Організація готельного обслуговування - Мальська М.П. - 6.7. Функціонування фінансово-комерційної служби

Фінансово-комерційна служба забезпечує облік, контроль обігу фінансових ресурсів, відповідає за наявність у готелі матеріально-технічних і виробничих ресурсів. У структурі служба складається з бухгалтерії та планово-комерційного відділу, в окремих готелях ці ланки можуть діяти окремо. Очолює службу головний бухгалтер, підпорядкований директорові готелю.

Бухгалтерія аналізує фінансово-господарську діяльність, організовує складання бухгалтерських звітів згідно з нормативними документами, бізнес-планів, фінансово-господарських планів та кошторисів за встановленою формою, відповідає за дотримання фінансової та договірної дисципліни, своєчасне складання звітів, балансів і рахунків, прибутків і збитків, ціноутворення і визначення тарифів, виконує роботу з обліку, введення в експлуатацію та списання матеріальних цінностей і обліку коштів у встановленому порядку, обліковує надходження та вибуття виробничих запасів відповідно до стандартів бухгалтерського обліку, організовує роботу з отримання ліцензій та ін.

У технологічному процесі бухгалтерія постійно зв'язана зі всіма службами, відділами і персоналом готелю. Фінансова служба забезпечує грошові перекази, підготовку фінансових звітів від касирів кожного структурного торгового підрозділу готелю, насамперед служби прийому та розміщення, громадського харчування, спортивно-розважальних закладів, облік і контроль первинної документації, своєчасне інформування адміністрації про фінансові результати діяльності готелю. Вона також здійснює нарахування заробітної плати, отримання інших рахунків і виплату за ними, контролює й обліковує витрати.

Фінансова служба у готелях функціонує згідно з установчими документами, умовами та методами творення капіталу, форми управління, що визначає фінансові відносини з державою, акціонерами, пайовиками, управляючою компанією, асоціацією та ін. Структура і розміри фінансової служби у готелях також залежать від місткості, категорії, участі іноземного капіталу в роботі закладу.

У малих готелях організаційно-функціональна схема управління фінансовою службою спрощена. Вона складається з двох відділів поточної діяльності й інвестицій, їх роботу контролює менеджер, якому підпорядковані 1—2 бухгалтери і касир. У готелях значної місткості бухгалтерія складається з фінансового менеджера (директора), головного бухгалтера, заступника головного бухгалтера, бухгалтерів різної категорії та касира, весь персонал становить з 10—15 осіб (рис. 6.4):

Рис. 6.4. Організаційно-функціональна структура фінансово-комерційної служби в готелях значної місткості

Професійні обов'язки фінансового менеджера такі:

— контроль за ефективністю фінансових потоків у готелі, забезпечення оптимальних витрат і відрахувань;

— складання річного плану фінансових потоків з урахуванням перспективного планування економічного стану готелю — обсягу збуту, прибутку та рівня раціональної організації праці; забезпечення поточного і довготермінового прогнозування, аналіз отриманих даних;

— розроблення кошторису для працівників, контроль за рівнем витрат;

— розроблення та впровадження виробничого обліку, складання детального звіту про витрати готельного підприємства, введення нових методик, керування інвентаризацією матеріально-технічної бази і визначення її вартості, реєстрація записів матеріально-технічного постачання і забезпечення необхідного коригування, підготовка для власника, керівників підприємства звітно-фінансової інформації про витрати готельного підприємства;

— контроль за використанням бланків оперативного обліку, їхнім збереженням;

— комплектування служби кадрами, визначення обсягу роботи для працівників, забезпечення підвищення кваліфікації підлеглих;

— підтримка тісних зв'язків з менеджерами інших служб, участь у нарадах керівників закладу.

Кваліфікаційна характеристика менеджера фінансової служби пов'язана з необхідністю знати:

— теоретичні основи управління й управління фінансовою діяльністю підприємства;

— теорію фінансів, кредиту, бухгалтерського обліку;

— економічну статистику, систему статистичної звітності;

— чинне законодавство у сфері фінансової, кредитної, валютної, банківської діяльності й діяльності у сфері гостинності;

— нормативно-законодавчі акти з міжнародних розрахунків і зовнішньоекономічної діяльності;

— основи здійснення операцій на міжнародному фінансовому ринку;

— основи економіки готельних підприємств;

— види цінних паперів і порядок їхнього обігу, особливості обігу цінних паперів за кордоном;

— правила та порядок здійснення операцій на внутрішньому фінансовому ринку;

— основи діловодства.

Планово-комерційний відділ забезпечує готельні підприємства матеріально-технічними та виробничими ресурсами. Очолює відділ старший менеджер. Йому підпорядковані у великих готелях 3—4 менеджери з різних напрямів діяльності. Менеджер відділу підпорядкований менеджеру служби. В окремих готелях цей відділ діє як самостійна структурно-функціональна й управлінська ланка. Основне його завдання — здійснення моніторингу ринку товарів та послуг, виявлення оптимальних умов забезпечення матеріально-технічними ресурсами та послугами закладу гостинності у співвідношенні ціни та якості, укладання угод з постачальниками продукції.

У процесі моніторингу виконання комерційних операцій, пов'язаних з управлінням товарними запасами, контролем виконання договорів, вагома роль належить комп'ютеризації та використанню телекомунікаційних інформаційних систем.

Працівники планово-комерційного відділу повинні досконало знати:

— основи здійснення комерційних операцій на внутрішньому й міжнародному ринку товарів і послуг;

— закони та нормативні акти, що регламентують комерційну діяльність;

— основи економіки готельних підприємств;

— форми документів, які використовують у процесі комерційних операцій.

Комерційний відділ має тісно співпрацювати з усіма структурними ланками готелю, володіти повною інформацією про необхідне забезпечення готелю матеріально-технічними ресурсами. До структури відділу доцільно вводити менеджерів маркетингових досліджень.