Менеджмент персоналу - Мурашко M.I. - 7.5. Організація контролю

При здійсненні функції управління організацією важливе значення має дотримання встановлених параметрів. Це дося­гається шляхом організації контролю. Контроль — це процес оцінювання й інформування про наявні відхилення дійсних значень від заданих або їхній збіг.

Організація контролю є не самоціллю, а економічним про­цесом, доцільність якого можна оцінити за ступенем вико­нання завдань і обмежень організації. Предметом контролю може бути як виконавча робота, так і робота керівника (ме­неджера). До системи контрольної діяльності звичайно вхо­дять:

— внутрішня система контролю;

— зовнішній контроль.

До внутрішніх видів контролю організації належать:

— внутрішня ревізія;

— перевірка річного балансу;

— перевірка ведення діловодства;

— проведення розслідування недозволених дій і т. ін.

Контроль має виконувати такі функції:

— попереджувальні;

— запобігання недолікам;

— документування недоліків;

— розкриття недоліків.

При виборі системи організації контролю необхідно врахо­вувати такі критерії:

— ефективність контролю;

— ефект впливу на людей;

— завдання контролю;

— межі контролю.

Ефективність контролю полягає в порівнянні корисності контролю з витратами на його проведення.

Об'єктом контролю для керівника мають бути люди, які інформують його про ситуацію.

Ефект впливу контролю на людей оцінюється за такими результатами: чи є він додатковим стимулом до роботи, задо­волення, набуття знань, а також довіри чи недовіри. Завдан­ня контролю мають полягати у виявленні і кількісній оцінці недоліків, мінімізації їх, одержанні даних про потенційні можливості та вироблення висновку.

При проведенні контролю необхідно визначити критерії обмежень, пов'язані як із чинним законодавством, так і з етичними нормами.

Процес контролю може розвиватися за такою схемою:

— визначення загальної концепції контролю;

— вибір виду контролю;

— визначення завдань перевірки;

— планування процесу перевірки (об'єктів і суб'єктів пере­вірки, и обсягу й засобів, термінів і тривалості);

— проведення певних дій з визначення дійсних і наданих значень, параметрів і норм;

— встановлення ідентичності й розбіжностей;

— вироблення остаточних результатів;

— повторний огляд рішення;

— документування рішення;

— повідомлення рішення;

— аналіз і ступінь відповідальності;

— пропозиції щодо усунення недоліків.

Для правильної оцінки виконання в практичній діяльності керівникові необхідно дотримуватися таких принципів:

— дати час підлеглому все підготувати. При цьому за тиж­день до закінчення терміну роботи можна сказати підлегло­му, щоб він підготувався до ретельного аналізу проробленої ним роботи;

— на початку обговорення дати підлеглому час для того, щоб він зміг зібратися з думками. Оцінка виконаної роботи завжди потенційно загрожує виконавцю, тому необхідно зво­дити до мінімуму загрозу і необхідність захищатися;

— необхідно приготуватися слухати співробітника і не пе­реривати його. Це допоможе йому швидше заспокоїтися;

— наприкінці обговорення потрібно дати оцінку виконан­ню, але в жодному разі не особистості виконавця;

— не можна давати конкретну оцінку виконанню. Необ­хідно лише зводити розмову до змісту оцінки, а не до неї са­мої;

— потрібно дізнатися про думку підлеглого щодо викона­ної роботи і зіставити її зі своєю. У разі розбіжності необхідно спробувати з'ясувати причину;

— після виконання роботи її необхідно порівняти зі стан­дартом або очікуваними результатами;

— за наявності незадовільного результату необхідно разом зі співробітником розробити план дій, спрямованих на його виправлення;

— необхідно закінчувати обговорення тільки в тому разі, якщо розв'язано всі проблеми.

Такі дії сприятимуть тому, що працівник сам запропонує метод реалізації наміченого плану усунення недоліків.