляції товарної маси в обсягах та структурі, які б відповідали обсягам, структурі та ритму реалізації товарів у відповідному плановому періоді.
З мстою визначення потреби у товарах для торговельних підприємств можуть застосовуватися такі методи:
1) балансовий метод;
2) екстраполяція динамічних рядів продажу товарів;
3) використання коефіцієнта еластичності;
4) нормативний метод;
5) метод, що ґрунтується на використанні оперативних даних про зміни попиту споживачі на ринку;
6) економіко-математичне моделювання та ін.
Вибір методу визначення потреби у кожному конкретному випадку залежить від умов діяльності торговельного підприємства, наявності, повноти і достовірності відповідної комерційної інформації, особливостей економічної ситуації та ін.
Найчастіше у практиці торговельної діяльності застосовується балансовий метод, за якого обсяги потреби у товарах
окремих груп чи товарних підгруп на наступний плановий (прогнозований) період визначаються за формулою балансового зв'язку па підставі даних про запаси товарів і обсяги їх реалізації
Отже, визначення потреби у товарах па основі балансового методу пов'язане з прогнозуванням обсягів очікуваної (прогнозної) реалізації товарів та розмірів товарних запасів па початок і кінець прогнозного періоду. З мстою розрахунку прогнозу реалізації товарів у торговельній практиці необхідною передумовою є облік реалізації в роздрібному торговельному підприємстві товарів у якомога деталізованішому розрізі (за групами, підгрупами і навіть назвами товарів) у попередньому (передпрогнозному) періоді. Такий облік може бути забезпечений завдяки застосуванню в магазинах та інших об'єктах роздрібної торговельної мережі сучасних реєстраторів касових операцій — ЕККА, електронних касових терміналів, пов'язаних з магазинною АСУ тощо. Водночас визначення розмірів товарних запасів є одним з елементів більш загальної роботи з управління товарними запасами в магазинах, яка охоплює комплексне регулювання всіх взаємопов'язаних процесів формування запасів і руху товарної маси у процесі товаропостачання — нормування, контроль стану запасів, порядок поповнення і подання замовлень, визначення розмірів партій товарів та ін.
Точка замовлення — це розмір запасу, за якого подасться замовлення па завезення товару. Вона визначається кількістю товару, яка може бути реалізована протягом часу, що відповідає інтервалу виконання замовлення.
У процесі визначення розміру точки замовлення слід враховувати стратегії управління товарними запасами.
Перша стратегія називається "фіксований розмір замовлення". Сутність її полягає в тому, що розмір замовлення с постійною величиною (визначеною за формулою Нілсона), а повторне замовлення подається за зменшення наявних запасів до визначеного критичного значення точки замовлення. У такій системі момент подання замовлення (точка замовлення Р) визначається за формулою
Водночас для магазинів більш зручною і традиційно використовуваною є інтервальна перевірка запасів (у кіпці робочого тижня під час перезміни бригад тощо). Розрахувати точку замовлення можна за видозміненою формулою
Друга стратегія називається "фіксований інтервал" і характеризується тим, що через певні визначені інтервали часу проводиться перевірка стану запасів, і якщо після попередньої перевірки частину товарів було реалізовано, то подасться замовлення на поповнення запасу (Q), розмір якого відповідає різниці між максимальним запасом (М), до якого здійснюється поповнення запасів, та фактичним розміром запасу в момент перевірки (Jф):
Максимальний розмір запасу визначається за формулою
Середній розмір запасу розраховується за формулою
Третя стратегія називається "два бункери" і передбачає визначений постійного розміру замовлення і встановлення нижньої межі рівня запасу (пороговий запас). Фактично, ця стратегія с поєднанням стратегії з фіксованим розміром замовлення і стратегії з постійним рівнем замовлення. У межах цієї стратегії встановлюється максимальний рівень запасу (М) і проводиться розрахунок точки замовлення (Р). Для розрахунку цих параметрів використовуються формули (6.6) і (6.7).
Порядок роботи цієї стратегії можна сформулювати так:
1) якщо в момент періодичної перевірки виконується умова: Jф + Qопт < Р,то для поновлення запасу подається замовлення у розмірі q = М – Jф - Qопт;
2) якщо ця умова не викопується, тобто Jф + Qопт > Р, то замовлення на поповнення запасу не подається.
