Менеджмент персоналу - Мурашко M.I. - Ведення трудових книжок

Трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які відпрацювали на них більше 5 днів, у тому чис­лі й на осіб, які є власниками (співвласниками) підприємств,

сільських (фермерських) господарств, сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, з умовою, що вони підлягають державному соціальному страхуванню (ст. 48 КЗпП України).

Трудові книжки не ведуться на працівників, які працюють на умовах трудового договору в підприємців, що не мають ста­тусу юридичної особи, а також в обслуговуванні окремих гро­мадян (домробітниці, няньки, шофери, охоронці та ін.). їхня робота підтверджується довідкою організації, за участю якої було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, а також довідкою про сплату внесків до Фонду державного со­ціального страхування.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи (Інструкція про по­рядок ведення трудових книжок на підприємствах, в устано­вах і організаціях, затверджена спільним наказом Міністерс­тва праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального за­хисту населення України від 29.07.93 № 58, зі змінами і доповненнями, внесеними спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захис­ту населення України від 26.03.96 № 29).

Працівники, які приступають до роботи, зобов'язані пред'явити власникові або уповноваженому ним органу тру­дову книжку, оформлену у запровадженому порядку.

Особи, котрі влаштовуються на роботу вперше, зобов'язані пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, а військовослужбовці, звільнені зі складу Збройних Сил та інших військових формувань, — вій­ськовий квиток.

Звільнені з місць позбавлення волі зобов'язані подати довідку про звільнення.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберіган­ня і видачу трудових книжок несе керівник підприємства, установи, організації (Постанова Кабінету Міністрів України від 27.04.93 № 301 "Про трудові книжки працівників").

Відповідальність за вчасне і правильне заповнення тру­дових книжок, облік, збереження і видачу їх покладається на спеціально уповноважену особу, призначувану наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, орга­нізації.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, збе­реження й видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках — іншу відповідальність. У разі потреби власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їхнє прохання завірені витя­ги з трудових книжок.

Ведення трудових книжок

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у від­повідних розділах українською та російською мовами.

Якщо трудову книжку видано вперше, то запис у ній ро­биться власником або уповноваженим ним органом не пізні­ше тижневого терміну з дня прийняття на роботу. До трудової книжки заносяться:

— відомості про працівника (прізвище, ім'я та по батькові, дата народження);

— відомості про роботу, переведення на іншу постійну ро­боту, звільнення;

— відомості про нагородження державними нагородами й відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі й від­повідно до чинного законодавства України;

— відомості про відкриття, винаходи й раціоналізаторські пропозиції, підтверджені посвідченнями та дипломами, а та­кож про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Відомості про стягнення до трудової книжки не заносять­ся. Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагородження й заохочення вносяться власником чи уповноваженим ним органом після видання наказу (розпо­рядження), але не пізніше тижневого терміну, а в разі звіль­нення — в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 4 лютого 2008 року, то в графу 2 трудової книжки за­писується: "04.02.2008".

Записи в трудовій книжці виконуються акуратно, кулько­вою ручкою або пером, чорнилом чорного, синього або фіоле­тового кольору.

Печаткою завіряються запис про звільнення, а також відо­мості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, пе­реведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 № 277), в якій має повторюватися запис із трудової книжки (вкладиша).

При виявленні неправильного або неточного запису про ро­боту виправлення вносить власник або уповноважений ним орган того підприємства, установи, організації, де було зроб­лено відповідний запис. Власник або уповноважений ним ор­ган на новому місці роботи зобов'язаний надати працівникові в цьому необхідну допомогу. Якщо підприємство, установу, організацію, де було внесено неправильний або неточний за­пис, ліквідовано, виправлення вносить правонаступник і за­свідчує його печаткою, а якщо його немає — організація ви­щого рівня, якій було підпорядковане підприємство; якщо і її немає — обласний архів або держархіви міст Києва, Севасто­поля та Ради Міністрів Автономної Республіки Крим.

Виправлені відомості про роботу, нагородження й заохо­чення мають точно відповідати оригіналу наказу (розпоря­дження), а якщо їх загублено, — іншим документам, що під­тверджують зазначені відомості.

Показання свідків не є підставою для виправлення внесе­них раніше записів.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагоро­дження", "Відомості про заохочення" закреслення раніше вне­сених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності заміни запису після закінчення від­повідного порядкового номера, дати, внесення запису в графу З заноситься: "Запис під № таким-то недійсний. Прийнято на таку-то професію (посаду)" і в графі 4 повторюються дата і но­мер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис якого неправильно зроблено в трудовій книжці. Таким самим чином виправляється недійсний запис про звільнення або переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, встановленого органом з розгляду трудових спорів, і відновлення на колиш­ній роботі або при зміні формулювання причини звільнення. Наприклад, записується: "Запис під № таким-то недійсний, відновлено на попередній роботі". При заміні формулювання причини звільнення записується: "Запис під № таким-то не­дійсний, звільнено...". У графі 4 в такому разі дається поси­лання на наказ про поновлення на роботі або заміну формулю­вання причини звільнення.