Маркетингова політика розподілу - Біловодська O.A. - Процедура відкритих торгів і торгів з обмеженою участю

Під час проведення відкритих торгів тендерні пропозиції мають право надавати всі заінтересовані учасники, запрошені розпорядником державних коштів (замовником), який здійснює закупівлю продукції, шляхом публікації оголошення у спеціалізованому друкованому засобі масової інформації із загальнодержавною сферою розповсюдження, що публікує інформацію виключно з питань державних закупівель та має назву, яка належить безпосередньо до сфери державних закупівель, в інформаційному бюлетені, що видає Тендерна палата України, в інформаційних системах у мережі Інтернет.

Під час проведення торгів з обмеженою участю тендерні пропозиції мають право надавати лише ті учасники, які запрошені замовником взяти участь у процедурі закупівлі. Процедури торгів з обмеженою участю можуть застосовуватися, якщо товари, роботи чи послуги внаслідок їх складного або спеціалізованого характеру можуть бути запропоновані обмеженою кількістю учасників.

Застосування процедури торгів з обмеженою участю для закупівель продукції, очікувана вартість яких перевищує 500 тис. грн, потребує погодження з уповноваженим центральним органом виконавчої влади з питань координації закупівель товарів, робіт, послуг або отримання відповідного висновку щодо обрання замовником процедури закупівлі, крім випадку, коли процедура торгів з обмеженою участю застосовується після проведення попередньої кваліфікації учасників.

Під час проведення торгів з обмеженою участю, замовник запрошує до участі у процедурі закупівлі учасників, кількість яких могла б забезпечити вибір найвигіднішої пропозиції та конкуренцію, але не менше двох. Замовник має право здійснити попередню кваліфікацію учасників, оголошення про яку оприлюднюється та публікується замовниками і обов'язково містить:

— найменування та юридичну адресу замовника;

— вид, кількість та місце постачання товарів, вид та місце виконання робіт або надання послуг;

— строки постачання товарів, виконання робіт, надання послуг;

— способи і місце отримання кваліфікаційної документації та розмір плати за неї (якщо таку плату встановлено);

— місце та строк подання кваліфікаційних пропозицій;

— місце та дату розкриття кваліфікаційних пропозицій;

— адреси обраних замовником інформаційних систем у мережі Інтернет та кодів, присвоєних ними.

Кваліфікаційна документація (документація, яка готується замовником і передається учасникам щодо предмета закупівлі, визначеного замовником) надається (надсилається) учаснику протягом трьох робочих днів із дня її оплати або з дня отримання відповідного запиту, якщо плату не було встановлено. Документ для оплати кваліфікаційної документації надсилається або надається учаснику в дводенний термін із дня отримання від нього відповідного запиту.

Строк подання кваліфікаційних пропозицій (щодо певного предмета закупівлі, яка готується та подається учасником замовнику відповідно до вимог тендерної документації) повинен становити не менше 15 календарних днів. Замовник здійснює відбір учасників для подальшої участі у процедурі торгів з обмеженою участю виключно на підставі їх відповідності умовам, зазначеним у кваліфікаційній документації, протягом 14 календарних днів з дати розкриття кваліфікаційних пропозицій.

Розкриття кваліфікаційних пропозицій учасників відбувається в день закінчення строку їх подання, у час та місці, що зазначені в оголошенні про проведення попереднього кваліфікаційного відбору. До участі у процедурі розкриття кваліфікаційних пропозицій замовником допускаються всі учасники, які подали кваліфікаційні пропозиції, або їх уповноважені представники, за результатами чого складається протокол. Учасники отримують копію протоколу протягом одного робочого дня після отримання від учасника відповідного запиту. Ці відомості зазначаються у звіті про результати проведення процедури закупівлі.

Замовник протягом п'яти календарних днів після завершення попередньої кваліфікації учасників повідомляє кожного учасника, що брав у ній участь, про результати її здійснення.

До подальшої участі у процедурі торгів з обмеженою участю запрошуються лише ті учасники, які пройшли відбір за результатами здійснення попередньої кваліфікації учасників. Строк подання тендерних пропозицій повинен становити не менше 10 календарних днів після проведення попередньої кваліфікації учасників і 45 календарних днів від дати опублікування оголошення про проведення торгів в інформаційному бюлетені, що видає Тендерна палата України, або з часу відправлення запрошення до участі в них. В окремих випадках останній строк може бути скорочено до 21 календарного дня (до 15 календарних днів — у разі проведення процедури торгів з обмеженою участю). Причини скорочення строку викладаються у звіті, які не повинні свідчити про наміри замовника послабити конкуренцію між учасниками.