Замовлення подається в момент зменшення запасу до порогового рівня (точки замовлення); проте запас після подання замовлення продовжує витрачатися, оскільки замовлений товар завозиться не одразу, а через певний період. Тому розмір замовлення мас визначатися так, щоб у нормальній ситуації за час виконання замовлення запас не зменшився нижче від страхового. Якщо непередбачувано збільшиться попит або затримається завезення наступної партії, то попит мас задовольнятися за рахунок страхового запасу.
Ця стратегія називається так, оскільки запас нібито зберігається у двох бункерах — робочому і резервному. Спочатку попит задовольняється за рахунок запасів робочого бункера. Момент закінчення запасів у ньому с точкою замовлення, в якій постачальникові подається замовлення на поповнення запасу партією фіксованого розміру. У цей час для задоволення використовуються запаси з другого (резервного) бункера. У момент завезення наступної партії в цьому бункері має залитися запас у розмірі, не меншому за страховий. Отримані товари витрачаються спочатку на поповнення резервного бункера, а після цього їх залишок використовується для заповнення робочого бункера.
Кожна з розглянутих стратегій управління запасами може бути використана для оптимізації параметрів товаропостачання з урахуванням характеру попиту на товар, форм обліку стану запасів, рівня витрат управління запасами та ін. Проте незалежно від вибраної стратегії управління запасами в підґрунтя створення ефективної системи товаропостачання роздрібної торговельної мережі мас бути закладений принцип безперервного відновлення і регулювання товарних запасів у магазинах.
2. Вибір джерел, форм і методів товаропостачання. В умовах ринкової економіки в організації товаропостачання беруть участь різноманітні суб'єкти ринку, які можна об'єднати в основні групи:
- промислові підприємства — виробники товарів — підприємства харчової, легкої та інших галузей народногосподарського комплексу України, які забезпечують виробництво основної частини товарів споживчого призначення (продукти харчування, одяг, головні убори, панчішно-шкарпеткові вироби, взуття, технічно складні товари та ін.). До цієї групи можна віднести і підприємства місцевої промисловості, які забезпечують постачання товарів, що виробляються з місцевої сировини (наприклад, будівельних матеріалів);
- сільськогосподарські підприємства — виробники продукції агропромислового комплексу — сільськогосподарські підприємства, сільськогосподарські TOB, селянські (фермерські) господарства, приватні селянські господарства, а також переробні підприємства агропереробного комплексу (у тому числі приватні) та заготівельні організації. Ці постачальники забезпечують надходження в роздрібну торговельну мережу сільськогосподарської продукції у свіжому та переробленому вигляді;
— оптові бази, дрібнооптові підприємства (дрібнооптові магазини-склади) та торговельно-посередницькі організації, які постачають у роздрібну торговельну мережу продукцію найрізноманітніших вітчизняних і зарубіжних виробників. До цієї групи можна умовно віднести власні склади роздрібних торговельних підприємств та їх об'єднань, а також частину приватних підприємців, які спеціалізуються на завезенні в Україну невеликих партій товарів іноземного виробництва з Китаю, Туреччини, Польщі, Росії, Італії та ін.);
— власне виробництво торгівлі та громадського харчування — власні виробничі підрозділи торговельних підприємств (цехи з виробництва кондитерських виробів, м'ясних, рибних та овочевих кулінарних виробів, власні підсобні господарства й фасувальні цехи роздрібних торговельних підприємств) та торговельних систем (наприклад, виробничі підприємства системи споживчої кооперації, які виготовляють хлібобулочні, ковбасні та копчені вироби, безалкогольні напої, столярні вироби, постільну білизну, робочий одяг та ін.) і підприємства ресторанного господарства, які частину виробленої продукції та напівфабрикатів відпускають у роздрібну торговельну мережу;
— інші джерела товаропостачання — громадяни-підприємці без створення юридичної особи (які займаються виробництвом окремих видів продукції або індивідуальними промислами), навчальні, виховні заклади, громадські організації, які здають на реалізацію продукцію тощо). Характерною особливістю цієї групи джерел товаропостачання с, як правило, нестабільний характер постачання виробів у незначних обсягах.
