Фінансовий менеджмент - Шелудько В.М. - 12.5. Бюджетування в системі фінансового планування

Бюджетування — це необхідна складова фінансового планування, оскільки основою будь-якого оперативного чи поточного фінансового плану є система відповідних бюджетів. Як і поточне планування в цілому, бюджетування спрямоване на поетапну трансформацію стратегічного фінансового плану в систему поточних планів, послідовне їх виконання з метою досягнення стратегічних цілей підприємства.

Бюджет і відповідно процес бюджетування — більш вузькі поняття, ніж фінансовий план та фінансове планування. План включає весь спектр дій, спрямованих на досягнення сформульованих цілей, які можуть бути описані як з допомогою формалізованих кількісних оцінок, так і шляхом опису якісних показників. Бюджет є робочим інструментом фінансового планування, який полегшує реалізацію намічених планів і робить більш обґрунтованим їх коригування.

Бюджет — це фінансовий документ, що стосується конкретного напряму діяльності, в якому узгоджуються та фіксуються за обсягами та розподілом у часі надходження й витрати грошових коштів, доходи та витрати структурного підрозділу чи підприємства в цілому.

Бюджетування — це процес підготовки, складання та затвердження системи пов'язаних між собою бюджетів, узгоджених за строками, напряме ми діяльності, підрозділами чи центрами відповідальності. Бюджетування, як і фінансове планування в цілому, передбачає контроль за реалізацією бюджетів з подальшим регулюванням діяльності підприємства чи внесенням змін до системи бюджетів з метою узгодження бюджетних показників із фактичними. Воно охоплює всі сфери фінансово-господарської діяльності підприємства (виробництво, реалізацію продукції, управління фінансовими потоками) і узгоджує діяльність усіх його підрозділів.

До основних функцій бюджетування належать функції планування, координації та контролю. У процесі бюджетування уточнюють планові та розраховують допоміжні фінансові показники, а також визначають послідовність дій, спрямованих на їх досягнення, здійснюють координацію діяльності різних підрозділів підприємства і різних видів його виробничо-господарської діяльності. Впровадження на підприємстві бюджетування означає не тільки складання системи бюджетів, а й здійснення постійного контролю за їх виконанням, аналізу поточної ситуації та внесення коректив до бюджетів у ході їх виконання залежно від змін у діяльності підприємства та кон'юнктурі ринку. Бюджетування сприяє виявленню слабких ланок у фінансовому забезпеченні та в організаційній структурі підприємства, вирішенню проблем комунікації та розподілу відповідальності між окремими підрозділами й учасниками виробничого процесу, забезпеченню належної планової дисципліни. Саме бюджетний процес дає змогу вчасно виявити неузгодженість у діяльності окремих підрозділів підприємства, неефективне використання ресурсів, низький рівень управління запасами чи грошовими коштами.

Обов'язковими етапами бюджетування є:

• аналіз виконання показників бюджету за попередні бюджетні періоди або у разі першого складання бюджету, аналіз фінансових показників діяльності підприємства за попередні звітні періоди;

• складання бюджету з урахуванням даних виконання бюджету за попередні періоди та можливих змін у діяльності підприємства в майбутньому;

• затвердження бюджету, у результаті якого бюджет стає обов'язковим до виконання для відповідних підрозділів та їх працівників;

• виконання бюджету з відстеженням точності його складання та виконання;

• здійснення контролю за виконанням бюджету та аналіз результатів контролю;

• коригування бюджету чи діяльності підприємства з метою узгодження бюджетних і фактичних показників.

Слід зауважити, що бюджет може виконуватись незадовільно через неефективний менеджмент, непередбачені зміни у діяльності підприємства, недбалий чи некваліфікований підхід до процесу складання бюджету. В усіх випадках необхідно або здійснювати коригування бюджету та вносити зміни до відповідних фінансових планів, або змінювати завдання структурним підрозділам підприємства з тим, щоб результати їх діяльності відповідали бюджетним показникам, оскільки бюджет, який не відповідає дійсності, не може бути ефективним інструментом управління та виконувати координуючу функцію.

