Економіка торгівлі - Марцин B.C. - 4. Порядок узгодження та укладання угоди на закупівлю товарів і контроль за виконанням договорів та надходженням товарів

План обсягу та асортиментної структури надходження (закупівлі) товарів є похідним від плану товарообороту підприємства на відповідний період та плану формування товарних запасів. Обсяг необхідного надходження товарів розраховується за окремими товарними групами та за підприємством у цілому. План обсягу надходження товарів на підприємствах складається в роздрібних цінах і дорівнює плановому обсягу товарообороту плюс планова сума товарних запасів на кінець періоду і мінус фактична сума товарних запасів на початок планового періоду. Розмір іншого вибуття товарів на плановий період визначається за рівнем вибуття, що склався у попередній період, у відсотках від обсягу надходження товарів.

Плановий обсяг закупівлі товарів визначається на основі планового обсягу надходження товарів на підприємство. Різниця між цими показниками полягає в тому, що обсяг надходження товарів розраховується у роздрібних цінах, у той час як обсяг закупівлі товарів в оптових.

Розрахунки планового обсягу закупівлі товарів проводяться окремо за кожною товарною групою, а потім узагальнюються за підприємством. Плановий обсяг закупівлі товарів визначає загальну потребу підприємства в товарних ресурсах у цілому на плановий період.

Загальний обсяг потреби підприємства у товарних ресурсах може бути забезпечений різноманітними методами проведення закупівлі необхідних товарів. Це:

1. Оптові закупівлі товарів однією партією.

2. Оптові закупівлі з періодичною поставкою узгодженими партіями.

3. Оптові закупівлі з одержанням товарів при виникненні потреби.

4. Разові закупівлі.

5. Різні комбінації перерахованих методів закупівлі.

Кожний метод має переваги та недоліки, які слід врахувати для скорочення часу та витрат, пов'язаних із закупівлею товарів.

Вибір методу закупівлі товарів здійснюється окремо за кожним видом (групою) товарів. Він визначається станом ринку закупівель, каналами розподілу, необхідною кількістю товарів, що закуповуються, жорсткістю обмежень щодо обсягу складських приміщень та фінансових ресурсів, чутливістю цін закупівель до методу закупівлі, умовами оплати, характером та ступенем довіри у відносинах з постачальниками.

Важливим при плануванні обсягу та структури надходження товарів є вибір постачальників.

В умовах ринкової економіки торговельне підприємство повністю вільне у виборі постачальників необхідних товарних ресурсів.

Вибір постачальника здійснюється на підставі основних та додаткових критеріїв, які визначають доцільність укладання угоди закупівлі з конкретним постачальником порівняно з іншими альтернативними варіантами. Основним критеріями вибору постачальника є:

1) вартість придбання (ціна закупівлі) товарів;

2) якість обслуговування.

Вартість придбання включає в себе ціну закупівлі товарів, а також іншу вартість, що не має грошового вираження, до якої можна віднести зміни іміджу торгового підприємства, його конкурентоспроможності, перспективи зростання товарообігу.

Якість обслуговування включає якість товарів, що закуповуються, та надійність договірних відносин. Під надійністю відносин розуміють гарантованість обслуговування потрібними ресурсами впродовж заданого проміжку часу та незалежно від проблем, що можуть виникнути від порушення доставки тощо. Крім основних критеріїв вибору постачальника, існують і додаткові критерії. До них відносять:

— віддаленість постачальника від споживача;

—строки виконання поточних та термінових замовлень;

—наявність у постачальника резервних потужностей (запасів товарів);

—організацію управління якістю продукції у постачальника;

—психологічний клімат у трудовому колективі постачальника;

—ризик страйку у постачальника;

—спроможність постачальника забезпечити заміну неякісних товарів та післяпродажне обслуговування;

—кредитоспроможність та фінансове становище постачальника; —ризик недобросовісності та банкрутства постачальника тощо.

Застосування перерахованих критеріїв для вибору комерційних пропозицій на постачання (закупівлю) товарів потребує збору та аналізу відповідної інформації. Джерелами її отримання можуть бути: власне розслідування, місцеві джерела, власні інформатори, офіційні органи, банки та фінансові інститути, конкуренти потенційного постачальника, торговельні асоціації, інформаційні агенції, які володіють відкритою для ознайомлення інформацією.

Значну допомогу в обґрунтуванні вибору постачальника може надати розрахунок сукупних витрат підприємства на закупівлю товарів у конкретної оптової ланки.

4. Порядок узгодження та укладання угоди на закупівлю товарів і контроль за виконанням договорів та надходженням товарів

В умовах ринкової економіки регулювання господарських відносин між торговими підприємствами та їх постачальниками відбувається самостійно та фіксується в угоді, що укладається. При цьому угода є основним документом, який визначає права та обов'язки сторін з організації поставки товарів у торгові підприємства при умові його відповідності правовим нормам господарського законодавства.

Для проведення закупівельних операцій торговельні підприємства можуть використовувати різні види угод: угода постачання (товарний контракт), угода купівлі-продажу товарів, угода закупівлі сільськогосподарської продукції, угода консигнації, угода комісії тощо.

Суттєвими умовами будь-якої угоди закупівлі товарів є:

— визначення предмета угоди;

—кількість та якість товару;

—сума угоди, ціни один и ці або партії товару;

—порядок розрахунків;

—порядок переходу права власності на товар;

вимоги до пакування та маркування товарів; —порядок постачання товару (місце, час); —порядок прийому товару;

—перелік форс-мажорних обставин, за яких сторони звільняються від відповідальності за контрактом;

—характер та розмір відповідальності сторін, механізм та розміри економічних санкцій;

—порядок та місце вирішення суперечностей за контрактом;

—юридичні адреси та банківські реквізити сторін.

Заключним етапом управління формуванням товарного забезпечення обороту торгового підприємства є організація контролю (моніторингу) за ходом виконання постачальником усіх зобов'язань з постачання товарів.

Для проведення цієї роботи використовують облікові картки за окремими постачальниками або спеціально розроблені комп'ютерні програми, які дозволяють у динаміці оцінювати ступінь та ритмічність виконання зобов'язань з постачання товарів.

Отримана таким чином інформація використовується для:

—оцінювання окремих постачальників за ступенем ризику;

— обґрунтування рішень щодо доцільності проведення закупівель товарів у окремого постачальника;

—прийняття управлінських рішень щодо звернення до арбітражного суду та накладання штрафів на постачальників, що не виконують покладені на себе зобов'язання;

—прийняття управлінських рішень стосовно додаткової закупівлі товарів інших постачальників при сталому надходженні необхідних товарів на торговельне підприємство.