Ділова кар'єра - Дахно І.І. - Розділ 15. Офіси

15.1. Реальні та віртуальні офіси

Важливим символом статусу компанії є її офіси. Ніхто собі не ворог. Багато хто хотів би мати офіс з прекрасним видом на міський чи інший ландшафт. Не всі фірми мають таку можливість. У деяких з них є лише одне вікно. Зрозуміло, що воно притягує увагу всіх працівників. Періодично виникають спори про те, чиє робоче місце буде знаходиться біля вікна. Любить вікно і автор цих рядків. Скоріше не для того, щоб дивитися, що там відбувається за офісом, а тому, що біля вікна світліше і можна надалі обходитись без окулярів.

Зустрічаються випадки, коли офіс взагалі не має жодного вікна. Такі ситуації можливі не лише у бункерах (тобто десь у підземеллі), а й в офісах, що височіють над земною поверхнею.

Психотерапевти стверджують, що перебування впродовж 8-10 годин у закритому просторі (тобто в офісі без вікон) негативно впливає на людину. Можуть виникати проблеми невротичного характеру - починаючи від розвитку клаустрофобії до швидкої втоми.

Психотерапевти рекомендують частіше виходити впродовж робочого дня надвір. Якщо такої можливості немає, то доцільно через 2-3 години влаштовувати маленьку перерву під час якої закрити очі і уявити, що ж саме відбувається нині на вулиці.

Ситуацію можна підправити і з допомогою дизайну. Світлі тони візуально збільшують розмір безвіконного приміщення. Наявність акваріуму і рослин певною мірою є замінником вікон. У безвіконному приміщенні слід обов'язково влаштувати кондиціювання з метою забезпечення постійного притоку свіжого повітря.

Ще один прийом знайомий автору особисто. На юридичному факультеті Балтиморського університету (США) кабінети професорсько-викладацького складу знаходяться по обидва боки від коридору. В кабінетах однієї сторони вікна є, а іншої сторони - немає. Один професор повісив дзеркало, стилізоване під вікно, тобто розділене перегородками, які тримають шибки. Коли у кабінеті цього професора включається світло, то це дзеркало дуже вдало імітує вікно. Здогадатися, що то не вікно можна лише глянувши у це дзеркало. Рекомендуємо читачам цей прийом використовувати у себе у безвіконному приміщенні.

Понад 50% опитаних британських службовців стверджували, що погодилися б щодня попрацювати зайву годину якби їх робочий простір був приємнішим. Це соціологічне дослідження виконала архітектурна компанія "Gensler". Вона спеціалізується на офісних приміщеннях. Її фахівці зазначили, що коли з'являється потреба змінити офіс, то для цього потрібні як об'єктивні, так і суб'єктивні дані.

До ґатунку перших належить інформація як і коли офісний простір використовується співробітниками і де саме цей простір використовується неефективно.

Що ж стосується суб'єктивної інформації, то тут варто дізнатися від працівників, що їм подобається і що не подобається у тому офісі, де вони працюють.

Проект перебудови офісу має передбачати можливість реалізації нових потреб компанії у майбутньому. Варто скласти план, який би передбачав різні варіанти.

Переходимо до віртуальних офісів.

Наявність власного офісу в інтернет-компанії позитивно відгукується на її іміджі.

Замість великих затрат на оренду офісу та створення робочих місць у реальному офісі, пропонується віртуальний офіс для бізнесменів. Їм надають юридичну і поштову адреси та телефонну лінію, забезпечують обробку інформації, що надходить.

Функціонують віртуальні офіси досить просто. Клієнт розсилає своїм партнерам нову адресу та телефонні номери. Бізнесмен отримує абонентську адресу та запис всіх вхідних дзвінків, які потім пересилаються власнику на електронну пошту. Аналогічно вчиняють і з вхідною кореспонденцією. Важливі документи пересилаються у найкоротші терміни. Вся інша кореспонденція шифрується і надсилається власнику через Інтернет.

ВЕБ- представництва часто використовуються з метою обходу податкового законодавства. Уникати податкових вимог вдається наданням податковим органам інформації про оці віртуальні офіси. Уможливлюється ставлення до компанії податківців не як до такої, яка реально діє на території, що знаходиться під їх юрисдикцією, а як до офшорної компанії.

У разі придбання серйозних бізнес-пакетів, спектр послуг віртуального офісу стає ширшим. Секретар фірми - орендодавця таких послуг обслуговує вхідні дзвінки орендо-одержувача, надається можливість використання реального офісу впродовж кількох десятків годин щотижня тощо.

Перейдемо до того, що ж буде з офісами у майбутньому.

Фахівці вважають, що основна частина працездатного населення може обладнати своє робоче місце прямо у себе вдома. Це дозволить створити умови для ефективної роботи у зручному домашньому довкіллі.

Висуваються також ідеї про так звані еко-офіси. Вони є формою організації робочого простору, що базується на гармонії сучасного постіндустріального суспільства і довкілля. Еко-офіси притягують професіоналів комфортними умовами для життя і праці. Офіси розташовуються в екологічно чистих місцевостях.

Еко-офіси вважаються найперспективнішим напрямком розвитку офісних технологій.

Надомні офіси та еко-офіси - це перспектива. Далекою вона є чи близькою - про це достовірно відомо лише Богу. Далі вестимо розмову про те, що є нині. Зокрема, зупинимося на проблемах, пов'язаних зі змінами у географічному розміщенні офісу.

Восени 1995 року під час 3-місячного перебування на юридичному факультеті у м. Балтимора (штат Меріленд, США) автор цих рядків бачив деякі прості речі, які б не завадило запровадити і в Україні.

У коридорах факультету довгими рядами встановлено соти, що нагадують бачене читачами ще в школах, де зберігаються класні журнали. Кожна сота має висоту, достатню для розміщення у соті аркушів формату А-4. Ширина соти - 2 см. Кожна сота позначена особистим номером студента. Особисті номери студентів знають, зрозуміло, у деканаті та всі інші професори й студенти, кого цікавить відповідний студент. Письмове спілкування зі студентами підтримується за допомогою сотів.

Були і ряди ящиків, що зачиняються на замок, у яких студенти зберігають книги, які вони не хотіли возити із собою.

На заняття професор самостійно за допомогою візочка привозив графо - проектор (overhead projector) та інше потрібне устаткування. Студенти для допомоги не залучалися. В Америці, навіть, дуже великі керівники самостійно керують автомобілем. Послугами водіїв користуються кінозірки та задаваки. В епоху науково-технічної революції і професор, і студент, і керівник компанії мають технікою управляти самостійно.

Добре, коли робоче місце є своїм окремим службовим кабінетом. Везе ж, як відомо, не всім. Під час згаданого вище перебування автора у США, на нього чекали окремі кабінети у містах Балтимора (штат Меріленд) та Батон Руж (штат Луїзіана). Як не як автор був на той час деканом юридичного факультету. Свого особистого кабінету у себе на батьківщині автор не мав до виходу на пенсію. Особливо за ним і не жалкує. Зайвий гонор автору не притаманний. Не любить звернення зі словом "пан". Центральна і східна Україна ще й досі пам'ятають слова Т. Шевченка: "Я різав все, що паном звалось".