Після проведення попередньої кваліфікації замовником готується тендерна документація для підготовки учасниками тендерних пропозицій щодо предмета закупівлі й надається (надсилається) учаснику торгів протягом трьох робочих днів з моменту її оплати. Документ для оплати тендерної документації надсилається або надається учаснику в триденний термін з дня отримання від нього відповідного запиту. Надання тендерної документації, визначення її вартості та порядок розрахунків здійснюються відповідно до положень цивільного законодавства.

У разі проведення торгів з обмеженою участю на закупівлю товарів і послуг замовник може надсилати тендерну документацію одночасно із запрошенням до участі в торгах. У випадку проведення торгів на закупівлю робіт, тендерна документація надсилається після попередньої оплати учасником витрат на її підготовку.

Відповідно до цивільного законодавства у тендерній документації можуть визначатися взаємовідносини та розрахунки між замовником, експертами, консультантами, учасниками, а також інформаційними системами в мережі Інтернет.

Учасник має право не пізніше ніж за 7 календарних днів до закінчення строку подання тендерних пропозицій (щодо певного предмета закупівлі, яка готується та подається учасником замовнику відповідно до вимог тендерної документації) звернутися до замовника за роз'ясненнями щодо тендерної документації. Замовник протягом трьох робочих днів повинен дати відповідь на запит учасника, зобов'язаний зазначити у тендерній документації вимоги щодо надання тендерного забезпечення, його розмірів, а також випадки, коли тендерне забезпечення не повертається учаснику. Зміст кваліфікаційної та тендерної документації подано в табл. 7.1.

Таблиця 7.1. Зміст кваліфікаційної та тендерної документації

Учасник під час подання тендерної пропозиції одночасно вносить тендерне забезпечення (гарантії щодо забезпечення виконання ним зобов'язань, які виникають у зв'язку з поданням тендерних пропозицій, враховуючи такі способи забезпечення, як банківські гарантії, резервні акредитиви, чеки, згідно з якими первинне зобов'язання несе будь-який банк, депозити, векселі, порука та ін.) (табл. 7.2).

Якщо тендерні пропозиції можуть подаватися щодо частини предмета закупівлі (лота), розмір тендерного забезпечення встановлюється замовником, виходячи з очікуваної вартості предмета закупівлі за кожним лотом. У разі надання тендерного забезпечення у формі депозиту замовник повертає учаснику всю суму депозиту разом з нарахованими відсотками банку, в якому було розміщено депозит. У випадку, коли тендерне забезпечення буде вноситися за учасника будь-яким іншим підприємством, установою чи організацією, учасник повинен погодити таке рішення із замовником до подання тендерної пропозиції. Учасники процедур закупівлі — бюджетні установи та організації — можуть подавати тендерне забезпечення у будь-якій прийнятній для них та замовника формі, що не суперечить чинному законодавству.

Тендерне забезпечення не повертається замовником у разі:

— відкликання або зміни тендерної пропозиції учасником після закінчення строку її подання;

— непідписання учасником, який став переможцем торгів, договору про закупівлю всупереч вимогам тендерної документації;

— невиконання інших вимог, передбачених тендерною документацією.

Тендерна пропозиція подається у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника у запечатаному конверті або в іншій формі, зазначеній у тендерних документах. На запит учасника замовник підтверджує отримання його тендерної пропозиції із зазначенням дати та часу отримання. Кожен учасник має право подати тільки одну тендерну пропозицію (у тому числі до визначеного у тендерній документації лота), а також він може подати альтернативну тендерну пропозицію, якщо це передбачено тендерною документацією. Одержана тендерна пропозиція вноситься замовником до реєстру.

Тендерна пропозиція обов'язково супроводжується документом, що підтверджує надання учасником тендерного забезпечення.

Тендерні пропозиції залишаються дійсними впродовж зазначеного у тендерній документації строку. До закінчення цього строку замовник має право вимагати від учасників продовження дії тендерних пропозицій. Після закінчення строку подання тендерні пропозиції не розкриваються і повертаються учасникам, що їх подали.

