Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 4.1.2. Замісник приватного нотаріуса

Важливим для захисту прав споживачів нотаріальних послуг, нотаріальної процедури, теорії нотаріального процесу щодо формування його суб'єктного складу став Наказ Мін'юсту України, яким затверджено Положення про порядок заміщення приватного нотаріуса7(далі - Положення), оскільки це Положення істотно впливає на правові основи нотаріальної діяльності.

"Нотаріальна діяльність повинна здійснюватися безперервно, щоб громадяни і юридичні особи постійно мали можливість звернутися за вчиненням необхідної їм нотаріальної дії. Але в силу об'єктивних обставин, нотаріус не завжди може вчиняти нотаріальні дії, наприклад, коли він перебуває у відпустці, захворів чи з інших поважних причин8.

У разі призупинення нотаріальної діяльності приватним нотаріусом (відпустка, планове лікування, планова госпіталізація, навчання, проходження підвищення кваліфікації тощо) його може заміщувати інший приватний нотаріус його замісник.

Замісником може бути інший приватний нотаріус, тобто до нього пред'являються такі ж вимоги, як до нотаріуса, що передбачені ст. З Закону України "Про нотаріат". Оскільки замісник приватного нотаріуса отримує право вчинення нотаріальних дій замість нотаріуса, який має намір призупинити нотаріальну діяльність за власним бажанням на строк, передбачений п. З даного Положення, то такі нотаріальні дії за юридичною силою і правовими наслідкам прирівнюються до нотаріальних дій, які вчиняються приватним нотаріусом, якого заміщують.

Підставою для вчинення нотаріальних дій замісником приватного нотаріуса є договір про заміщення, який укладається між ним та приватним нотаріусом, якого треба заміщувати (н. в Положення).

Замісник приватного нотаріуса наділяється компетенцією щодо вчинення нотаріальних дій, передбачених ст. 34 Закону, за винятком дій щодо прийняття в депозит грошових сум і цінних паперів та їх повернення.

Крім того, згідно п. 7 Положення, замісник наділяється комплексом таких прав та обов'язків:

- дає відповіді на листи, що надходять на ім'я приватного нотаріуса, якого він заміщує;

- представляє його інтереси в судах всіх інстанцій, дає пояснення на скарги та позови;

- складає та підписує звіти;

- робить необхідні службові відмітки;

- бере участь у проведенні виїмки документів правоохоронними органами у нотаріуса, якого заміщує;

- вчиняє всі інші дії, пов'язані з нотаріальними діями, вчиненими приватним нотаріусом якого заміщують.

Вважаємо за необхідне проаналізувати комплекс прав та обов'язків замісника, передбачених п. 7 Положення, а також доцільність дій нотаріуса, якого заміщуватимуть.

Так, згідно абз. 2 п. 4 Положення, приватний нотаріус, якого будуть заміщувати, зобов'язаний у день отримання копії наказу про тимчасове призупинення його нотаріальної діяльності розмістити в приміщенні свого робочого місця (контори) інформацію щодо приватного нотаріуса, який його заміщуватиме, із зазначенням адреси робочого місця (контори), контактного телефону, графіка роботи та строку заміщення. Але на період заміщення робоче місце має бути закритим. Тоді як же люди довідаються про заміщення? На думку авторів, оголошення може бути розміщеним на внутрішньому боці вікна, але якщо воно виходить на фасад і буде доступне клієнтам. Проте не завжди вікна в офісах виходять на фасад. Тому доцільно передбачити інші способи інформування клієнтів.

Так, згідно п. 6 Положення додатком до договору є акт прийому-передачі, у якому зазначаються: кількість справ, томів, частин в архіві нотаріуса із зазначенням крайніх дат справ; кількість справ нотаріальних документів у нотаріальному діловодстві, переданих у зв'язку із заміщенням; стан і умови зберігання документів архіву приватного нотаріуса, якого заміщують. З цього пункту Положення не можна зрозуміти, чи передає приватний нотаріус особі, яка буде його заміщувати (заміснику) свій нотаріальний архів та де він має зберігатися. Але, згідно п. 10 Положення, місцем вчинення нотаріальних дій у порядку заміщення є робоче місце приватного нотаріуса, який заміщує, тобто виникає питання: архів має перевозитися до робочого місця замісника чи він зберігається на робочому місці приватного нотаріуса, якого заміщують.

Якщо приватний нотаріус, який заміщує іншого, здійснює свою діяльність на своєму робочому місці, то він має замість іншого нотаріуса вчиняти лише ті нотаріальні дії, які пов'язані з тими правами громадян, які не можуть бути реалізованими через відсутність нотаріуса іншими нотаріусами, тобто ті, які пов'язані з його архівом. Тому нотаріус, який заміщує іншого, не повинен обмежуватися у повноваженнях щодо повернення грошових сум, що знаходяться у депозиті нотаріуса, якого він заміщує (п. 7 Положення), оскільки це неодмінно призведе до порушення прав кредиторів, які через заміщення втратять можливість своєчасно отримати належні їм кошти.

Так само не зовсім обґрунтованим вважається надання приватному нотаріусу, який заміщує, в порядку заміщення вчиняти всі нотаріальні дії, передбачені ст. 34 Закону України "Про нотаріат", оскільки в цьому немає необхідності. Так, у кожного нотаріуса є своя постійна "клієнтура" та випадкові клієнти, які звернулися до нього з різних причин, але в основному за рахунок місця розташування робочого місця. У разі ж вчинення нотаріального провадження замісником нотаріуса, мова не йде про те, щоб нотаріальні дії вчинялися від імені того нотаріуса, якого заміщують. Тому, на наш погляд, необхідно сприймати заміщення приватного нотаріуса як тимчасове явище і не надавати заміснику повноважень більше" ніж того вимагають реальні обставини.