Нагадаємо, що готівковий бюджет є одним із основних документів оперативного фінансового плану. У системі бюджетів підприємства, які покладено в основу поточного фінансового плану, розрізняють бюджети різних рівнів. Кожний бюджет вищого рівня формується із сукупності бюджетів нижчого рівня і фактично є їх сумою. До бюджетів найнижчого рівня належать часткові операційні бюджети за окремими видами діяльності або за окремими підрозділами. Операційний бюджет (бюджет доходів і витрат) — це сукупність узгоджених між собою часткових операційних бюджетів, що відображує виробничі плани всіх підрозділів підприємства. До складових операційного бюджету, які деталізують процес формування прибутку, відносять: плани реалізації, виробництва, прямих матеріальних витрат, прямих витрат на оплату праці, витрат на збут, адміністративних витрат тощо.

На основі операційного бюджету формується прогнозна фінансова звітність, яка відображує очікувані в майбутньому рух грошових коштів, фінансовий стан підприємства та його фінансові результати. Основними формами прогнозної звітності є плани звітів про фінансові результати та про рух грошових коштів, а також плановий баланс. Доповнювати чи деталізувати інформацію, наведену у фінансових звітах, можуть додаткові плани (інвестиційних витрат, погашення позик, сплати податків тощо).

У цілому процес бюджетування охоплює діяльність усіх структурних підрозділів і всі аспекти діяльності підприємства. Бюджети складають як для окремих структурних підрозділів, так і для підприємства в цілому. За наявності в складі підприємства кількох підрозділів, які можна охарактеризувати як центри витрат, доходів та прибутку, бюджети складають окремо для кожного підрозділу з метою закріплення персональної відповідальності за їх виконання, і вже після цього консолідують в єдиний бюджет. Бюджети підрозділів агрегують в основний операційний бюджет, який визначає діяльність усього підприємства.

Кожен із бюджетів підприємства повинен мати відповідний ступінь деталізації, бути досяжним і пристосованим до внесення змін. Сам процес бюджетування повинен бути підкріплений відповідним методологічним та програмним забезпеченням. Бюджетний процес не може бути ефективним без запровадження і правильного складання стандартизованих бюджетних форм, а також чіткого виконання інструкцій і процедур бюджетного процесу.

Бюджети та плани, що використовуються в процесі їх формування, не мають стандартизованої форми і призначені для внутрішнього використання. Вони мають конфіденційний характер, надають оперативну інформацію про ефективність управління рухом фінансових ресурсів на підприємстві і є основним інструментом контролю в системі фінансового планування. Структура системи бюджетів і рівень їх деталізації визначаються розмірами та організаційною структурою підприємства, специфікою виробничо-господарського процесу, організацією систем фінансового обліку та контролю на підприємстві, потребами в інформаційному забезпеченні фінансового менеджменту.

Склад і структура бюджетів обґрунтовуються фінансовим відділом і затверджуються керівниками підприємства. Дані, які використовують працівники фінансового відділу при складанні бюджетів, формуються на основі натуральних показників, розроблених економічним відділом підприємства.

Процес формування системи бюджетів на підприємстві включає:

• визначення видів планів та бюджетів, які передбачено використовувати в ході бюджетування;

• встановлення підрозділів та посадових осіб, які братимуть участь у бюджетуванні, та визначення їхніх повноважень;

• визначення бюджетних періодів та інтервалів бюджетування;

• розробку послідовності складання бюджетів;

• визначення порядку їх узгодження та консолідації;

• аналіз структури собівартості продукції та вибір найважливіших її складових з метою подальшого відображення у відповідних планах та бюджетах;

• вибір статей доходів і витрат, які будуть використані в процесі складання бюджетів, поділ витрат на постійні та змінні;

• вибір фінансових показників, нормативів та коефіцієнтів, які будуть використані для здійснення контролю за фінансовим станом підприємства;

• визначення процедур оцінки виконання бюджетів, аналізу відхилень від бюджетних показників і внесення змін до системи бюджетів.

Система бюджетів невеликого підприємства має досить простий вигляд. Впровадження бюджетування на великих підприємствах потребує побудови досить складної системи взаємопов'язаних бюджетів, а також чіткого розподілу функцій і повноважень усіх, хто бере участь у бюджетному процесі.

У цілому для створення ефективної системи бюджетування на підприємстві необхідно мати висококваліфіковані кадри в галузі фінансового менеджменту та відповідне методичне і програмне забезпечення, що потребує значних фінансових витрат. Необхідним є також високий рівень трудової дисципліни, який забезпечував би чітке виконання планових завдань, і стабільне макроекономічне середовище.