З мстою формування широкого та стійкого асортименту товарів у підприємствах роздрібної торгівлі слід організовувати завезення товарів відрізних постачальників. Наприклад, хліб і хлібобулочні вироби, молоко і молочні продукти, м'ясо і м'ясопродукти, та інші продовольчі товари з обмеженими термінами зберігання в магазини завозяться безпосередньо з виробничих підприємств (молокозаводів, м'ясокомбінатів, пекарень, підприємств харчової промисловості); значну частину товарів складного асортименту (одяг, взуття, культтовари, кондитерські вироби та ін.) у роздрібну торговельну мороку завозять зі складів оптових торгових баз або власних складів підприємств роздрібної торгівлі. Крім того, значна частина товарів у магазини надходить від сільськогосподарських підприємств (як колективних, так і приватних та фермерських господарств), заготівельних організацій, окремих громадян та ін. Додаткові товарні ресурси для забезпечення торговельної діяльності торговельні підприємства можуть отримувати від власних виробничих підрозділів, підприємств або цехів ресторанного господарства тощо. Товари у кожен з магазинів завозяться, як правило, одночасно з різних джерел і від багатьох постачальників (у середньому 5—8), що ускладнює процес організації та управління товаропостачанням. Водночас централізація товаропостачання (завдяки зменшенню кількості постачальників) дає змогу більш раціонально організувати весь процес товаропостачання, сконцентрувати потрібні товарні ресурси і забезпечити умови для безперебійної торгівлі з меншими запасами товарів у роздрібній торговельній мережі.
Тому під час вибору джерел товаропостачання враховують тини і розміри магазинів, обсяги їх товарообігу, специфіку асортименту товарів, географічне розташування постачальники, рівень транспортних витрат та ін. Навіть одне підприємство-постачальник може мати кілька поряд або відокремлено розміщених структурних одиниць (складів, цехів тощо), з яких товари завозяться у роздрібну торговельну мережу.
Вибір форм товаропостачання розглянуто у розд. 3 як елемент управління товарорухом.
Організація процесу товаропостачання суттєво залежить від того, беруть у ньому безпосередню участь працівники підприємств роздрібної торгівлі чи процеси постачання товарів у магазини здійснюються без них. З урахуванням цієї ознаки розрізняють два методи товаропостачання:
1) децентралізований ("самовивіз");
2) централізований.
Децентралізований метод товаропостачання передбачає виконання транспортно-експедиційних операцій силами і засобами роздрібних торговельних підприємств, тобто всі операції з завезення товарів від складів постачальників, починаючи з пошуку транспорту, роздрібні підприємства виконують самостійно. У цьому разі для одержання товарів від постачальника працівник роздрібного торговельного підприємства сам шукає транспортний засіб і прибуває до нього з належно оформленим дорученням, в якому зазначаються асортимент і кількість товарів, потрібних магазину.
На основі доручення оформлюють відбірковий лист, рахунок-фактуру, за яким відпускають товари, товарно-транспортну і податкову наклади і. Товари, отримані від матеріально відповідальної особи складу постачальника, завозяться у пункти їх роздрібного продажу.
Можливий і такий варіант організації цієї роботи, коли па основі договору з роздрібним торговельним підприємством автогосподарство надає транспортний засіб, а виконання експедиційних операцій бере на себе підприємство роздрібної торгівлі, яке направляє до постачальника власного експедитора, і той організовує приймання та завезення товарів у магазини.
Децентралізований метод товаропостачання передбачає виконання силами працівників роздрібної торгівлі операцій завантажування товарів на транспортний засіб у постачальника. Тому роздрібні торговельні підприємства вимушені нести додаткові витрати па оплату праці вантажників і експедиторів, які забезпечують завезення товарів у магазини.
Застосування децентралізованого методу товаропостачання також веде до відволікання працівників роздрібних торговельних підприємств від виконання основних функцій з обслуговування покупців (у магазинах з одним продавцем застосування цього методу викликає потребу в тимчасовому закритті па час, необхідний для поїздки за товарами).
