Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - Форма й зміст

Чому ж, незважаючи на вдавану простоту складання, згадування про посадову інструкцію асоціюється у керівників структурних підрозділів із зубним болем? Причина полягає в особливостях структури цього документа й пропонованих до нього вимогах, у яких краще розібратися заздалегідь, уникнувши непотрібних мук творчості.

Для початку необхідно визначитися із цілями діяльності підприємства й щодо загальних положень інструкції. І тільки після цього можна переходити до конкретних завдань. Варто відзначити, що завдання мають бути максимально чіткими й конкретними, адже вам не сподобаються розпливчасті й "обтічні" формулювання звіту про їх виконання.

Як не парадоксально, але найбільш типові помилки у посадових інструкціях спричинені не тільки недооцінкою значення цього документа, а й надмірною ретельністю укладачів.

Найчастіше, перебільшуючи можливості письмових нормативних документів, вони прагнуть осягнути неосяжне, "втопивши" інструкцію в непотрібних подробицях. Це не тільки знижує її дієвість, позбавляючи обов' язкової чіткості, ясності, простоти викладу, а й привносить абсолютно неприпустиму в будь-якому документі двозначність тлумачення однієї й тієї самої вимоги. Через це посадова інструкція, на щастя, не позбавляє співробітника необхідності самостійно приймати ті чи інші рішення.

Не варто впадати й в іншу крайність - "телеграфний стиль" написання. Описуючи функції працівника, врахуйте всі можливі службові ситуації, а також визначте, якими мають бути його дії в позаштатних випадках. Укладачеві варто враховувати, що чим вищі кваліфікація й досвід фахівця, тим менш необхідний йому докладний інструктаж, що й як слід робити.

По суті, посадова інструкція повинна допомогти відповісти на декілька головних і досить простих запитань, а саме:

o чи усвідомлює співробітник місію компанії?

o що необхідно працівнику, щоб отримати цю посаду (тобто чітко відзначити у свідомості персоналу, що саме від нього очікують)?

o хто винен, якщо співробітник не виконує своїх обов'язків?

Інструкцію не слід розглядати як основний інструмент мотивації. Для цього існують інші важелі впливу.

Посадова інструкція, як документування вимог компанії та її топ-менеджменту, завжди повинна враховувати відповідність конкретних завдань і функцій досягненню намічених цілей. Ця, здавалася б елементарна вимога на практиці часто ігнорується, в наслідок цього висуваються завдання, що не відповідають цілі (добре ще, якщо вони не суперечать їй). Або гірше того - виникає парадоксальна ситуація, коли й функції всіма виконуються, й завдання реалізовані, а ціль - не досягнута.

На деяких підприємствах введено порядок, згідно з яким одночасно з наказом про утворення нового підрозділу затверджують положення про нього, а з наказом про нову посаду - посадові інструкції.

Посадові інструкції дають можливість:

■ точно розподілити між працівниками функції, роботи, обов'язки:

■ забезпечити взаємозв'язок між працівниками, не допускаючи при цьому дублювання і паралелізму виконуваних ними функцій;

■ застосовувати найбільш раціональні прийоми і методи роботи, удосконалюючи закріплені в інструкції вимоги;

■ підвищити особисту відповідальність виконавця за виконання закріплених за ним робіт і використання прав;

■ ефективно застосовувати засоби дисциплінарного і матеріального впливу;

■ більш об'єктивно оцінювати діяльність працівників, зокрема у разі переміщення, атестації, підбитті підсумків роботи за рік та ін.;

■ захист працівників від необгрунтованих вимог і санкцій;

■ поліпшити планування роботи виконавця;

■ прискорити засвоєння працівником своїх обов'язків;

■ упорядкувати інформаційні потоки в апараті управління.

При розробці посадових інструкцій використовують такі документи: положення про структурні підрозділи; кваліфікаційні характеристики, які включені до кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців; технологічні схеми виконання управлінських робіт; галузеві і загальногалузеві положення, інструкції, правила та ін., що визначають ті або інші функції відповідної категорії працівників.

