Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - 14.2. Класифікація інформації

Розглянемо загальну класифікацію інформації за різними ознаками, а також основні види й типи інформації, що забезпечують менеджерам можливість приймати управлінські рішення.

Класифікація інформації:

1. За формою передачі (одержання): візуальна, аудіовізуальна, цифрова, буквальна кодована.

2. За джерелом одержання: зовнішня, внутрішня, вхідна (вихідна) за рівнем керування.

3. За ступенем обробки: виробнича, первинна.

4. За часом використання: постійна, перемінна прогнозна, перспективна, оперативна.

5. За роллю в процесі керування: директивна, планова, звітна, контрольна.

6. За характером змісту: статистична, бухгалтерська, кадрова, комерційна тощо.

7. За можливостями використання: корисна, надлишкова, зайва.

Прийнятий у травні 1992 року Закон України "Про інформацію" визначає основні види інформації, джерела та режим доступу до неї. Згідно з цим Законом основними видами інформації, яка забезпечує діяльність всіх органів державної влади, галузей, народного господарства є: статистична інформація; масова інформація; інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого і регіонального самоврядування; правова інформація; інформація про особу; інформація довідково-енциклопедичного характеру; соціологічна інформація.

Статистична інформація - це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подіям та явищам, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя країни.

Державна статистична інформація підлягає систематичному і відкритому опублікуванню. Забезпечується відкритий доступ громадян, наукових закладів та інших зацікавлених організацій до неопублікованих статистичних даних, які не підпадають під дію обмежень, що встановлені Законами України.

Система статистичної інформації, її джерела і режим визначаються Законом України "Про державну статистику" та іншими правовими актами в цій галузі.

Масова інформація - це публічно оголошувана, друкована та аудіовізуальна інформація.

Друкованими засобами масової інформації є періодичні друковані видання (преса): газети, журнали, бюлетені тощо і разові видання з визначеним тиражем.

Аудіовізуальними засобами масової інформації є радіомовлення, телебачення, кіно, звукозапис, відеозапис тощо.

Порядок створення та організації діяльності окремих засобів масової інформації визначаються законодавчими актами про ці засоби.

Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування.

Основними джерелами цієї інформації є:

o законодавчі акти України,

o інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами,

o акти Президента України,

o під законні акти,

o постанови Кабінету Міністрів,

o нормативні акти державних органів влади і управління,

.. o акти органів місцевого і регіонального самоврядування. Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування доводиться до відома зацікавлених осіб шляхом:

o опублікування її в офіційних друкованих виданнях або поширення інформаційними службами відповідних державних органів і організацій;

o опублікування її в друкованих засобах масової інформації або публічного оголошення через аудіо- та аудіовізуальні засоби масової інформації;

o безпосереднього доведення її до зацікавлених осіб (усно, письмово чи іншими засобами);

o надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами; оголошення її під час публічних виступів посадових осіб.

Джерела і порядок одержання, використання, поширення та зберігання офіційної інформації державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування визначаються законодавчими актами про ці органи. Законодавчі та інші нормативні акти, що стосуються прав, свобод і законних інтересів громадян, що не доведені до публічного відома, не мають юридичної сили.

Правова інформація - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення та боротьбу з ними, їх профілактику тощо.

Джерелами правової інформації є Конституція України, інші законодавчі і підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми і принципи міжнародного права, а також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань.

З метою забезпечення доступу до законодавчих та інших нормативних актів для усіх громадян держава забезпечує видання цих актів масовими тиражами у най коротші строки після набрання ними чинності.

Інформація про особу - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу (персональними даними) є національність, освіта, сімейний стан, релігійна приналежність, стан здоров я, а також адреса, дата і місце народження.

Джерелами документованої інформації про особу є видані на її ім'я документи, а також відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого і регіонального самоврядування в межах своїх повноважень.

Кожна особа має право на ознайомлення з інформацією, зібраною про неї. Інформація про особу охороняється законами України.

Інформація довідково-енциклопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя, науку, технічний прогрес та навколишнє природне середовище.

Основними джерелами цієї інформації є:

o енциклопедії;

o словники;

o довідники;

o рекламні повідомлення та оголошення;

o путівники;

o картографічні матеріали тощо;

o довідки, що видаються уповноваженими на те державними органами та органами місцевого і регіонального самоврядування, громадськими об'єднаннями, організаціями, їх службовими особами та автоматизованими інформаційними системами;

o інформація з інтернет-сайтів.

Системи цієї інформації, доступ до неї регулюються бібліотечним, архівним та іншим галузевим законодавством.

