Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Розширені можливості облікових записів в комп'ютерних програмах

У більшості комп'ютерних бухгалтерських програм господарська операція означає зви-і чайну бухгалтерську проводку або сукупність проводок. Дещо розширений підхід наявний у системі "Корифей" версії 12.4. Тут під господарською операцією розуміється макропроцедура — довільні дії з даними (у тому числі щодо введення й авторизації проводок), структуру (алгоритм дії) якої користувач може наочно описати у вигляді логічного дерева [10]. Набір взаємозалежних даних, що утворюється в ході виконання господарської операції, яка описує створений або змінений об'єкт, тут називається екземпляром господарської операції. Кожен такий об'єкт має свій унікальний номер і дату актуальності, що задає період дії бізнес-правил стосовно цього об'єкта (значення ставок податків, алгоритми їхнього розрахунку тощо).

Багато сучасних бухгалтерських програмних продуктів, наприклад "1С: Бухгалтерия 7.7", мають цікаву можливість "відключати" бухгалтерські проводки. У цьому разі сума конкретної записаної в журнал проводки (або всіх проводок попередньої операції) перестає враховуватись у розрахунку бухгалтерських підсумків.

Ще далі пішли розробники програми "Віртуоз" [13]. Тут документи можуть бути проведені попередньо (м'яко) або остаточно (жорстко). Отже, здійснені ними операції можуть бути попередніми або остаточними (кінцевими). Кожен господарський об'єкт відповідно має пару значень своїх показників: попередні і кінцеві. Попереднє проведення змінює попередні значення показників. Остаточне — і попередні, і кінцеві значення. А попередньо проведений документ можна провести остаточно або повернути на один крок назад.

Головна потреба в попередньому проведенні документів полягає в тому, що більшість операцій мають тривалий характер, але вже до свого остаточного завершення мають бути відображені в обліку (наприклад, для управлінських потреб). Вихід — попереднє проведення документа й аналіз попередніх показників з подальшим остаточним проведенням документа після завершення операції (типовий приклад — підготовка платіжного доручення, банківську виписку для якого буде отримано з деякою затримкою).

Взаємодія оперативного та бухгалтерського обліку тут буде відбуватися за такою схемою (рис. 3.6).

Таким чином, проводячи документи попередньо, можна моделювати й прогнозувати операції підприємства і проводити аналіз "а що буде, якщо ...". Проведення документів змінює стан об'єктів системи. Записи про ці зміни фіксуються в журналах двох видів: операційні — відображають зміни показників операційних об'єктів (наявність інвентарних об'єктів, товарообігу, кредиторської та дебіторської заборгованості тощо) і бухгалтерські — відображають зміни показників бухгалтерських об'єктів (бухгалтерських рахунків, реєстрів валових доходів і витрат, касових книг).

Рис. 3.6. Взаємодія оперативного і бухгалтерського обліку в програмній системі "Віртуоз"

Документи можна проводити повністю, а можна — частково, тобто спочатку здійснити так зване операційне проведення, а потім "допровести" його по бухгалтерії. Операційне проведення здійснює ту частину господарської операції, яка пов'язана з рухом операційних об'єктів (інвентарних об'єктів, взаємозаліками...), а бухгалтерське — ту, яка пов'язана з рухом бухгалтерських об'єктів (побудовою проводок, зміною залишків на рахунках тощо).

Більшість документів і операції, що їм відповідають, не можуть бути одразу заповнені всіма необхідними, а саме, аналітичними даними, а час на введення і проведення цих документів може бути обмежений. Розмежування операційного і бухгалтерського проведення дає змогу частково заповнити документ і провести його операційно. У результаті оперативна інформація завжди буде актуальною, а звірку й аналіз бухгалтерських показників можна відкласти до моменту, коли всі дані стануть відомі, будуть введені в документ, і він буде проведений повністю. Прикладом може бути надходження платежу від клієнта, який відноситься одразу до декількох договорів. Відповідно, документ набуває статусу або повністю проведеного, або операційно проведеного (рис. 3.7) [13].

Відмову від проведення документів також можна проводити або повністю, або частково — спочатку провести бухгалтерське скасування документа (для зміни бухгалтерських даних), а пізніше, якщо необхідно, відмовитись від його операційного проведення (для внесення змін до управлінських даних).

Рис. 3.7. Проведення первинних документів у системі "Віртуоз"

Документи можна проводити негайно, а можна поставити їх у чергу на проведення (можна також здійснити операційне проведення, а бухгалтерське відкласти). У другому випадку спеціальний компонент системи почне послідовне проведення документів при настанні певної події.