Правове письмо - Стефанчук Р.О. - 1.4. Загальні правила складання та оформлення юридичного документа. Реквізити юридичного документа

Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір певних затверджених форматів (зокрема, АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм)). При цьому складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

За загальним правилом, усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

1) встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. За загальними правилами, виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

2) бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або "прапоровим" (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

3) бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

4) бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менш як 10 міліметрів; праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком із цього правила є складання протоколів, наказів, планів, звітів та документів узагальнюючого характеру.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих із цього питання документів. Більш детально це питання буде викладено нижче.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. За правилом, тексти розпорядчих документів і листів складаються із двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- для юридичних документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням керівника органу виконавчої влади -на одного із заступників, відповідно до розподілу обов'язків;

- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів установи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть у відповідній мірі всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

Для ідентифікації юридичного документа та його обліку з метою прийняття до обов'язкового виконання необхідно у кожному правовому акті знайти ознаки, які б відображали його офіційний характер і його відмінність від інших документів. Такі ознаки мають назву реквізитів правового акта.

Реквізити документа (лат. reguisitum - необхідне, потрібне) -це сукупність встановлених законом обов'язкових, формальних елементів у складі офіційного документа, відсутність яких позбавляє документ юридичної сили. Реквізити - це певні "атрибути", "знаки", що свідчать про належне оформлення юридичного документа, про наявність у ньому найнеобхіднішого для надання документові юридичної сили. Реквізити документа впорядковують і полегшують його пошук та облік. Склад і розміщення реквізитів на бланках документів повинні відповідати Державному стандартові (ДСТУ) 4163-"Уніфікована система організаційно-розпорядчої д о ку м е н та ц і ї"¹.

Всі документи, згідно із державними стандартами, можуть містити до 32 реквізитів, але жоден документ не забезпечується повним переліком таких реквізитів. Для кожного виду документів встановлюється свій набір реквізитів, який є обов'язковим при складанні певного документа.

Згідно із ДСТУ 4163-2003, готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної

Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака

обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на

який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа 16-адресат

17 - гриф затвердження документа 18-резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до

справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надходження документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

Окремі з вищезазначених реквізитів є обов'язковими для кожного юридичного документа, незалежно від його виду. До них належать:

o назва організації, установи, підриємства (ініціатора документа);

o індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, телефону, факсу, рахунку в банку;

o назва виду документа;

o дата;

o заголовок до тексту;

o адресат;

o індекс;

o текст;

o підпис;

o печатка.

При складанні й оформленні конкретного юридичного документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений, якщо цього вимагає призначення документа.

Для різних видів документів встановлено свій набір реквізитів, залежно від призначення документа (довідка, рішення, протокол тощо). Сукупність реквізитів, розміщених у певному порядку в документі, складають його формуляр (бланк).

За правилом, усі службові документи повинні розміщуватися на бланках установи, за виключенням деяких внутрішніх документів (службові довідки, заяви працівників тощо). Згідно з вимогами ДСТУ 4163-2003 та Постанови Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 "Про затвердження примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади², бланки виготовляють з обов'язковим дотриманням нижчеперелічених правил:

- встановлюються такі види бланків: а) загальний бланк для створення різних видів документів; б) бланк для листів; в) бланк конкретного виду документа (виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць);

- бланки кожного виду мають виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або "прапоро-вим" (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами яскравого кольору; дозволяється виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки;

- бланки документів повинні мати такі береги: зліва - 30 мм, зверху - 20 мм, справа - 10 мм, знизу - 20 мм.

Правила оформлення реквізитів системи організаційно-розпорядчої документації встановлюють ДСТУ 4163-2003, Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 "Про затвердження примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади³ тощо.

1.4.1. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний Герб України"; герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим.

Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина -12 мм.

1.4.2. Зображення логотипу організації або товарного знака (знака обслуговування).

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), відповідно до статуту (положення про організацію), розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють у встановленому законодавством порядку.

Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба.

1.4.3. Зображення державних нагород розміщують на лівому березі бланка.

1.4.4. Ідентифікайний код підприємства, організації, установи проставляють за ЄДРПОУ (Єдиним державним реєстром підприємств, організацій та установ) після довідкових даних про організацію (реквізит № 09).

1.4.5. Код форми документа (у разі, якщо він є), за українським класифікатором управлінської документації, проставляють вище назви виду документа (реквізит № 10).

1.4.6. Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.

1.4.7. Назва організації - Ініціатора юридичного документа повинна відповідати назві, зазначеній у її установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її зазначено в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної назви, окремим рядком у центрі.

1.4.8. Назву структурного підрозділу, філії, територіального відділення організації зазначають тоді, якщо вони - автори документа, і розміщують нижче назви організації (реквізиту № 7).

