Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - Стаття 34. Нотаріальні дії, що вчиняють нотаріуси

Стаття 34. Нотаріальні дії, що вчиняють нотаріуси

Нотаріуси вчиняють такі нотаріальні дії:

1) посвідчують правочини (договори, заповіти, довіреності тощо);

2) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;

3) видають свідоцтва про право на спадщину;

4) видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя;

5) видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів);

6) видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися;

7) провадять опис майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або місце перебування якої невідоме;

8) видають дублікати нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса;

9) накладають та знімають заборону щодо відчуження нерухомого майна (майнових прав на нерухоме майно) і транспортних засобів, що підлягають державній реєстрації;

10) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

11) засвідчують справжність підпису на документах;

12) засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;

13) посвідчують факт, що фізична чи юридична особа є виконавцем заповіту;

14) посвідчують факт, що фізична особа є живою;

15) посвідчують факт перебування фізичної особи в певному місці;

16) посвідчують час пред'явлення документів;

17) передають заяви фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам;

18) приймають у депозит грошові суми та цінні папери;

19) вчиняють виконавчі написи;

20) вчиняють протести векселів;

21) вчиняють морські протести;

22) приймають на зберігання документи.

На нотаріусів може бути покладено вчинення інших нотаріальних дій згідно із законом.

Тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів. Зразок, опис, порядок витрачання, зберігання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів установлюються Кабінетом Міністрів України.

У наведеній статті передбачено вичерпний перелік нотаріальних дій, які вчиняються як державними, так і приватними нотаріусами. Нотаріуси мають право на вчинення інших, ніж зазначені в даній статті, нотаріальних дій тільки у випадку передбачення їх у Законі України "Про нотаріат". Слід зазначити, що тільки нотаріуси (крім нотаріусів, що працюють у державних нотаріальних архівах (див. коментар до ст. 35 Закону України "Про нотаріат")) мають право вчиняти абсолютно всі нотаріальні дії, які містяться у цьому Законі, інші ж особи наділяються повноваженнями на їх вчинення у чітко визначених межах (див. коментар до статей 37,38,40,40і Закону України "Про нотаріат").

У літературі склалося досить неоднозначне розуміння юридичної сутності нотаріальних дій, а визначення цього поняття розкривається досить неповно. Зокрема, під нотаріальною дією пропонується розуміти посвідчення безспірних прав та фактів, що мають юридичне значення, а також вчинення інших дій, спрямованих на позасудову охорону прав і інтересів осіб, що належать до повноважень нотаріальних органів1. Не можна погодитись із вказаним визначенням, виходячи з такого. У даному випадку визначення нотаріальної дії зводиться до того, що вказуються різновиди нотаріальних дій, але зміст самого поняття не розкривається.

Для позначення нотаріальної дії також іноді використовується вираз "нотаріальний акт", під яким розуміється результат нотаріальної діяльності, різновид правозастосовного акта, що офіційно підтверджує вже об'єктивно існуючі суб'єктивні права й обов'язки. Необґрунтованим виглядає розуміння нотаріальної дії як результату нотаріальної діяльності, оскільки остання спрямовується на захист і охорону прав та інтересів осіб, які звертаються до нотаріуса, що може бути досягнуто в тому числі і за допомогою вчинення нотаріальних дій. Поряд із цим нотаріальні дії не можна розглядати як єдину форму прояву нотаріальної діяльності. На нашу думку, нотаріальна дія повинна розумітися як одна із форм реалізації особливих повноважень нотаріуса, яка в той же час не є єдиною їх формою. З огляду на це, не можна погодитися з твердженням, що тільки нотаріальні дії в сукупності складають компетенцію нотаріальних органів. У цьому контексті допустимим є застосування виразу "нотаріальний акт", враховуючи, що поняття "акт" розкривається як одиничний прояв якої-небудь діяльності; дія3. Таким чином, поняття "нотаріальний акт" може використовуватись для позначення нотаріальної дії, але разом з тим може відображати й інші варіанти форм реалізації повноважень нотаріуса. Іншими словами, це поняття може позначати нотаріальну дію, а також будь-який інший процес, що є складовою частиною нотаріальної діяльності. Наприклад, запит нотаріуса щодо інформації про наявність рахунків спадкодавця в рамках заведеної спадкової справи також можна розглядати як нотаріальний акт, тобто певну складову частину здійснення нотаріальної діяльності. З огляду на це не можна розглядати нотаріальний акт як виключно нотаріальну дію.

