Економіка розвитку - Царенко О.М. - § 4. Операції з матеріальними і нематеріальними цінностями

Операції з матеріальними і нематеріальними активами складаються з двох окремих завдань: "Облік основних засобів та нематеріальних активів" та "Облік товарно-матеріальних цінностей".

Завдання "Облік основних засобів та нематеріальних активів" описує технологію проведення та обліку групи операцій з основними засобами та нематеріальними активами. А завдання "Облік товарно-матеріальних цінностей" описує технологію проведення та обліку групи операцій з господарськими матеріалами та малоцінними і швидкозношуваними предметами.

Опис цих двох завдань побудований з урахуванням класифікації внутрішньогосподарських операцій за ознаками економічної однорідності та цілісності технології їх проведення.

Бухгалтерський облік операцій з матеріальними та нематеріальними активами здійснюється за допомогою системи R/3.

Матеріальні та нематеріальні активи за призначенням, технологією використання та принципами обліку поділяються на дві групи:

• основні засоби та нематеріальні активи;

• товарно-матеріальні цінності.

Основні засоби - матеріальні активи, які утримуються з метою використання їх у процесі виробництва або постачання товарів, надання послуг, здавання в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій, очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він більше року).

Нематеріальний актив ~ немонетарний актив, який не має матеріальної форми і утримується з метою використання протягом періоду більше одного року (або одного операційного циклу, якщо він перевищує один рік) для виробництва, торгівлі, в адміністративних цілях чи для надання в оренду іншим особам, а саме:

програмне забезпечення, системи управління базами даних, операційні системи для персональних комп'ютерів, мережні операційні системи, інші операційні системи, системне програмне забезпечення, програмне забезпечення захисту інформації;

прикладне програмне забезпечення, спеціальне програмне забезпечення комплексних автоматизованих систем безпеки.

До складу товарно-матеріальних цінностей включають господарські матеріали і малоцінні та швидкозношувані предмети, які призначені для забезпечення безперервної роботи банку та для надання послуг.

У цілях контролю та аналізу стану дебіторської й кредиторської заборгованості облік руху грошових коштів за операціями з матеріальними та нематеріальними активами відокремлений від обліку руху самих активів.

Розрахунки з дебіторами та кредиторами здійснюються за окремими рахунками - дебіторів; кредиторів.

Кредитором буде вважатись контрагент, перед яким установа несе зобов'язання щодо сплати грошових коштів, а дебітором - контрагент, який повинен сплатити грошові кошти на користь установи.

Облік матеріальних потоків, тобто зобов'язань щодо поставки активів і виконання цих зобов'язань, здійснюється за спеціальними транзитними рахунками.

Інформація про матеріал зберігається у вигляді основних записів матеріалу. Основні записи матеріалів містять інформацію про всі матеріали, що закуповуються, зберігаються і продаються установою. Вони є головним джерелом даних про конкретний матеріал. Ці дані містять назву матеріалу, інформацію про розмір, фізичний об'єм, відмінні характеристики матеріалу, стандартну ціну та інше.

Облік здійснюється згідно з "Інструкцією з бухгалтерського обліку основних засобів і нематеріальних активів установ". Цей облік організований по місцях виникнення витрат або за матеріально-відповідальними особами. Матеріально-відповідальна особа, із якою укладена угода про повну (або часткову) матеріальну відповідальність за збереження основних засобів, здійснює оперативний облік основних засобів.

Облік основних засобів та нематеріальних активів ведеться в "Інвентарних картках обліку основних засобів". Для обліку складних основних засобів, що складаються з декількох окремих об'єктів і функціонують в комплексі, відкривається основна інвентарна картка, якій присвоюється інвентарний номер. Окремим об'єктам у складі основного засобу присвоюються субномери та відкриваються додаткові інвентарні картки.

Для контролю зберігання й руху основних засобів, що чекають введення в експлуатацію, та товарно-матеріальних цінностей в установах організують складський облік. Цей облік здійснюється згідно з "Інструкцією з бухгалтерського обліку запасів матеріальних цінностей в установах" за окремими інвентарними об'єктами або групами однорідних предметів.

Кожній групі матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер згідно з Класифікатором. Цей номер повторюється у всіх первинних документах, якими оформлюються операції з матеріальними та нематеріальними активами.

Запаси товарно-матеріальних цінностей у складських приміщеннях, які необхідні для забезпечення безперебійної роботи установи, встановлюються у межах норм, передбачених потребою цієї установи.

Основними економічними операціями, які здійснюються з матеріальними та нематеріальними активами, є такі: надходження; вибуття; переміщення; інвентаризація; переоцінка.

