Основи економічної теорії - Мамалуй О. О. - § 5. Контроль: основні завдання та етапи

Дії і рішення керівництва організації (фірми) у справі бізнесу потребують постійної оцінки і контролю. Виникнення багатьох несподіванок, невизначених ситуацій при здійсненні накресленої програми або поставлених цілей робить об'єктивно необхідним процес контролю.

Оцінка результативності діяльності фірми в досягненні певної мети — основний зміст менеджментського контролю. Система контролю — це своєчасний облік відхилень від загальновизнаних норм дії, коригування процесу виконання накреслених програм, виконання рекомендацій з ліквідації виявлених у роботі недоліків, виправлення помилок. Проведення контролю важливо для кожної структурної ланки організації на будь-якому етапі їх функціонування. Важко врахувати всі варіанти у здійсненні поставлених цілей, а тим більше дати всебічну оцінку результатів їх досягнення. Контроль є обов'язковою функцією менеджменту. Він покликаний забезпечити впевненість у тому, що всі прийняті рішення виконуються нормально, відповідно до розробленої програми. Якщо виникають якісь відхилення, необхідно виявити причини й обставини, що заважають ефективній, результативній діяльності даної організації.

Менеджментський контроль — це не тільки виявлення і виправлення помилок, а й заходи, коригуючі шляхи досягнення організацією поставлених завдань. На ранніх етапах розвитку науки про управління панувала концепція "менталітету контролю". Тоді у підходах до управління переважали технократичні концепції, тобто поняття "контроль" ототожнювалося з положенням про "централізоване управління". Тому слово "контроль" було найбажанішим для класичних бюрократичних шкіл.

У світлі нової філософії системи менеджменту, що зародилася в 40-х роках XX ст., найважливіша мета контролю — формування в діловому управлінні стосунків злагоди, а не стосунків панування і підлеглості. Процес контролю полягав у вирішенні менеджментом завдань постійного розвитку організації у справі бізнесу. З цього часу питання ефективного розвитку фірми набувають ринкового характеру, що означає перехід від менеджменту на рівні мислення крамаря до більш динамічного ділового менеджменту. Зазнали істотних змін як самі завдання контролю, так і його смислове значення. Найважливішим завданням контролю стала не стільки орієнтація організації на максимальну ефективність у справі використання наявних ресурсів, скільки орієнтація на ефективність розвитку самої організації, внаслідок чого шанси досягнення бажаних результатів у справі бізнесу значно зросли. В сучасних умовах контроль — це аналітична функція менеджменту, яка включає систему спостереження за ходом процесів у об'єкті управління, сукупність методів порівняння величин параметра, що контролюється, із заданими програмою, систему заходів з виявлення відхилень при досягненні поставленої мети, а також визначення місця, часу, причини і характеру допущених хиб у роботі.

Будь-яка організація має у своєму розпорядженні арсенал засобів формування діючої системи контролю як у галузі контролю дисципліни виконавців певної програми, так і в оцінці ефективності прийнятих рішень у сфері формування фінансової політики, при формуванні цін, витрат виробництва, інформаційної системи та ін. Нерідко система контролю будується залежно від наявних ресурсів, які вона має регулювати, або економічних нормативів, показників, що застосовуються для регулювання економічних відносин і відображають суспільні вимоги до витрат і результатів виробництва, їх розподілу та використання.

Особливість застосування економічних нормативів полягає в тому, що заздалегідь обумовлюється залежність між ресурсами, що витрачаються, і ресурсами, що плануються. Встановлюється чіткий зв'язок між ресурсами і кінцевими результатами виробництва, в ефективності яких заінтересований колектив фірми. Тут мас місце використання активного і пасивного контролю.

Активний контроль впливає на керований об'єкт через функцію регулювання в рамках параметрів, накреслених планом або програмою. Він дає можливість керівництву фірми своєчасно ліквідувати відхилення від запланованих параметрів і, якщо виникає необхідність, компенсувати витрати. За кількістю величин, що контролюються, розрізняють одномірний (одиничний) і багатомірний (множинний) контроль. Контроль може бути однофункціональний і багатофункціональний. Ця різниця обумовлена обсягом операцій, що виконуються у ході здійснення контролю.

При пасивному контролі має місце аналіз досягнутого в реалізації якогось проекту, завдання.

За видами, призначенням, методами і засобами формування, сферами застосування форми контролю різняться, але у сукупності вони становлять єдину систему, яка впливає у часових рамках і просторі на процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання продукції і регулює діяльність структурних ланок організації для досягнення поставленої мети при найраціональнішому використанні наявних ресурсів: капіталу, фінансів, трудових ресурсів. Розрізняють три типи процесу контролю: попередній (іноді його називають завчасним), поточний та заключний. Вони взаємопов'язані і в сукупності визначають зміст процесу контролю на всіх етапах його реалізації.