1.4.9. Довідкові дані про організацію містять: індекс підприємства зв'язку, поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

1.4.10. Назва виду документа дає перше загальне уявлення про призначення документа, визначає склад його подальших реквізитів, структуру тексту, ступінь обов'язкового виконання вимог, що в них містяться. В усіх документах, крім листів, наводиться назва виду документа, що сприяє прискореному сприйняттю змісту. Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення тощо) повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

1.4.11. Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. З датою пов'язана процедура набуття документом юридичної сили. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження. Дату документа власноручно проставляє в момент його підписання (або затвердження) та особа, яка підписує або затверджує документ.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 січня 2008 року слід писати: 23.01.08. Дату дозволяється також формулювати таким чином: 2008.01.23, де перша частина - рік, друга - місяць, третя - день місяця. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2008 року слід писати: 03.04.08.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО травня 2008 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом, на спеціально відведеному для цього місці на бланку.

Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

1.4.12. Реєстраційний індекс документа. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекс - це умовне цифрове, буквене чи комбіноване позначення документа.

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску, згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 07/99/134, де 07 - шифр структурного підрозділу автора документа; 99 - номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 134 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Як правило, індекс проставляється на одному рівні з датою.

1.4.13. Посилання на реєстраційний індекс І дату вхідного документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь, Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

1.4.14. Місце складення або видання документа. Цей реквізит включає в себе назву населеного пункта, де видається документ. Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче дати чи реєстраційного індексу документа.

1.4.15. Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

1.4.16. Адресат. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або ЇЇ структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Наприклад:

Міністерство освіти та науки України У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата. Голові Державного комітету статистики України (прізвище, ініціал (и)

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові (прізвище, ініціал (и)

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Ректорам вищих навчальних закладів

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів.

Слово "копія" перед зазначенням адресата не зазначають. За наявності більшої кількості адресатів складають список розсипки, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Поштову адресу слід оформляти таким чином: спочатку вказати назву організації, установи, підприємства, а вже потім ЇЇ адресу; в адресі спочатку пишеться назва вулиці, номер будинку, а потім - назва міста, країни, поштовий індекс.

Хмельницький університет

управління та права

вул. Театральна, 8

м. Хмельницький

Україна, 29000

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади і постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

Кожна складова частина реквізиту "Адресат" - назва установи; структурного підрозділу; назва посади; прізвище та ініціали особи, якій адресовано документ; поштова адреса установи - повинна друкуватися з нового рядка.

Якщо документ надсилають фізичній особі, то спочатку зазначаються прізвище, ім'я, по батькові, а потім адреса: вулиця (площа, проспект, провулок), номер будинку, номер квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс (у межах України).

Наприклад:

Дунаєвському Івану Олександровичу вул. Зарічанська, буд. 14, кв. 7 м. Хмельницький, 29000

В разі адресування документів іноземним кореспондентам спочатку пишеться ім'я та прізвище (або ініціали та прізвище), потім посада, найменування організації та її адреса (спочатку номер поштової скриньки, номер будинку, назва вулиці, поштовий індекс, а потім - назва міста та країни).

Наприклад:

Mr. T. Brown

International Law Association Box 723 Dallas. Texas, USA

1.4.17. Гриф затвердження документа. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Приблизний перелік документів, які підлягають затвердженню:

- акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи, передачі справ; ліквідації установ);

- звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо);

- переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо); статути державних підприємств, об'єднань;

- програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо);

- форми уніфікованих документів;

- штатні розписи;

- розцінки на здійснення робіт.

Документ, який підлягає затвердженню, набирає чинності лише з часу його затвердження відповідними керівниками установ, органів або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного документа - постанови, вказівки, наказу. Нормативно-правовий акт (положення, інструкції, правила тощо) повинен затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок), назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Заступник міністра культури та туризму України

(підпис) П. М. Трачук

08.09.2008

В разі затвердження документа розпорядчим актом (напр., постановою, наказом, протоколом) гриф затвердження на документі складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номеру затверджувального документа у називному відмінку. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства внутрішніх справ України 11.0199 № 17

1.4.18. Резолюція. У резолюціях відображаються результати розгляду документів керівником. У них містяться вказівки з приводу виконання документа.

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Приклад:

Прізвище, ініціал (и)

Прошу підготувати пропозицію про постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2008 Підпис 15.08.2008

На документі зазвичай не повинно міститися більше однієї резолюції. Інші резолюції необхідні, якщо у них деталізований порядок виконання документа або з'ясовується його виконавець. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або суперечливість одна одній.

У резолюціях зазначають кількість виконавців (як правило, один, інколи два-чотири); відповідальною за виконання документа є особа, вказана першою. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Формулювання резолюції повинно вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у випадку, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа й уточнюються виконавці.

1.4.19. Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту, він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок юридичного документа позначає предмет регулювання акта, його зміст, визначає сферу його дії, відбиває головну ідею документа.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Заголовок розміщується перед текстом зліва і має одну фразу. Він не повинен перевищувати п'яти рядків машинописного тексту (за умови довжини рядка 28 друкованих знаків), пишеться з абзацу. Крапка після заголовка не ставиться.

У заголовку не рекомендується використовувати слова "щодо", "стосовно". Дозволяється скорочувати слова та словосполучення; скорочення мають відповідати правилам орфографії та пунктуації, вимогам державних стандартів. Рекомендується уникати переносів слів.

