Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - Фінансово-кредитна таємниця

Важливе місце в системі організаційних, адміністративних, правових й інших заходів, що дозволяють якісно вирішувати завдання інформаційного забезпечення науково-виробничої і комерційної діяльності, фізичного збереження матеріальних носіїв закритих даних, запобігання їхнього витоку, збереження комерційної таємниці посідає дозвільна система доступу виконавців до класифікованих документів та інформації.

З урахуванням Законів України "Про підприємництво" та "Про підприємства в Україні" керівник підприємства (фірми) поза залежністю від форми власності може встановлювати спеціальні правила доступу до даних, які складають комерційну таємницю, та до її носіїв, тим самим забезпечуючи їхнє збереження.

Постановка цієї проблеми дозволяє правильно вирішити питання про форми організації захисту таємниці, визначити витрати на охорону. Тому підприємцю необхідно встановити основний перелік зведень (інформації), що складають підприємницьку таємницю, розподілити їх за категоріями важливості в залежності від цінності для фірми, характеру і розміру збитку, що може бути нанесений фірмі при розголошенні цих зведень. Але, з іншого боку, зайві заходи для обмеження доступу до інформації можуть ускладнити взаємини фірми з партнерами, призведуть до невиправданих витрат. Захист інформації повинен сприяти зростанню прибутку від діяльності фірми.

У більшості випадків діловим людям приходиться самим визначати, що в їхньому бізнесі є таємницею, і без режимних відділів піклуватися про її захист.

Промислова (науково-технічна, технологічна тощо) таємниця. Це можуть бути секрети виробництва, ноу-хау, винаходи, відкриття тощо. Секретами фірми можуть бути також методи і способи керування фінансами, маркетингом, виробництвом.

Комерційна таємниця

Предметом її можуть бути усі властиві даному підприємству особливості, індивідуальні деталі комерційної діяльності, ділові зв'язки і т.д. Наприклад, для багатьох фірм закупівля сировини і товарів, питання про постачальників і майбутні прибутки, методика установлення цін також є таємницею.

Фінансово-кредитна таємниця

Стосується бухгалтерських і фінансових документів, ділової переписки фірми. Збереження в таємниці цієї інформації від усіх сторонніх, крім податкових і фінансових служб, неодмінна умова для утримання за нею положення, досягнутого в боротьбі з конкурентами.

Склад і обсяг відомостей, що становлять КТ підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і допуску до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником. Керівник може залучити для здійснення цієї роботи фахівців аналітиків.

Органи державної влади і місцевого самоврядування не мають права втручатися в охорону комерційної таємниці підприємства, за винятком випадків, передбачених законом.

Основна мета охорони конфіденційної інформації у тому, щоб вона не потрапила до конкурентів. У ряді випадків погрібна охорона й чужих комерційних таємниць, які можуть бути повідомлені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може позбавити фірму вигідних партнерів, клієнтів.

Захист КТ передбачає:

1. Визначення правил віднесення інформації до КТ;

2. Розробку і доведення до осіб, які допущені до відомостей, що становлять КТ, інструкцій за дотриманням режиму конфіденційності;

3. Обмеження доступу до носіїв інформації з КТ;

4. Таке ведення діловодства, яке забезпечує виділення, облік і збереження документів з КТ;

5. Використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційності документів;

6. Здійснення контролю за дотриманням режиму охорони КТ.

Для збереження доступу до інформації КТ керівник видає спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, що містять КТ підприємства" , заходів з охорони цих відомостей, встановлення кола осіб, які мають доступ до такої інформації, правил роботи з документами, позначеними грифом "КТ". Співробітники підприємства повинні під розписку познайомитися з наказом і додатками до нього. Інколи порядок забезпечення КТ обумовлюється в трудовому контракті з працівником.

У випадку необхідності такий список може бути продовжений і також завірений підписом керівника з проставленням нової дати. Якщо відомості із "Переліку..." переносяться в документи, то документи стають конфіденційними, і від того, як буде організована робота з ними, багато в чому залежить успішна робота підприємства.

Ведення діловодства, що забезпечує облік і збереження документів КТ, передбачає виконання ряду рекомендацій. Наказом керівництва також може бути обумовлена конфіденційність відомостей, права підприємства щодо них, порядок їх використання тощо. Наприклад, якщо комерційна таємниця є результатом спільної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифа "КТ" і посилань на конфіденційність у тексті, вважається, що автор і особи, які підписали або затвердили цей документ, передбачили всі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом. На документі з грифом "КТ" ("Конфіденційно") вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них.