Посадова інструкція складається з таких розділів:

■ загальні положення;

■ функції;

■ обов'язки;

■ права;

■ відповідальність працівника;

■ взаємодія зі співробітниками (зв'язки за посадою);

■ оцінка діяльності та стимулювання працівника.

У розділі "Загальні положення" фіксують основні завдання працівника; порядок заміщення посади, порядок приймання, переміщення і звільнення; підпорядкованість працівника, хто йому підпорядкований; вимоги до особи, що обіймає певну посаду; нормативні документи, якими керується працівник у своїй діяльності; порядок заміщення у разі, якщо працівник відсутній. При викладанні цього розділу слід звернути увагу на деякі моменти. Як правило, працівник безпосередньо підпорядкований одному керівнику. Винятки зазначають окремо. Працівник може бути призначений на посаду за поданням його безпосереднього керівника або за погодженням з ним.

Вимоги до працівника викладаються згідно з кваліфікаційним довідником посад керівників, спеціалістів і службовців. Доцільно зазначити власне кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж, спеціальне навчання, що повинен знати працівник, що він повинен уміти).

У переліку нормативних документів, якими має керуватися працівник, зазначають накази, положення, інструкції та ін. На деяких підприємствах встановлено порядок, згідно з яким працівник повинен регулярно ознайомлюватися з більш широким колом нормативних актів.

Порядок заміщення працівника у період його відсутності може передбачати кілька варіантів, наприклад, його заміщує безпосередній керівник, працівник, що обіймає однакову посаду, або кілька працівників, між якими розподіляють функції відсутнього, чи його підлеглий.

У розділі "Функції працівника" подають у розширеному вигляді перелік виконуваних працівником функцій (робіт за напрямами діяльності).

У розділі "Обов'язки працівника" зазначають його посадові обов'язки, що виходять з його завдань - основних і поставлених перед підрозділом. Якщо в обов' язках виконавця переважають суворо регламентовані роботи, а також такі, що часто повторюються (як правило, технічні, рутинні), їх доцільно викладати якомога конкретніше, включаючи описання способів і методів їх виконання.

Якщо роботи відрізняються складністю, різноманітністю, великою питомою вагою логічних, творчих елементів, рідко повторюються, залежать від ступеня самостійності прийнятих рішень, обов'язки можна формулювати без зайвої деталізації. Викладати їх слід повно, чітко й однозначно. Останнє означає, що в разі виникнення конфліктної ситуації може прийматися лише одне з двох рішень: або інструкція передбачає певну роботу, і в такому разі винен виконавець, який її не виконав, або робота не передбачена інструкцією і винен керівник, який її затвердив, чи доручив роботу.

Обов'язки слід викладати у порядку їх складності - від основних, складних - до другорядних, простих за такими напрямами: планування, аналіз, контроль, розподіл, підготовка і опрацювання документів тощо.

У розділі "Права працівника" закріплюють повноваження, необхідні працівнику для самостійного виконання покладених на нього обов'язків. Права повинні відповідати обов'язкам. Слід передбачити право працівника отримувати інформацію (ознайомлюватися з документами, бути присутнім на нарадах, виїжджати на об'єкти та ін.), погоджувати (візувати) документи, приймати рішення, підписувати відповідні документи, давати вказівки у межах своєї компетенції, здійснювати контроль, взаємодіяти з іншими підрозділами і працівниками, представляти підрозділ за його межами, заміщувати керівника, надавати інформацію на вимогу відповідних ланок управління.

У розділі "Відповідальність працівника" необхідно відобразити зміст і форми відповідальності працівника. Відповідальність настає у разі невиконання або неправильного виконання обов'язків, невикористання або неправильного використання прав. Неухильно слід додержуватися принципу персональної відповідальності працівника.

Усі положення цього розділу мають бути викладені так само ретельно, як і обов' язки.

Один виконавець може відповідати за кілька робіт, проте за кожну роботу повинен відповідати тільки один виконавець.

