Моделі і методи прийняття рішень в аналізі та аудиті - Гаркуша Н.М. - Вимоги до управлінських рішень

Процес підготовки і прийняття управлінського рішення ґрунтується на відповідних принципах, здійснення яких забезпечує досягнення цілей організації. Ці принципи формувалися у міру розвитку науки управління, основу якої було закладено на початку століття в роботах таких відомих економістів, як Г. Емерсон, А. Файоль, Г. Форд, Ф. Тейлор.

Принципи прийняття управлінських рішень подано на рис. 1.3.

Загальним для кожного об'єкта управління є забезпечення принципу ефективності управління. Кількісний бік ефективності управління може бути виражений шляхом зіставлення результатів діяльності об'єкта управління з витратами, якісний бік - ступенем оптимальності управління. Принцип ефективності стосується всього управління, але особливо велика його роль у підготовці управлінських рішень. Оптимальність як одна зі сторін принципу ефективності практично відображається в оптимізації управлінських рішень, у розробці таких варіантів рішень, які при їх оцінці згідно з прийнятим критерієм є найвигіднішими.

Важливою передумовою здійснення принципу ефективності управління є ретельне обґрунтування локальних критеріїв оптимальності управлінських рішень, тобто узгодження їх взаємозв'язків з метою успішного функціонування об'єкта в цілому, а також окремих його підрозділів.

Принцип ефективності управління безпосередньо пов'язаний з метою управління. Цілі управління різноманітні і за рівнями управління об'єкта та його підрозділів розгалужуються у вигляді "дерева цілей". Тому виникає необхідність на основі взаємозв'язку цілей вирішувати завдання взаємозв'язку критеріїв оптимальності. Забезпечення такого взаємозв'язку є ще однією передумовою для розробки й реалізації ефективних управлінських рішень.

Принцип науковості управління обумовлює наукове обґрунтування управлінських рішень. Науковість управління полягає в тому, що кожний орган управління, кожний керівник при виконанні своїх обов'язків з організації взаємодії окремих частин об'єкта управління повинен виходити з наукових основ управління і визначених об'єктивних тенденцій та залежностей.

Досягнення в галузі теорії управління є досить вагомими і їх слід творчо використовувати у практиці управління. Для цього необхідно кожному керівнику, незалежно від рівня управління, опанувати і постійно поповнювати наукові знання в галузі управління.

Принцип науковості, як методологічне положення розробки проектів управлінських рішень, виявляється також і в об'єктивності підходу до обґрунтування заходів, що передбачаються рішенням. Здійснення об'єктивного підходу вимагає дотримання низки вимог, насамперед до кваліфікації осіб, зайнятих розробкою рішень, рівня їх знань і розуміння об'єктивних закономірностей функціонування об'єкта, для якого готується рішення.

Принцип добору кадрів управління має бути завжди визначальним на кожному підприємстві. Його дотримання дає можливість забезпечити кожне робоче місце апарату управління кваліфікованими, ініціативними, добросовісними і дисциплінованими працівниками. Добір працівників за їх професійними і моральними якостями в кожній організації здійснює відповідний підрозділ, який, крім цього, веде облік кадрів і займається підвищенням їх кваліфікації. При прийнятті на роботу важливо використовувати систему тестів, а на відповідальні місця добирати відповідні кандидатури в університетах та інших навчальних установах. Слід підкреслити необхідність проведення систематичної виховної роботи з молодими фахівцями, виховання в них патріотизму щодо своєї організації.

Найбільш визначним принципом управління є оптимальний розподіл функціональних обов'язків апарату управління. Необхідність його використання визначено наявністю різних функцій управління і необхідністю розподілу праці. Основою розподілу обов'язків є організаційна структура управління, в якій визначаються структурні підрозділи об'єкта управління і зв'язок між ними. Організаційна структура управління забезпечує розподіл функціональних обов'язків між структурними підрозділами, які потім деталізуються між його працівниками.

У розподілі обов'язків важливо здійснювати раціональне делегування повноважень і відповідальності. Істотним недоліком багатьох діючих організаційних структур є централізація повноважень, яка призводить до негативних наслідків: затримки в термінах ухвалення рішень, зниження ініціативи і відповідальності в низових ланках управління. Тому при формуванні організаційних структур управління необхідно прагнути максимально децентралізувати ухвалення управлінських рішень.

Принцип єдиноначальності і колегіальності управління доповнює попередній. Сутність цього принципу полягає в органічному поєднанні колективного обговорення важливих проблем та єдиноначальності в ухваленні рішень і відповідальності. Колегіальність управління передбачає обговорення проектів важливих рішень на колегіях міністерств і державних комітетів, правліннях Національного банку України, комерційних банків, загальних зборах акціонерів тощо. Єдиноначальність полягає в одноосібному розпорядженні керівника організації, яке визначається в його наказах і розпорядженнях і є обов'язковим для виконання всіма працівниками організації.

Слід звернути увагу на важливість дотримання принципу індивідуальної відповідальності за доручену справу і кожне конкретне рішення. Колегіальне обговорення проблем не повинно перетворюватися на колективну відповідальність. Передова практика свідчить, що найбільшою мірою індивідуальна відповідальність досягається в організаціях, у яких обов'язки кожного працівника апарату управління визначаються посадовими інструкціями. Але при цьому слід зазначити, що в сучасних умовах вони не отримали широкого розповсюдження, що знижує ефективність управлінського рішення.