1.4.20. Відмітка про контроль

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт; постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів; зняття документів з контролю; формування картотеки виконаних документів. Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

1.4.21. Текст документа. Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої було створено документ. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не мають смислового навантаження.

Текст кожного документа має свою структуру. Будь-який правовий документ містить, щонайменше, три частини:

- вступну;

- основну;

- заключну.

Вступна частина. В ній відображаються більшість реквізитів правового документа, але не тільки.

Якщо мова йде про нормативний документ, в ньому бажано завжди розміщати хоча б коротку преамбулу, щоб надати юридичному документу певної обгрунтованості та переконливості.

У правозастосовчого акта інші цілі: врегулювати певний конкретний випадок. Обгрунтування індивідуального рішення тут вкрай важливе, бо інакше виконання рішення може бути поставлено під сумнів. Ось чому воно відображається в основній частині документа, до того ж детально. У вступній частині документа правозастосовчого акта велика увага приділяється ідентифікації суб'єкта, який його прийняв - саме на нього потім покладаються наслідки, повязані з можливою відміною правового акта.

Основна частина. Якщо говорити про складні правові документи, то основна частина, як правило, поділяється, своєю чергою, на складові частини. Основна частина нормативних актів поділяється на розділи, глави, статті, пункти, підпункти, абзаци тощо. У структурі правореалізаційних актів (наприклад, в договорах) можна також побачити розділи, пункти, підпункти, абзаци. Основні судові акти побудовані інакше: їх зміст складають констатуюча, описова, мотиваційна та резолютивна частини.

Заключна частина. Як правило, у всіх видах юридичних документів вона невелика. В ній акцентується увага на менш значущих моментах, наприклад, строк дії документа, порядок його оскарження (який, за загальним порядком, повинні і так усі знати, оскільки він установлений в нормативному акті), перелік актів, які відміняються та змінюються, і т. ін.

Варто зазначити, що, за правилом, тексти розпорядчих документів І листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Крім трьох основних частин, текст документа може також містити: додатки, посилання, примітки.

Посилання свідчать про те, наскільки взаємопов'язані правові документи. Посилання на інші правові акти (в більшості - на нормативні акти) - одна із характерних рис правових документів. Головне призначення посилань - недопущення повторення правової інформації в юридичних документах. За своєю сутністю правові акти доволі складні як за змістом, так і за формою. Посилання дозволяють дещо спростити їх, зробити компактними і доступними для застосування.

Примітки. Ця частина правового документа викликає неоднозначне сприйняття. Вони часто зустрічаються в договорах, набагато рідше - в нормативних актах, і майже не зустрічаються у право-застосовчих актах. Примітки використовуються, коли необхідну інформацію не має можливості викласти "по ходу справи" в основній частині правового документа.

Примітки дозволяють: розширити обсяг інформації, передбачити виключення із загального правила або індивідуального рішення, пояснити чи з'ясувати будь-яке положення, визначити умови застосування певного положення тощо.

Проте примітки певним чином обтяжують та заплутують правові документи, погіршують їхню структуру, відволікають увагу їх виконавців, погіршують засвоєння та користування актами. Одне слово, примітки ускладнюють і без того складні правові документи. Ось чому широке використання приміток на практиці себе не виправдовує.

Що стосується мови, якою складається текст документа, то в Україні організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

1.4.22. Відмітка про наявність додатка Інколи до документів долучають різного роду додатки, які доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа (під текстом). Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі реквізити, необхідні для конкретного виду документа. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба надати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Додатки:

1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за І квартал 2007р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на її квартал 2007р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток:

лист Державного комітету архівів України від 27.04.2007 № 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим. На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим, на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Додаток 1

до наказу Міністерства охорони здоров 'я України 09.05.2007№25

Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

1.4.23. Підпис - це реквізит будь-якого юридичного документа, один з основних способів засвідчення документа.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої-на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу (-ів) і прізвища. Наприклад:

Керівник відділу збуту (підпис) О. П. Кравченко

Даний реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) особи, то їхні підписи розташовують один під одним, відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Директор інституту (підпис) Л.П. Розумаха

Головний бухгалтер (підпис) О. В. Недотепа

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Заступник Заступник

Міністра Міністра

юстиції фінансів

України Підпис Ініціал (и). прізвище України Підпис Ініціал (и). прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

Голова Зборів (підпис) Ініціал (и), прізвище

Секретар Зборів , Ініціал (и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ; наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник".

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписуються, за загальним правилом, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності, відповідно до посади,

У документах вищих навчальних закладів, наукових установ, установ культури тощо прийнято вказувати, крім посади, також звання, вчені ступені та вчені звання. Вказують спочатку посаду, потім персональні, почесні, військові звання, вчений ступінь, вчене звання. Розшифрування підпису повинно бути розміщене на рівні останнього рядка назви посади, а якщо вказується і звання (в разі надсилання органами внутрішніх справ документа до цивільної установи звання в реквізиті "Підпис" не вказується) - тоді на його рівні.

Окремо варто звернути увагу на використання електронного цифрового підпису. Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Порядок використання такого підпису врегульований Законом України "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 року.

Електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за резу