Облік і аудит у банках - Васюренко О.В. - 1.5. Організація операційної діяльності у банках

Базою бухгалтерського обліку в банках є операційна діяльність банків.

Операційна діяльність банку організується відповідно до Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 18 червня 2003 p. № 254.

Операційна діяльність банку – це сукупність технологічних процесів, пов'язаних з документуванням інформації за операціями банку, проведенням їх реєстрації у відповідних регістрах, перевірянням, вивірянням та здійсненням контролю за операційними ризиками, що можуть виникати внаслідок як зовнішніх причин, так і помилок працівників банку.

В основу організації операційної діяльності покладений процес надання працівникам прав відповідального виконавця, що означає:

• працівнику банку доручено оформляти та підписувати документи за визначеними операціями;

• або контролювати правильність оформлення документів та відображення їх в обліку;

• або технологічно виконувати визначені операційні процедури.

Конкретні обов'язки і відповідальність кожного працівника мають бути визначені в посадовій інструкції у письмовій формі.

Право підписання документів надається працівникам банку за розпорядженням керівника банку. Для здійснення контролю зразки підписів відповідальних виконавців мають подаватися всім технологічно пов'язаним структурним підрозділам. Окремі операції банку підлягають додатковому контролю, і для його забезпечення визначаються посади керівників, яким надається право контрольного підпису.

Організація операційної діяльності має забезпечувати:

• розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснення операцій;

• належне документування всіх операцій;

• своєчасне, повне та достовірне відображення операцій у регістрах бухгалтерського обліку;

• накопичення та надання докладної інформації за кожною операцією із зазначенням даних про її учасників, з визначенням балансових і позабалансових вимог та зобов'язань, можливих змін за цими операціями, сум нарахованих, отриманих або сплачених доходів та витрат, а також інших параметрів, що забезпечують складання звітності банку;

• захист активів банку від потенційних збитків та контроль за їх якістю;

• установлення лімітів на здійснення окремих операцій;

• визначення наявних та можливих операційних ризиків і управління ними;

• адекватну систему внутрішнього контролю;

• надання внутрішніх інструкцій щодо здійснення платежів;

• зберігання інформації про всі операції банку;

• конфіденційність інформації про кожну операцію та її контрагентів.

Операції банку здійснюються протягом операційного дня, який складається:

• з операційного часу;

• часу завершення технологічного оброблення облікової інформації з обов'язковим формуванням оборотно-сальдового балансу, регістрів аналітичного обліку та інших регістрів за операціями, що здійснюються з використанням відповідного програмного забезпечення.

З метою впорядкованості операційної діяльності кожен банк самостійно встановлює правила документообороту.

При складанні правил документообороту слід враховувати:

• що операції банку мають бути зареєстровані та відображені в день їх здійснення, або наступного робочого дня, якщо операція здійснена після закінчення операційного дня (часу) банку, або у вихідні чи святкові дні;

• порядок формування первинних документів, відображення інформації в облікових регістрах та проведення контролю банк визначає самостійно з урахуванням вимог нормативно-правових актів Національного банку та умов договорів між банком і клієнтом;

• документооборот та строк виконання документів за внутрішньобанківськими операціями визначаються згідно з внутрішнім розпорядком із урахуванням вимог законодавства України;

• документи на проведення безготівкових розрахунків, на отримання та видачу готівкових коштів та здійснення валютних операцій складаються і надаються згідно з відповідними нормативно-правовими актами Національного банку України;

• особливості оформлення, подання та приймання електронних розрахункових документів визначаються у договорах про розрахунково-касове обслуговування з клієнтами, з територіальними управліннями Національного банку України, з розрахунковими палатами відповідно до нормативно-правових актів Національного банку України.

Операційну діяльність забезпечують працівники банку, які виконують функції фронт-офісу та бек-офісу. Функціями працівників фронт-офісу є ініціювання та організація операцій шляхом складання відповідних договорів. Виконувати функції фронт-офісу можуть працівники казначейства, кредитного підрозділу, цінних паперів та інших підрозділів, які відповідають за ініціювання активних та пасивних операцій банку.

Працівники бек-офісу забезпечують дотримання відповідних процедур реєстрації, перевірки, вивіряння, обліку операцій та контроль за їх проведенням, вони взаємодіють із підрозділами фронт-офісу, банківськими установами, іншими контрагентами, з податковими органами та органами статистики.

Працівники бек-офісу відповідають:

• за перевірку отриманих від фронт-офісу документів на паперових та електронних носіях щодо достовірності наданої інформації;

• реєстрацію операцій і введення потрібних даних до автоматизованої системи;

• перевірку підтверджень про здійснення операцій, що надійшли від контрагентів, та надсилання підтвердження контрагенту про надходження коштів;

• проведення перевірки лімітів за контрагентами;

• перевірку лімітів дилерів;

• своєчасну підготовку, перевірку та оформлення платіжних інструментів відповідно до нормативно-правових актів Національного банку;

• вивіряння залишків за рахунками клієнтів;

• підготовку відповідних розпоряджень для здійснення розрахунків;

• перевірку правильності відображення операцій;

• зберігання інформації про операції;

• нарахування процентів за кредитами і депозитами, комісійних тощо;

• контроль за обробленням даних, здійсненням розрахунків, виконанням договорів.

Важливим елементом операційної діяльності є внутрішній банківський контроль.

Система внутрішнього контролю банку – це сукупність процедур, спрямованих на попередження, виявлення і виправлення суттєвих помилок, а також забезпечення захисту і збереження активів, повноти і точності облікової документації.

Внутрішній банківський контроль поділяється на попередній, первинний (поточний) та подальший контроль.

Первинний (поточний) контроль здійснюється у процесі проведення операцій і передбачає візуальну перевірку правильності складання документів у паперовій формі та наявності підписів на них, а також перевірку наявності цифрового підпису на електронних документах. Подальший контроль здійснюється для забезпечення систематичної перевірки стану організації операційної діяльності банку, правильності реєстрації, належного оформлення виконаних операцій, дотримання порядку звіряння аналітичного обліку із синтетичним та формування первинних документів. Його здійснюють працівники бек-офісу або служби внутрішнього аудиту відповідно до їхніх функціональних обов'язків.