В юридичній літературі зазначається, що нотаріальний акт має значні переваги:

- нотаріально оформлений акт надає захист від імені держави;

- нотаріальний акт привселюдно визнається і має підвищену доказову силу;

- в офіційних інстанціях заперечувати такий акт проблематично; - до здійснення нотаріальних дій нотаріус зобов'язаний роз'яснити права та обов'язки сторін, поінформувати їх про юридичні наслідки;

- нотаріальний акт повинен у повному обсязі відповідати чинному законодавству.

Не можна повністю погодитись із зазначеним твердженням. Нотаріальний акт є дією, тобто він не може існувати сам по собі як об'єкт матеріального світу. Результатом нотаріального акта, якщо розглядати його як нотаріальну дію, є створення, зміна чи припинення певних прав та обов'язків, підтвердження відповідних прав або фактів, які відображаються у вигляді певного документа. Таким чином, якщо говорити про сам нотаріальний акт як про нотаріальну дію, недоцільно розглядати його переваги. Якщо ж розглядати документ, який виданий чи посвідчений нотаріусом, не можна називати його нотаріальним актом.

Як випливає з наведеного переліку, автори назвали нотаріальним актом саме нотаріальний документ. Але навіть у цьому разі означені характеристики викликають зауваження. Зокрема, останні два положення є обов'язком нотаріуса і не можуть розглядатися як переваги документа чи нотаріальної дії взагалі. У випадку порушень під час вчинення нотаріальної дії остання може не мати бажаних юридичних наслідків. Наприклад, у разі відсутності в договорі купівлі-продажу квартири такої істотної умови, як ціна договору, навіть у разі його посвідчення нотаріусом покупець не отримає у власність предмет купівлі-продажу, а органи бюро технічної інвентаризації відмовлять у реєстрації права власності на квартиру в силу складення правовстановлювального документа з порушенням чинного законодавства.

На нашу думку, не можна говорити про переваги нотаріального документа, нотаріальної дії і нотаріального акта взагалі, оскільки сутнісно всі вони не є кращими за документи чи правочини, що укладаються без нотаріального посвідчення, але мають свої особливості. Якщо законом передбачено умову обов'язкового нотаріального посвідчення правочину, то таке посвідчення є умовою набуття чинності правочином, але не можна розглядати його як перевагу. Якщо ж правочин посвідчується нотаріально за бажанням його сторін, то за змістом і юридичною силою він також не може вважатися таким, що має переваги над аналогічним письмовим правочином, не посвідченим нотаріально, оскільки обов'язкове його нотаріальне посвідчення не передбачено законом.

З огляду на наведене нотаріальну дію слід визначити як одну із форм здійснення нотаріальної діяльності (реалізації повноважень нотаріуса). Якщо говорити про інших осіб, яким надано право вчиняти нотаріальні дії, то в контексті їх вчинення ці особи також наділяються саме певними повноваженнями нотаріуса. При цьому справедливо зазначається в літературі, що до повноважень нотаріуса входить не тільки вчинення певної нотаріальної дії, а й коло прав та обов'язків, наданих нотаріусу чи відповідній посадовій особі законом. Вказані автори пропонують виділяти предметну і територіальну компетенцію нотаріальних органів, розглядаючи предметну компетенцію як розмежування нотаріальних органів за колом нотаріальних дій, а територіальну - як розмежування нотаріальних дій з урахуванням території їх вчинення. При цьому предметна компетенція розкривається авторами на підставі розмежування повноважень нотаріусів, консульських установ та інших осіб, яким надано право вчиняти нотаріальні дії. Така класифікація викликає зауваження. Поняття "компетенція" означає коло повноважень якої-небудь установи, особи або коло справ, питань, що підлягають чиєму-небудь віданню. Предметна компетенція - це компетенція, в основі якої лежить особливий предмет відання установи чи особи. Для всіх осіб, що мають повноваження вчиняти нотаріальні дії, саме останні визначають предметну компетенцію, тобто вона є єдиною для всіх осіб, уповноважених на вчинення нотаріальних дій. Разом з тим різниться обсяг цієї компетенції залежно віл суб'єкта. Як уже зазначалося, нотаріуси мають найбільше коло прав і обов'язків у сфері здійснення нотаріальної діяльності. Інші особи деякою мірою є альтернативою нотаріуса, тому їх повноваження значно вужчі (див. коментар до статей 37, 38, 40, 40і Закону України "Про нотаріат"). Інакше кажучи, предмет компетенції (тобто нотаріальні дії) не є критерієм для визначення обсягу повноважень уповноваженого суб'єкта.