Соціологічна інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів, осіб.

Основними джерелами соціологічної інформації є документовані або публічно оголошені відомості, у яких відображено результати соціологічних опитувань, спостережень та інших соціологічних досліджень. Соціологічні дослідження здійснюються державними органами, громадськими об'єднаннями, зареєстрованими у встановленому порядку.

Джерелами будь-якої інформації є передбачені або встановлені законом носії інформації: документи та інші носії інформації, які являють собою матеріальні об'єкти, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи.

Найважливішу роль у менеджменті відіграє документ. Документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітному або оптичному носії, чіпі пам'яті, на кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носії.

Для ефективного управління важливе значення має режим доступу до інформації. Режим доступу до інформації - це передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення і зберігання інформації. За режимом доступу інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Слід мати на увазі те, що держава здійснює контроль за режимом доступу за інформацією.

Завдання контролю за режимом доступу до інформації полягає у забезпеченні дотримання вимог законодавства про інформацію всіма державними органами, підприємствами, установами та організаціями, у недопущені необґрунтованого віднесення відомостей до категорії інформації з обмеженим доступом.

Державний контроль за додержанням встановленого режиму здійснюється спеціальними органами, які визначають Верховна Рада України і Кабінет Міністрів України.

Доступ до відкритої інформації забезпечується шляхом:

o систематичної публікації її в офіційних друкованих виданнях (бюлетенях, збірниках);

o поширення її засобами масової комунікації;

o безпосереднього її надання зацікавленим громадянам, державним органам та юридичним особам.

Порядок і форми надання громадянам, державним органам, юридичним особам і представникам громадськості відомостей за запитами встановлюються законодавством або договорами (угодами), якщо надання інформації здійснюється на договірній основі.

Обмеження права на одержання відкритої інформації забороняється законодавством.

Переважним правом на одержання інформації користуються громадяни, яким ця інформація необхідна для виконання своїх професійних обов'язків.

Щодо інформації з обмеженим доступом, то вона за своїм правовим режимом поділяється на конфіденціальну (КТ) і таємну.

Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною за власні кошті, або такою, яка є предметом їх професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законодавством таємниці, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи приналежність її до категорії конфіденціальної та встановлюють для неї систему (способи) захисту.

Винятком є інформація комерційного та банківського характеру, а також інформація, правовий режим якої встановлено Верховною Радою України за поданням Кабінету Міністрів України (з питань статистики, екології, банківських операцій, податків тощо), та інформація, приховування якої являє собою загрозу життю і здоров'ю людей.

Відомості, що не становлять комерційної таємниці підприємства:

o установчі документи, або документи, що дозволяють займатися підприємницькою або господарською діяльністю та її окремими видами;

o інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

o дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів;

o відомості про кількість і склад працюючих , їх заробітну плату в цілому і по професіях та посадах , а також наявність вільних робочих місць;

o документи про сплату податків і обов'язкових платежів;

o інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпеки умов праці, реалізації продукції, що завдає шкоди здоров'ю;

o документи про платоспроможність;

o відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, об'єднаннях і інших організаціях, що займаються підприємницькою діяльністю;

o відомості, які відповідно до діючого законодавства підлягають оголошенню.

Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 9 серпня 1993 року підприємства зобов'язані передавати перераховані відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до діючого законодавства, за їх вимогою.

Право власності на інформацію визначено Законом "Про інформацію", де вказано не лише права та обов'язки власника інформації, а й права та обов'язки її споживачів, а також характер їх інформаційних відносин.

Право власності на інформацію - це врегульовані законом суспільні відносини щодо володіння, користування і розпорядження інформацією.

Інформація є об'єктом права власності громадян, організацій (юридичних осіб) і держави. Інформація може бути об'єктом права власності як у повному обсязі, так і об'єктом лише володіння, користування чи розпорядження.

Власник інформації щодо об'єктів своєї власності має право здійснювати будь-які законні дії. Підстави виникнення права власності на інформацію:

o створення інформації своїми силами і за свій рахунок;

o договір на створення інформації;

o договір, що містить умови переходу права власності на інформацію до іншої особи.

Власник інформації має право призначити особу, яка здійснює володіння, використання і розпорядження інформацією, і визначити правила обробки інформації та доступ до неї, а також встановлювати інші умови щодо інформації.

Слід мати на увазі і те, що згідно з Законом "Про інформацію" передбачено, що інформація може виступати як товар, продукція і послуги.

З переходом на ринкові відносини, розвитком форм власності, появою чисельних підприємств, які здійснюють комерційну діяльність, переходом на принципово нові економічні відносини між державною, виробниками, підприємствами торгівлі, банками, біржами тощо забезпечення економічною інформацією значно ускладнюється.

