Організація праці менеджера - Скібіцька Л.І. - 5.5. Раціональне використання часу менеджером

"Кожна робота потребує стільки часу, скільки є на її виконання"

(Паркінсон)

Виконувати роботу краще, у більш стислі терміни - значить працювати розумніше, а не напруженіше.

Менеджеру не потрібно більше інтелекту чи здібностей, ніж у нього є на даний момент, щоб працювати швидше. Усе, що йому потрібно зробити, - це удосконалити навички в роботі й усунути погані. З наявними трудовими навичками він може досягти більше, ніж уже досяг. Ви можете заощадити додаткову хвилину в роботі кожні півгодини і при цьому відчувати, що ви заощаджуєте час. Але якщо ви збираєтеся досягти кращих результатів, вам належить зробити переоцінку своїх трудових звичок і змінити деякі з них.

Запитайте будь-якого менеджера, як він працює. Дев'ять із десяти скажуть, що вони просто працюють. Вони можуть сказати вам, чого домагаються. Майже кожен з них точно знає, скільки продукції виробив минулого місяця його відділ (цех, завод), а також витрати на одиницю продукції з великою точністю. Але запитайте, як вони досягли цих результатів, і вони скажуть вам, що просто працювали.

Як ви працюєте? Це запитання, на яке ви повинні відповісти, перш ніж зможете поліпшити ваші трудові звички, тому що ви не можете поліпшити їх, поки не знаєте, які вони. Чи можете ви скласти перелік усього того, що ви повинні робити, щоб виконувати свою роботу? Чи можете ви описати, як вирішуєте кожне із завдань, що постає перед вами, і пояснити, чому виконуєте саме так? Звичайно, не можете. Але ви зможете зробити це через місяць, якщо будете дотримуватися методики вивчення своїх трудових навичок. На той час, коли ви зможете це зробити, ви будете вже працювати краще і швидше, тому що будете увесь час вчитися.

Методика вивчення ваших трудових навичок

Чому треба вивчати трудові навички. Якщо ви знаєте все про те, що ви робите, як і чому ви це робите, то можете оцінити ваші погані трудові навички і почати їх виправляти.

Чи доводиться вам вирішувати знову й знову ті самі завдання тим самим способом? Чи хотіли ви коли-небудь змінити процедуру, щоб подивитися, чи не буде простіше і швидше робити це інакше?

Як не треба починати. Ви не матимете чіткого уявлення про всі ваші трудові навички, намагаючись лише згадати їх. Багато з них тепер - ваша друга сутність. Ви дотримуєтеся їх, не думаючи про це, тому не можете пам' ятати їх у всіх деталях. І як би ви не намагалися згадати, що спонукало вас займатися тим, чим ви займалися протягом останніх шести місяців (навіть найбільш важливі справи), ви не зможете цього зробити, бо цього не залишилося у вашій пам' яті.

Ведіть облік того, як ви використовуєте час. Не існує швидкого способу скласти перелік усіх ваших трудових навичок, але є дуже простий спосіб ведення систематичного обліку того, як ви витрачаєте час протягом, досить тривалого періоду, щоб мати уявлення про ваші трудові навички. Для цього може знадобитися три тижні, місяць, а може й більше. У будь-якому разі, вже до кінця місяця ви матимете загальні контури своїх трудових навичок.

Простий метод для того, хто постійно працює за своїм письмовим столом. Якщо ви виконуєте свою роботу в установі, то можете вести всі записи, необхідні для вивчення ваших трудових навичок, у маленькій записній книжці або доручити секретарю вести точну реєстрацію часу, який ви витрачаєте на різні справи.

Якщо ви проводите частину дня поза установою, такий облік мало допоможе вам. Якщо ви посадова особа середнього рангу, то добрих 40 % часу витрачаєте за стінами вашого кабінету і ваш секретар не має можливості оцінити, як ви використовуєте час. Навіть якщо ви проводите в установі 40 або 50 годин, є можливість зберегти більше часу: працювати вдома або в бібліотеці, а не в умовах напруженого графіка роботи в офісі.

Найбільш ефективний метод обліку використаного часу, - вести щоденник.

Щоденник дає можливість:

o тверезо сприймати ваші цілі та плани;

o давати вихід деяким з ваших розчарувань;

o допомагати поводитися природно;

o показувати вам, якими дрібними насправді виявляються "великі" проблеми;

o показувати, як можна навчитися передбачати помилки й уникати їх;

o допомагати вам запам'ятовувати імена і людей;

o робити просування ваших підлеглих легким і природним, бо допоможе побачити, на що здатний кожен з них;

o спонукати до ефективних ідей і дій;

o переконати не відступати перед труднощами і переборювати їх;

o відокремлювати важливе від несуттєвого;

o ефективно керувати.

Але все це побічні вигоди, бо йдеться про економію часу. Безпосередня вигода від ведення журналу-щоденника полягає в тому, що він дасть вам можливість одержати точний опис ваших робочих звичок і дозволить об' єктивно побачити ваше професійне "Я".

Коли робити записи. День уже так заповнений, що якщо втиснути в нього ще хоча б хвилину, це виб' є з колії. Але ви повинні покласти гроші в банк, перш ніж зможете почати їх знімати. Отже, ви повинні витратити певний час, щоб вивчити, як використовувати його краще.

Виберіть час, коли найменш імовірно, що вас перервуть. Останні кілька хвилин перед виходом з установи - саме той час. Якщо вам незручно записувати свої думки в кабінеті або якщо вас бентежить, що ваш секретар або начальник довідаються про ваш "секрет", робіть це вдома.

