Облік у бюджетних установах - Атамас П.Й. - 5.9. Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів

Порядок проведення інвентаризації необоротних активів бюджетних установ регламентується "Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", затвердженою наказом ГУ ДКУ від 30 жовтня 1998 р. № 90 (у редакції наказу ДКУ від 05.10.2005 р. № 184).

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Інвентаризація с обов'язковим доповненням документування господарських операцій. Тільки спільне використання них двох елементів методу бухгалтерського обліку забезпечує повне і об'єктивне відображення наявності господарських засобів у балансі. У той же час інвентаризація є одним з метолів контролю і важливим засобом боротьби за збереження та раціональне використання майна.

Інвентаризації підлягає все майно установи незалежно віл його місцезнаходження. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.

Основні завдання інвентаризації необоротних активів:

— виявлення фактичної наявності основних засобів та інших необоротних активів у відповідальних за їх збереження осіб;

— виявлення не використовуваних матеріальних цінностей з причини їх непридатності для використання або непотрібності в діяльності установи;

— перевірка дотримання умов зберігання матеріальних цінностей, правил їх утримання, експлуатації та доцільності використання за призначенням;

— виявлення недоліків організації первинного та бухгалтерського обліку, стану внутрішньогосподарського контролю за збереженням і використанням цінностей;

— виявлення помилок, зловживань, які мали місце в оформленні первинних документів та облікових регістрів;

— перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей і нематеріальних активів;

— виявлення недостач або лишків матеріальних засобів в окремих відповідальних за їх збереження осіб та причин цих явищ, усунення розбіжностей даних обліку з фактичною наявністю засобів.

У практиці обліково-економічної та контрольно-ревізійної роботи інвентаризації поділяють на види за різними ознаками (часом і способом проведення, повнотою охоплення засобів, порядком проведення і оформлення результатів тощо): повна і часткова, суцільна і вибіркова, планова і раптова, необхідна (обов'язкова), повторна, контрольна, безперервна (перманентна), з оформленням і без оформлення інвентаризаційних описів, з ручною і механізованою (автоматизованою) обробкою результатів та ін. Але за будь-якого способу проведення інвентаризації та оформлення її результатів найважливішим правилом є вимога обов'язкової перевірки фактичної наявності засобів безпосередньо у місцях зберігання, порівняння цих даних з показниками бухгалтерського обліку, виявлення відхилень та їх причин, усунення розбіжностей фактичної наявності засобів з даними обліку.

Установи зобов'язані проводити інвентаризацію необоротних активів, як правило, перед складанням річного звіту, але не раніше першого жовтня:

— будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів — не менше одного разу на три роки;

— музейних цінностей —відповідно до строків, установлених Міністерством культури України;

— бібліотечних фондів — один раз на п'ять років;

— дорослих тварин основного стада — не менше одного разу на квартал;

— інших основних засобів та необоротних активів: у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад — не менше одного разу на два роки, в інших установах — не менше одного разу на рік;

— інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази на рік: станом на перше січня і на перше липня;

— капітальних робіт інвентаризаційного характеру і капітальних ремонтів — не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня.

У ці ж терміни проводиться інвентаризація матеріальних цінностей, які не належать установі — як такі, то перебувають на обліку (в орендному користуванні, на відповідальному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин. Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, незалежно від того, коли і скільки разів проводилася позапланова перевірка протягом року. Кількість інвентаризацій у звітному році, лати їх проведення й перелік майна, що підлягає інвентаризації під час кожної з них, визначаються керівником установи — крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме: перед складанням річної бухгалтерської звітності у терміни, вказані вище;

— при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання—передавання справ);

— при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день виявлення таких фактів);

— після пожежі або стихійною лиха (повені, землетрусу та ін.): терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;

— у випадку ліквідації установи;

— згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;

— при передачі майна установи в оренду;

— при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер разом з керівниками відповідних підрозділів і служб зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації та оформлення її результатів.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Очолює інвентаризаційну комісію керівник установи або його заступник. Наказом установлюється також термін і строки проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку. Планова інвентаризація повинна проводитися, як правило, станом на перше число місяця. Якщо вона не може бути закінчена за один день у конкретному місці зберігання цінностей, то її можна почати до першого числа і закінчити після першого числа, але результати треба скоригувати станом на перше число.