У посадовій інструкції може бути передбачено, що працівник відповідає за виконання певних наказів, рішень, вимог, яким повинні відповідати кінцеві результати його діяльності; за використання наданих йому ресурсів (коштів, матеріалів тощо); за організацію, характер і результати діяльності підлеглих йому виконавців.

У розділі "Взаємодія із співробітниками" визначають основи взаємодії працівника зі співробітниками свого підрозділу, інших підрозділів та організацій. Тут визначають також інформацію, яка надходить до працівника і виходить від нього. При цьому встановлюють її адресність, періодичність, строки надходження, іноді форму подання (таблиці, списки, графіки). Зазначають також, з ким слід погодити ті або інші документи, хто братиме участь у підготовці рішень, проведенні нарад тощо.

Заключний розділ інструкції - "Оцінка діяльності і стимулювання працівника" (деякі методичні рекомендації такого розділу не передбачають). У ньому викладають критерії оцінки виконання працівником своїх службових обов'язків, форми стимулювання й показники, від яких вони залежать (досягнення конкретного результату, виконання встановленого обсягу робіт, економія ресурсів, відсутність претензій і рекламацій, самостійність, ініціатива, своєчасність, безпомилковість тощо).

Якщо у характері і змісті праці немає суттєвих відмінностей, для кількох працівників однієї посадової групи (диспетчери, друкарки окремих категорій, нормувальники тощо), то розробляють єдині інструкції. Посадові інструкції розробляють також для окремих посад (старший бухгалтер, інспектор контролю виконання, провідний економіст з праці тощо).

Доцільно складати індивідуальні посадові інструкції, що враховують особливості праці, можливості і здібності конкретного спеціаліста. Наприклад, одного економіста у плановому відділі можна використовувати, виходячи з досвіду його роботи, переважно для виконання аналітичних робіт, другого - відповідно до його здібностей - розрахункових, третього - для складання текстових документів тощо. Такий порядок створює умови для більш повного використання здібностей працівника, розкриття всіх його можливостей. У разі призначення на посаду іншого працівника ці інструкції переглядаються.

Інструкції переглядають також у зв'язку зі змінами функцій підрозділів і працівників, умов їх діяльності, удосконалення організації праці. На передових підприємствах їх переглядають один раз на один-два роки. Посадова інструкція не повинна бути догмою. Окремі поточні зміни може вносити особа, яка затвердила інструкцію.

Запропонована структура посадової інструкції не є універсальною і загальноприйнятою.

Певного канону або єдиного стандарту посадової інструкції не існує, однак у ній завжди можна виділити - як найбільш важливі - положення про функціональні обов'язки, права і відповідальність.

Дані положення розкриваються в конкретних пунктах, що містять таку необхідну інформацію:

1. Точне найменування посади й місце співробітника в компанії. Тут має бути відзначені пряма й функціональна підпорядкованість співробітника (кому він підлеглий); ким керує він сам, структурний підрозділ, а також хто заміщає співробітника у разі його тимчасової відсутності. Крім того, канали й способи взаємодії співробітників усередині організації та з іншими організаціями.

2. Напрями діяльності та функціональні обов' язки. У цих розділах обумовлюється постійний конкретний вид діяльності працівника, перераховуються конкретні операції, які він виконує й/або форма участі в їх реалізації. Це один із найдетальніших і важливих розділів документа, що вимагає особливої уваги.

3. Кошти. До них належать: робоче місце, технологічне й комунікаційне устаткування, засоби пересування, оргтехніка тощо, що надаються співробітнику для виконання його функціональних обов' язків.

4. Права доступу до ресурсів компанії (чому-небудь, кому-небудь) і повноваження розпоряджатися й приймати рішення.

5. Відповідальність. Передбачена у зв' язку з визначеними обов' язками, правами й повноваженнями звітність про свою діяльність. Її форми й критерії оцінки ефективності праці (кількісні і якісні) різні для різних посад. На посадах, що приносять дохід, ефективність праці виміряються показниками роботи підрозділів (за доходами, прибутком, зниженням витрат на виробництво тощо).