Під час застосування децентралізованого методу товаропостачання значно зростають витрати обігу, зокрема транспортні (оскільки більшість магазинів не мають власних транспортних засобів), нераціонально використовується вантажопідйомність транспортних засобів через їх неповне завантажування товарами і збільшення часу простоїв автомобілів (внаслідок невпорядкованості процесів відбору товарів, оформлення документації, вантажно-розвантажувальних робіт, одночасного прибуття до постачальників представників багатьох підприємств роздрібної торгівлі).
Особливо невигідним є цей метод у разі організації завезення товарів, які не потребують огляду та ознайомлення з їх споживчими характеристиками безпосередньо у постачальника (насамперед товарів простого і стійкого асортименту).
Водночас у разі організації постачання товарів складного і складнотехнічного асортименту працівники магазинів мають змогу безпосередньо оглянути товари на складі постачальника, ознайомитися з їх асортиментом і отримати кваліфіковані консультації від персоналу постачальника. Завдяки цьому є можливість сформувати оптимальний асортимент товарів і не допускати завезення в роздрібну торговельну мережу товарів, що не користуються попитом у споживачів. Додатковою перевагою децентралізованого методу товаропостачання є скорочення тривалості інтервалу між замовленням та завезенням товарів, оскільки отримання товарів за цього методу можливе у день відбору на складі.
Більша ефективність системи товаропостачання досягається за організації товаропостачання на основі централізованого завезення товарів.
Постачання товарів за їх централізованого завезення здійснюється силами і засобами постачальників або транспортних підприємств за заявками магазинів і на основі завчасно розроблених графіків і маршрутів.
Усі транспортно-експедиційні операції виконуються, як правило, централізовано, без участі представників роздрібної торговельної мережі; обов'язком постачальника є завантажування товарів на транспортний засіб, їх перевезення, забезпечення збереження і вчасної доставки у кожен магазин. Централізоване завезення товарів здійснюється згідно з поточними заявками магазинів.
Централізоване завезення товарів дає можливість:
1) організувати планомірне завезення товарів відповідно до затверджених графіків, маршрутів, технологічних карт;
2) покласти відповідальність за доставку товарів у магазини на постачальників або транспортні підприємства;
3) звільнити працівників роздрібної торгівлі від пошуку транспорту, від поїздок та експедирування товарів, зосередити їх увагу на виконанні обов'язків з обслуговування покупців;
4) ритмічно організувати завезення товарів, забезпечити широкий вибір і стійкість асортименту товарів та прискорення оборотності товарних запасів;
5) зменшити потребу в складській площі й збільшити торгову площу магазинів (шляхом скорочення обсягів запасів та відповідних приміщень);
6) впровадити комплексну механізацію вантажно-розвантажувальних робіт, розвивати перевезення товарів у контейнерах, тарі-обладнанні, пакетні (пакетно-модульні) перевезення, скорочувати простої транспортних засобів і ефективніше їх використовувати;
7) прискорити і спростити документообіг і розрахунки між постачальниками та оптовими покупцями.
Централізоване завезення товарів застосовують як за складської, так і за транзитної форми товаропостачання торговельної мережі. Воно може здійснюватися підприємствами промисловості, іншими товаровиробниками, оптовими базами або складами підприємств роздрібної торгівлі.
Централізоване завезення товарів може відбуватися з використанням різних форм експедиційних операцій:
— силами автотранспортних підприємств, які беруть на себе виконання всіх експедиторських функцій (приймання товарів від постачальника, оформлення транспортних документів, завезення і здавання товарів у магазини із взяттям на себе матеріальної відповідальності під час транспортування);
— силами постачальників, які виконують експедиторські функції, а автотранспортне підприємство лише надає на підставі договору з постачальником відповідні транспортні засоби.
Безпосередня робота з організації централізованого завезення товарів у роздрібну торговельну мережу має багатоаспектний характер і передбачає комплекс підготовчих заходів з метою впровадження централізованого завезення товарів, який містить:
1) аналіз розміщення підприємств роздрібної торгівлі, формування переліку об'єктів роздрібної торговельної мережі, в які організовуватиметься централізоване завезення товарів, їх групування за типами та обсягами товарообігу;
2) формування переліку товарів, що мають централізовано завозитися в роздрібну торговельну мережу, встановлення мінімальних норм їх відвантаження, розрахунок вантажообігу, оптимальних розмірів партій і частоти завезення товарів, потреби у транспортних засобах і багатооборотній інвентарній тарі, розроблення раціональних маршрутів доставки товарів;
3) підготовку будівель, механізмів і обладнання експедиційних і товарних складів, роздрібних торговельних підприємств, транспортних засобів для виконання операцій, пов'язаних з доставкою товарів;
4) визначення переліку осіб, відповідальних за централізоване завезення і встановлення системи матеріальної відповідальності сторін за дотримання умов, визначення порядку документообігу і проведення взаєморозрахунків сторін, проведення інструктажу всіх учасників процесу товаропостачання;
5) розрахунок ефективності системи товаропостачання та виявлення резервів її підвищення.