Цей предмет є однаковим для компетенції як нотаріуса, так і для інших уповноважених державою осіб, оскільки всі вони вчиняють нотаріальні дії. Тому більш обґрунтовано говорити про те, що всі особи, уповноважені на вчинення нотаріальних дій, володіють різним обсягом повноважень у рамках єдиної предметної компетенції щодо вчинення нотаріальних дій.

Разом з тим слід виділити територіальну компетенцію зазначених осіб. Це питання розкривається шляхом вивчення окремих особливостей компетенції всіх уповноважених осіб, з урахуванням таких вимог Закону України "Про нотаріат":

- здійснення нотаріусом професійної діяльності в межах свого нотаріального округу (див. коментар до ст, 13 і Закону України "Про нотаріат");

- у населених пунктах, де немає нотаріусів, правом на вчинення нотаріальних дій володіють посадові особи органів місцевого самоврядування (див. коментар до ст. 37 Закону України "Про нотаріат");

- нотаріальні дії за межами України вчиняють посадові особи консульських установ (див. коментар до ст. 38 Закону України "Про нотаріат");

- законом передбачено випадки посвідчення окремих документів, що прирівнюється до їх нотаріального посвідчення (див. коментар до ст. 40 Закону України "Про нотаріат");

- право засвідчувати справжність підпису надано законом також начальникам установ виконання покарань (див. коментар до ст. 40і Закону України "Про нотаріат").

Необхідно звернути увагу на те, що визначення нотаріальних округів здійснюється виключно за адміністративно-територіальним поділом України. Таким чином, діяльність нотаріуса пов'язується з місцем розташування його робочого місця, тобто з певною територією. Так само посадові особи консульських установ України вчиняють визначені законом нотаріальні дії тільки за межами України, тобто в даному випадку також має місце пов'язаність права на вчинення нотаріальних дій з територіальною ознакою. Інші ж особи, уповноважені на вчинення нотаріальних дій, вчиняють їх у разі неможливості або складності звернення до нотаріуса. Так, у разі наявності в населеному пункті нотаріуса посадові особи органів місцевого самоврядування втрачають право на вчинення нотаріальних дій. У разі перебування особи в експедиції остання не має змоги звернутися до нотаріуса, тому має право посвідчити заповіт у начальника вказаної експедиції. У випадку перебування особи на лікуванні у лікарні може бути необхідним закріплення її останньої волі невідкладно. У такому разі вкрай важливим є вчинення нотаріальної дії швидко, що є практично неможливим шляхом здійснення виклику нотаріуса до лікарні. Тобто в подібних випадках важливими характеристиками повноважень на вчинення нотаріальних дій є не тільки територія, де вчиняються ці дії, але й об'єктивно існуючі інші обставини, а саме - неможливість або ускладнення звернення до нотаріуса.

На нашу думку, до розкриття питання територіальної компетенції вказаних осіб слід підходити більш комплексно. Ключовим елементом у питанні вчинення нотаріальних дій всіх вказаних осіб є територія, а саме - перебування в межах держави Україна. Так, варто виділити:

- осіб, що вчиняють нотаріальні дії на території України (всі уповноважені особи, крім посадових осіб консульських установ);

- осіб, що вчиняють нотаріальні дії за кордоном (посадові особи консульських установ).