На посадах, що потребують витрат (так званих обслуговуючих) показником ефективності праці є виконання стратегічного плану в намічений строк, якості обслуговування клієнтів або працівників інших відділів.

6. Регламенти. Зазначення документів, якими співробітник має керуватися у своїй поточній діяльності. У першу чергу - посадова інструкція.

7. Вимоги до персоналу. Звичайно особистісні вимоги, містяться у спеціальних документах внутрішнього користування, які не показують співробітникам, наприклад, "Опис посади" (або "Опис робочого місця"). Вони є керівництвом для кадрових служб при відборі персоналу на вакантні посади. Хоча іноді критерії оцінки діяльності співробітника, що обіймає дану посаду, також включають у цей документ (наприклад, дані про освіту, спеціальність, навички, досвід роботи). Тут також може міститися інформація про обов' язкову програму підвищення кваліфікації й можливих перспектив службового росту.

8. Посадова інструкція має бути завірена відповідним чином: мати гриф про її затвердження, дату й підпис працівника про ознайомлення.

9. У формальному плані посадова інструкція повинна відповідати правилу єдності форми документа в межах підрозділу або навіть усього підприємства (єдність стилю, формулювань, навіть вживання однакових конструкцій пропозицій).

У деяких інструкціях і рекомендаціях щодо їх складання передбачається розділ з умовною назвою "Види дій, що здійснюються при виконанні функціональних обов' язків", де визначаються види робіт, окремі правила дій щодо їх виконання, тобто технологія управлінської праці, фіксується процес здійснення посадових обов' язків і описуються процедури роботи працівників. Процедури включають в інструкцію для забезпечення апробованої технології виконання тих чи інших робіт, закріплення оптимальної їх послідовності. Описання процедур - один з найпрогресивніших напрямів удосконалення посадових інструкцій.

Посадові інструкції оформляють на загальному бланку відповідно до вимог ГОСТ 6.3890. Складають їх для всіх працівників апарату управління, за винятком керівників підприємств і підрозділів. Перші діють на основі законодавчих актів, статуту, інші - положень про підрозділи. Для заступників також розробляють посадові інструкції.

Складають посадові інструкції виконавці, яким вони адресуються, та їхні безпосередні керівники за участі працівників відділу кадрів і юридичної служби. Методичне керівництво здійснюють працівники відділів організації праці і заробітної плати.

Посадові інструкції затверджуються керівником підприємства або його заступниками, у безпосередньому підпорядкуванні яких перебувають відповідні підрозділи або працівники.

Аналогічно до положень про підрозділи посадові інструкції узгоджуються між собою. Це дає можливість уникати дублювання, погодити періодичність, строки подання й обробки інформації, забезпечує дотримання встановленої технології робіт, взаємозамінність працівників тощо.

Створення посадових інструкцій дозволяє:

- раціонально розподіляти функціональні обов'язки між працівниками;

- підвищувати своєчасність і надійність виконання завдань за рахунок введення кількісних показників періодичності, трудомісткості, тривалості та строків виконання;

- чітко визначати функціональні зв'язки працівника і його взаємовідносини з іншими спеціалістами;

- підвищувати колективну і особисту відповідальність працівників за своєчасне і якісне виконання функціональних обов' язків;

- організовувати рівномірне завантаження працівників по періодах з мінімальними витратами робочого часу і перевантаженнями.

Нові посадові інструкції повинні розроблятися на кожну посаду управлінського персоналу у відповідності зі штатним розкладом і мають бути логічним продовженням положення про відділ.

Основними розділами посадової інструкції за сучасними стандартами є: загальна частина, функціональні обов' язки (з картою функціональних обов' язків), права, відповідальність, заохочення.

Дамо пояснення щодо карти функціональних обов' язків.

Карта функціональних обов' язків визначає функціональні обов' язки працівника, кількісні показники їх виконання і функціональні взаємозв' язки з іншими працівниками. Вона подається в табличній формі і розміщується в розділі "Функціональні обов'язки".