Поняття "Комерційна таємниця" грунтується на конфіденційності зведень, відносин, переписки, переговорів між сторонами угоди і торкається тільки інтереси підприємства.

Перелік категорій зведень, що складають комерційну таємницю підприємства:

1. Науково-технічна діяльність.

o Матеріали про відкриття і винаходи, зроблені на підприємстві, які мають велике наукове значення.

o Конкретні зведення про контрагентів і виконавців НДР і Д КР, виконувані ними роботи, їхні повні назви і приналежність.

o Зведення про схемно-конструктивні рішення розроблювального виробу, що додають йому нові споживчі властивості, що змінюють вартісні показники.

o Зведення з науково-технічних питань, що стосуються діяльності іноземних фірм, якими конфіденційно володіє підприємство.

o Інформація про потенційних замовників НДР і ДКР.

2. Економіка і виробництво.

o Повні планові або звітні дані про запровадження в дію основних фондів, про обсяги капітальних вкладень або будівельно-монтажних робіт.

o Напрямки й обсяги інвестицій.

o Планові економічні показники, у тому числі планований прибуток,

o Обсяги збуту і варіанти реалізації продукції на експорт.

o Рівень якості, організація робіт з якості, стан робіт із сертифікації продукції, впровадження міжнародних стандартів серії ICO 9000.

o Зведення про нові матеріали, застосовувані на підприємстві, та технологія їх застосування.

o Узагальнені зведення про вигідних перспективних постачальників матеріалів і комплектуючих виробів і стан ділових відносин з ними.

o Зведення про спеціальні комплектуючі вироби, що додають продукції, що виготовляється, нові споживчі якості.

o Зведення про підприємство як про торговельного партнера.

o Зведення про модернізації раніше відомих технологій, процесів і устаткування, що дозволяють підвищити конкурентноздатність на внутрішньому і зовнішньому ринках

o Фактичні зведення про чисельність і фонд заробітної плати працівників підприємства.

o Зведення про стан програмного і комп'ютерного забезпечення (у т.ч. назви програм, фірми-постачальники цього забезпечення, його опис і призначення, тексти програм, що реалізують нові й оригінальні науково-технічні рішення).

3. Валютно-фінансові питання.

o Планові або фактичні обсяги фінансування капітальних вкладень, науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт і витрат на впровадження нової техніки по підприємству.

o Планові і фактичні показники фінансового плану підприємства.

o Дані про баланс доходів і витрат по підприємству.

o Показники рентабельності виробництва, прибутку, збитків по підприємству.

o Зведення про розміри й умови кредитів, отриманих як у вітчизняних, так і в іноземних банках, організаціях і фірмах.

o Зведення, що розкривають директиви по проведенню переговорів, у т.ч. межі повноважень посадових осіб щодо цін, знижок і інших умов.

o Зведення, що розкривають генеральну лінію (стратегію) і тактику у валютних і кредитних питаннях.

o Порядок і обсяги фінансування експортних та імпортних операцій.

o Результати фінансово-господарської діяльності підприємства за квартал або рік.

o Техніко-економічні розрахунки по об'єктах, що будуються при технічному сприянні іноземних фірм.

o Дані, що розкривають рівні й ліміти цін на товар, продаж якого на поточний рік ще не закінчена.

o Розрахунки експортної та імпортної вартості устаткування й послуг.

o Зведення про коефіцієнт ефективності по постачаннях устаткування і про ефективність угод.

* Зведення про ефективність експорту й імпорту.

* Планові і фактичні показники фінансово-господарської діяльності власних і змішаних товариств за участю капіталу підприємства, а також зведень про капітали і доходи по цих товариствах.

* Зведені дані про заробітну плату співробітників підприємства.

* Зведення про участь підприємства як засновника в акціонерних товариствах, спільних підприємствах, малих підприємствах і про розмір капіталу в статутних фондах.

* Механізм утворення ціни на виріб (формування ціни; накладні витрати в складі договірної ціни; складових накладних витрат).

* Передбачувані договірні ціни на розробку або постачання виробів (або науково-технічної продукції).

* Продажна (не роздрібна) вартість конкретного виробу. 4. Зовнішньоекономічна діяльність.

* Позиція представників підприємства при проведенні торговельних переговорів, розголошення якої може завдати шкоди підприємству.

* Зведення про терміни, установлені для опрацювання та укладання угоди.