Повноваження кожної з означених в цих групах осіб прив'язуються до відповідної території, у межах якої вони можуть бути реалізовані, а іноді, як уже зазначалося, також з певними об'єктивними обставинами. При цьому сфера дії повноважень нотаріуса пов'язується з адміністративно-територіальним поділом України (нотаріальні округи). Щодо повноважень інших уповноважених осіб, то їх сфера дії обмежується межами функціонування відповідної установи або особливим місцем перебування особи, яка звертається за вчиненням нотаріальної дії. Наприклад: посадова особа органу місцевого самоврядування має право вчиняти нотаріальні дії, якщо в населеному пункті, де знаходиться цей орган, немає нотаріусів, і виключно в межах даного населеного пункту; посадові особи консульських установ вчиняють нотаріальні дії в межах території місцезнаходження установи (консул в одній державі не може вчиняти нотаріальні дії в іншій державі), враховується також територія консульського округу (див. коментар до ст. 38 Закону України "Про нотаріат"); інші уповноважені особи вчиняють нотаріальні дії в особливому місці перебування особи (слідчому ізоляторі, лікарні тощо).

Найбільш поширеною є класифікація нотаріальних дій, що передбачає:

- нотаріальні дії, спрямовані на посвідчення безспірного права;

- нотаріальні дії, спрямовані на посвідчення безспірного факту;

- нотаріальні дії, спрямовані на забезпечення збереження майна і документів;

- нотаріальні дії, спрямовані на надання документу виконавчої сили1. Разом з тим вказана класифікація видається дещо неповною та потребує уточнень. Зокрема, вона не включає в себе, наприклад, таку нотаріальну дію, як зняття заборони відчуження об'єкта нерухомого майна.

Слід зазначити, що нотаріус не може впливати на зміст нотаріальної дії, а вчиняє її відповідно до закону, поданих документів та волевиявлення сторін. В окремих випадках нотаріус має право вчиняти нотаріальну дію з власної ініціативи (наприклад, вжиття заходів щодо охорони спадкового майна). У такому разі нотаріальна дія не відображає волевиявлення осіб, але її зміст також не залежить від волі нотаріуса. Останній лише приймає рішення відносно самого факту вчинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

Частина 1 ст. 34 Закону України "Про нотаріат" свідчить про різноплановість існуючих нотаріальних дій, різноманітність передбачених процедур їх вчинення. На нашу думку, нотаріальні дії можна поділити на дві групи:

- спрямовані на захист і охорону прав;

- спрямовані на підтвердження прав, обов'язків, повноважень і фактів.

Нотаріальні дії, спрямовані на захист і охорону певних прав.

До цієї групи слід відносити:

- вжиття заходів щодо охорони спадкового майна (цією дією охороняються майнові права спадкоємців, забезпечується закріплення наявного спадкового майна);

- провадження опису майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або місце перебування якої невідоме (опис майна передбачає захист майнових прав відсутньої особи);

- накладення та зняття заборони щодо відчуження нерухомого майна (майнових прав на нерухоме майно) і транспортних засобів, що підлягають державній реєстрації (накладення заборони захищає права кредитора щодо гарантій виконання певного зобов'язання боржником, а її зняття передбачає у разі виконання зобов'язання захист права власності боржника, яке включає в себе розпорядження майном на власний розсуд без обмежень);

- прийняття на зберігання документів (нотаріальна дія захищає право власності на документи, спрямована на збереження їх цілісності та забезпечення схоронності документів. Крім того, документи, передані нотаріусу на зберігання, не можуть бути вилучені шляхом виїмки (див. коментар до ст. 8 Закону України "Про нотаріат")).

Нотаріальні дії, спрямовані на підтвердження прав, обов'язків, повноважень і фактів. До них належать:

- посвідчення правочинів (договори, заповіти, довіреності тощо) (окремі правочини закріплюють права та обов'язки (наприклад, договір), а інші підтверджують повноваження (наприклад, довіреність));

- видача свідоцтва про право на спадщину (ця нотаріальна дія означає підтвердження права спадкоємця на спадкове майно);

- видача свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя (закріплюється право власності особи на частину спільного майна подружжя);

- видача свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів) (підтверджується факт придбання майна відповідною особою);

- видача свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися (підтверджується факт придбання майна відповідною особою);