Методика розробки карти функціональних обов'язків складається з таких етапів:

1. Визначається перелік завдань, в яких бере участь працівник на основі матриці розподілу функцій. Перелік можна також визначити із положення про підрозділи на основі їх раціонального розподілу між працівниками підрозділу.

2. Розраховуються кількісні показники виконання функціональних обов'язків (трудомісткість, тривалість, строки виконання) на основі нормативів управлінської праці чи експертних оцінок трудомісткості.

3. Визначаються функціональні зв' язки працівника на основі положення про підрозділи, схеми організаційної структури правління і штатного розкладу.

Методика складання карти функціональних обов'язків:

У колонці 1 вказується код функціонального обов' язку за класифікатором професій.

У колонці 2 дається повна назва функціонального обов'язку у відповідності з класифікатором.

У колонці 3 наводиться періодичність виконання завдань управління, що визначає кількість повторень протягом року: для річних - 1; квартальних - 4; місячних - 12; щоденних - 260.

У колонці 4 наводяться одиничні трудомісткості виконання завдань в людино-годинах, які визначаються на основі нормативів витрат праці керівництва з розрахунком на одного працівника і рівень механізації праці.

У колонці 5 вказується показник тривалості виконання завдань управління в днях. Розраховується шляхом ділення одиничної трудоємкості на нормативну тривалість робочого дня.

У колонках 7 і 8 вказуються календарні строки раннього початку і пізнього закінчення виконання завдань.

У колонках 9 і 10 вказуються вхідні і вихідні зв'язки працівника.

Чисельність управлінського персоналу підприємства залежить від багатьох факторів, зокрема від обсягу товарообороту. У зв' язку з його зростанням, на підприємстві збільшується обсяг управлінської роботи. При цьому необхідно враховувати норми керованості, які передбачають певну кількість працівників, безпосередньо підпорядкованих функціональному керівнику, для того щоб при здійсненні загального керівництва виключались можливі перевантаження в роботі, які негативно впливають на якість управлінської діяльності.

Зростання обсягу управлінської праці зумовлює збільшення чисельності управлінського персоналу. Але великий апарат управління є економічно невигідним і потребує великих витрат, тому існує необхідність створити нові посади за рахунок скасування інших, шляхом перекваліфікації працівників, які можуть обіймати новостворені посади. Створення нових посад зумовлюється також тим, що нині все більшого значення набувають заходи щодо стимулювання збуту, просування товарів, визначення товарного попиту, рекламної діяльності. У зв' язку з цим керівнику підприємства в співпраці зі старшим інспектором з кадрів необхідно створити посади маркетологів та менеджера з реклами. Їх можна об' єднати, утворивши відділ маркетингу. Ці посади можуть займати товарознавці після перекваліфікації шляхом проходження підготовки зі спецкурсу.

Завідувачам маркетингового відділу необхідно призначити людину зі спеціальною вищою освітою і досвідом роботи в цій сфері не менше трьох років.

Рекомендації з удосконалення розподілу праці й регламентування управлінської діяльності спеціалістів і керівників

1. В інтересах ефективного використання робочого часу працівників апарату управління визначити можливі резерви скорочення управлінського персоналу.

2. З метою покращення складу спеціалістів і підвищення внаслідок цього ефективності роботи підприємства необхідно:

* з отриманого прибутку виділяти кошти для підготовки спеціалістів та підвищення їх кваліфікації;

* поліпшувати використання спеціалістів шляхом правильного розподілу праці між спеціалістами і технічними працівниками і для цього створити організаційні схеми разом з посадовими описами;

* працівникам, які не мають спеціальної вищої освіти і займають посади спеціалістів, платити заробітну плату, яка перевищує мінімальну ставку;

* поряд з вимогами щодо спеціальної освіти до керівників функціональних підрозділів необхідно пред' являти вимоги спеціальної підготовки з управління. Для цього треба організувати чи оплатити за рахунок прибутку курси з дисциплін управління наукової організації праці для керівників, які вже працюють на підприємстві, і для резерву на їх заміщення.