В установах, в яких внаслідок великої кількості засобів та складної організаційної структури проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів. Але при цьому забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії обов'язково включається працівник бухгалтерії. Робота місцевих інвентаризаційних комісій організовується та контролюється центральною комісією.

Проведення інвентаризації в установах, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, оформляється наказом керівника установи, при якій створена централізована бухгалтерія. При цьому затверджується розподіл її працівників для участі в місцевих інвентаризаційних комісіях. На підставі цього наказу керівники установ, які обслуговуються централізованою бухгалтерією, призначають місцеві інвентаризаційні комісії, до складу яких обов'язково включають працівників централізованої бухгалтерії та фахівців-технологів, які добре знають об'єкт інвентаризації та первинний облік.

Інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за:

— своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

— повноту і достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки майна та інших цінностей;

— правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації відповідно до встановленого порядку.

Члени інвентаризаційних комісій несуть відповідальність у встановленому законом порядку за внесення в описи неправильних даних про фактичні залишки матеріальних цінностей з метою приховування їх недостач або надлишків.

Забороняється проводити інвентаризацію при неповному складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів такої інвентаризації недійсними. Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб. Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового перерахунку, зважування, обміру і т. ін., виходячи з установлених одиниць виміру.

Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів проводиться у такій послідовності:

1) перед початком інвентаризації комісія складає план її проведення (крім випадків раптової інвентаризації); голова комісії та головний бухгалтер проводять інструктаж членів комісії; головам місцевих комісій видають чисті пронумеровані бланки інвентаризаційних описів і розпорядження (виписку з наказу) на проведення інвентаризації, які попередньо реєструють у спеціальному журналі. Вносити до інвентаризаційних описів найменування цінностей та їх залишки за даними обліку до перевірки їх наявності у натурі суворо забороняється;

2) до початку інвентаризації необхідно закінчити в бухгалтерії обробку всіх документів про надходження і вибуття засобів, провести відповідні записи у регістрах аналітичного обліку, визначити залишки на день інвентаризації, звірити їх з даними обліку у матеріально відповідальних осіб; перевірити наявність і стан регістрів обліку, технічних паспортів та іншої технічної документації, документів на засоби, здані або прийняті установою в оренду, на зберігання, тимчасове користування. За відсутності таких документів необхідно забезпечити їх отримання або оформлення. При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації слід у ці документи внести відповідні виправлення і уточнення;

3) на складах та в інших місцях зберігання і використання засобів вони повинні бути розкладені за найменуваннями, розмірами, призначенням тощо. На матеріальні цінності бажано навісити ярлики з докладними відомостями, що характеризують їх за найменуванням, якістю, кількістю і т. ін;

4) у місці проведення інвентаризації члени комісії знайомлять матеріально відповідальних осіб з наказом (розпорядженням) на проведення інвентаризації і пропонують оформити всі документи, які на цей час вони не здали до бухгалтерії, скласти звіт (реєстр), визначити залишки. На звіті та доданих до нього первинних документах голова інвентаризаційної комісії робить помітку "До інвентаризації", проставляє дату і підпис, після чого звіт з первинними документами передають до бухгалтерії;

5) комісія вимагає від матеріально відповідальної особи розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи здано в бухгалтерію, всі цінності, що надійшли на зберігання, оприбутковано, а ті, що вибули, списано. Після цього члени комісії закривають та опечатують усі приміщення, де зберігаються цінності, що підлягають інвентаризації, перевіряють вагові та вимірювальні прилади і переходять до перевірки наявності цінностей у натурі;

