Менеджмент організацій - Шморгун Л.Г. - 3.1.4. Формальні та неформальні організації

Організація завжди була одним із найважливіших факторів, що суттєво впливали на розвиток суспільства, визначали форми та способи його функціонування. Намагання людей об'єднатись у групи, а надалі в організації зумовлене необхідністю задоволення їх потреб у захищеності, причетності, взаємопідтримці, спілкуванні тощо. В організації люди доповнюють одне одного, поєднують свої можливості, що робить їх сильнішими в боротьбі за виживання. Без об'єднання в організації, спільноти людський рід не зміг би вижити і створити цивілізацію.

Виникнувши, організація починає жити і діяти за власними принципами і законами, існуючи водночас як система взаємодії людей, що входять до ЇЇ складу. В цих межах люди використовують організацію для досягнення тих цілей, заради яких вона утворилась. Організація, у свою чергу, використовує можливості людей, які об'єднуються, для власного розвитку та зміцнення. Тому вона вимагає від своїх членів певного досвіду, знань, кваліфікації, активної участі в її справах, відповідальності, дисципліни, підкорення встановленим правилам та нормам поведінки.

Взаємовідносини між людиною та організацією мають бути збалансовані, однак цей баланс може порушуватися внаслідок намагання дбати про свої інтереси однією зі сторін (організацією чи працівником) за одночасного нехтування інтересами іншої сторони, що завдає шкоди репутації організації. І в тому, і в іншому випадках організація послаблюється та перестає нормально виконувати свої функції.

Організація — складне соціальне утворення, діяльність якого підпорядкована певній цілі. Під організацією розуміється об'єднання людей, які разом реалізують певну програму або ціль і діють відповідно до певних процедур і правил.

Організація — цілісний комплекс взаємопов'язаних елементів, складний організм, у якому різноманітно, через подолання суперечностей і розбіжностей, переплітаються і поєднуються інтереси особистості та групи, виробнича необхідність і свобода, дисципліна і творчість, нормативні вимоги і неформальні ініціативи. Органічними частинами цього складного соціального організму є формальна і неформальна організації.

Формальні і неформальні організації відрізняються насамперед за способом і метою утворення.

Групи людей, діяльність яких свідомо координуються та створені керівництвом для досягнення спільної мети, називаються формальними. Під формальною організацією розуміють модель поведінки та стосунків, яка передбачена заздалегідь та на законних підставах планується для членів організації. Формально існування організації починається, коли з'являється узгоджена і загально-визначена процедура "узаконення" плану діяльності (поведінки) організації. Керівництво створює групу у зв'язку з виробничою необхідністю, коли здійснює поділ праці по горизонталі (підрозділи) та по вертикалі (рівні управління).

Формальну організацію характеризує певний порядок, зафіксований у статуті, правилах, планах, нормах поведінки, що дає змогу свідомо координувати соціальні взаємодії для досягнення конкретної загальної мети. Така організація є формалізованою структурою ролей та посад і становить систему формалізованих організаційних відносин, які мають штучний характер, оскільки спеціально задаються і цілеспрямовано вводяться в соціальне середовище з метою організації людської діяльності, поділу і координації спільної праці працівників. Тому формальна організація функціонує як запланована і запрограмована діяльність.

В організації є три типи формальних груп:

— групи керівників (командні групи);

— виробничі (робочі) групи;

— комітети.

Командна група керівника складається з керівника та його безпосередніх підлеглих, які, у свою чергу, також можуть бути керівниками (президент компанії та віце-президенти).

Виробничі (робочі) групи складаються з осіб, які разом працюють над одним завданням (виробнича бригада).

Комітети — це особливі види груп, яким надані повноваження для виконання певного завдання або комплексу завдань (ради, комісії, цільові групи тощо). Комітети в організаціях поширені повсюдно і створюються найчастіше для вирішення конфліктних ситуацій, генерації ідей, рекомендації певного плану дій тощо. Біхевіористи рекомендують створювати відносно невеликі комітети, оскільки їх розміри впливають на якість групового рішення і можливості спілкування його членів. Комітети можуть мати лінійні та штабні повноваження. В управлінській практиці застосовуються спеціальні та постійні комітети.

Спеціальний комітет — це тимчасова група, сформована для досягнення певної мети чи виявлення певної проблеми.

Постійний комітет — постійна група всередині організації, яка має конкретну мету (наприклад, рада директорів).

Більшість теоретиків і практиків менеджменту рекомендують використовувати комітети, коли група здатна виконати роботу ліпше, ніж одна особа, або коли організація, передаючи всю владу в руки однієї людини, піддає себе значному ризику.

У межах формальної організації відносини між людьми безособистісні і набувають характеру відносин між статусами і функціональними ролями.

За ознаками формальна організація є досить стійкою та однозначною системою з формально установленими правилами і завданнями.

