Науково-практичний коментар Закону України "Про нотаріат" - Коротюк О. В. - ГЛАВА 17. ПРИЙНЯТТЯ ДОКУМЕНТІВ НА ЗБЕРІГАННЯ

Стаття 96. Зберігання документів нотаріусами

Нотаріуси приймають на зберігання документи за описом. Один примірник опису залишається у нотаріуса, а другий - видається особі, яка здала документи на зберігання.

На прохання особи нотаріус може прийняти документи без опису, якщо вони належним чином упаковані в присутності нотаріуса. Упаковка повинна бути скріплена печаткою нотаріуса, його підписом і підписом особи, яка здала документи на зберігання.

Особі, яка здала документи на зберігання, видається свідоцтво за встановленою формою.

Прийняття на зберігання документів є нотаріальною дією, яка вчиняється тільки нотаріусом (ст. 34 Закону України "Про нотаріат") та посадовими особами консульських установ (ст. 38 Закону України "Про нотаріат"). Вказана нотаріальна дія спрямована на захист і охорону прав особи на документи, що виявляються у забезпеченні нотаріусом збереження їх цілісності і схоронності, унеможливлення і доступу до документів будь-яких осіб, у тому числі і самого нотаріуса. Важливо, що документ, який передається на зберігання нотаріусу, не може бути вилучений при проведенні виїмки (див. коментар до ст. 8і Закону України "Про нотаріат").

Згідно з п. 1 гл. 19 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України нотаріуси за заявами заінтересованих юридичних та фізичних осіб приймають на зберігання документи за описом.

Відповідно до п. 2 гл. 19 розд. II зазначеного Порядку опис складається у двох примірниках і підписується особою, яка здала документи на зберігання, та нотаріусом. Один примірник опису залишається у нотаріуса, а другий видається особі, яка здала документи на зберігання.

Поряд із цим допускається прийняття на зберігання документів і без складання опису. Так, відповідно до ч. 2 ст. 96 Закону України "Про нотаріат" на прохання особи нотаріус може прийняти документи без опису, якщо вони належним чином упаковані в присутності нотаріуса. Упаковка повинна бути скріплена печаткою нотаріуса, його підписом і підписом особи, яка здала документи на зберігання. Важливо, що згідно з під п. 3.1 п. З гл. 19 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України прийняття документів без опису здійснюється не за проханням, а за клопотанням заінтересованої особи. На нашу думку, прохання особи про прийняття документів без складення опису повинно бути викладене у формі відповідної заяви. Так, подання клопотання є більш характерним для судового процесу, тоді як у нотаріальній діяльності не застосовується.

У випадку прийняття документів на зберігання, незалежно від факту складання опису, нотаріус видає особі, яка їх здала, свідоцтво. Форма такого свідоцтва передбачена в додатку № 25 Правил ведення нотаріального діловодства (форма № 25). При цьому за вказаною формою передбачається, що опис зданих на зберігання документів скріплюється підписом особи, яка здала на зберігання документи, та підписом нотаріуса і прошивається зі свідоцтвом.

Відповідно до п. 5 гл. 19 розд. II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України прийняті документи зберігаються в окремому пакеті в залізних шафах чи сейфах, опечатаних печаткою нотаріуса.

Слід зазначити, що закон не обумовлює жодних обмежень мінімальних чи максимальних строків, протягом яких нотаріус маг право зберігати передані документи. Так, їх повернення пов'язується із заявленням особою вимоги про повернення документів (див. коментар до ст. 97 Закону України "Про нотаріат"). Разом з тим згідно з формою свідоцтва про прийняття на зберігання документів обов'язковим є зазначення в його тексті строку, на який передаються документи. Зазначення строку зберігання слід визнати необхідним елементом цієї нотаріальної дії, тому доцільним є зазначення цього і в нормах Закону України "Про нотаріат". Немає обмежень також і відносно того, які саме документи нотаріус може приймати на зберігання. Наприклад, не є необхідним перевіряти факт належності особі наданих документів. Хоча для вчинення цієї нотаріальної дії важливе встановлення нотаріусом, що йому надаються саме документи (див. коментар до ст. 75 Закону України "Про нотаріат"). Не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, що містять відомості, які принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем (див. коментар до ст. 47 Закону України "Про нотаріат").

Стаття 97. Повернення прийнятих на зберігання документів

Прийняті на зберігання документи повертаються на вимогу особи, яка здала їх на зберігання, або на вимогу уповноваженої нею особи при пред'явленні свідоцтва і примірника опису чи за рішенням суду.

На відміну від прийняття на зберігання документів їх повернення не є нотаріальною дією, тому при поверненні документів запис у реєстр для вчинення нотаріальних дій не здійснюється.

Чинне законодавство не обмежує мінімальний чи максимальний строк зберігання документів, хоча зазначення строку прийняття документів на зберігання є необхідним (див. коментар до ст. 97 Закону України "Про нотаріат"). Повернення документів також можливе за рішенням суду.

При заявленні вимоги про повернення документів обов'язковим є пред'явлення свідоцтва про прийняття їх на зберігання та примірника опису документів (якщо складання такого мало місце), складання яких передбачається при прийнятті документів на зберігання (див. коментар до ст. 96 Закону України "Про нотаріат").

Неподання документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії, є підставою для зупинення (див. коментар до ст. 46 Закону України "Про нотаріат"), відкладення (див. коментар до ст. 46 Закону України "Про нотаріат") або відмови в її вчиненні (див. коментар до ст. 49 Закону України "Про нотаріат").