6) найменування інвентаризаційних цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються в інвентаризаційних описах типової міжвідомчої форми № інв. — 1 за субрахунками, номенклатурою та в одиницях виміру, прийнятих в обліку. Під час інвентаризації комісія в обов'язковому порядку проводить перевірку відповідності технічної документації, записує в описи повні найменування об'єктів та їхні інвентарні номери. У випадку відсутності технічної документації про це вказують у графі опису "Примітка". Інвентаризаційні описи складають у двох примірниках. На цінності, які не належать установі, але знаходяться в її розпорядженні, складають окремі описи з розподілом на: орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і т. ін. На основні засоби, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, складається окремий опис із вказівкою часу введення в експлуатацію та причин, що довели до стану непридатності ці об'єкти. Окремі описи складають також при інвентаризації садів, виноградників, ягідників, лісопосадок, ставків, водоймищ, іригаційних та меліоративних споруд. Насадження записують за культурами, ботанічними сортами з вказівкою року закладення, площею, кількістю дерев або кущів, за категоріями та балансовою вартістю. Кожна сторінка опису нумерується. На кожній сторінці та в кінці опису прописом вказують кількість заповнених рядків (найменувань цінностей) і загальний підсумок кількості виявлених у наявності цінностей в натуральних одиницях виміру. Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії;

7) в кінці опису матеріально відповідальна особа дає розписку такого змісту: "Усі цінності, пойменовані у цьому інвентаризаційному описі з № ... до № перевірені комісією в натурі за моєї присутності та внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, перелічені в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні". У тих випадках, коли після проведення інвентаризації виявлено помилки в описі, вони повинні бути виправлені у встановленому порядку, тобто про виправлення мають бути зроблені застереження, і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки, тому на останніх сторінках описів такі рядки прокреслюють;

8) після закінчення інвентаризації оформлені описи здають в бухгалтерію для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації. При цьому проти відповідних даних про фактичну наявність цінностей проставляють кількісні та цінові показники за даними бухгалтерського обліку і виявляють розходження між даними інвентаризації і даними обліку. Останні заносять у спеціальну зіставну (порівняльну) відомість типової міжвідомчої форми № інв—18;

9) інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. У цьому протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, винних у недостачах, втратах, а також надлишках цінностей, і вказується, яких вжито заходів стосовно винних осіб. Не пізніше десяти днів після закінчення інвентаризації протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку за той же період, в якому закінчено інвентаризацію. Вартість надлишків і недостач визначають за тими ж цінами, що і в поточному обліку. У всіх випадках виявлення недостач та надлишків інвентаризаційна комісія повинна взяти письмове пояснення матеріально відповідальних осіб, на підставі якого з урахуванням наявних у її розпорядженні матеріалів та власного спостереження встановлює характер виявлених розходжень з даними обліку (порушення умов зберігання, халатність або зловживання службових осіб, крадіжка, аварія тощо) і відповідно до цього визначає порядок регулювання відхилень. При виявленні зловживань або недостач у великих розмірах керівник підприємства мусить передати справу судово-слідчим органам і не пізніше 5 днів після виявлення недостач або крадіжок пред'явити звинувачуваному цивільний позов.

Усі відхилення, виявлені у процесі інвентаризації, повинні бути відображені в бухгалтерському обліку протягом 10 днів після її закінчення. Порядок регулювання інвентаризаційних різниць такий:

— надлишки основних засобів та іншого майна, виявлені при інвентаризації, підлягають оприбуткуванню з подальшим установленням причин їх виникнення і винних у цьому осіб. Оцінка виявлених в надлишку об'єктів повинна бути проведена за дійсною вартістю, а знос слід визначити за справжнім технічним станом об'єктів з оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами. На оприбуткування надлишків основних засобів та інших необоротних матеріальних активів складають бухгалтерські проведення:

а) на дійсну (залишкову) вартість об'єкта

Дт pax. 10, 11

Кт субрах. 711;

Д-т субрах. 811

К-т субрах. 401;

б) на суму зносу об'єкта

Дтрах. 10, 11

Кт субрах. 131, 132;

— у випадках, коли під час інвентаризації виявлено, що були проведені капітальні роботи з реконструкції або модернізації об'єктів (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень Та ін), не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення балансової вартості об'єкта і навести в описі дані про проведені зміни. Одночасно комісія повинна встановити винних осіб та причини, з яких конструктивні зміни об'єктів не отримали відображення в обліку. На суму збільшення балансової вартості об'єкта складають бухгалтерське проведення:

Дт pax. 10, 11

Кт субрах. 401;

— втрати засобів від псування, крадіжок, недогляду, халатного ставлення, аварій з вини окремих осіб відшкодовуються винними особами за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей відповідно до постанови Кабінету Міністрів України бід 22.01.1996 р. № 116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей" № 217/95—BP (див. розділ 4.3).

