Теорія нотаріального процесу - Фурса С.Я. - 12.2.1. Засвідчення вірності копій (фотокопій) документів та витягів із них

12.2.1. Засвідчення вірності копій (фотокопій) документів та витягів із них

При вчиненні даної нотаріальної дії нотаріус має керуватися статтями 75-77 Закону України "Про нотаріат", Загальними правилами вчинення нотаріальних дій та спеціальними правилами, які стосуються даного провадження (гл. 7 розд. П Порядку) та Правилами ведення нотаріального діловодства.

При вирішенні питання щодо можливості вчинення даної нотаріальної дії нотаріус має перевірити наявність таких умов:

1) документи не повинні суперечити закону;

2) повинні мати юридичне значення;

3) засвідчення копій з таких документів не повинно заборонятися законом.

Щодо першої умови, а саме відсутності суперечності документів закону, слід зазначити, що такий документ як за формою, так і змістом повинен відповідати вимогам, які до нього пред'являються. У противному разі, якщо документ за змістом суперечить вимогам закону, нотаріус не може засвідчувати з нього копію. До таких документів слід віднести:

- документи, які містять відомості, що суперечать моральним засадам суспільства, публічному порядку держави, містять відомості, які порочать честь, гідність та ділову репутацію особи;

- документи, які містять інформацію, що складає державну, комерційну таємницю;

- документи, які мають дефекти форми, зокрема не застережені виправлення, підчистки, дописки, закреслення, залиті чорнилами, обгорілі, написані олівцем, мають нечітку печатку тощо;

- документи, які за змістом є протизаконними (наприклад, договір, який визнаний судом недійсним);

- документи щодо яких є пряма заборона закону на засвідчення з них копій.

Щодо форми документа, то для певних документів законом передбачені їх форми, зокрема, до них слід віднести свідоцтва, які видаються органами РАЦСу, державний акт про право власності на землю, інші правостановлювальні документи, наприклад свідоцтво про приватизацію.

Щодо другої умови, то під поняттям "юридичне значення документа" слід розуміти не безумовне юридичне значення цих документів, а можливість їх юридичного значення для особи у майбутньому. Тому не можна відмовляти у засвідченні копії документів тільки на тій підставі, що строк їх дії скінчився. Вони підтверджують певні правовідносини, які мали місце в минулому та які не втратили свого юридичного значення для заінтересованої особи. Наприклад, довіреність, строк дії якої закінчився.

Щодо третьої умови, то засвідчення нотаріусом копії документа неможливе, якщо така заборона встановлена законом. Проте у Законі взагалі відсутній перелік документів, засвідчувати копії з яких заборонено. У п. 3.4 гл. 7 розд. П Порядку має місце невичерпний перелік таких випадків.

Так, забороняється засвідчувати вірність копій із:

- паспорта (зокрема, закордонного, службового, дипломатичного, паспорта іноземця), документів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень, студентського квитка, довідки з місць позбавлення волі;

- документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал - довідки про народження дитини, про смерть, оскільки такі факти підтверджуються свідоцтвами РАЦСу. Тому саме з цих документів мають робитися копії;

- із додатка без пред'явлення основного документа (витяг із залікової відомості без подання диплому про закінчення навчального закладу);

- протоколів комісії зі складання кандидатських іспитів, протоколів спеціалізованої вченої ради із захисту дисертаційних досліджень;

- деяких документів, які видаються органами охорони здоров'я: довідок лікувальних установ про народження дитини, лікарняних свідоцтв та фельдшерських довідок про смерть, довідок і висновків про наявність психічних захворювань, медичних висновків на дітей-інвалідів з дитинства, свідоцтв про хворобу колишніх військовослужбовців, зокрема і тих, хто знаходився у полоні;

- перепусток в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування у партизанських загонах;

- трудових книжок у разі виїзду громадянина за кордон, оскільки вони не підлягають легалізації та вивезенню за кордон, на їх підтвердження видаються довідки встановленого зразка про стаж трудової діяльності чи проходження військової служби з архіву.

Крім того, існують правила, яких повинен дотримуватися нотаріус при засвідченні копії (фотокопії) документа та виписки з нього.

Правила засвідчення копії (фотокопії) документа та виписок із нього:

1) вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у випадках, якщо справжність її підпису на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування, або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи;

2) вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо вірність її засвідчена в нотаріальному порядку або якщо вона видана юридичною особою, що видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ;

3) вірність копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану та надалі використовуватимуться за кордоном засвідчуються нотаріусом лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставляння стиля) оригіналів цих документів;

4) вірність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили, і за наявності відмітки про те, що оригінал рішення міститься у справах суду, який видав документ.

5) вірність виписки може бути засвідчена лише у випадку, якщо його зроблено із документа, у якому міститься рішення кількох, не пов'язаних між собою питань. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання;

6) нотаріус зобов'язаний звірити з оригіналом копію чи виписку з документа, вірність яких він засвідчує.

Провадження із засвідчення вірності копій (фотокопій) документів та виписок із них належить до одноетапних нотаріальних проваджень, тобто які у своєму розвитку проходять три стадії.

1.Стадія відкриття даного провадження пов'язується із зверненням до нотаріуса в усній формі власника оригіналу документа або іншої особи, яка звертається до нотаріуса за засвідченням копії оригіналу такого документа. Дана нотаріальна дія не передбачає надання нотаріусу документів, які б підтверджували право особи на засвідчення копії документа, власником якого вона не є. Наприклад, копію з диплома, атестата повнолітньої дитини можуть засвідчити батьки без наданням їх довіреності.

2. Стадія підготовки до вчинення нотаріальної дії передбачає собою сукупність процесуальних дій нотаріуса, які зводяться до перевірки:

- належності даного питання до його компетенції;

- встановлення особи, перевірки її право- та дієздатності;

- перевірки відповідності оригіналу документа вимогам закону;

- перевірки щодо встановлення законом заборони на посвідчення копії з поданого оригіналу документа;

- перевірки правильності справляння державного мита чи плати.

3. Стадія безпосереднього вчинення даного нотаріального

провадження зводиться до таких процесуальних дій нотаріуса:

- викладення копії документа на спеціальному нотаріальному бланку. При засвідченні виписки він має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. При виготовленні виписки з багатосторінкового документа обов'язково відтворити текст першої та останньої сторінок, які дають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки якого засвідчується.

- звірити копію (фотокопію) чи виписки з оригіналом;

- вчинити посвідчувальний напис:

- вчинити свій підпис та скріпити документ печаткою;

- внести відомості до реєстру вчинюваних нотаріальних дій;

- видати документ особі за її підписом у реєстрі (копії таких документів не залишаються в архіві нотаріуса).