У практиці вітчизняної торгівлі застосовуються й інші методи товаропостачання, зокрема постачання через пересувні склади, пересувні кімнати товарних зразків, роз'їзних товарознавців та ін.
Постачання через пересувні склади може використовуватися з метою забезпечення товарами щоденного попиту невеликих неспеціалізованих магазинів у сільській місцевості. Такі склади, як правило, обладнуються в автомобілях із закритим кузовом. Автомобілі завантажуються товарами простого асортименту і за встановленими графіками та маршрутами об'їжджають роздрібну торговельну мережу. Визначення потреби у товарах і оформлення їх відпуску для потреб магазину проводяться безпосередньо на місці комірником і працівником підприємства роздрібної торгівлі
Пересувні кімнати товарних зразків теж організовуються на основі автомобілів із закритим кузовом, але їх оснащують лише зразками товарів, які є на складах оптового підприємства. Товарознавці оптового підприємства у процесі об'їзду магазинів за встановленими графіками і маршрутами інформують їх працівників про асортимент наявних товарів і приймають заявки на їх завезення.
Роз'їзні товарознавці теж об'їжджають магазини за встановленими графіками, ознайомлюючи працівників магазинів з наявним на базах асортиментом товарів і приймаючи замовлення на завезення товарів. Прийняті пересувними складами або роз'їзними товарознавцями заявки передаються на склади оптового торговельного підприємства для їх виконання; строк виконання прийнятих заявок не перевищує, як правило, 3-4-х днів.
3. Визначення раціональної частоти доставки й оптимальних розмірів партій завезення товарів. З погляду потреб організації товаропостачання особливу увагу слід приділяти оптимізації частоти завезення і розмірів партій товарів, враховуючи зміни попиту покупців, оборотність товарів, їх фізико-хімічні властивості, наявність товарних запасів.
Також потрібним є визначення частоти і розмірів партій завезення товарів з обмеженими строками реалізації. Запаси товарів зі строками реалізації 2-3 дні у магазинах не мають перевищувати потреб 1-2 днів торгівлі. Тому розмір партії завезення таких товарів визначають залежно від граничних строків реалізації таких продуктів у обсязі одно- чи дводенної реалізації.
Частота завезення товарів і розміри партій їх завезення можуть залежати також від технічних можливостей магазинів (наприклад, від наявності у них приміщень для приймання, зберігання та підготовки товарів до продажу або від наявності та потужності холодильного торговельного обладнання — у разі необхідності організації завезення товарів з обмеженими строками реалізації, що потребують охолодження).
Значно складнішим є вирішення завдання з оптимізації параметрів системи товаропостачання для товарів з тривалішими строками зберігання (консервна продукція, бакалійні вироби, кондитерські вироби, непродовольчі товари). У цьому разі перед організаторами процесу товаропостачання постає оптимізаційне завдання з визначення оптимального розміру партії завезення товарів за умови потреби у забезпеченні стійкості асортименту товарів, запланованих розмірах товарних запасів і мінімізації поточних витрат, пов'язаних із завезенням (Сзав) та зберіганням товарів (Сзб)
Витрати із завезення товарів можна визначити як добуток транспортних витрат на завезення однієї партії товарів і кількості партій, що завозяться у підприємство торгівлі
Витрати зі зберігання товарів розраховуються як добуток питомих річних витрат на зберігання однієї одиниці запасів товарів і кількості товарів, які зберігаються у підприємстві (під час розрахунків вона береться у розмірі середнього товарного запасу, тобто половини розміру оптимальної партії завезення товарів):
Таким чином, оптимальний розмір партії завезення товарів за критерієм мінімуму загальних витрат розраховується за формулою
Цю формулу оптимізації запасів у вітчизняній літературі називають формулою Вілсона (за іншими джерелами формула Харісона). Як видно з цієї формули, оптимальний розмір партії завезення товарів залежить від співвідношення між витратами із завезення та зберігання товарів: якщо витрати із завезення товарів невеликі, то економічно доцільним є зменшення розміру партії завезення товарів, якщо ж відносно невеликими є витрати зі зберігання товарів, то доцільно зменшувати розмір партії завезення товарів і, відповідно, середній розмір товарних запасів у підприємстві роздрібної торгівлі.