Вважаємо також необгрунтованим положення даного підзаконного акту про те, що замісник наділяється не тільки повноваженнями у нотаріальному процесі, а й у цивільному судочинстві. Це положення абсолютно неприйнятне, оскільки у цивільному процесі кожна особа повинна відповідати за власні дії І представництво має здійснюватися лише за вибором особи, яку заміщують, а не тією, яка тимчасово виконує нотаріальні повноваження. Крім того, замісник може не знати обставин справи, яка слухається судом не один місяць, він також не зможе надати пояснень на скарги та позови, які були подані щодо дій нотаріуса, якого він заміщує.

Так само, некоректним є положення п. 7 Положення щодо того, що нотаріус, який заміщує іншого, бере участь у проведенні виїмки документів правоохоронними органами у нотаріуса, якого заміщує. Нотаріус не бере участі у виїмці, а представляє інтереси нотаріуса, якого заміщує, під час проведення виїмки правоохоронними органами, тобто надає їм таку можливість і контролює законність її проведення. Як випливає із ч. 4 ст. 8-1 Закону України "Про нотаріат", вилучення (виїмка) реєстрів нотаріальних дій та документів, що передані нотаріусу на зберігання у порядку, передбаченому цим Законом, а також печатки нотаріуса не допускається. Вважаємо, що нотаріус, якого заміщують, вправі бути присутнім при проведенні слідчих дій особисто або уповноважити на це адвоката.

Щодо п. 8 Положення, де йдеться про обов'язок замісника заносити відомості про нотаріальні дії, вчинені у порядку заміщення зокрема, дії, пов'язані з використанням документів нотаріального діловодства та архіву, до Журналу реєстрації фактів заміщення приватного нотаріуса, то, на думку авторів, воно є слушним. Проте викликає сумнів доцільність дублювання таких записів у власному реєстрі для реєстрації нотаріальних дій замісника, не зважаючи на те, що він вчиняє їх особисто та прикладає свою печатку, використовує при цьому спеціальні бланки нотаріальних документів, отриманих ним особисто, оскільки достатньо відмітки про це у посвідчувальному написі на самому документі.

Нічого у Положенні не сказано про те, де зберігатиметься Журнал реєстрації фактів заміщення приватного нотаріуса - у нотаріуса, якого заміщували, чи у замісника. Залежно від вирішення цього питання можна говорити про доцільність внесення записів у власний реєстр замісника про вчинені нотаріальні дії у порядку заміщення.

Отже, аналіз даного Положення свідчить про його недосконалість та необхідність внесення до нього істотних змін і конкретизації прав, і обов'язків замісника приватного нотаріуса у порядку ст. 29 Закону.

4.1.3. Допоміжний персонал нотаріуса - помічник, стажист

Процесуальна діяльність нотаріуса, виходячи з її природи та принципу нотаріальної таємниці, має особистісний, довірчий характер, тобто нотаріус повинен сам посвідчувати безспірні права та факти. Так, статтями 21, 27 Закону відповідальність як приватного, так і державного нотаріуса передбачається за шкоду, заподіяну особі внаслідок саме їхніх незаконних дій або недбалості. Нотаріус не може передоручати вчинення нотаріальних дій іншим особам. У такому аспекті нотаріальна діяльність передбачає безперервність здійснення повноважень нотаріуса. Крім нотаріуса та осіб, які уповноважені на безпосереднє вчинення нотаріальних дій, у нотаріальному процесі можуть брати участь особи, які виконують функціональні повноваження, тобто ті, що мають відношення до вчинюваної нотаріальної дії. Такі особи називаються допоміжним персоналом. Це помічник нотаріуса, а також консультанти державних нотаріальних контор. Це особи, які безпосередньо не вчиняють нотаріальні дії, не підписують нотаріальні акти та не мають гербової печатки, але їхні права та обов'язки спрямовані на те, щоб технічно допомогти нотаріусу у вчиненні нотаріальної дії.

Помічник нотаріуса та його повноваження

Нотаріус може мати помічника. Проте ця особа в силу її функціональних обов'язків має відношення до вчинюваного нотаріального провадження і на неї, згідно ст. 8 Закону, поширюється обов'язок з дотримання нотаріальної Таємниці.

Беручи участь у нотаріальному провадженні помічник наділяється певними повноваженнями, які мають узгоджуватися з процесуальними правами та обов'язками нотаріуса.

Отже, помічник нотаріуса - це особа, яка має повну вищу юридичну освіту і наділятися комплексом процесуальних прав та обов'язків, спрямованих на виконання допоміжних функцій у нотаріальному процесі.

З цією метою та згідно ст. 24 Закону нотаріус має право укладати трудовий договір з помічником, де повинен визначити його права та обов'язки як загальні, так і функціональні.

До таких повноважень слід віднести:

1. Вчинення технічних дій з підготовки нотаріального провадження: перевірка, ксерокопіювання, витребування необхідних для вчинення нотаріального провадження документів;

2. Складання та роздрукування проектів нотаріальних актів;

3. Формування нотаріальної справи;

4. Опис документів;

5. Внесення записів вчинюваних нотаріальних дій до реєстрів;

6. Ведення запису на прийом до нотаріуса, виклики нотаріуса на вчинення нотаріальної дії поза його робочим місцем;

7. Ведення діловодства та робота з архівом9.

8. Складання статистичних звітів.

Як бачимо, повноваження помічника мають відношення до вчинюваної нотаріальної дії, але його правовий статус, процесуальні права й обов'язки свідчать про те, що він є допоміжним персоналом нотаріуса, але саме нотаріальне провадження має вчиняти нотаріус. Тобто помічник не має права підписувати нотаріальні документи та використовувати печатку нотаріуса.