Розкриття тендерних пропозицій відбувається у день закінчення строку їх подання, в час та місці, зазначених у тендерній документації.

До участі у цій процедурі замовником повинні бути допущені всі учасники, які подали тендерні пропозиції, або їх уповноважені представники, а також представники органів державної влади (у тому числі депутати всіх рівнів).

Під час розкриття тендерних пропозицій перевіряється наявність усіх необхідних документів, передбачених тендерною або кваліфікаційною документацією, правильність їх оформлення, а також присутнім представникам учасникам мають бути оголошені замовником найменування та адреса кожного учасника, ціни всіх тендерних пропозицій. Після цього складається протокол, копія якого надається всім учасникам на їх запит протягом одного робочого дня після дня отримання від учасника відповідного запиту. Ці відомості зазначаються у звіті про результати здійснення процедури закупівлі. Протокол розкриття тендерних пропозицій оприлюднюється замовником в інформаційних системах мережі Інтернет протягом п'яти робочих днів із дати розкриття тендерних пропозицій. Потім замовник визначає переможця торгів з тих учасників, тендерні пропозиції яких не було відхилено, на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених у тендерній документації. Для оцінки тендерних пропозицій можуть залучатися відповідні експертні організації чи окремі експерти.

Загальний строк здійснення оцінки тендерних пропозицій та визначення переможця торгів не повинен перевищувати 15 робочих днів після дня розкриття тендерних пропозицій.

За результатами оцінки замовник акцептує тендерну пропозицію, що визнана найкращою, і протягом 5 календарних днів з дня акцепту надсилає переможцю торгів повідомлення про акцепт тендерної пропозиції, строк дії якої не закінчився, а також надсилає всім учасникам процедур відкритих торгів, двоступеневих торгів і торгів з обмеженою участю письмове повідомлення про результати торгів (у тому числі через інформаційні системи мережі Інтернет) із зазначенням назви та місцезнаходження учасника-переможця.

З учасником, тендерну пропозицію якого було акцептовано, замовник укладає договір про закупівлю (письмову угоду між замовником та учасником — переможцем процедури закупівлі, яка передбачає надання послуг, виконання робіт або набуття права власності на товар за відповідну плату) відповідно до вимог тендерної документації у строк не раніше ніж через 5 робочих днів з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам процедур відкритих торгів, двоступеневих торгів і торгів з обмеженою участю про їх результати, але не пізніше ніж через 21 робочий день з дня акцепту. В процесі укладання договору про закупівлю замовник зобов'язаний вимагати від учасника-переможця внесення ним забезпечення договору (див. табл. 7.2) згідно з умовами, зазначеними в тендерній документації. Учасники процедур закупівлі — бюджетні установи та організації — можуть подавати забезпечення виконання договору в будь-якій прийнятній для них та замовника формі, що не суперечить чинному законодавству.

Під час здійснення відкритих торгів, двоступеневих торгів, торгів з обмеженою участю та редукціону оприлюднюється і публікується оголошення про результати їх проведення протягом 10 календарних днів або після укладення договору про закупівлю, або після ухвалення рішення про відміну торгів, або після визнання їх такими, що не відбулися.

В оголошенні про результати торгів обов'язково зазначаються:

— найменування та юридична адреса замовника торгів;

— вид, кількість та місце постачання товарів чи вид і місце проведення робіт або надання послуг;

— дата опублікування оголошення про заплановану закупівлю (оголошення про попередню кваліфікацію);

— адреси вибраних інформаційних систем у мережі Інтер-нет, в яких розміщено інформацію, та коди розміщення інформації, присвоєні інформаційними системами Інтернету;

— дата акцепту тендерної пропозиції, що визнана найкращою;

— дата укладення договору про закупівлю;

— дата та причини відміни торгів чи рішення про визнання їх такими, що не відбулися;

— вартість договору про закупівлю;

— повна назва переможця торгів.

Основні етапи здійснення відкритих торгів і торгів з обмеженою участю наведені на рис. 7.1.

Процедура торгів зі зменшенням ціни (редукціон) застосовується, коли предметом закупівлі є товари чи послуги, для яких є постійно діючий ринок і які виробляються чи виконуються не за окремо розробленими специфікаціями, за умови, що очікувана вартість закупівлі таких товарів перевищує 100 тис. грн. Редукціон здійснюється в порядку, передбаченому для процедури відкритих торгів з урахуванням особливостей, викладених нижче, і здійснюється у два етапи.