Визначивши оптимальне значення розміру партії завезення товарів, можна розрахувати й інші основні параметри процесу товаропостачання, зокрема, кількість партій завезення товарів протягом планового періоду (наприклад, року) (nопт) та інтервал завезення товарів (Iзав)
Одним із важливих питань, які виникають під час проектування системи товаропостачання роздрібної торговельної мережі, є визначення моменту, в який потрібно поповнювати наявні запаси товарів, щоб не допустити перебоїв у торгівлі. Для цього також рекомендується використовувати теорію управління запасами, у якій враховується, що запас товарів у підприємстві торгівлі (наприклад, магазині) має складатися з двох частин — поточного запасу, який має витрачатися на покриття попиту покупців та страхового запасу, потрібного для гарантування продажу товарів у разі можливих затримок поповнення запасів.
1 Варто зауважити, що для використання формули Вілсона з метою визначення оптимальних параметрів товаропостачання потрібно володіти інформацією про питомі та загальні витрати із завезення і зберігання товарів, але її одержання є досить складним і трудомістким, оскільки потребує обробки великого масиву первинної документації. Тому використання формули Вілсона в діяльності торговельних підприємств є досить обмеженим.
У такій системі для безперебійності продажу товарів товарні запаси поповнюються шляхом завезення наступної партії товарів, замовлення на яку потрібно подавати, коли поточний запас товарів набуває мінімального значення (точка замовлення).
4. Оформлення замовлення на постачання товарів є безпосередньою підставою для завезення товарів у роздрібне торговельне підприємство, яке працівники торгівлі ще називають "заявкою".
Як правило, замовлення складають у двох примірниках за встановленою формою; у ньому наводяться:
— перелік назв товарів, які необхідно завезти в магазин;
— їх основні асортиментні ознаки (вид, сорт, ціна одиниці за прайс-листом та ін.);
— необхідна кількість товарів кожного найменування.
Якщо замовлення складається на товари складного асортименту, то кількість виробів у внутрішньогруповому асортименті (за видами, розмірами, фасонами та ін.) рекомендується визначати з урахуванням їх частки у продажу товарів цієї групи. Можливий варіант форми замовлення на завезення товарів подано у табл. 6.2.
Таблиця 6.2. Форма заявки на завезення товарів у магазин
Під час складання замовлення товари в ньому доцільно записувати у певному порядку, зокрема рекомендується спочатку записувати ті товари, які передбачені асортиментним переліком магазину (затвердженим асортиментним мінімумом), але на час складання заявки їх немає в продажу; потім товари, запаси яких у магазині потрібно поповнити; а після цього товари, на які прийняті замовлення від покупців або введення яких в асортимент дають можливість наростити роздрібний товарообіг. Товари-новинки, які раніше в магазині не реалізовувалися, доцільно замовляти у невеликих кількостях.
Певну користь для організації процесів товаропостачання може дати зазначення у замовленні інформації про запаси товарів на дату складання заявки та встановлений норматив товарних запасів, про фактичні обсяги середньоденної реалізації товарів у магазині, про наявність у ньому залишків зайво завезених і неходових товарів із зазначенням їх кількості.
Сформульоване у письмовій формі замовлення підписує директор або завідувач магазину, після чого його завіряють печаткою підприємства і передають постачальникові для виконання. З метою полегшення контролю виконання поданих замовлень їх доцільно реєструвати у спеціальному журналі з зазначенням дати подання.