Додатково "Облік основних засобів та нематеріальних активів" включає економічні операції: ремонту; амортизації; лізингу; застави.

Надходження матеріальних та нематеріальних активів до установи являє собою комплекс господарських операцій, результатом яких є відображення в балансі вкладень у вигляді надходження основних засобів, нематеріальних активів, господарських матеріалів.

Матеріальні активи, які необхідні для забезпечення діяльності установ, можуть надходити: при придбанні - від постачальників; при безплатній передачі; при обміні неякісних активів; при виготовленні або будівництві у власних допоміжних виробництвах; при виявленні надлишків ТМА за результатами інвентаризації; при надходженні основних засобів у лізинг; при одержанні заставленого майна.

Операції обміну зі сторонніми організаціями можуть здійснюватись установами тільки у випадку заміни неякісного об'єкта на новий або відремонтований.

Виготовлення або будівництво належить до виробничої діяльності установ, тому розглядається в окремій задачі "Виробнича діяльність".

При надходженні об'єктів основних засобів існує розрив часу між надходженням та введенням об'єктів основних засобів в експлуатацію. Тому вони будуть надходити і зберігатися на складі до початку монтажу або введення в експлуатацію. Об'єкти основних засобів можуть також передаватися матеріально-відповідальній особі (наприклад, для подальшого монтажу) до введення основного засобу в експлуатацію. Введення об'єкта основного засобу в експлуатацію здійснюється на підставі "Акту приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів".

Після надходження матеріальних активів до установи та їх оприбуткування матеріально-відповідальні працівники складів мають складати "Реєстр приймання - передачі документів" і здавати до бухгалтерії для подальшої їх обробки. Документи, що надійшли зі складів до бухгалтерії, перевіряються як щодо правильності їх оформлення (використання бланка відповідної форми, заповнення всіх реквізитів), так і щодо суті відображених у них операціях. "Прибуткові ордери" звіряють з рахунками, що до них належать, "Товарно-транспортними накладними", "Митними деклараціями", "Актами про приймання матеріалів" тощо.

На початку операції з придбання матеріальних та нематеріальних активів визначаються потреби окремих підрозділів та відділів балансової одиниці у певних активах. Підрозділ, який здійснює організацію постачання товарно-матеріальних цінностей для балансової одиниці, складає відповідне замовлення. Оплата матеріальних активів при придбанні повинна здійснюватись відповідно до умов Угоди. Згідно з цими умовами оплата може здійснюватись у національній або іноземній валюті на визначену в угоді дату, протягом обумовленого терміну або при пред'явленні документа для оплати (" Рахунку ", " Платіжної вимоги-доручення ").

Залежно від умов оплати (згідно з угодою) придбання може здійснюватись шляхом передоплати або шляхом оплати за фактом поставки (при отриманні).

Оплата шляхом передоплати здійснюється раніше надходження активу і здійснюється у вигляді перерахування авансу, який складає частку від обсягу вимог згідно з угодою або у повному обсязі цих вимог.

Господарча операція обміну матеріальних та нематеріальних активів складається з двох операцій - передачі та отримання матеріальних активів, коли один вид активу обмінюється на аналогічний інший. В установах ця операція може виконуватись тільки у разі виявлення, що отриманий товар неякісний або некомплектний, або мають місце недоліки чи фальсифікація товару, та на нього встановлено гарантійні терміни. Гарантійний термін означає, що установа протягом цього або інших термінів, які установлені обов'язковими для сторін правилами чи договором, має право за своїм вибором вимагати від продавця або виготівника безоплатного усунення недоліків товару; заміни на аналогічний товар належної якості; відшкодування витрат на їх виправлення споживачем чи третьою особою; відповідного зменшення його купівельної ціни - при оплаті по факту поставки; повернення сплаченої суми в обмін на повернення товару; заміни на такий же товар іншої моделі з відповідним перерахуванням купівельної ціни.

Відшкодування витрат на виправлення недоліків, зменшення його купівельної ціни або заміна на такий же товар іншої моделі з відповідним перерахуванням купівельної ціни означає перерозрахунок позиції кредитора.

Гарантійний термін має зазначатися в паспорті на товар або в будь-якому іншому документі, що додається до товару. За наявності товару вимога установи про його заміну підлягає негайному задоволенню, а в разі необхідності перевірки якості - протягом 14 днів або за домовленістю сторін.

