Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Поняття внутрішнього контролю

З погляду контрольної діяльності на будь-якому підприємстві є три ланки — керівництво, господарські служби та бухгалтерія, — які постачають інформацію керівництву. При цьому сама бухгалтерія підприємства контролюється правлінням (а не навпаки), і контролює господарські служби тільки в частині правильності оформлення та належного дозволу на використання матеріальних і трудових ресурсів, та здійснення інших господарських операцій.

Слід пам'ятати, що на підприємстві бухгалтерський облік, контроль (у т. ч. внутрішній контроль та аудит) і організація обліку та контролю належать до різних функцій управління. А саме: бухгалтерський облік — до функції інформування, контроль та внутрішній аудит — до контрольної, а організація обліку та контролю — до організаційної функцій управління. Тому не дивно, що всі ці види діяльності мають свої специфічні методи і способи здійснення.

Внутрішній (або внутрішньогосподарський) контроль необхідний, передусім, для забезпечення впевненості керівництва підприємства в тому, що всі керуючі впливи досягли своєї мети і всі вказівки виконуються. Саме тому у світовій практиці під контролем розуміють будь-яку процедуру, яка сприяє зменшенню схильності до ризику. Ступінь схильності до ризику — ефект події (у грошовому вираженні), помножений на імовірність його походження.

Для закріплення виробничої дисципліни, виявлення центрів господарської відповідальності, забезпечення вірогідності інформації, доцільності, правильності, законності господарських операцій, повноти і вчасності відображення їх в обліку, виявлення відхилень, що виникають у процесі виробництва, та їхньої характеристики необхідне здійснення внутрішнього господарського контролю. Отже, внутрішньогосподарський контроль охоплює всі сфери виробничо-господарської діяльності підприємства, всі стадії відтворення — постачання, виробництво, збут готової продукції і всі види діяльності підприємства, пов'язані з господарським процесом. Внутрішньогосподарський контроль має певні особливості (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Особливості внутрішньогосподарського контролю

Пильна увага зовнішнього аудитора до системи внутрішнього контролю спричинена тим, що він не в змозі проконтролювати всі аспекти діяльності підприємства і тому частину завдань може бути покладено на внутрішньогосподарські контрольні заходи. Однак для цього зовнішньому аудитору доводиться оцінювати ризик неефективності системи внутрішнього контролю і його вплив на загальний ризик аудиторської перевірки.

Внутрішньогосподарський контроль забезпечується наявністю взаємовідносин між учасниками виробництва з приводу перевірки подій, фактів виробничої діяльності і спрямованих на забезпечення:

• достовірності даних у процесі обліку;

• правильності (законності) й доцільності господарських операцій, а також повноти і своєчасності їх відображення в обліку;

• виявлення відхилень у процесі виробництва від норм, нормативів, стандартів, правил, планів тощо;

• виявлення причин відхилень, які виникають, і доведення вини (ініціативи) за їхні наслідки.

У працях вітчизняних учених досить докладно розглянуто завдання як внутрішнього господарського контролю, так і бухгалтерського контролю. Найповнішим переліком завдапь є перелік, який визначили проф. Ф.Ф. Бутинець та доц. С.В. Бардат [7]. Проте спеціалізація підприємства — це основний фактор, який у повному обсязі визначає завдання внутрішньогосподарського контролю.

Під внутрішнім контролем слід розуміти такі заходи з організації та ведення бізнесу і такі методи та процедури, які застосовують на підприємстві з метою:

1) забезпечення збереженості активів;

2) перевірки точності і вірогідності облікової інформації;

3) підвищення ефективності діяльності;

4) забезпечення дотримання вимог керівництва.

При цьому перші два завдання можна об'єднати під загальною назвою бухгалтерський контроль, а два другі — під назвою адміністративний контроль.

"Адміністративний контроль — це план організації і всі методи й процедури, розроблені на основі управлінської політики, які тісно пов'язані з ефективністю діяльності і впливають, як правило, непрямо на фінансову документацію" [44, с. 474]. Для оцінки адміністративного контролю внутрішньому аудитору потрібно мати глибокі знання в галузі теорії економіки, маркетингу, управління, менеджменту, фінансів, статистики, господарського права, оподаткування, бухгалтерського обліку тощо.

Оцінку економічної діяльності підприємства й ефективності господарських операцій у зарубіжній практиці прийнято називати управлінським (операційним) аудитом, що є складовою частиною внутрішнього аудиту. Об'єктами цього виду аудиторського контролю є збереження й ефективність використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів. У процесі оцінки ефективності господарських операцій виявляють причини і винуватців нераціонального використання виробничих запасів, звертають увагу на дотримання законодавчо-нормативних актів, які стосуються економії й ефективності використання ресурсів.

Забезпечення вірогідності облікових даних — безпосереднє завдання внутрішньогосподарського контролю, яке реалізується в кількох аспектах: у відносинах між учасниками виробництва з формування первинних даних про господарські операції і стан виробничих ресурсів; у відносинах із забезпечення збереження та достовірності інформації під час її обробки, узагальнення і класифікації бухгалтерською службою підприємства.

Бухгалтерський контроль здійснює апарат бухгалтерії, охоплюючи роботу з метою перевірки, — щодо легальності, старанності та вірогідності господарських операцій до їх здійснення або перед їх завершенням на підставі бухгалтерських документів, а також з метою перевірки правильності ведення бухгалтерського обліку та вивчення результатів господарської діяльності підприємства.

З погляду зовнішнього аудитора, який оцінює заходи внутрішнього контролю підприємства, засоби контролю можна класифікувати таким чином.

1. Контроль запобігання {preventative controls) (призначається чи використовується для попередження або перешкоджання небажаним діям).

Приклади: розподіл обов'язків; ротація обов'язків; запобігання несанкціонованому доступу; розробка ефективних форматів таблиць і звітів.

2. Контроль невиявлення (detective controls) — спрямований на виявлення або розкриття небажаної дії.

Приклади: підбиття підсумків за одним видом операції; використання проміжних (збережених на певному етапі) файлів для перевірки; перевірка правильності вхідних даних (наприклад, лімітні перевірки).

3. Контроль виправлення (corrective controls) (для усупенпя (запобігання) помилок або небажаних дій):

• допомога під час дослідження і виправлення виявлених причин схильності до ризику;

• усунення або зменшення наслідків помилок і неправильних дій після їхнього виявлення. Приклади: звіти про невідповідності, використання резервних копій і відновлення ушкодженої інформації, системи допомоги в режимі реального часу (on-line).