Попередній контроль своєчасно, ще до здійснення завдання, повинен підтвердити правильність концепції і заздалегідь вказати на можливі помилки в ній. Цей тип контролю має за мету забезпечити правильність, прогресивність і реальність виконання накресленої програми, перешкодити здійсненню завдань, які на практиці завдають шкоди інтересам фірми. Контроль цього типу передбачає перевірку таких запитань:

— чи все зроблено для здійснення програми у зв'язку з поставленим завданням?

— чи спроможна організація досягти поставленої мети з використанням наявних ресурсів — людських, матеріальних, фінансових?

Важливу роль попередній контроль відіграє також у справі додержання законності прийнятих рішень. На практиці це означає додержання не тільки правових норм, а й технологічної дисципліни/ стандартів. Виконавці програми, завдань, а не тільки керівництво фірми, повинні нести відповідальність за суворе додержання законів, указів, постанов і рішень, розпоряджень, інструкцій, вказівок і наказів, підготовлених системою менеджменту фірми.

Процес здійснення контролю не може бути заздалегідь обмеженим і суворо регламентованим за змістом і сферою дії. Він різноманітний, бо різні структура і характер мети діяльності фірми у сфері соціально-економічної політики, доборі і розстановці кадрів і всього, що стосується внутрішнього і зовнішнього середовища фірми.

При аналізі й оцінці виконання завдань, покладених на колектив фірми, при контролі додержання правових норм, економічних нормативів, стандартів недостатньо констатувати різницю між бажаним і дійсним станом речей. Часто необхідно коригувати дії "на льоту" при виконанні програми. Тут неоціненна роль належить поточному контролю.

Поточний контроль — це процес поетапного розгляду виконання програми. За результатами цього типу контролю організації її керівництво вживає оперативно-коригуючих заходів. Тут функції контролю полягають у першу чергу у встановленні (оцінці) досягнутих результатів на даному етапі часу виконання програми. Якщо є відхилення від програмних параметрів, необхідні заходи для їх усунення, коригування таких показників, як розвиток виробництва, форм його організації, спеціалізації та ін. Ці відомості поточного контролю дають можливість керівництву організації вирішувати, наприклад, такі практичні завдання:

— чи слід розширювати або скорочувати поле виробничого процесу?

— на яких напрямах діяльності слід припинити виробництво?

— чи слід відмовитися від випуску якогось одного виду продукції або надання послуг?

— чи враховувати в діяльності і яким чином зміну зовнішніх умов роботи?

При цьому важливо підкреслити необхідність оперативного поточного контролю, що дає ефект зниження витрат на коригуючі дії.

Реалізація функцій менеджменту вимагає від організації при виконанні стратегічного плану розвитку проводити критичний аналіз, оцінку зробленого за весь період виконання накресленої програми. Найважливіша вимога, висунута до менеджментського контролю на його заключному етапі, — чітко вказати, куди слід іти організації і якого рівня досконалості вона повинна досягти.

Заключний контроль дає керівництву фірми можливість не тільки оцінити реальність виконання програми, а й через систему оціночних нормативів скоригу вати свої дії в майбутньому. Формулювання бажаних результатів на майбутнє — це, можливо, найістотніший елемент заключного контролю.

Внаслідок наявності заключного виду контролю керівництво організації має можливість не тільки оцінити реальність виконання поставленої мети, а й всебічно проаналізувати "атмосферу" втрачених можливостей. Контроль на заключному етапі його здійснення формується як комплекс різних мотивованих нормативів, оціночних стандартів. Процес стандартизації полягає у розробці, встановленні і використанні єдиних норм, правил, вимог, які регламентують і регулюють діяльність керівництва фірми з удосконалення системи управління.

Стандарт — це і форма контролю, де він є основним нормативно-технічним документом, що визначає повну науково-технічну характеристику продукції, і показник якості, а також метод і засіб виміру, перевірки правил упакування, маркування, транспортування і зберігання продукції. Це абсолютні або відносні величини, показники, що застосовуються для регулювання економічних відносин при організації процесу виробництва і виявляють вимоги до витрат на його здійснення і результатів.

Передбачити і правильно сформулювати мету на майбутнє можна лише тоді, коли достатньо уваги приділяється часовим періодам здійснення заключного контролю. Це зумовлено тим, що оціночні стандарти майже завжди існують у певних часових вимірах (наприклад строки у завершенні будівництва якогось об'єкта, норми часу виконання якоїсь виробничої операції). Практика визначила два значущі періоди часу здійснення заключного контролю. На першому провадиться аналіз досягнутих результатів порівняно з накресленою програмою. Нерідко його називають періодом "порівняння результатів зі стандартами". Другий період часу процесу контролю передбачає дії з поліпшення самої системи менеджменту. Процес контролю у його початковому періоді — це контроль за діяльністю організації в межах певної системи координат (у даному разі стандартів), а об'єктом процесу контролю в другому періоді часу є сама система координат.