Слід зазначити, що формальній організації притаманні такі риси, як раціональність, ефективність, безособовість, однозначність, які є необхідними умовами існування організації в цілому. Однак за певних умов ці ознаки формальної організації можуть перетворювати її на бюрократичну структуру, для якої характерна абсолютизація окремих сторін, елементів організації, зведення їх у самостійні цінності. Організація може втрачати змістовні цілі своєї діяльності й підпорядковувати правила її функціонування і ділові принципи завданню збереження та зміцнення організації як такої. Саме звідси виникають такі риси бюрократії, як формалізм, бездушність, бюрократичне свавілля.

Незважаючи нате, що формальна організація сприяє загальній раціоналізації та оптимізації людської діяльності, людина в ній діє переважно не як творча особистість, а як функціонер, а відносини між людьми набувають форми стосунків байдужих один до одного індивідів. Переваги формальної організації (раціональність, оптимальність, ефективність) все ж не забезпечують не тільки достатнього рівня інтеграції людей, а й усієї повноти людських потреб у спілкуванні, участі та підтримці.

Іншими негативними наслідками посилення формалізації в суспільстві можуть бути замкнута корпоративність і мафіозність в економіці, централізація і регламентація всіх форм життя, традиція використання насильницьких методів в управлінні. Все це зумовлює зміну переорієнтації людських стосунків виключно на успіх і власний інтерес, а в суспільстві починає переважати однобічна формальна (інструментальна) раціональність, яка проникає в життєві сфери і витісняє комунікативну раціональність, що породжує соціальні патології2.

Тому поряд із формалізацією суттєвим чинником життєдіяльності як суспільства в цілому, так і організації завжди залишаються процеси спонтанної саморегуляції, які є виявом вимог людського життя, що визнають цінність особистості та міжособистісних стосунків. Цим і зумовлено те, що крім формальної структури в організації складається інший, відмінний від попереднього, спосіб соціальної впорядкованості й організованості, який і породжує феномен неформальної організації.

Неформальна організація є продуктом процесів самоорганізації та саморегулювання. Таким чином, під неформальною організацією розуміють організаційні зв'язки і процеси, не заплановані програмою, які виникають спонтанно, непередбачувано.

На рис. 3.3 показано схему утворення формальних і неформальних груп.

Рис. 3.3. Схема утворення формальних і неформальних груп

Отже, групи людей, які виникають спонтанно, але в яких люди вступають у взаємодію регулярно, називають неформальними. Менеджери повинні приділяти неформальним групам особливу увагу, оскільки ті можуть стати домінуючими в організації, взаємно проникати в інші групи та істотно впливати на процес управління.

Для вивчення природи відносин і факторів, які задіяні в процесі виробництва і впливають на продуктивність праці, американські вчені у м. Хоторн (США) на заводі чиказької компанії "Вестен електрик" у період з 1924 по 1933 р. провели серію експериментів, відомих як "Хоторнські дослідження". За результатами проведених досліджень учені дійшли низки висновків, у тому числі до основного з них про те, що головним фактором, який впливає на підвищення продуктивності праці, є "людські відносини", і перш за все неформальне позитивне ставлення до працівників як до живих людей, а не як додатків до станків і механізмів:

— задоволення базисних потреб робітників — ключ до підвищення продуктивності праці;

— сильний вплив на результати діяльності організацій мають добрі стосунки підлеглих і керівників;

— соціальні та психологічні фактори за достатньо добре організованої роботи впливають на продуктивність праці більше, ніж матеріальні, фізичні;

— будь-яка організація є також соціальною системою. Неформальні організації мають багато спільного з формальними і водночас суттєво відрізняються від них:

— ними керують лідери з метою виконання певних завдань на основі конкретної ієрархії;

— вони використовують у своїй діяльності неписані правила (норми);

— застосовують певну систему винагород, санкцій;

— структура формальних організацій створюється свідомо, а неформальних — у результаті соціальної взаємодії, формальна організація виникає переважно за рішенням керівництва, а неформальна — в результаті виникнення зацікавленості, симпатій тощо.

До основних характеристик неформальних груп також належать:

— соціальний контроль, який здійснюється шляхом вироблення та закріплення групових елементів допустимої поведінки, жорстких санкцій, відчуження тощо;

— опір змінам, що відбуваються, у зв'язку з можливими загрозами існуванню неформальної групи;

— наявність неформальних лідерів, які займають практично таке саме становище, як і у формальних групах.

Відмінність полягає в тому, що лідер формальної організації отримує свої повноваження офіційно, а неформальної — шляхом визнання його групою.

До факторів, які виділяють лідера неформальної групи, належать: вік, посада, професійна компетентність, досвід, знання, інтелект, стать, національність, характер, розміщення робочого місця, свобода пересування, чуйність. Також слід враховувати, що в групі можуть з'явитися два лідери: перший — для виконання цілей групи, другий — для соціальної взаємодії.

