Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - 4.5. Раціональні методи та засоби планування і виконання управлінської роботи. Практичні поради менеджеру

Планування робочого часу менеджера має здійснюватися з урахуванням раціональної черговості проблем

Спочатку слід планувати справи:

o з фіксованим терміном виконання;

o ті, що потребують значних витрат часу;

o неприємні справи, відкладання яких на потім небажано.

Далі планується рутинна робота і виконання повсякденних обов'язків. Третє місце відводиться другорядним і епізодичним справам (наприклад, ознайомленню з поточною кореспонденцією, обходу робочих місць).

У будь-якому випадку при плануванні встановлюється точний термін завершення роботи. Якщо у визначені терміни вона не може бути виконана, в плані передбачається можливість перенесення її на більш пізній період.

Передумовами планування часу є його ретельне документування та контроль використання, що дозволяє отримати точне уявлення про нього, краще розподіляти на здійснення тих або інших робіт, а також узгодження власних дій з підлеглими і колегами.

Для управління робочим часом менеджеру необхідно дотримуватися таких правил планування робочого дня:

Правила початку робочого дня:

o розпочинайте день з хорошим настроєм;

o добре поснідайте і без поспіху - на роботу;

o розпочинайте роботу по можливості в один і той самий час;

o повторно ознайомтеся з планом;

o погоджуйте план дня із секретарем;

o вирішивши відносно просте завдання, ви тим самим створите собі гарний настрій;

o вранці краще вирішувати важливі і складні завдання. Правила, що стосуються ходу робочого дня:

o фіксуйте терміни виконання завдань;

o уникайте дій, що викликають зворотну реакцію;

o уникайте додаткових невідкладних проблем;

o уникайте незапланованих імпульсивних дій;

o вчасно робіть паузи і дотримуйтеся розміреного темпу роботи;

o виконуйте невеликі однорідні справи серіями;

o використовуйте паузи між серйозними справами;

o виділяйте "для себе" не менше однієї години робочого часу;

o контролюйте час і плани.

Правила завершення робочого дня:

o завершуйте розпочате;

o здійснюйте контроль результатів і самоконтроль;

o складайте план наступного дня;

o відправляйтеся додому з гарним настроєм: для цього визначте найважливішу позитивну подію дня.

Раціоналізація витрат часу на регулярно повторювані роботи

Аналізуючи свою щоденну роботу й осягаючи характер кожної операції, керівник може знайти безліч шляхів для економії часу.

Систематична, повсякденна, цілеспрямована робота відповідно до розкладу, чітке визначення і проведення зборів, нарад і засідань з детальною підготовкою обговорюваних і розв'язуваних питань, їх регламентованість, ритмічність дозволяють значно зменшити витрати часу.

Треба домагатися, щоб підлеглі знали години, дні й час прийому, коли і з ким можна вирішувати питання за відсутності керівника.

Щоденна практична діяльність керівника має бути спрямована на удосконалення порядку і методів виконуваних робіт. Менеджеру слід проаналізувати типову схему його щоденної роботи і визначити, чи важлива саме така послідовність для результатів її виконання. Чи не витрачає він першу ранкову годину марно на вирішення завдань, які не є терміновими чи важливими? Чи вміє він зачекати з виконанням чергової поточної роботи доти, доки не виконає якусь важливішу справу? Чи виробив він у собі звичку готуватися до будь-якої діяльності?

Класики праксеології справедливо відзначають, що секрет гарної імпровізації у ретельній підготовці. Звичайна практика підтверджує більшу частину підготовки в розвитку будь-якого удосконалення.

Менеджеру необхідно проаналізувати, чи не надто він захоплюється засіданнями, особливо в перші години роботи. Чи не проводить їх для "галочки" чи за вказівкою зверху. Слід пам'ятати, що це характерно для слабких керівників, що мають невисокі ділові якості.

Раціоналізація витрат часу на нерегулярні і непередбачені роботи

Витрати часу на короткочасні нерегулярні роботи доцільно включати в резерв робочого плану і розкладу, не порушуючи при цьому виконання запланованих робіт. Роботи ж, що призводять до порушення графіка на тривалий час, доцільно виконувати так, щоб вони могли дати максимальні результати, наприклад, в області перспективних рішень, аналізу власної минулої діяльності, пошуку нових шляхів до удосконалення організації та управління. При цьому, корегуючи графік попереднього чи наступного дня, рекомендується перекладати менш важливі завдання на заступника і секретаря. При систематичному характері понаднормових робіт, обумовлених збільшенням завдання, вихід слід знаходити в удосконаленні організації робіт, новому розподілі функцій, поліпшенні методів і техніки роботи менеджера.

Практичні поради менеджеру:

o на початку кожного робочого дня плануйте час на підготовчу роботу та планування;

o письмово фіксуйте цілі та завдання із зазначенням строків їх реалізації чи виконання;

o складайте перелік справ, які впорядковуються за пріоритетами;

o не беріться за кілька справ одночасно;

o плануйте вирішення найбільш складних і важливих проблем на початок дня;

o не залишайте справу незавершеною;

o уважно аналізуйте справи, які постійно перекладаються на другий день, доручіть їх виконання іншим;

o при плануванні роботи на поточний день залишайте резерв часу на термінові чи непередбачені справи;

o кожний офіційний документ опрацьовуйте за один раз і остаточно;

o своєчасно контролюйте виконання передоручених справ;

o раціоналізуйте витрати часу на роботи, що регулярно повторюються;

o розподіляйте денне навантаження в узгоджені з індивідуальним графіком працездатності;

o ретельно готуйтеся до бесід і обговорень, - це скорочує витрати часу;

o звільняйтеся від сторонніх телефонних розмов;

o не вдавайтеся до надмірної комунікабельності;

o вмійте відмовити, коли на ваш час претендують інші, а вам необхідно виконати більш важливі завдання;

o не призначайте наради на першу половину дня, не проводьте їх занадто часто;

o доцільно розподіляйте власний час між працею та дозвіллям.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. Висвітліть роль цільового планування особистої діяльності менеджера в сучасних умовах.

2. Назвіть мету оперативного планування на індивідуальному рівні.

3. Перерахуйте основні результати якісного оперативного планування.

4. У чому полягає практичне значення планування особистої роботи менеджера?

5. Визначте і охарактеризуйте основні складові планування діяльності менеджера.

6. Яким вимогам повинні відповідати цілі менеджера?

7. Розкрийте сутність методів планування особистої праці менеджера.

8. За якими етапами слід здійснювати процес розробки плану особистої праці менеджера?

9. Назвіть і охарактеризуйте види використання планів діяльності менеджера.

10. Висвітліть стадії процесу планування часу як ресурсу.

11. Зазначте напрями аналізу витрат часу на виконання конкретних видів робіт.

12. Розкрийте правила планування та резервування часу менеджера.

13. Розкрийте сутність та значення визначення пріоритетності справ менеджера.

14. За допомогою яких принципів може здійснюватися визначення пріоритетності справ менеджера? Розкрийте зміст та можливість застосування кожного принципу.

15. Охарактеризуйте традиційні та комп'ютерні засоби планування особистої роботи менеджера.