Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Первинні документи: поняття, реквізити, класифікація

У попередніх розділах ми розглянули роль інформаційних комп'ютерних систем у бізнесі, а також з'ясували сутність бухгалтерського обліку, аудиту та їх організації у сучасних умовах. Третій розділ призначений для того, щоб показати, які саме зміни вносять автоматизовані комп'ютерні системи в бухгалтерський облік і аудит та їх організацію.

Як змінюються елементи методу бухгалтерського обліку (документування й інвентаризація, оцінка та калькулювання, рахунки та подвійний запис, баланс і звітність) у комп'ютерній бухгалтери? Які фактори впливають на розвиток форм бухгалтерського обліку? Чим відрізняються паперові й комп'ютерні форми бухгалтерського обліку? Що таке електронний обліковий регістр? Як функціонує електронний документообіг? Як здійснюється аудит у комп'ютерній бухгалтерії?

Саме цим питанням присвячено третій розділ.

3.1. ТРАНСФОРМАЦІЯ ЕЛЕМЕНТІВ МЕТОДУ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ ПРИ ВИКОРИСТАННІ КОМП'ЮТЕРНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

Первинні документи: поняття, реквізити, класифікація

Значення первинних документів у бухгалтерському обліку дуже велике. Документ — це початкове джерело всієї облікової інформації. З іншого боку, приблизно ЗО % усіх документів, що створюються на промисловому підприємстві, припадають на

бухгалтерію. Без документа жодну господарську операцію не може бути прийнято до обліку. Документи є основою, фундаментом, на якому ґрунтується вся облікова робота. Від якості документів залежить якість усіх облікових показників, включно зі звітністю, а документування як процес оформлення господарських

операцій документами є одним із основних елементів методу бухгалтерського обліку.

Первинні документи — це доказ виконаних господарських операцій або письмове розпорядження на право їх виконання. Із застосуванням у бухгалтерському обліку комп'ютерів під документами стали розуміти і електронні носії первинних даних.

Про первинні документи як про основу обліку писав ще Лука Пачолі у відомому "Трактаті про рахунки і записи" [16]. Хоча він і не розглядав документи як свідоцтва, що підтверджують кожну господарську операцію, проте вказував на необхідність ведення такого "первинного документа", як Меморіалу — книги, в яку "...купець записував усі справи в такій послідовності, в якій вони відбувалися з дня в день, година за годиною". Уже тоді мова йшла про обов'язковість зазначення таких даних, котрі має бути відображено в обліку: суб'єкт (хто); об'єкт (що); час (коли); місце (де).

За проф. М.В. Дембінським [5, с. 83], первинні документи класифікуються за такими ознаками:

а) призначення;

б) обсяг даних;

в) спосіб використання.

За призначенням документи поділяються так:

• розпорядчі, що мстять наказ на здійснення господарської операції;

• виправдовуючі, які відображають господарські операції, що вже здійснилися;

• комбіновані.

За обсягом даних документи поділяються таким чином:

• первинні;

• зведені.

За способом використання вони бувають:

• разові;

• накопичувальні.

Доц. Н.М. Грабова [4, с. 207] до класифікації документів за призначенням додавала ще й документи бухгалтерського оформлення, які складають працівники бухгалтерії для підготовки й полегшення облікових записів на підставі відповідних первинних документів. Часто документи за призначенням поєднують ознаки різних видів.

За місцем складання документи бувають внутрішніми (складаються на підприємстві й обертаються в його межах) та зовнішніми (складаються на підприємстві або за його межами, але обертаються між підприємствами й організаціями).

Залежно від кількості облікових позицій розрізняють одно-позиційні та багатопозиційні документи.

Елементарними неподільними одиницями економічної інформації, які входять до первинного документа, є його реквізити. Реквізити поділяються на реквізити-ознаки і реквізити-підстави[1,с. 14].

Реквізити-ознаки характеризують якісні властивості об'єкта, що описується (час і місце операції, прізвище, ім'я виконавця, назва операції тощо).

Реквізити-підстави дають кількісну характеристику явищ, виражену у визначених одиницях виміру (сума внеску в гривнях, ставка податку у відсотках тощо). Окремо взяті реквізити-ознаки і реквізити-підстави економічного сенсу не мають, тому застосовуються тільки в поєднанні один з одним.

Можна виділити такі обов'язкові реквізити документів: назва документа; дата складання; назва та адреса підприємства, де було складено документ; зазначення осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції; зміст операції; вимірники та підписи відповідальних осіб. Решта реквізитів визначаються характером операцій, що реєструються.