Економічна інформація - це сукупність відомостей, що характеризують виробничо-господарський процес у суспільстві, тобто певну економічну діяльність.

Економічну інформацію часто ще називають різновидом статистичної інформації, що також справедливо, оскільки в загальній статистиці, яка ведеться на державному рівні управління народним господарством У країни, питому вагу становлять показники економічної діяльності різних господарюючих суб'єктів, кількість підприємств різних форм власності, продуктивність праці робітників і службовців і темпи її зростання, темпи зростання (зниження) цін на товари, послуги тощо.

Структура економічної інформації зумовлена її призначенням в управлінні господарською (комерційною) діяльністю. Залежно від цілей і завдань економічна інформація групується в інформаційні сукупності, кількісні виміри яких здійснюються номенклатурами, а останні складаються з позицій. До номенклатури включається повний перелік попередньо згрупованих позицій за будь-якою якісною однорідністю. Для зручності групування інформації кожній позиції номенклатури присвоюється умовне позначення у вигляді індексу або коду. Номенклатура та її позиції - це певна система економічних показників об'єктів, що досліджуються.

Економічна інформація відбиває всі аспекти діяльності виробничих та торговельних систем і систем інших галузей невиробничої сфери в чисельному виразі -- у натуральних, трудових, вартісних та інших показниках. Основна маса цієї інформації є дискретною. Це дозволяє відбивати її у вигляді кінцевих результатів на визначених матеріальних носіях.

Для цього використовуються переважно літери і цифри. В окремих випадках застосовуються спеціальні умовні позначення. Порядковий запис інформації надає їй лінійної форми.

Можливість кодування (умовного позначення) економічної інформації дозволяє відбивати її на спеціальних матеріальних носіях. При обробні економічної інформації необхідно здійснювати багатократні групування й вибірки. Це зумовлює широке застосування при переробці, зберіганні і пошуку інформації технічних засобів.

Економічна інформація в підприємницьких системах створюється за допомогою відповідних спеціалістів цих систем - економістів, бухгалтерів, товарознавців, маркетологів тощо. Створення економічної інформації здійснюється шляхом виконання вимірювальних робіт і реєстрації їх результатів.

Матеріальні засоби, на яких фіксуються результати вимірів, називають носіями інформації. Вимір і фіксування їх результатів здійснюється у підприємствах як вручну, так і за допомогою різного технічного обладнання (ваговимірювальне обладнання, касові апарати тощо). Інформація фіксується в більшості випадків на заздалегідь розроблених формах документів.

Вимір і фіксування результатів на носіях є одним з найбільш відповідальних моментів в інформаційному забезпеченні функцій менеджменту.

Допущені при цьому помилки, неточності і неясності можуть мати негативні наслідки, оскільки на підставі поступового узагальнення первинної інформації розробляються відповідні рекомендації. Тому цей початковий процес у роботі з економічною інформацією потребує пильної уваги, точності і чіткості.

У менеджменті широко застосовується оперативна і поточна інформація.

Економічна інформація, яка характеризує стан об'єкта на даний момент, називається оперативною, а впродовж якогось періоду - поточною. Перша використовується при дослідженні господарчих операцій на момент їх здійснення, а друга - після їх завершення. Оперативна інформація використовується для оперативного регулювання процесів господарської (комерційної) діяльності у випадках виникнення негативних відхилень від запланованих результатів. Поточна економічна інформація узагальнює результати господарської (комерційної) діяльності підприємства і його підрозділів за звітні періоди протягом календарного року (місяця, кварталу). Вона відбивається у звітності й використовується для контролю виконання планів, дослідження факторів, що негативно впливають на результати господарської (комерційної) діяльності підприємства і його підрозділів.

Вхідна інформація про стан досліджуваного об'єкта називається первинною. Якщо її піддати обробці, то вона перетвориться на вторинну і може бути проміжною і результативною.

У менеджменті велику роль відіграє первинна інформація про господарчі процеси і явища, оскільки її використовують для виведення певних закономірностей і доведення гіпотез. Тому до неї висувають вимогу щодо достовірності. Від достовірності залежить якість проміжної і результативної інформації, отриманої в процесі виконання досліджень.

Існують й інші класифікаційні ознаки економічної інформації:

- спосіб відображення (текстова, цифрова, алфавітна, алфавітно-цифрова);

- графічна (креслення, схеми, діаграми, графіки);

o насиченість (недостатня, достатня і надлишкова):

o корисність (корисна і некорисна); спосіб надання (директивна, розпорядча і звітна);

- ознака обробки (оброблена і необроблена) тощо.