1. Всім учасникам пропонується подавати попередні тендерні пропозиції без зазначення ціни. Тендерна документація при цьому повинна лише передбачати пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умови постачання, кваліфікаційні вимоги. Строк подання учасниками попередніх пропозицій становить не менше 21 календарного дня від дати опублікування оголошення про здійснення процедури редукціону.

2. Замовник пропонує учасникам, попередні тендерні пропозиції яких не було відхилено на першому етапі, надати остаточні тендерні пропозиції із зазначенням ціни. Строк подання тендерних пропозицій на цьому етапі становить не менше 10 календарних днів із дня повідомлення замовника про результати першого етапу.

Під час розкриття тендерних пропозицій на другому етапі замовником оголошуються найменування та адреса кожного учасника і ціни всіх тендерних пропозицій. Після цього замовник пропонує присутнім представникам учасників зменшувати ціну тендерної пропозиції на крок редукціону, який зазначається в тендерній документації. Початковою ціною для редукціону вважається мінімальна ціна тендерної пропозиції. Згоду на зменшення ціни тендерної пропозиції присутні представники учасників підтверджують підняттям карток, на яких зазначено найменування учасника. Якщо після трикратного оголошення початкової або наступної ціни жоден з учасників не запропонував нової ціни, редукціон припиняється і переможцем оголошується учасник, який був названий останнім та запропонував найнижчу ціну.

Як і під час відкритих торгів, і торгів з обмеженою участю в процесі здійснення процедури редукціону замовник оприлюднює всю необхідну інформацію з дотриманням порядку та строків.

Процедура двоступеневих торгів застосовується у таких випадках:

— замовник не може скласти конкретний перелік товарів (робіт) або визначити вид послуг, а також, якщо для ухвалення оптимального рішення про закупівлю необхідно провести попередні переговори з учасниками;

— предметом закупівлі є здійснення наукових досліджень, експериментів або розроблень, надання консультаційних та інших спеціальних послуг.

Процедура двоступеневих торгів здійснюється у два етапи.

1. Всім учасникам пропонується подавати попередні тендерні пропозиції без зазначення ціни. Тендерна документація при цьому повинна лише передбачати пропозиції щодо технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі, умови постачання, підтвердження професійної та технічної компетентності учасників та їх відповідності кваліфікаційним вимогам. Замовник проводить переговори з будь-яким учасником. Після отримання попередніх пропозицій замовник має право змінювати тендерну документацію щодо технічних та якісних вимог до предмета закупівлі чи запропонувати нові характеристики та критерії оцінки пропозицій в рамках Закону У країни "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти". Про зміну умов тендерної документації замовник інформує всіх учасників під час надання їм запрошень до участі у другому етапі торгів.

2. Замовник пропонує учасникам, попередні тендерні пропозиції яких не було відхилено на першому етапі, надати остаточні тендерні пропозиції із зазначенням ціни і тендерні забезпечення своїх пропозицій, якщо це передбачено тендерною документацією.

Далі процедура двоступеневих торгів проводиться так само, як і процедура відкритих. В оголошенні про здійснення процедури двоступеневих торгів обов'язково зазначаються:

— найменування та юридична адреса замовника;

— опис предмета закупівлі, у тому числі необхідні його технічні та інші параметри, а у разі, якщо предметом закупівлі є виконання робіт, їх вид та орієнтовні строки виконання робіт;

— строки та місце подання попередньої тендерної пропозиції.

Строк подання учасниками попередніх пропозицій встановлюється замовником, але не може бути меншим ніж 30 календарних днів з дня опублікування оголошення про здійснення процедури двоступеневих торгів. Строк подання тендерних пропозицій на другому етапі не повинен перевищувати 15 календарних днів.

Процедура запиту цінових пропозицій (котирувань). Замовник може здійснювати закупівлю шляхом застосування процедури залиту цінових пропозицій (котирувань) щодо товарів і послуг, для яких є постійно діючий ринок, та за умови, що вартість їх закупівлі не перевищує 100 тис. грн.

Для отримання цінових пропозицій замовник надсилає запит щодо цінових пропозицій (котирувань) не менше ніж трьом учасникам та розміщує його в інформаційних системах Інтернету, в якому повинно бути зазначено:

— найменування та юридична адреса замовника;

— вид, кількість та місце постачання товарів або вид і місце надання послуг;

— строк постачання товарів або надання послуг;

— місце і строк подання цінових пропозицій;

— місце і дата розкриття цінових пропозицій;

— істотні умови договору.

