Контрольно-ревізійна діяльність - Живко 3.Б. - 3. Перевірка стану бухгалтерського обліку

Закон "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. № 996-1V визначає, що мстою ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності є надання користувачам необхідної для прийняття рішень повної, правдивої й неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства.

Знання бухгалтерського фінансового обліку та фінансової звітності відіграють важливу роль у проведенні профілактичних заходів щодо виявлення корисливих правопорушень та запобігання їм.

Під час ревізії стану обліку і звітності перевіряють:

1. Відповідність організації і методики ведення бухгалтерського фінансового й управлінського обліку та складання фінансової звітності затвердженим положенням (стандартам) бухгалтерського обліку, Плану рахунків, Інструкції про його застосування та іншим нормативним актам.

2. Правильність оформлення документами здійснених господарських операцій, достовірність документів, своєчасність і повноту відображення операцій у бухгалтерському обліку.

3. Наявність на грошових, матеріальних, майнових, розрахункових та кредитних документах підписів керівника і головного бухгалтера.

4. Своєчасність і якість виробничих, товарних, матеріальних, авансових звітів, звітів касира та ін.

5. Правильність і своєчасність перевірки та бухгалтерської обробки документів і звітів матеріально відповідальних осіб бухгалтерією.

6. Своєчасність розгляду і затвердження документів і звітів керівником підприємства.

7. Правильність кореспонденції рахунків, тотожність зустрічних сум у регістрах бухгалтерського обліку.

8. Своєчасність і якість ведення облікових регістрів.

9. Достовірність контролю за видачею й використанням доручень і своєчасність оформлення оприбуткування цінностей у підзвіт матеріально-відповідальним особам.

10. Ефективність застосування комп'ютерних програм бухгалтерського обліку.

11. Своєчасність і якість складання фінансової звітності.

12. Своєчасність і ефективність інвентаризації цінностей і розрахунків.

13. Стан архіву бухгалтерських документів і дотримання правил і термінів їх зберігання.

14. Обстеження структури бухгалтерії, постановки обліку і звітності.

15. Забезпеченість бухгалтерії нормативними матеріалами, положеннями, інструкціями, бланками документів і звітів.

16. Розстановку кадрів, підвищення кваліфікації працівників бухгалтерії.

17. Систему матеріальної відповідальності, укладання договорів із матеріально-відповідальними особами про повну матеріальну відповідальність.

18. Пропускну систему, охорона цінностей.

19. Використання прав і виконання своїх обов'язків головним бухгалтером.

Після завершення перевірки складають довідку за такою формою:

Перевіряючий має розуміти, що ЕОМ як частина автоматизованої бухгалтерської системи є для нього додатковою перешкодою в перевірці підприємства, оскільки ревізор, як правило, не є фахівцем з інформаційних технологій. Слід також розуміти, що сама АБС є додатковою технічною можливістю для бухгалтера зробити організаційний або інший маневр, щоб перешкодити одержанню даних або утруднити доступ до них.

Сам термін "ревізія" допускає доступ до даних, що відображають процес відтворення, їх аналіз і висновки.

У звичайних умовах необхідну інформацію ревізор бере з облікових реєстрів та інших документів. Фізичними носіями інформації є аркуші паперу. Під час перевірки підприємства з автоматизованою обліковою системою такими носіями виступають електронні пристрої ЕОМ - диски.

За будь-яких змін у носіях облікової інформації первинна і звітна інформація залишається без змін - на звичних бланках.

У завірену паперову документацію, а тим більше у здані звітні документи внести зміни досить важко. А проміжна інформація звичайно міститься на диску ПЕОМ і є цілком підконтрольною бухгалтерові.

Підвищена оперативність бухгалтерського обліку в АБС зумовлює неприємний для ревізора факт можливого приховування зміни/знищення електронної документації безпосередньо у процесі перевірки та/або безпосередньо перед нею (поки перевіряючі йдуть по коридорах, а охорона вже сповістила про це бухгалтерію).

Для усунення таких можливостей рекомендується:

o з'ясувати, яка саме техніка перебуває в розпорядженні бухгалтерії;

o по можливості провести раптову перевірку;

o перевірити чи є в комп'ютерах безперебійне живлення;

o домовитися про спільну роботу з фахівцем (при цьому потрібно враховувати, що саме середовище технічного навчання впливає на інженерів так, що вони неохоче співпрацюють із контролюючими органами, тому спілкування з ними має бути ввічливим);

o підготувати власну ОТ, диски, кабелі для перенесення інформації на власні комп'ютери (підготовлені й опротестовані заздалегідь програми для швидкого аналізу інформації "на місці");

o одержати дані про підготовленість штатних працівників фірми (якщо кваліфікація їх вища, ніж у включеного в бригаду ревізорів експерта, не варто особливо сподіватися на одержання достовірної інформації*);

o розробити план (у хвилинах і секундах) сходження на поверхи і в кімнати, бо для знищення інформації на жорстких дисках достатньо близько до 10 секунд (очевидна критичність таких обставин від моменту надходження сигналу "До нас прийшли" до моменту блокування доступу до ОТ);

o вимагати протягом процесу перевірки роздруківок, завірених підписами відповідальних осіб як свого роду "зрізу" юридично чинних даних.

Після установлення повного контролю над ОТ фірми потрібно передбачити подальшу її доступність. Оператора ЕОМ в жодному разі не можна допускати до неї, навіть якщо він поводиться лояльно і виражає готовність до співпраці. Ревізори мають розуміти, що незнання ними правил доступу в мережу підприємства, може призвести до втрати інформації. Наприклад, при завантаженні операційної системи може бути викликаний пароль, а якщо він не буде коректно уведений протягом 10-15 секунд, програма автоматично може зашифрувати або знищити дані.