Інформацію, яку використовують для планування виробничої і фінансово-господарчої діяльності у всіх ланках народного господарства, називають плановою, або нормативно-довідковою, а таку, що регламентує цю діяльність - директивною. Різновидами нормативної є розціночна, правова, договірна і довідкова інформація.

За стабільністю використання економічну інформацію можна поділити на умовно-постійну і змінну. Такий розподіл особливо важливий при використанні у дослідженнях, що дозволяє інтенсифікувати працю дослідників за рахунок зменшення обсягів інформації.

У міру того, як інформація обробляється, менеджери мають необхідність у різних типах інформації. Існує сім типів інформації.

1. Загальна інформація це та інформація, що виникає випадково або, у відповідь на неспецифічні запити або пошуки; вона відповідає на питання типу: "Що ви хочете знати?" або "Чи є що-небудь цікаве?".

Оскільки загальна інформація є широкою. її важко визначній заздалегідь і складно підтримувати в комп'ютерних системах. Загальна інформація більше використовується на стратегічному рівні, ніж на операційному. У силу її визначення, загальна інформація не використовується на рівні здійснення угод.

Здійснення угод цілком зосереджено на специфічній інформації.

2. Специфічна інформація - це інформація, що задовольняє особливі вимоги. Специфічна інформація може бути запитана, коли Ви перевіряєте.

який баланс на Вашому контрольному рахунку в автоматизованій касовій машині. Специфічна інформація може бути і незапитаною, наприклад, коли Ви одержуєте повідомлення, що вартість користування Вашим телефоном збільшилася.

3. Стимулююча інформація подібна до специфічної інформації тим, що вона занадто специфічна. Якщо специфічна інформація просто робить одержувача обізнаним у чому-небудь, то стимулююча - вимагає дії. Необхідна дія є майже автоматичною, вона заздалегідь запрограмована. Стимулююча інформація може бути запитаною чи ні, і стимульована дія може бути будь-якого типу.

4. Виняткова інформація подібна до стимулюючої в тому розумінні, що вона стимулює дію. Однак, виникають складності через те, що вона стимулює специфічний тип дії, і через те, що запитується загальною вимогою. Слід зазначити, що ні стимулююча, ні виняткова інформація не вимагає комплексного ухвалення рішення.

Описані вище чотири типи інформації припускають просту відповідь від осіб, яких інформують. Загальна і специфічна інформація просто повідомляє особі те, що він або вона ніколи не знали. Наприклад, коли менеджер бачить, що первісний параметр (показник)' не змінився і у відповідь на стимулюючу або виняткову інформацію він починає ті дії, що були намічені попередньо, він не повинен приймати яких-небудь нових комплексних рішень. Більшість з того, що менеджери роблять, вимагає лише простого інформування і виконання визначених дій; не це визначає важливість управлінської роботи. Менеджери повинні часто приймати складні рішення по виправленню проблем, розподілу ресурсів або вибору майбутніх цілей і напрямків діяльності."

Коли план приймається до виконання, менеджери здійснюють контроль, щоб переконатися в його виконанні.

5. Контрольна інформація, що необхідна для встановлення відхилень від плану, причому коли ці зміни не були заздалегідь передбачені. Ця якість відрізняє контрольну інформацію від стимулюючої інформації.

Наступним типом інформації є інформація для рішення про розподіл ресурсів.

6. Розподільна інформація корисна для опрацювання рішень про те, як розподілити людей, час, устаткування або гроші відповідно до проектів. Коли у менеджера є дані про передбачувані проекти, він повинен вирішити, як розподілити ресурси, що знаходяться в його розпорядженні. Тут він має потребу в даних, що дозволяють йому одержати інформацію про відносні витрати і доходи по цих проектах.

7. Нарешті, коли головні менеджери зважили плюси й мінуси входження в новий ринок, вони обмірковують скеровуючу інформацію для

того, щоб прийняти рішення про район економічного включення фірми (стратегічну зону господарювання). У порядку поширення направляюча (скеровуюча) інформація вживається перед розподільною і застосовується до контрольної інформації.

Менеджери, як уже відзначалося, відповідальні за планування, організацію і контроль діяльності організації. Специфічна інформація також використовується для мотивації, але характер її використання протилежний характеру використання загальної інформації. На операційному рівні бригадири і контролери одержують масу звітів і статистики про оперативні операції. Бригадири ставлять специфічні цілі для кожної зміни, використовуючи специфічну інформацію про роботу попередніх змін.