* Зведення щодо пропозицій іноземних фірм та їхнього опрацювання.

* Зведення про обсяг взаємних поставок по довгострокових угодах з однієї або декількома фірмами.

* Зведення, що характеризують іноземців, іноземні фірми або організації, технологію виробництва або конструкторських рішень, застосовуваних ними, складені на підставі конфіденційно отриманих даних.

* Зведення, що розкривають факт конфіденційної домовленості сторін або її зміст.

* Зведення, на конфіденційності яких наполягає іноземний партнер.

* Зведення, що розкривають сутність позиції підприємства при веденні судових і арбітражних справ за кордоном, розголошення яких може принести збиток підприємству.

* Зведення про передбачувані закупівлі за кордоном окремих патентів, ліцензій, ноу-хау і зразків техніки.

* Зведення про передбачувані закупівлі (продажі), що розкривають ступінь зацікавленості підприємства в імпорті або експорті окремих видів товарів.

* Зміст торговельних угод, договорів або контрактів, які за домовленістю сторін варто вважати конфіденційними.

* Зведення про характер технічних завдань представникам підприємства, що відряджаються за кордон, опублікування яких може завдати шкоди підприємству.

Першочергового і найбільшого захисту вимагають такі відомості, що становлять комерційну таємницю фірми:

o Розмір кредитів, що їх взяла або планує отримати фірма.

o Обсяг виробництва продукції (за місяць, квартал, рік).

o Назва фірм-контрагентів.

o Розмір прибутку, отриманого за місяць, квартал рік.

o Схема розподілу прибутків.

o Мета, завдання і тактика переговорів з діловими партнерами.

o Умови комерційних контрактів, платежів, послуг.

o Потреба у придбанні товарів чи одержанні послуг.

o Заробітна плата працівників підприємства.

o Характер І репутація персоналу фірми.

o Регіони збуту продукції.

o Тематика маркетингових досліджень на підприємстві.

Термін дії комерційної таємниці підприємства визначається в кожному конкретному випадку.

Друкування документів з грифом " КТ" здійснюється централізовано, у спеціально відведеному для цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа: чернетка (і варіанти) знищено. Підпис. Дата.

Усі документи з конфіденційною інформацією повинні реєструватися окремо від решти документів у "Журналі реєстрації документів" з грифом "КТ". При значному обсязі документів можуть заводитися журнали окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства з грифом "КТ". Всі аркуші журналів при цьому нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Документи з грифом "КТ" приймаються і відсилаються спеціально виділеною посадовою особою або секретарем-референтом, якщо йому надається таке право. При надходженні обов'язково перевіряються кількість аркушів і примірників основного документа і додатків до нього. У випадку відсутності чи неповної комплектності в конвертах документів з грифом "КТ" складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові.

Документи з грифом "КТ" формуються в окрему справу. На обкладинці справи у правому куті ставиться гриф "КТ". На внутрішній стороні обкладинки справ пишеться список працівників, які мають право користуватися цією справою. Всі аркуші справи нумеруються простим олівцем у правому верхньому куті. Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується відповідальним за зберігання документів з грифом 44КТ". Інші працівники підприємства не повинні мати права доступу до цього сейфу.

Обіг (видача і повернення) документів з грифом "КТ" відображається в "Журналі обліку видачі документів з грифом "КТ". Видані для роботи конфіденційні документи повертаються секретарю-референту того ж дня. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом "КТ" можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними. Але при цьому повинні дотримуватися умови повного забезпечення збереження документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа). При поверненні документів з грифом "КТ" секретар-референт звіряє номер документа з журналом, перевіряє кількість аркушів і в присутності виконавця ставить у графі "Відмітка про повернення" свій підпис і дату повернення документа.

Передача документів і справ іншим співробітникам підприємства, які мають доступ до цих документів, здійснюється лише через секретаря-референта з обов'язковим записом у журналі.

Документ з грифом "КТ" забороняється виносити із офісу. Тільки у виняткових випадках керівник або його заступник можуть дати на це дозвіл окремому співробітнику для погодження, підпису і т. ін. за умов вжиття необхідних заходів збереження документа.

На підприємстві повинні дотримуватися суворого порядку розмноження документів з грифом "КТ". Копії з них знімаються лише з дозволу керівництва у спеціально обладнаному для цього приміщенні. Всі копії враховуються, загальна кількість примірників максимально обмежується, кожен примірник готується для попереднього визначеного адресата або виконавця. Розмноження документів здійснюється у присутності особи, відповідальної за документ. Браковані копії підлягають негайному знищенню.