- видача дублікатів нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса (підтверджуються закріплені у втраченому документі права та обов'язки або повноваження);

- засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і виписок з них (закріплюється факт відповідності копії та оригіналу документа на конкретну дату);

- засвідчення справжності підпису на документах (підтверджується факт вчинення підпису конкретною особою);

- засвідчення вірності перекладу документів з однієї мови на іншу (встановлюється факт відповідності тексту перекладеного документа з його оригінальним текстом);

- посвідчення факту, що фізична чи юридична особа є виконавцем заповіту (дія закріплює повноваження особи - виконавця заповіту);

- посвідчення факту, що фізична особа є живою (підтверджується цей факт);

- посвідчення факту перебування фізичної особи в певному місці (підтверджується цей факт);

- посвідчення часу пред'явлення документів (підтверджується факт, що документи були пред'явлені в конкретний час);

- передача заяв фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам (закріплюється факт передачі заяви);

- прийняття у депозит грошових сум та цінних паперів (підтверджується факт виконання боржником зобов'язання перед кредитором);

- вчинення виконавчих написів (підтверджується право стягувана на здійснення стягнення заборгованості з боржника);

- вчинення протестів векселю (підтверджуються права векселедержателя за векселем);

- вчинення морських протестів (підтверджується факт, що відбулася певна подія).

Слід зазначити, що будь-яка нотаріальна дія вчиняється в рамках загальної мети існування інституту нотаріату, тому не може протирічити законним правам та інтересам осіб, яких стосується її вчинення.

Важливим є питання набрання чинності нотаріальною дією. Останнє пов'язується не тільки з фактом її вчинення, але й з реєстрацією в реєстрі (див. коментар до ст. 52 Закону України "Про нотаріат"). Крім того, чинність нотаріальної дії безпосередньо залежить від дотримання нотаріусом встановлених процедур її вчинення, відповідність її вимогам закону, а також дійсності посвідчуваних прав або фактів, що підтверджуються даною нотаріальною дією тощо.

Важливо звернути увагу на те, що Закон України "Про нотаріат" містить формулювання "скасування нотаріальної дії", тобто передбачає випадки її відміни (див. коментар до ст. 51 Закону України "Про нотаріат").

Згідно з ч. 2 ст. 34 Закону України "Про нотаріат" на нотаріусів може бути покладено вчинення інших нотаріальних дій згідно із Законом. Варто зауважити, що перелік нотаріальних дій передбачається виключно цим Законом, що підтверджується, зокрема, положенням ч. 1 ст. 1 Закону України "Про нотаріат". З огляду на це непереконливим виглядає твердження про закріплення нотаріальних дій також у Сімейному кодексі України, Земельному кодексі України та інших актах законодавства України1. Нині перелік нотаріальних дій, які вчиняють нотаріуси, міститься тільки в нормах Закону України "Про нотаріат" і є вичерпним. Хоча мають місце випадки передбачення нотаріальних дій в інших (а не лише у ст. 34) положеннях цього Закону (наприклад, ст. 82 "Посвідчення тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці" тощо).

Нотаріальна дія, яка передбачає підписання документа, вчиняється у встановленій послідовності:

1. Підписання документа особою, яка звернулася за її вчиненням.

2. Підписання документа нотаріусом.

3. Реєстрація нотаріальної дії у реєстрі.

4. Проставлення на документі реєстрового номера (див. коментар до ст. 45 Закону України "Про нотаріат").

У частині 3 ст. 34 Закону України "Про нотаріат" встановлено, що тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів. Зразок, опис, порядок витрачання, зберігання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів установлюються Кабінетом Міністрів України.

Згідно з ч. 2 п. 2.3 Правил ведення нотаріального діловодства невід'ємною складовою нотаріального діловодства та документаційного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій. Відповідно до п. 7 Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.2009 року №812, бланки належать до документів суворої звітності. Цією ж Постановою затверджено форму, опис і зразок спеціального бланка нотаріального документа. Бланк містить захист від підроблення: двоступеневий водяний знак, захисні волокна та хімічний знак; встановлено можливість перевірки дійсності бланку (у випадку нагрівання бланку - тимчасове зникнення малюнка та виникнення іншого малюнка та слова "дійсний"); зазначення серії та номеру бланка, що виконано способом високого друку; здійснення гарячого тиснення фольгою; нанесення на серію та номер бланка захисної плівки із зображенням фонового малюнка тощо.