Порядок оформлення і час подання замовлень регламентується укладеною угодою між підприємством роздрібної торгівлі і постачальником. У практиці вітчизняної торгівлі, як правило, замовлення на постачання продовольчих товарів подаються за один день до їх завезення, на непродовольчі — за 2—3 дні. Проте за децентралізованого методу товаропостачання замовлення подається безпосередньо в день відвідання підприємства-постачальника під час особистого відбору товарів.
Спосіб передачі замовлення залежить від прийнятого методу відпуску товарів від обраного постачальника. Замовлення можуть передаватися під час особистого відбору товарів, телефоном, у письмовій або усній формі.
Особистий відбір товарів застосовується переважно щодо товарів складного асортименту (тканини, швейні вироби, взуття, галантерейні товари та ін.), коли вибір фасонів, рисунка, кольористичного оформлення вимагає особистої участі працівника торговельного підприємства, який безпосередньо на складах, в асортиментному кабінеті, у демонстраційному залі або в залі (кімнаті) товарних зразків знайомиться з наявним асортиментом пропонованих товарів, тимчасово відсутніми товарами, на які може бути прийняте замовлення. Інформацію про вибрані товари (з відповідними кодами), їх асортиментні ознаки, потрібну кількість та ін. представник покупця зазначає у спеціальному формулярі. Як правило, під час особистого відбору приймання замовлень і оформлення на їх основі відбірних листів (відбірних відомостей тощо) здійснюють товарознавці за окремими групами товарів (на оптових базах) або менеджери з продажу підприємства-постачальника. Оформлені таким чином замовлення та відбірні листи передаються на склад для відбору товарів і виписування рахунків-фактур та накладних.
Замовлення на товари простого асортименту можуть виконуватися і подаватися у письмовій або усній формі, у тому числі телефоном, з реєстрацією у спеціальному журналі часу їх подання та вимог магазину щодо асортименту і кількості товарів відповідальними працівниками постачальника (наприклад, торговим відділом, диспетчерською службою, відділом логістики). Письмові замовлення рекомендується складати на бланках, в яких поданий перелік товарів і графи для зазначення кількості кожного товару (це спрощує складання замовлення і знижує ймовірність пропуску товарів); іноді бланк замовлення поділяється на кілька відривних частин відповідно до кількості секцій складу, які виконують замовлення.
У разі функціонування кількох магазинів у складі торговельної мережі замовлення в розрізі загального асортименту товарів можуть передаватись у торговий відділ, де товарознавці узагальнюють заявки, визначають загальну потребу в товарах від кожного з постачальників і узгоджують з останніми обсяги і строки завезення товарів у кожен з магазинів.
Замовлення товарів, які завозяться в магазини стандартними місцями (зі стандартною масою або з постійно встановленим асортиментом), можна здійснювати на основі автоматичних замовлень. Для цього використовують, наприклад, ярлики, які вкладаються в кожен ящик, контейнер, і на звороті яких працівники магазину зазначають кількість місць цього товару для наступного завезення.
5. Встановлення схем постачання здійснюють шляхом розроблення картосхем. завезення товарів, на. яких умовними знаками позначаються джерела надходження товарів, пункти їх завезення і всі транспортні шляхи, якими можуть завозитися товари. Ці схеми визначають певний порядок руху товарів від промислових, сільськогосподарських, переробних підприємств, оптових баз та інших постачальників до роздрібних торговельних підприємств (до кожного окремого магазину, кіоску тощо) у розрізі кожної товарної групи, а за потреби — і в розрізі окремих підгруп товарів. На основі карт-схем розроблюються маршрути і графіки завезення товарів у магазини.
Загалом, під графіком розуміють документ, у якому визначена послідовність настання тих чи інших подій. У практиці товаропостачання розрізняють транспортні графіки, графіки завезення товарів і графіки їх відбирання. Транспортний графік — документ, в якому визначаються кількість, місце і час подання транспортних засобів кожного типу з метою організації завезення товарів у роздрібні торговельні підприємства. Графік завезення товарів — розклад, у якому зазначається, в які дні й години товар буде доставлятися в магазини.
Найбільш досконалою формою організації доставки товарів є їх завезення за погодинними графіками; час доставки товарів не має збігатися з часом обідньої перерви у магазині. Можлива форма графіка завезення товарів подана у табл. 6.3.
Таблиця 6.3. Форма графіка завезення товарів