Американський дослідник груп Джордж Романс виявив, ніби у процесі виконання завдань люди вступають у взаємодію, що сприяє появі почуттів — негативних і позитивних емоцій стосовно одне одного, а також діяльності організації, прогулів, плинності кадрів, зниження дисципліни, скарг.

Неформальні організації можуть заважати досягненню формальних цілей, негативно впливати на дисципліну праці, поширювати брехливі чутки, сприяти висуненню некомпетентних керівників, стримувати модернізацію виробництва.

Оскільки неформальні організації є об'єктивним явищем, то менеджер повинен навчитися ефективно ними управляти. Для цього слід:

— визнати існування неформальної групи, а також те, що її ліквідація може призвести до ліквідації самої формальної організації;

— уміти вислуховувати думку, міркування та пропозиції членів і лідерів неформальної групи;

— впливати на діяльність неформальних груп, використовуючи загальні функції, а також методи менеджменту;

— оцінювати кожне рішення з позиції забезпечення якісної взаємодії керівництва з неформальною групою;

— залучати лідерів і членів неформальних груп до участі в прийнятті виробничих рішень;

— забезпечувати швидку підготовку точної інформації з метою попередження брехливих чуток, які може поширювати неформальна група.

Група справляє на своїх членів конформістський тиск. Конформізм — це реакція на потребу в утвердженні або пристосуванні до правил групи. Повсюди "новенькі" проходять перевірку на здатність до конформізму, перед тим як будуть позитивно сприйняті групою.

Якщо у формальних організаціях відносини регламентуються наказами, розпорядженнями, певними інструментами, то неформальні не регламентуються ніким і нічим. У кожному трудовому колективі поряд із формальною організаційною структурою взаємовідносин є також неофіційні відносини між членами колективу, які формуються на основі особистих симпатій, загальних поглядів, інтересів. Неформальні організації певною мірою впливають на діяльність формальної, тому важливо, щоб неформальні групи не домінували.

Неформальні групи здійснюють владу завдяки неформальним каналам, використовуючи неофіційний зв'язок ("таємний телеграф"), тобто неформальну комунікацію, через яку дуже швидко передаються новини. Не менш дієвим способом впливу для того, щоб виявити владу і поставити організацію "на коліна", є несанкціоноване встановлення норм. Тобто неформальна група може працювати на те, щоб гальмувати розвиток організації. Але є багато прикладів, коли неформальні групи можуть працювати ефективніше, ніж установлено нормами.

Завдання менеджера — мінімізувати вплив груп, які гальмують розвиток організації, і спрямувати в необхідному напрямі їх владу. Тому менеджер повинен визнати існування неофіційної групи організації, з'ясувати її корисність для досягнення мети, об'єднати цілі формальної та неформальної організації, зрозуміти причини, за яких люди вступають у неформальні організації. До таких причин належать такі:

— по-перше, почуття належності до колективу. Як правило, більшість формальних організацій позбавляють людей можливості соціальних контактів, працівники мусять звертатися до неформальних організацій, щоб набути цих контактів, які сприяють солідарності та єдності під час не тільки праці, а й відпочинку;

— по-друге, люди завжди потребують допомоги, але звернутися за нею до керівника у зв'язку з певними причинами не наважуються і надають перевагу допомозі колег. Так виникає взаємодопомога;

— по-третє, причиною виникнення неформальних організацій є потреба людей у захисті.

Люди завжди розуміли, що їх сила в єдності, тому формальну групу завжди характеризує певний рівень згуртованості. Для збереження нормального стану морально-психологічного клімату в організації важливе значення має також підтримання достатнього рівня інформованості працівників про її діяльність і рішення керівництва організації, оскільки приховування керівництвом організації певної інформації призводить до виникнення неформальної інформації (чуток, пліток), які з'являються у процесі міжособистісного спілкування в неформальних групах. Усі бажають знати, що відбувається навколо них. І, нарешті, люди симпатизують один одному, хочуть бути ближчі до того, хто їм небайдужий і симпатичний.

Неформальні організації обов'язково мають лідерів, визнаних групою, сфера впливу яких може вийти за адміністративні межі формальної організації. Неформальні лідери підтримують, і зміцнюють групу і допомагають досягти її мети.

Характерною рисою неформальних організацій є соціальний контроль, що, як правило, позитивно впливає на досягнення цілей формальної організації.

Отже, у неформальних організацій та груп є багато спільного з формальними (ієрархія, лідери, завдання, правила і норми). Істотні відмінності полягають лише в способах формування і характері міжіндивідуальної взаємодії їх членів. Урахування ролі та процесів взаємовпливу цих органічних складових організації як цілого є вимогою сучасного менеджменту.