Разом з цим слід здійснювати принцип використання ініціативи і досвіду працівників. Заохочення ініціативи працівників є резервом підвищення ефективності діяльності об'єкта управління. Таке заохочення може виявлятися в різних формах. Однією із найпоширеніших форм є матеріальне заохочення у вигляді спеціальних платежів за винаходи і раціоналізаторські пропозиції працюючих, які покращують умови виробництва або ведуть до збереження ресурсів. Практикуються також видача грошових премій і цінних подарунків, надання пільгових путівок у профілакторії та різні місця відпочинку, а також інші пільги. Не менш цінним є використання досвіду працівників високої кваліфікації для вдосконалення процесу діяльності робочих місць, підвищення кваліфікації молодих кадрів.

Важливу роль у діяльності об'єкта управління відіграє принцип конкретності й оперативності керівництва. Конкретність полягає в тому, що кожне управлінське рішення має чітко визначати конкретні заходи і дії, терміни їх виконання, очікувані результати й осіб, відповідальних за виконання. Оперативність керівництва передбачає своєчасність ухвалення рішення, бо навіть правильне рішення, прийняте із запізненням, може призвести до втрат.

Принцип урахування інтересів держави і регіонів випливає з попередніх принципів. При розробці кожного рішення слід виходити з інтересів об'єкта управління, а результати й наслідки цього рішення необхідно узгоджувати з державними інтересами. І якщо наслідки здійснення рішення негативно впливають на державний інтерес, потрібно шукати новий варіант рішення, яке б задовольняло інтереси держави й об'єкта управління. Кожний об'єкт управління розташований у певному регіоні країни. Деякі організації мають підрозділи в інших регіонах. Тому наслідки рішень слід аналізувати з позицій відповідних регіонів і погоджувати з регіональними інтересами.

Отже, вищезазначені принципи є основою прийняття управлінських рішень. Але крім них, кожне УР має задовольняти основні вимоги й умови їх розробки та реалізації (табл. 1.2).

Таблиця 1.2. Вимоги до УР і умови їх досягнення

Вимоги до управлінських рішень

Перша вимога зобов'язує керівників дотримуватися чинного законодавства і затверджених засновниками (акціонерами) положень статутних документів компанії. Дії УР та його результати не повинні виходити за рамки правового поля.

Друга вимога може бути виконана за чіткого розподілу функцій управління за допомогою розробки посадових інструкцій для конкретної посади і конкретного підрозділу. Кожний керівник повинен знати своє посадове поле.

Третя вимога реалізується за умови зазначення в тексті УР ясної і зрозумілої мети, заради якої розробляється і реалізується УР, а також переліком конкретних виконавців з необхідними відомостями про них, такими як найменування підрозділу, посади тощо. У тексті УР або в додатку до нього вказуються засоби, необхідні для його виконання.

Четверта вимога стосується організаційно-правового боку оформлення УР. Основні форми У Р (наказ, розпорядження, акт та ін.) складаються й заповнюються відповідно до загальних вимог до документів і служб забезпечення документації.

П'ята вимога ґрунтується на тому, що найбільшим запитом користуються очікувані і своєчасні УР. Ті, що надійшли або розроблені зарано, можуть загубитися або стати помилковими зважаючи на зміну обставин. Рішення, що запізно надійшли, можуть бути вже і непотрібними. Цю вимогу досить важко виконати.

Шоста вимога має технічний характер. Іноді керівники забувають про аналогічні, попередні УР. Нове УР може вступити в конфлікт зі старим. У цьому випадку керівник повинен вести облік УР і усувати можливу неузгодженість між ними. Якщо така неузгодженість є, то одне з рішень необхідно відмінити.

Сьома вимога стосується технологічного опрацювання УР. Кожне УР повинне мати реальну можливість здійснення і певну корисність. Для досягнення цього керівник може скористатися послугами відповідних фахівців своєї компанії або консультаційних фірм. Для юридичного закріплення гарантій здійснення в тексті УР мають бути візи фахівців (експертів).

Восьма вимога припускає реалізацію зворотного зв'язку в ланцюзі розробки або реалізації УР. Контроль - це необхідна функція як управління, так і виробництва. В тексті УР мають бути вказані проміжні й остаточні терміни контролю за ходом робіт із зазначенням конкретних контролюючих осіб або підрозділів. Результати контролю повинні доводитися до ініціатора УР (суб'єкта рішення).

Дев'ята вимога полягає у тому, що реалізація будь-якого управлінського рішення може мати негативні наслідки. Це пояснюється складністю соціальної системи, в якій працює керівник. Тому необхідно прогнозувати можливі негативні наслідки і в тексті УР вказувати заходи зі зменшення їх впливу на окремих виконавців або компанію в цілому.

Десята вимога стосується активізації діяльності персоналу, який розроблятиме або реалізовуватиме УР. Працівник краще виконає УР, яке обов'язково дасть позитивний результат, як для нього, так і для інших людей або компанії. Наявність можливості обґрунтованого позитивного результату має бути відображене в тексті УР.