Розподільна інформація також використовується для планування. На операційному рівні, як правило, більшість розподільчих рішень уже було зроблено раніше. Стратегічні менеджери, що фокусують свою увагу на скеровуючих рішеннях, також приймають розподільчі рішення на своєму рівні, у більшому ступені, ніж це робиться на операційному рівні, і в меншому - ніж на рівні підрозділів/одиниць.

Направляюча (скеровуюча) інформація використовується в найменшому ступені для планування на операційному рівні. Хоча можливості для прийняття скеровуючих рішень на операційному рівні обмежені, вони все-таки існують. Однак найбільш широко скеровуюча інформація використовується на стратегічному рівні.

Оскільки плани складаються, вони повинні виконуватися, і це здійснення планів залежить більше усього від стимулюючої інформації. Здійснення угод і операцій вимагає стимулюючої інформації, а вона, у свою чергу, генерує нову стимулюючу інформацію, що ініціює подальше здійснення угод і іншу діяльність. Ціль здійснення угод і операцій полягає в тому; щоб керувати специфічними даними, що зможуть підтримати специфічну інформацію.

На операційному рівні стимулююча інформація породжується у величезних розмірах. Одне дослідження показало, що майстер зіштовхується з більш ніж 500 окремими задачами на день. На рівні підрозділів/одиниць інтенсивність надходження стимулюючої інформації знижується. У той час, як стимулююча інформація для майстра надходить хвилина за хвилиною, то для заводського менеджера вона надходить лише щогодини. А до менеджерів стратегічного рівня стимулююча інформація доходить ще рідше.

Оскільки плани виконуються, то процеси повинні відстежуватися і, коли це необхідно, корегуватися. Ціль виняткової інформації полягає у тому, щоб дати імпульс коригуючій дії. Операції, що відбуваються, або угоди звичайно є джерелами даних, що дозволяють витягти виняткову інформацію, і вони генерують такі дані досить часто.

Виняткова інформація потрібна рідше на рівні підрозділів/одиниць. Коли менеджер великого заводу одержує щомісячний бюджетний звіт, який повідомляє, що він вийшов за рамки бюджету, то він швидко простежує джерело проблеми і починає коригуючі дії. У силу того, що менеджери на стратегічному рівні зв'язані з планами і діями, що вимагають тривалого часу для їхнього завершення, виключення на цьому рівні трапляються рідше. Багато відхилень від плану не очікувані.

Використання контрольної інформації, насамперед, викликано необхідністю реагувати на несподівані проблеми. Контрольна інформація використовується найбільше часто на рівні підрозділів/одиниць. На операційному рівні контрольна інформація використовується рідше і переважно у відповідь на виникаючі проблеми.

Оскільки менеджерам необхідно знати різні способи використання інформації в різних управлінських діях, вони повинні пам'ятати наступні постулати:

1. Інформація є невід'ємною частиною в роботі менеджера.

2. Інформаційний менеджмент не може бути делеговано. Делегування інформаційного менеджменту у відділ, що обробляє дані, є відходом від важливої частини менеджерських обов'язків. Це не говорить про те, що технічні аспекти управлінської інформаційної технології не можуть бути передоручені, але менеджери повинні бути дуже активними в керуванні їх власною інформацією і необхідними даними..

3. Комп'ютерні системи обробляють тільки дані, а не інформацію. Менеджеру важливо витягти інформацію з даних. А комп'ютери можуть розглядатися лише як інструменти, що розширюють можливості менеджерів. Вони не замінюють менеджерів, але вони виразно можуть замінити клерків, а також "менеджерів", що насправді виконують функції клерка.

4. Менеджери повинні думати про те, як вони використовують інформацію. Те, яка інформація буде використовуватися, відповідно рівню управлінської діяльності, впливає на тип інформаційної системи, що повинна бути впроваджена. Менеджери нижчого (оперативного) рівня частіше використовують специфічну, стимулюючу і виняткову інформацію. Менеджери витого рівня використовують контрольну, розподільну і направляючу інформацію частіше, ніж стимулюючу й виняткову інформацію.

Інформаційне забезпечення здійснюється на всіх рівнях ієрархії управління. Збиранням інформації для управління зайнято багато працівників, а користь від неї буває мінімальною. Причина в тому, що така оперативна інформація часто надається з запізненням. Нова виробнича (комерційна) ситуація настає раніше, ніж реалізуються прийняті рішення з попередньої ситуації. Тому, розв'язання проблеми інформаційного забезпечення полягає у підвищенні оперативності інформації, що використовується для управління, за допомогою новітніх телекомунікаційних засобів, ПЕОМ та їх мереж.