Всі справи з грифом "КТ" обов'язково вносяться до номенклатури підприємства. По закінченню календарного року спеціально створена комісія виконує такі роботи:

o перевіряє наявність усіх документів з грифом "КТ";

o відбирає документи з грифом "КТ" для архівного зберігання;

o відбирає документи з грифом "КТ" для знищення.

Перевірка наявності документів з грифом "КТ" за рішенням керівництва підприємства може здійснюватися з іншою періодичністю, наприклад, після закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайно інформується керівник підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукати документ. Для розслідування факту втрати керівник підприємства створює спеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків, складається акт, а до "Журналу реєстрації" вноситься про це відповідний запис.

При звільненні з роботи співробітника, відповідального за документи з грифом "КТ", здійснюється перевірка наявних документів, які передаються заново призначеній для цього особі. Про це складається акт приймання-передач і, що затверджується керівником підприємства або його заступником.

На особу, яку на підприємстві було допущено до КТ і яка звільнилася з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовлений трудовим контрактом.

При передачі справ до архіву на документи з грифом " КТ" складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, куди забороняється несанкціонований доступ.

На документи з грифом "КТ", що відібрані для знищення, складається акт. Процес знищення відбувається у присутності комісії. При цьому робиться все залежне, щоб була виключена можливість поновлення наявної у цих документах інформації.

До таємної інформації належить інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законами таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі. Віднесення інформації до категорії таємних відомостей, які становлять державну таємницю, й доступ до неї громадян здійснюється відповідно до закону про інформацію.

Порядок обігу таємної інформації та її захисту визначається відповідними державними органами за умови додержання вимог, які встановлені законодавством.

Порядок і терміни обнародування таємної інформації визначаються відповідним законом.

Законом "Про інформацію" передбачено також порядок інформаційного запиту щодо доступу до офіційних документів і запиту щодо надання письмової або усної інформації.

Під інформаційним запитом (надалі запитом) щодо доступу до офіційних документів розуміється звернення з вимогою про надання можливості ознайомлення з офіційними документами.

Запит може бути індивідуальним або колективним. Він подається у письмовій формі.

Необґрунтована відмова у наданні можливості для ознайомлення з офіційними документами або порушення визначеного терміну її надання без поважних причин тягнуть за собою дисциплінарну або іншу відповідальність посадових осіб державних установ у порядку, встановленому законами України. Слід мати на увазі і те, що запитувачі інформації мають право робити виписки з наданих їм для ознайомлення офіційних документів, фотографувати їх, записувати текст на магнітну плівку тощо. Власник документів має право за відповідну оплату виготовляти за бажанням запитувача копії запитуваних документів.

Законом "Про інформацію" передбачено також заборону на надання деякої інформації запитувачам для ознайомлення.

Не підлягають обов'язковому наданню для ознайомлення за інформаційними запитами офіційні документи, які містять:

o інформацію, визнану у встановленому порядку державною таємницею;

o конфіденційну інформацію;

o інформацію про оперативну і слідчу роботу органів прокуратури, МВС, СБУ, роботу органів дізнання та суду у тих випадках, коли її розголошення може зашкодити оперативним заходам, розслідуванню чи дізнанню, порушити право людини на справедливий та об'єктивний судовий розгляд її справи;

o інформацію, що стосується особистого життя громадян;

- документи, що становлять внутрішньовідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, листування між підрозділами тощо), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності установи, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю.

Окрім цього, установа, до якої звернено інформаційний запит, може не надавати для ознайомлення документ, якщо він містить інформацію, що не підлягає розголошенню на підставі нормативного акту іншої державної установи, а та державна установа, яка розглядає запит, не має права вирішувати питання щодо її розсекречування (інформацію фінансових установ, підготовлену для контрольно-фінансових відомств тощо).

У системі заходів безпеки істотне значення має оптимальний розподіл виробничих, комерційних і фінансово-кредитних зведень, що складають таємницю підприємства, між конкретними виконавцями відповідних робіт і документів. При розподілі інформації, з одного боку, необхідно забезпечити надання конкретному співробітнику для якісного і своєчасного виконання доручених йому робіт повною обсягу даних, а з іншого боку, виключити ознайомлення виконавця з зайвими, не потрібними йому для роботи класифікованими зведеннями.