Чинним законодавством чітко врегульовано порядок зберігання і використання нотаріальних бланків, передбачено здійснення контролю за їх використанням та подання звітності щодо їх витрачання.

Згідно з п. 9 Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання бланки, отримані державними нотаріальними конторами, державними нотаріальними архівами, приватними нотаріусами, повинні зберігатись у вогнестійкому сейфі, прикріпленому до стіни або підлоги. У пунктах 10 та 11 цього ж Порядку встановлено, що у разі виявлення факту втрати або викрадення бланків завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус зобов'язаний негайно повідомити про це по телефону відповідне Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві чи Севастополі, постачальника бланків, а також орган внутрішніх справ та надіслати протягом доби зазначеним органам письмове повідомлення за особистим підписом завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом та приватного нотаріуса для вжиття заходів до розшуку бланків із зазначенням дати втрати або викрадення бланків, їх серій і номерів. За кожним фактом втрати або викрадення бланків відповідне Головне управління юстиції призначає службову перевірку.

Відповідно до п. 12 Порядку замовниками бланків є державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси. Слід зазначити, що законодавством не обмежується максимальна кількість бланків, що може бути замовлена нотаріусом, тобто нотаріус визначає необхідну йому кількість бланків на власний розсуд. При цьому мінімально можна замовити бланки в кількості п'ятдесяти штук. У пункті 14 Порядку визначено, що витрати, пов'язані з використанням бланків, відшкодовують особи, щодо яких або в інтересах яких вчинені нотаріальні дії. Таким чином, вартість нотаріального бланка відшкодовується нотаріусу.

У зазначеному Порядку також встановлено обов'язок нотаріуса особисто перевірити кількість бланків, а також відповідність їх серій і номерів тим, що зазначені у видатковій накладній. Якщо під час проведення перевірки виявлено відсутність бланків у пачці чи наявність дефектних бланків, завідуючий державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватний нотаріус складає відповідний акт приймання-передачі у двох примірниках, один з яких разом з дефектними бланками надсилає постачальнику. У разі невиконання чи неналежного виконання зазначених вимог відсутні в пачці бланки вважаються втраченими з вини завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом чи приватного нотаріуса (п. 17).

Важливим також є обов'язок щодо ведення обліку нотаріальних бланків, який здійснюється в книгах та електронному реєстрі - Єдиному реєстрі спеціальних бланків нотаріальних документів. В електронний реєстр щоденно вносяться відомості відносно кожного використаного в цей день нотаріального бланка із зазначенням коду витрачання бланка, який означає вчинену нотаріальну дію. Зіпсовані нотаріальні бланки передаються постачальнику за актом прийому-передачі.

Згідно з п. 21 вказаного Порядку в межах нотаріального округу дозволяється передавання бланків між нотаріусами із складенням акта приймання-передачі і одночасним повідомленням адміністратора Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів. Це необхідно у випадку закінчення нотаріальних бланків у нотаріуса, який вчиняє нотаріальну дію. Важливо, що нотаріальні бланки закріплюються за кожним нотаріусом, який їх замовив і отримав, тому нотаріус може зареєструвати в електронному реєстрі витрачання тільки отриманих ним бланків. З огляду на це, у разі здійснення передавання бланків до Інформаційного центру Міністерства юстиції України подається відповідна заявка про факт передачі бланків, після чого бланки перереєструються на нотаріуса, який їх отримав за актом прийому-передачі. У такому випадку останній має право зареєструвати їх витрачання від свого імені.

Використання нотаріальних бланків у нотаріальній діяльності також має свої особливості. Законом передбачено вичерпний перелік документів, які можуть складатися з використанням бланків. З огляду на це неправомірним вбачається положення ч. 2 п. 1 гл. 9 розд. І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, відповідно до якого вчинення інших нотаріальних дій з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів допускається на прохання особи, що звернулась за вчиненням нотаріальної дії.