У разі неможливості виконати вимоги по усуненню недоліків або обміну дефектного активу, постачальник має повернути суму первинної вартості активу в обмін на повернення йому неякісного активу. Ця операція розглядається в розділі "Вибуття матеріальних та нематеріальних активів". У цьому випадку виникає дебіторська заборгованість кредитора, яку він повинен погасити у термін, передбачений угодою.

При заміні неякісного активу, що знаходиться на гарантійному обслуговуванні, на аналогічний актив належної якості здійснюється передача контрагента дефектного об'єкта в обмін на новий. Операція обміну може здійснюватись шляхом змін у складській або інвентарній картці обліку стосовно номера, моделі, марки і т.п. та примітки про гарантійний обмін. Або шляхом передачі неякісного об'єкта під звіт представнику організації постачальника. Повернення якісного активу означає повернення підзвітної суми.

При гарантійному обміні основних засобів нарахування амортизації не припиняється. Змін у вартості основного засобу не відбувається. Якщо для заміни дефектних основних засобів слід зробити їх демонтаж, то об'єкти основних засобів переносяться у розряд основних засобів на капітальному ремонті.

Виготовлення матеріальних цінностей здійснюється як об'єднаннями, концернами, так і окремими підприємствами. Оприбуткування матеріалів або виробів власного виробництва установою оформлюється у визначеному порядку.

При ліквідації основних засобів можуть бути демонтовані як придатні, так і непридатні для подальшого використання товарно-матеріальні цінності.

Придатні деталі або предмети інвентарю оцінюються комісією з ліквідації та обліковуються як товарно-матеріальні цінності, що надійшли внаслідок ліквідації. Непридатні деталі основних засобів, повністю непридатні основні засоби й інші предмети інвентарю, отримані при розбиранні будівель і споруд, устаткування, обчислювальної техніки, списаних з балансу за непридатністю, якщо вони можуть бути використані як утиль, брухт, паливо тощо, обліковуються позасистемно. При цьому зазначаються інвентарний номер, балансова вартість списаних предметів, вартість предметів за цінами можливого використання, сума, отримана від реалізації утилю.

Товарно-матеріальні цінності, що утримуються внаслідок ліквідації матеріальних активів, передаються на склад або особі, якій доручено зберігання майна, списаного з балансу (комірник чи механік).

Слід зауважити, що при здійсненні реалізації матеріальних або нематеріальних активів їх списання та передачу з балансу установи необхідно проводити тільки після отримання коштів від контрагента в оплату цих активів.

Оплата придбання контрагентом матеріальних та нематеріальних активів здійснюється відповідно до умов Угоди. Звичайно оплата здійснюється одноразово у повному обсязі. Але залежно від цих умов може бути передбачена часткова оплата, коли контрагент перераховує аванс, який складає частку від загальної суми угоди. Також згідно з умовами угоди оплата може здійснюватись контрагентом на визначену в угоді дату, протягом обумовленого терміну або на підставі первинного документа (" Рахунку ", " Платіжної вимоги-доручення ").

Для проведення інвентаризації матеріальних та нематеріальних активів перед складанням бухгалтерського звіту створюється інвентаризаційна комісія, персональний склад якої затверджується наказом керівника.

Члени інвентаризаційної комісії реєструють в інвентаризаційних описах наявність матеріальних та нематеріальних активів. Матеріальні та нематеріальні активи, що надходять під час інвентаризації, приймаються матеріально-відповідальною особою у присутності членів інвентаризаційної комісії та вносяться до окремого інвентаризаційного опису. Основні засоби, що перебувають у лізингу, у ремонті тощо, також вносяться до інвентаризаційного опису на підставі актів, накладних, квитанцій та інших документів, які засвідчують приймання вказаного майна переробними, ремонтними, обслуговуючими та іншими підприємствами.

При тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами у присутності членів інвентаризаційної комісії. Такі цінності вносяться до окремого інвентаризаційного опису.

Після проведення реєстрації наявності матеріальних та нематеріальних активів у інвентаризаційних описах здійснюється звірка даних цих описів з даними бухгалтерського обліку. Після звірки описів з даними обліку встановлюються розбіжності, причини яких з'ясовуються. На активи, які не придатні для використання, інвентаризаційні комісії складають окремі інвентаризаційні описи, які використовуються для складання актів на списання.