Результати процесу контролю у його часових параметрах зумовлюють три варіанти дій керівництва організації: не вживати ніяких заходів; ліквідувати відхилення від встановлених норм-стандартів; переглянути саму мотивовану систему норм-стандартів. Ефективність, дієвість процесу контролю передбачають своєчасне коригування плану дій, його гнучкість, простоту та економічність. Передбачення, прогнози у плануванні економічного розвитку містять різні елементи невизначеності й ризику. Тому, визначаючи мету на майбутнє і відповідні конкретні завдання, керівництво фірми повинно припускати можливість помилок, кількість яких може виявитися тим більшою, чим менше відпрацьована система контролю на його заключному етапі. Здійснюючи заключний контроль, необхідно, крім констатації фактів, враховувати також обставини, які призвели до небажаних явищ. Проведення контролю необхідно постійно коригувати, однак не для того, щоб виправдати допущені відхилення від встановлених параметрів, а в інтересах дійсно об'єктивного аналізу помилок у роботі.

Дієвість контролю — це ступінь досягнення системою контролю поставлених перед нею завдань, оцінка ступеня завершення "потрібної" роботи у певний період часу. Для оцінки дієвості системи контролю необхідно відповісти на ряд запитань: чи виконала фірма "потрібну" роботу відповідно до заздалегідь визначених стандартів? чи виконала вона всі "потрібні" дії? чи внесла "потрібні" коригування вчасно? Щоб виміряти дієвість контролю, фірма через систему стандартів порівнює те, що треба було зробити, з тим, що фактично зроблено. Критеріями дієвості контролю є якість, кількість, своєчасність дій.

Економічна система контролю — це оцінка ступеня використання фірмою необхідних засобів для організації і ведення контролю. Економічність визначається шляхом простого зіставлення коштів, які передбачалося витратити на досягнення певної мети і виконання конкретних дій, з коштами, які були фактично витрачені. Щоб знайти цю величину, звертаються до нормативів, оцінок, прогнозів і т. ін. Величина в знаменнику визначається на основі бухгалтерського обліку, звітності, оцінок норм витрат та ін. Наприклад, якщо знаменник менший від чисельника, коефіцієнт більше, наприклад, одиниці, то фірма має право, в якомусь розумінні, говорити про економічність. Якщо ж чисельник менший від знаменника, коефіцієнт менше одиниці, можна якоюсь мірою констатувати неекономічність. Ефективність системи контролю визначають три критерії: впровадження нових прогресивних форм контролю, його дієвість і економічність.

Контроль повинен бути постійним, охоплювати всі напрями діяльності організації. Разом з тим він не повинен мати тотального характеру, коли допускається опіка всіх і кожного. Результати контролю мають постійно доводитися до всіх виконавців, оприлюднюватися. Нарешті, кожний з учасників діяльності повинен чітко знати: що він зробив задовільно; наскільки якісно виконав роботу і які подальші його дії. Спеціалісти менеджменту країн Заходу підкреслюють, що лише близько 20% проблем, пов'язаних з якістю виконання завдань, виникають з вини безпосередніх виконавців, а 80—90% — внаслідок помилок у системі управління.

Наскільки різноманітна соціально-економічна, господарська діяльність фірми, настільки різні типи і форми контролю. Останнім часом у дослідженнях і літературі про організацію контролю велику увагу приділяють соціальному і поведінковому аспектам контролю.

Соціальний аспект контролю — це те, яким чином особи, причетні до системи управління, реагують на її соціально-економічні принципи. Характер реакції учасників на соціально-економічні параметри системи контролю — важливий показник спроможності керівництва фірми ефективно вирішувати завдання, які стоять перед ним. Якісними ознаками соціального аспекту контролю є: увага до людини, формування умов для розкриття її потенціалу; забезпечення погоджених взаємовідносин працівників у самому процесі виробництва; розробка ефективних шляхів розвитку фірми, які б задовольняли інтереси людей, їх надії і потреби; об'єднання людей навколо загальної мети; створення сприятливого психологічного клімату в колективі.

Як відомо, психологічна реакція людей на умови виробничої діяльності — це чинник, який впливає на результативність управлінської діяльності в усіх її аспектах. Тут можуть мати місце як формальні, так і неформальні, таємні правила поведінки працівників, що встановлені добровільним, часто таємним рішенням. Саме в цьому розумінні соціальний контроль виконує роль зворотного зв'язку, коригуючи психологічний клімат, поведінковий аспект контролю. Останній означає ступінь впливу контрольних функцій менеджменту на поведінку працівника. Він може бути за своїм характером позитивним або негативним. Основними оціночними критеріями поведінкового контролю є характер дій керівників організації, різні регламентації умов поведінки працівників та ін. Завдання професійного менеджера полягає у створенні, опрацюванні ефективних засобів поведінкового контролю, завдяки яким фірма досягатиме вагомого результату в своїй діяльності.