У запиті має бути повідомлено про те, чи враховуються в ціну витрати на транспортування, страхування, сплату мита, податків та інших зборів і обов'язкових платежів.

Кожен учасник має право подати тільки одну цінову пропозицію, яка не може бути в подальшому змінена. Вона подається у запечатаному конверті чи в іншій формі, визначеній замовником, не пізніше встановленого ним строку.

Пропозиції розкриваються за участю всіх учасників, які подали свої пропозиції, у визначений замовником час. У процесі розкриття пропозицій складається протокол, копія якого надається всім учасникам на їх запит протягом одного робочого дня після отримання відповідного запиту.

Замовник у строк не раніше ніж через 3 робочих дні з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам про результати здійснення процедури і не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця, укладає договір про закупівлю з тим учасником-переможцем, який подав пропозицію, що відповідає вимогам замовника та має найнижчу ціну.

Процедура закупівлі в одного учасника — це процедура, відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю з учасником після проведення з ним переговорів. її застосування потребує погодження з уповноваженим центральним органом виконавчої влади з питань закупівель або отримання відповідного висновку щодо обрання замовником процедури, якщо очікувана вартість закупівлі перевищує 30 тис. грн для товарів та послуг і 300 тис. грн для робіт. Процедура закупівлі в одного учасника застосовується замовником у разі:

— закупівлі творів мистецтва або закупівлі, пов'язаної із захистом прав інтелектуальної власності, або укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного чи мистецького конкурсу;

— відсутності конкуренції (у тому числі з технічних причин) на товари, роботи чи послуги, які можуть бути поставлені

(виконані) тільки певним учасником, і при цьому немає альтернативи;

— потреби у здійсненні первинним учасником додаткових постачань, призначених для їх часткової заміни або розширення, коли зміна учасника може призвести до закупівлі товарів або послуг, які не відповідають вимогам взаємозаміни з наявними товарами або послугами;

- необхідності проведення додаткових будівельних робіт, неврахованих у початковий проект, але які внаслідок непередбачуваних обставин стали необхідними для виконання проекту за умови, що договір буде укладено з учасником цих робіт, якщо такі роботи технічно чи економічно пов'язані з головним договором. При цьому загальна вартість договору на додаткові роботи не повинна перевищувати 50 % вартості головного договору;

— виникнення нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв'язку з особливими економічними чи соціальними, правовими, іншими обставинами, яких замовник не міг передбачити, у тому числі закупівлі, пов'язаної з ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій.

Тендерний комітет як орган організації та здійснення закупівель за державні кошти. Для організації та проведення процедур закупівлі продукції за державні кошти створюється тендерний комітет, який повинен функціонувати на засадах: колегіальності у прийнятті рішень, відсутності конфлікту інтересів членів тендерного комітету, їх неупередженості.

Склад тендерного комітету та положення про нього затверджуються рішенням замовника. Однак до складу не можуть належати посадові особи та представники учасників, їх близькі родичі, посадові особи об'єднань підприємств, їх представники та близькі родичі. Членами тендерного комітету є представники замовника в кількості не менше 5 осіб на чолі з головою, який призначається рішенням у вигляді відповідного розпорядчого акта та є посадовою особою, що має право на підписання договорів про закупівлю.

Рішення з питань, що розглядаються на засіданнях тендерного комітету, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менше 2/3 членів тендерного комітету (у разі рівного розподілу голосів голос голови комітету є вирішальним) і оформлюються протоколом, що підписується всіма членами тендерного комітету, які брали участь у голосуванні.

Члени тендерного комітету протягом б місяців з моменту вступу до нього повинні отримати сертифікати чи свідоцтва про проходження навчання, чи підвищення кваліфікації з питань організації та здійснення процедур закупівель. Повторне підвищення кваліфікації або навчання здійснюється не рідше одного разу на кожні два роки.

Спеціалісти, юристи, економісти, консультанти та інші фізичні чи юридичні особи, які можуть залучатися до роботи тендерних комітетів на договірних засадах відповідно до законодавства, і нотаріуси, які посвідчують договори про закупівлю (у разі їх нотаріального посвідчення на вимогу замовника), не можуть бути членами тендерного комітету.