Психологія управління - Кулініч І.О. - 4.2. Функції та структура діяльності керівника

Одним із аспектів розподілу праці є поділ на керівників і підлеглих. Тривалий час у нашій літературі керівництво розглядали лише як різновид суспільно-політичної і правової діяльності. Нині діяльність керівника розглядають як професійну, а саме управлінську, яка має свої психологічні, етичні й педагогічні особливості. Діяльність керівника визначається як вид професійної виконавчо-розпорядчої праці у сфері управлінських відносин.

Керувати — це означає вміти розпоряджатися людьми, економічними ресурсами і часом, які є в організації для виконання своїх певних завдань. Керівник колективу в нашому суспільстві — працівник, який має чітко означені функції, права і обов'язки, а також професійні принципи роботи. Видається спеціальна література для керівників, є навчальні заклади, котрі готують керівників — професіоналів, удосконалюються наукові методи добору, оцінювання й активного психологічного навчання управлінського персоналу.

Як зазначають автори книги "Психология и коллегиальность" Д. Кайдалов і Є. Суїменко, психологія керівництва передбачає вивчення соціально-психологічних сторін управлінської діяльності керівника. її основою є влада єдиноначальства, а спосіб вирішення — методи і стиль керівництва. Вирішення проблем оптимізації керівництва як у теоретичному, так й у практичному аспектах починається із вивчення функцій керівника. Спочатку треба визначити, що ми розглядатимемо під функцією керівника.

Функція в цьому випадку — це сукупність однорідних завдань, які повторюються і які необхідно вирішувати, щоб забезпечити нормальну життєдіяльність певної системи та її переведення з одного стану в інший, який більше відповідає поставленим вимогам.

Є декілька класифікацій функцій керівника, де використовують різні критерії. Багато дослідників ведуть мову про функції, послідовно розглядаючи стадії управлінського циклу. Такий підхід започаткував основоположник наукової організації праці на Заході А. Файоль, який виділяв такі елементи так званих адміністративних операцій: передбачення; організація; розпорядження; узгодження; контроль.

Дослідник Ю. Тихомиров до функцій керівника відносить: організацію управлінської системи; вибір цілей; прогнозування; планування; інформацію; прийняття рішень; організаційну і масовидну діяльність; контроль; оцінювання ефективності управління.

В. Афанасьєв називає такі головні управлінські функції: вироблення і прийняття управлінського рішення; організація; регулювання і корегування; облік і контроль.

До цього переліку автор додає ще одну функцію, яка пронизує весь управлінський цикл в цілому. Це функція збору й опрацювання інформації.

В. Афанасьєв і Ю. Тихомиров акцентують на відносності вирішення вищезазначених функцій на підставі поділу за управлінськими циклами, оскільки в реальній практиці управління всі ці функції нерозривно пов'язані між собою, або, інакше кажучи, перебувають у тісному взаємозв'язку і взаємозалежності.

Психологи та соціологи (на відміну від спеціалістів з управління), виділяючи функції керівника, беруть за основу класифікації не лише управлінський цикл, а всю структуру діяльності керівника в трудовому колективі. Керівника розглядають не тільки як виконавця адміністративної ролі, а також беруть до уваги різноманітність соціальних і виховних обов'язків, які він виконує.

Розглядаючи загальну структурну схему функцій керівника щодо організаційних систем, В. Рубахін та А. Філіппов виділяють загальні та спеціальні функції.

Загальні керівні функції:

— впровадження в життя рішень державних органів;

— визначення мети та головних напрямів діяльності, а також перспективи розвитку організації колективу і виробництва в цілому;

— створення згуртованого, працездатного колективу;

— формування раціональної організаційної структури;

— розподіл функціональних обов'язків, наявних ресурсів і засобів усередині колективу;

— розробка і впровадження ефективної організації праці й управління.

Спеціальні функції — це планово-економічні, кадрові, технолого-управлінські.

Планово-економічна функція пов'язана з:

— визначенням потреби в людських і матеріальних ресурсах, контролем за їх наявністю та використанням;

— загальною координацією діяльності підлеглих з метою забезпечення ефективного використання людських, матеріальних ресурсів, техніки;

— прогнозуванням можливих так званих вузьких місць і плануванням заходів для їх усунення;

— самоконтролем своєї роботи;

— соціальним плануванням виробництва в цілому.

Кадрова функція пов'язана з:

— комплектуванням кадрів та загальним керівництвом кадрами щодо виконання ними своїх функціональних обов'язків;

— організацією роботи з метою вивчення кадрів і визначення перспектив їх подальшого використання;

— забезпеченням підвищення кваліфікації кадрів, оптимальних умов праці та техніки безпеки;

— виробленням системи морального та матеріального стимулювання підлеглих;

— усуненням виробничих конфліктів;

— турботою про побутове обслуговування проблем співробітників.

Технолого-управлінська функція охоплює:

— визначення завдань й оцінювання виробничої ситуації;

— визначення способів і засобів виконання завдань відповідно до можливостей виробничого колективу (кількості, кваліфікації, часу, матеріалу, техніки);

— прийняття рішень, визначення завдань підлеглим;

— здійснення координації в колективі, в організації;

— контроль виконання з визначенням завдань;

— маневрування наявними резервами;

— оцінювання, підбиття підсумків, вирішення поставлених завдань.