Збитки від втрати, розкрадання, нестачі, знищення (псування) алмазних інструментів визначаються у подвійному розмірі їхньої вартості за відпускними цінами, що діють на день виявлення завданих збитків.

Збитки від нестачі (втрати, псування, знищення тощо) музейних експонатів визначаються за оцінкою, проведеною експертами з урахуванням історико-художньої цінності експонатів. Якщо ці експонати містять дорогоцінні метали (золото, срібло, платину та інші метали платинової групи),— за оцінкою експертів і подвійним розміром вартості цих металів у чистому вигляді за відпускними цінами на день виявлення завданих збитків. Музейні експонати, що містять дорогоцінне каміння, ювелірні та побутові вироби, виготовлені з використанням дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, оцінюють у потрійному розмірі їхньої вартості за відпускними цінами, що діють на день виявлення завданих збитків.

Із загальної суми стягнення з винних відповідальних осіб здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.

Ці операції оформляють такими бухгалтерськими записами:

а) на залишкову (балансову) вартість відсутніх, зіпсованих або знищених цінностей

Дт субрах. 401

Кт pax. 10, 11;

б) на суму-зносу Вказаних цінностей заданими обліку

Дт Субрах. 131, 132

Кт раХ. 10, 11;

в) на Суму відшкодування, віднесену на винних осіб

Дт субрах. 363

Кт субрах. 711;

— втрати основних засобів у тих випадках, коли винні не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, а також втрати від пожежі або стихійного лиха зараховуються на зменшення фінансування (лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів Для недопущення фактів втрат у подальшому) у такому порядку:

а) за кошторисами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, місцевих державних адміністрацій, їхніх управлінь і відділів, виконавчих органів місцевих рад, незалежно від суми з кожного випадку недостач або псування матеріальних цінностей — відповідно з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, начальників управлінь (відділів), голів виконавчих органів місцевих рад;

б) за кошторисами установ, що утримуються за рахунок

бюджету:

— на суму до 2500 грн. включно за кожним випадком недостач або псування матеріальних цінностей — з дозволу керівника установи;

— на суму від 2500 до 5000 грн. включно — з дозволу керівника вищої установи;

— на суму понад 5000 грн. — з дозволу керівників міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голів місцевих державних адміністрацій, голів виконавчих органів місцевих рад (за підпорядкуванням).

При списанні основних засобів за рахунок установи складають бухгалтерські проведення:

а) на залишкову вартість

Дт субрах. 401

Кт pax. 10, 11;

б) на суму зносу

Дт субрах. 131, 132

Кт pax. 10, 11.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ:

1. Дайте поняття основних засобів та охарактеризуйте способи їх оцінки в бюджетних установах.

2. Наведіть класифікацію основних засобів бюджетних установ.

3. Завдання обліку необоротних активів у бюджетних установах.

4. Назвіть первинні документи з обліку руху основних засобів та інших необоротних активів.

5. Дайте характеристику субрахунків для обліку основних засобів та наведіть приклади їх кореспонденції.

6. Назвіть джерела надходження основних засобів у бюджетних установах та наведіть приклади відображення в обліку операцій з надходження основних засобів.

7. Охарактеризуйте порядок списання основних засобів у бюджетних установах та його відображення в обліку.

8. Дайте характеристику організації інвентарного обліку основних засобів.

9. Порядок нарахування зносу основних засобів та його відображення в обліку.

10. Розкрийте особливості відображення в обліку витрат на ремонти і модернізацію основних засобів.

11. Що таке нематеріальні активи та який порядок їх оцінки

і обліку?

12. Завдання, види і терміни проведення інвентаризації необоротних активів.

13. Порядок проведення інвентаризації основних засобів та

оформлення її результатів.

14. Порядок визначення відхилень за результатами інвентаризації та їх регулювання і відображення в обліку.