Зручний час для заповнення журналу - перед сном. Не турбуйтеся про те, щоб бути об' єктивним, будьте просто чесним. Ви ведете цей запис тільки для ваших власних цілей і прагнете, щоб образ, який виходить, був вашим точним відображенням. Через три тижні або через місяць ви зможете переглянути те, що написали, і побачити, у чому ви не були об' єктивні.

Що записувати у журналі. Записувати в професійний журнал треба все, чим ви займаєтеся на роботі, як ви це робите і чому. Календар-блокнот або кишеньковий графік призначених зустрічей стане гарним відправним пунктом. Використовуйте ці щоденні нагадування, але не покладайтеся на них повністю. Незначні справи часто виявляються найбільш важливими подіями дня. Кого з нових колег ви зустріли? Яке враження вони на вас зробили? Які непередбачені випадки відбулися і як ви діяли? Що ви довідалися, чого ви не очікували довідатися про інших або про себе? Відновіть ваш робочий день так повно, наскільки можете. При цьому не забувайте запитувати себе про кожний результату, якого ви досягли протягом дня: "Чому робив це саме в такий спосіб?" Не нехтуйте звичними дрібницями, адже недоліки у вашій роботі можуть бути пов' язані саме з виконанням звичайних, буденних дрібних операцій, до яких ви так звикли, що не думаєте про них, коли ними займаєтеся.

Ви не повинні чекати на результати доти, доки не вималюються контури ваших навичок у роботі. До цього ви знайдете велику кількість деталей, що захаращують ваший день, на які марно витрачаєте час. Починайте рятуватися від них, як тільки їх знайдете.

До кінця місяця ви переконаєтеся, що ведення щоденника - кращий спосіб усвідомити те, як ви використовуєте час.

Нехай календар-блокнот стане вашим помічником. Гарним додатком до вашого журналу буде кодований календар призначених зустрічей. Для цього практично не потрібно часу, якщо ви створили і запам' ятали вашу власну "систему". Відзначайте для себе, як добре чи погано ви виконали кожне з поставлених вами завдань або провели зустріч. Символ, яким ви відзначаєте кожне слово, означає досягнуті результати і вашу оцінку цих результатів.

Щоб зробити це, ви просто придумуєте кілька символів, які мають особливе значення для вас, бо ви не хочете, щоб кожний, хто загляне в календар, знав, що ви фіксуєте всякі дрібниці, наприклад:

o пряма лінія, що проходить за назвою зазначеного у вашому графіку завдання, свідчить про те, що ви вважаєте це завдання добре виконаним і ціль досягнутою;

o злегка хвиляста лінія, проведена під записом, свідчить про те, що ви зробили роботу, але не дуже задоволені тим, як використали час на її виконання;

o дуже хвиляста лінія показує, що ви зробили роботу і досягли результатів, яких домагалися, але дарма витрачали свій час: варто було б доручити цю справу комусь іншому або затратити на неї менше половини того часу, який був витрачений;

o знак "X", поставлений на записі, означає, що ви нічого не досягли, тобто друга сторона не прийняла того, що ви запропонували, або навпаки;

o кружок навколо запису означає, що ви не досягли цілі і повинні спробувати ще раз - справа має бути запланована на інший час.

Докладні записи в календарі говорять вам про те, що відбулося, але не відповідають на запитання, чому це відбулося. Для вас не буде складно додати кодовану відповідь на нього. Але вам знадобиться комбінований код, за допомогою якого можна показати, які фактори і як зробили результати вашої діяльності такими, які вони є.

Для позначення "скільки" або "наскільки добре" можна використовувати такий набір символів:

В - відмінно або дуже багато;

Д - добре або вище за середнє;

П - погано або посередньо;

Пм - погано або менше, ніж очікувалося;

Р-0 - результат дорівнює нулю.

Вам буде потрібний більший набір умовних позначок, щоб відзначити всі фактори, які впливають на результати, наприклад, планування, зв' язок, підготовча робота, розмови, особисте втручання тощо. Наприклад:

Нч - начальство (вищестояще);

З - зв' язок;

Б - розмови;

Пр - підготовча робота;

Н - неуцтво;

І - інформація;

Нд - наведення довідок;

Зф - зовнішні фактори;

Ов - особисте втручання;

Пл - планування;

Пд - підлеглий.

Ви можете почати з невеликої кількості умовних позначок і збільшити їх, коли в цьому виникне необхідність. Майже в кожному записі вашого календаря буде чітко позначена та чи інша особа ("хто"), що вплинуло на досягнуті результати.

Ви можете вільно використовувати ініціали або імена, якщо ваш код надійний, а люди, про яких ви пишете, не побачать ваш календар. У вас нерідко виникатиме бажання схвалити або засудити метод, за допомогою якого виконувалося певне завдання. Щоб не забути похвалити людину, відповідальну за певні результати, або зробити їй догану, обведіть кружечком кодований запис, що йде за часом зустрічі з цим працівником.

Подивіться ще раз в календар. Призначена на 16.00 зустріч з М. пройшла гладко, саме так, як ви сподівалися, і це завдяки відмінній роботі, яку виконав за вашим планом С. Ви обвели кружечком кодований запис, щоб не забути висловити йому подяку. Коли ви зробите це письмово або усно, ви викреслюєте кодований запис.

Цей метод допоможе тільки в тих справах, що внесені у ваш календар, але вже одних цих пунктів може виявитися достатньо, щоб поліпшити ваші трудові навички. Ви можете отримати точне уявлення (після декількох тижнів) про те, скільки часу ви витрачаєте на непотрібну роботу, і зможете зрозуміти, чому багато роботи робите марно.

Ви будете бачити умовні позначки "непередбачених випадків" у своїх щоденних записах. Якщо ті самі умовні позначки з'являються знову й знову, що означає непередбачену втрату часу, то зможете при плануванні розпорядку дня врахувати це як щось пов'язане з усталеною практикою.