Як бачимо, предметом управлінської діяльності є прогнозування, організація, адміністрування, узгодження і контроль. Особливе значення у процесі реалізації цих функцій надається процесам прийняття рішення, координації і зв'язку всіх ланок виробництва.

Загалом діяльність керівника, на думку В. Рубахіна і А. Філіппова, визначається двома компонентами: керівним, пов'язаним із загальною організацією діяльності виробничого колективу, і організаційним, пов'язаним із виконанням виробничих завдань, котрі циклічно повторюються.

Отже, управлінська діяльність є багаторівневою і різноманітною, зводиться до безперервного вирішення деякої сукупності завдань.

Які ж є загальні психологічні особливості цієї діяльності?

1. Управлінська діяльність має соціотехнічний характер, пов'язаний з управлінням, керівництвом техніко — технологічними системами і соціально-виробничими організаціями.

2. Опосередкованість і дистанційність управління реальними об'єктами та процесами.

3. Великий обсяг і різноманітність оперативних завдань і дій.

4. Неалгоритмічний характер багатьох операцій, що пов'язано з дефіцитом інформації та діяльністю в умовах, що часто змінюються.

5. Жорстка детермінація частин операцій часовими параметрами організаційної системи в цілому.

6. Висока психічна напруженість, пов'язана з великою відповідальністю за прийняття рішень. Зауважимо: діяльність керівника найбільшою мірою соціально зумовлена. Вона базується на широкому використанні соціальної інформації, а також соціально-психологічних знань про колектив, у якому здійснюється управління.

Виконуючи свої функції відповідно до різних інтересів працівників, кожний керівник впливає на їхню поведінку відповідно до вимог суспільства, залучає їх у процес суспільного розвитку, в управління та формує суспільну свідомість і забезпечує високу ефективність діяльності кожного працівника.

Деякі дослідники зазначають, що ефективність діяльності керівника залежить від працездатності й стабільності колективу керівників низової ланки і якості взаємин у колективі.

Інші дослідники, наприклад Л. Уманський, розглядають організаційну діяльність як кінцевий ланцюг у системі управління людьми. Він зазначає, що в первинному колективі керівна діяльність поєднується з організаційною.

Перша функція організаційної діяльності — інтеграція індивідів шляхом ознайомлення працівників із загальними завданнями, цілями, визначення засобів та умов їх досягнення, а також завдяки плануванню, координації сумісної праці, обліку і контролю.

Друга функція — комунікації. Мається на увазі налагодження горизонтальних комунікацій всередині первинного колективу і зовнішніх вертикальних комунікацій з вищими ланками управління.

Третя і четверта функції організаційної діяльності — навчання і виховання (у широкому розумінні).

Як зазначає Л. Уманський, в кожній конкретній організаційній діяльності всі вищезазначені функції перебувають в єдності і взаємозумовленості.

Е. Кузьмін, І. Волков, Ю. Ємельянов виділяють такі функції:

— адміністративну (розпорядження по роботі, координація індивідуальних дій та контроль за виконанням);

— стратегічну (визначення цілей і вибір методів їх досягнення, планування і прогнозування);

— експертно-консультативну;

— комунікативно-регулювальну;

— репрезентацій групи в зовнішньому середовищі;.

— дисциплінарну;

— виховну;

— психотерапевтичну.

А. Ковальов розглядає такі функції керівника:

— цілепокладання;

— планування і прогнозування;

— узгодження;

— стимулювання;

— контроль;

— виховання.

На думку Л. Бляхмана, зміст діяльності керівника виявляється в таких його функціях:

— цілепокладання;

— адміністративно-організаційна (формування управлінських органів, розподіл завдань серед підлеглих, узгодження їхніх дій і контроль виконання);

— експертна (консультації працівників і спеціалістів);

— дисциплінарно-стимулювальна (оцінювання якості роботи підлеглих, визначення заохочень і штрафних санкцій);

— репрезентативна (перед зовнішніми організаціями);

— виховно-пропагандистська (створення сприятливого соціально-психологічного клімату в колективі, розвиток здібностей та ініціатив підлеглих, добір і розміщення кадрів, участь в навчанні резерву на висування).

Словацький психолог І. Шипош вважає, що зміст управлінської діяльності полягає в тому, щоб передбачити оптимальну дію системи організації і реалізувати її. Психологія у сфері управління повинна допомогти прогнозувати поведінку людей і забезпечити її оптимізацію.

Словацький психолог Ф. Ліптак так класифікує всі дії людини в системах, що стосуються і керівника:

1. Людина діє у мішаних системах і здебільшого є елементом багатьох систем, але ії взаємозв'язки різняться за параметром часу і простору.

2. З організаційного погляду кожна людина виявляється утрьох аспектах:

— аутоорганізації (людина організовує себе сама);

— суборганізації (як організатор інших систем і підсистем);

— метаорганізації (людина сама є предметом організації інших людей, які її організовують).

