Організація готельного господарства - Головко О.М. - Порядок приймання гостя

В етап приймання гостей входить: зустріч гостя, оформлення документів, проведення до номера, надання інформації про роботу господарств, що надають різні послуги.

Своїх гостей підприємства готельного господарства може зустрічати не тільки безпосередньо в готелі, але і в аеропорту, на вокзалі в залежності від досягнутих домовленостей. Перше враження від готельного підприємства гості отримують спілкуючись зі працівниками служби приймання і розміщення в момент свого прибуття, тому вони мають приділяти максимум теплоти і уваги кожному гостю. В загальному формальності не мають перевищувати для фізичних осіб 8 хвилин, для групи до 30 осіб - 15 хвилин, а для групи від 30 до 100 осіб - 40 хвилин. Для гостей, які забронювали номер, реєстраційні формальності полягають в уточненні всіх деталей бронювання, які можуть змінюватися до моменту їх прибуття до готельного підприємства. Якщо гість не замовив номер напередодні, то співробітник, який здійснює реєстрацію, має йому надати інформацію про типи номерів, про тарифи і послуги готелю тощо. У випадку згоди гостя з умовами проживання гість надає документ (паспорт), і між ним і підприємством готельного господарства укладається угода, підтвердженням якої є заповнена гостем анкета в двох екземплярах (заповнюють громадяни України). У випадку відвідування готельного підприємства іноземним гостем та особою без громадянства заповнюється реєстраційна карта.

Після того як гість заповнив анкету, адміністратор звіряє дані анкети і паспорта гостя, вписує в анкету номер кімнати, у якій він буде жити, дату і час прибуття та підписує її. При реєстрації йому виписують рахунок за проживання, який містить тариф номера (або місця), помножений на кількість діб, оплату бронювання, оплату додаткових послуг, які гість замовляє при реєстрації, і різні готельні податки. Після оплати гість отримує другий екземпляр рахунку.

Адміністратор заповнює візитну картку (картку гостя) -документ, який дає дозвіл на вхід до готелю і отримання ключа від номера або ключ-картку. Картка гостя завжди виписується в одному екземплярі і повинна містити наступні дані: прізвище гостя, номер кімнати та термін проживання.

Візитна картка містить дані, куди працівником готелю повинні заноситися речі гостей. Для ідентифікації багажу користуються талонами, на яких записано прізвище власника, а після реєстрації вписується номер кімнати. Такий талон видає швейцар при вході гостя в готель. Якщо талона немає, то гість показує свій багаж, показує дозвіл на поселення, де записаний номер кімнати, і портьє відносить багаж до номера. У номері він показує гостю, як користуватися устаткуванням, та інформує про правила користування.

Організація реєстрації груп

При поселенні до готельного підприємства туристичної групи її керівник пред'являє адміністратору направлення туристичної фірми (документ, що підтверджує право проживання даної групи в готелі, що оплата зроблена) і список групи, оформлений відповідно до вимог паспортного режиму.

Адміністратор повідомляє номери кімнат, які заброньовані для даної групи. Туристи з групи розміщаються, зазвичай, у двомісних номерах. Усі туристи мають заповнити анкети. Адміністратор заповнює груповий дозвіл на поселення за безготівковим розрахунком, де зазначаються номери кімнат, у яких будуть жити туристи.

Кожному гостеві адміністратор виписує візитну картку. Рахунок за проживання не виписують, тому що оплата здійснюється за безготівковим розрахунком. Дуже часто в туристичних фірмах разом з путівкою туристам видають ярлики з номерами для багажу. Номер на ярлику відповідає порядковому номеру туриста в списку, що знаходиться в керівника групи. Порівнявши номери на багажі й у списку групи, адміністратор визначає номер кімнати і доставляє туди багаж.

Часто, щоб не сплачувати ще за добу проживання, туристи звільняють номери, а багаж здають до камери схову. Але за групою залишається один номер для можливого відпочинку туристів.