Результати інвентаризації відображаються у протоколі засідання інвентаризаційної комісії. У цьому протоколі відображаються відомості про факти віднесення основних засобів до розряду малоцінних і швидкозношуваних предметів чи навпаки, а також відомості про наявність предметів, щодо яких немає записів в облікових регістрах. Комісія розслідує, коли і за чиїм розпорядженням побудовано (придбано, оплачено) такі активи (роботи), здійснює оцінку таких активів згідно з їх ринковою вартістю з урахуванням фізичного та морального зносу з оформленням акту оцінки. У протокол засідання комісії вносяться пропозиції про внесення змін до облікових даних. Протокол інвентаризаційної комісії має бути у 5-денний строк розглянутий і затверджений керівником установи банку. Результати інвентаризації мають бути відображені в обліку і звітності того місяця, в якому закінчена інвентаризація.

Для забезпечення нормального функціонування основних засобів установа несе певні витрати на підтримання об'єктів у належному стані та їх відновлення. Порядок відображення в обліку витрат, пов'язаних з експлуатацією або поліпшенням стану основних засобів, залежить від їх впливу на майбутні економічні вигоди, очікувані від використання об'єктів.

Поліпшенням основних засобів є їх модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо. На суму витрат, пов'язаних із поліпшенням об'єкта основних засобів, збільшується його первісна вартість.

Операції з будівництва об'єктів основних засобів відображаються в бухгалтерському обліку аналогічно до операцій із проведення поліпшення основних засобів.

До заходів, що здійснюються установою банку для підтримання об'єкта основних засобів у робочому стані та одержання первісно очікуваної величини майбутніх економічних вигод від його використання, належать усі види ремонту (поточний, середній, капітальний) і технічне обслуговування об'єктів основних засобів. Витрати на проведення таких робіт відображаються в обліку за рахунками поточних операційних витрат у міру їх здійснення.

Ремонт - це роботи, пов'язані з підтриманням основних засобів у справному стані та їх функціонування згідно з параметрами, передбаченими технічною документацією.

Поточний ремонт будівлі - це комплекс ремонтно-будівельних робіт з метою відновлення її конструкцій та систем інженерного обладнання, а також підтримання експлуатаційних якостей, не пов'язаних зі зміною основних техніко-економічних показників.

Замість поточного ремонту можуть здійснюватись роботи з технічного обслуговування основних засобів. Технічне обслуговування - це планово-попереджувальні роботи з технікою, які проводяться обов'язково в повному обсязі та з періодичністю, вказаною в технічній документації на кожний зразок техніки.

Ремонт основних засобів здійснюється власними силами установи (службами ремонту) або підприємством, яке обслуговує основні засоби.

Амортизацією основних засобів та нематеріальних активів називається процес систематичного і раціонального розподілення вартості основних засобів та нематеріальних активів на витрати банку протягом строку їх корисного використання (включаючи періоди ремонтів чи іншого поліпшення основних засобів). Виняток становить обладнання, що потребує монтажу.

Амортизації підлягають також витрати на проведення капітального ремонту основних засобів, придбаних в оперативний лізинг.

Відновлення вартості матеріальних та нематеріальних активів здійснюється шляхом віднесення амортизаційних відрахувань (зносу) за відповідними нормами у межах кошторисних лімітів на витрати банку протягом строку їх корисного використання, за період якого вартість цих засобів повністю амортизується.

Амортизаційні відрахування проводяться щомісяця, виходячи з первісної вартості та норм амортизаційних відрахувань за кожним об'єктом основних засобів згідно з затвердженими групами та підгрупами. Норми амортизаційних відрахувань, встановлені у відсотках до первісної вартості основних засобів з урахуванням інтенсивності використання активів, подальшому диференціюванню не підлягають.

Амортизація починає нараховуватись за активами, що були введені в експлуатацію і зараховані до складу основних засобів.

При зміні вартості основних засобів у результаті модернізації або переоцінки амортизація нараховується за встановленими нормами амортизації з 1-го числа місяця, наступного за місяцем, у якому відбулася зміна вартості.

Нарахування амортизації за основними засобами, за якими відсутні норми, слід здійснювати за нормами амортизаційних відрахувань на аналогічні активи. Нарахування амортизації малоцінних та швидкозношуваних предметів здійснюється одноразово при відпуску в експлуатацію за нормою, що дорівнює 100% первісної вартості предметів.

Амортизаційні відрахування основних засобів здійснюються за прямолінійним методом, який ґрунтується на віднесенні на витрати поточного періоду вартості придбання активів завжди однаковими частинами протягом усього строку їх використання. Згідно з наведеним методом місячна сума амортизації визначається шляхом обчислення річної суми амортизації та поділу її на 12 (кількість місяців).

При досягненні значення амортизації основного засобу величини, яка дорівнює балансовій вартості основного засобу, сума дооцінки за цим основним засобом, що враховується за рахунком "Переоцінки основних засобів", відноситься на рахунок капіталу.