3. Під час вирішення завдань з організації праці необхідно брати до уваги такі два моменти:

— здатність людини бути елементом якої-небудь системи (особистісні характеристики);

— умови, за яких людина може діяти як такий елемент.

На кожному рівні системи створюються механізми регуляції. Психологів повинні цікавити саме ті системи, якими управляє людина.

Системи, якими управляють люди, поділяють на два типи:

— управління технічними засобами (людина—машина);

— управління соціально-економічними системами (людина — людина).

Другий тип управління найскладніший, оскільки особистості, якими управляють (як одиницями), мають певні здатності управляти, свої власні цілі, приймають свої рішення.

Відповідно до двох типів управління, виникає подвійна стратегія регулювання системи (котра належить до функції керівної діяльності):

• Біотехнологічна — яка бере до уваги матеріальне середовище окремого працівника і базується на об'єктивних критеріях, які можна виміряти;

• Психосоціологічна — спрямована на модифікацію колективної діяльності суспільно-професійних груп, які в цілому створюють колектив підприємства.

У психологічній літературі наявні й інші переліки функцій керівника, які тією чи іншою мірою відрізняються від наведених.

Актуальним завданням сьогодення є аналіз функцій керівника на підставі емпіричних досліджень.

Одну з перших спроб такого підходу зробили А. Журавльов, В. Рубахін, В. Шорін, які виявили дванадцять функцій керівника за оцінками самих керівників і поділили їх на дві групи:

— виробничі;

— соціально-психологічні.

Було виявлено, що керівники різних рівнів приділяють виробничим функціям більше уваги, ніж соціально-психологічним. Однак керівники середньої ланки (наприклад начальники цехів) порівняно з низовою ланкою управління надають дещо більше значення соціально-психологічним функціям. З віком керівників і стажем роботи також зростає їхня увага до соціально-психологічних чинників.

У дослідженні, проведеному Л. Почебут, функції керівника у виробничому колективі були поділені на два види:

— виробничо-технологічні (спеціально-професійні);

— соціально-психологічні.

У процесі виконання виробничо-технологічної функції керівник виступає як спеціаліст конкретного виробництва, вирішує завдання в межах системи "людина— техніка". Під соціально-психологічними функціями розуміють всі ті функції, які реалізуються в системі "людина—людина". З метою деталізації структури соціально-психологічної функції було проведено анкетне опитування 232 керівників різних рівнів (від майстрів до начальника цеху) об'єднання "Світлана". За допомогою кореляційного і факторного аналізів було виявлено структуру соціально-психологічних функцій діяльності керівників, яка містить такі складові:

— інформаційна;

— організаційна;

— соціалізуюча;

— прийняття рішень.

У кожній із функцій зазначалась центральна ознака (так зване ядро функції), яка тісно корелювала з усіма ознаками певної функції та обов'язками керівника.

Викликає інтерес праця А. Кітова, в якій порушується питання про так звані блоки соціальної активності керівника (нарада, вивчення документів, прийом відвідувачів тощо), які розглядають як емпіричні одиниці діяльності. А. Кітов зазначає, що в кожній такій одиниці діяльності можна виділити три теоретичні одиниці діяльності:

— діагностика і прогнозування, тобто вивчення стану справ і передбачення їх перебігу в майбутньому;

— вироблення програми дій підлеглих, яка спрямовувала б цю діяльність у потрібному напрямку;

— спонукання підлеглих до виконання певної програми.

Питома вага зазначених одиниць діяльності залежно від ситуацій різна.

Харківські соціологи виявили, що керівники низової ланки дуже мало уваги приділяють освоєнню і впровадженню передових методів праці, раціоналізаторській діяльності, підвищенню кваліфікації своїх підлеглих і загальної освіти, а також власної та підвищенню культурно-політичного рівня. У середньому на це припадає шість хвилин на день. А саме робота такого плану передусім визначає кваліфікацію керівників низової ланки, призводить до зниження ефективності в діяльності первинного колективу.

Знання функцій та обов'язків повинні збігатися із моральною готовністю керівника їх виконувати. Тоді офіційні вимоги підкріплюватимуться власною вимогливістю до себе.

Аналізуючи структуру діяльності керівника, потрібно також брати до уваги й суб'єктивні елементи, тобто власні потреби керівника в такій діяльності, і формування на їх основі системи ставлень до своєї праці, до себе, підлеглих і керівників вищої ланки. Як свідчать спеціальні дослідження, показник активності керівників у спілкуванні й контактах з підлеглими, в інформуванні, прийнятті рішень суттєво залежить від змісту праці керівника і досвідченості, ступеня самостійності у виконанні тих чи інших функцій. Наприклад, у межах управління цехом було виявлено вищу задоволеність спеціальних потреб у керівництві (прийнятті рішень, прогнозуванні, контролі), але меншу задоволеність потреб у неспецифічній діяльності — у контактах і спілкуванні з підлеглими.

Отже, з підвищенням рівня керівництва в структурі діяльності керівника відбувається перерозподіл її компонентів і функцій до розширення самостійності в прийнятті рішень.