Економічний аналіз діяльності суб'єктів господарювання - Попович П.Я. - 1.9. Проектування організації економічного аналізу

Організація економічного аналізу потребує поділу головної мети аналізу на цілі й завдання, виконання яких необхідно доручити окремим особам і, відповідно, налагодити їх високоефективну взаємодію для досягнення спільної мети.

Мета аналізу полягає у підготовці достатнього обсягу необхідної аналітичної інформації для прийняття управлінських рішень. Виокремлення із загальної мети цілей і завдань здійснюють за ознаками, які характеризують, по-перше, різновиди управлінських рішень, що підлягають забезпеченню аналітичною інформацією, по-друге, види (функції) аналізу і, по-третє, властивості об'єкта управління – господарської діяльності.

При організації економічного аналізу управлінські рішення класифікують, насамперед, враховуючи співвідношення часу, витраченого на господарський та управлінський процеси. За цією ознакою розрізняють такі види управління: попереднє (до початку господарських процесів) і подальше (після їхнього завершення).

Серед цих видів також виокремлюють такі різновиди управлінських рішень за етапом перебігу господарського процесу: перспективні, оперативні та поточні, кожен яких має забезпечувати інформацією відповідний вид аналізу.

У комплексі робіт, необхідних для підготовки, прийняття і реалізації рішення, аналіз як окремий вид управлінської діяльності виконує три функції: оцінювальну, діагностичну і пошукову. Відповідно виокремлюють три види аналізу. В процесі оцінювального аналізу шляхом порівнянь з усталеними критеріями визначають відмінності досягнутого рівня розвитку об' єкта від запланованого чи бажаного. Як і в медицині, звідки запозичений цей термін, діагностичний аналіз має на меті: детальне виявлення невідповідностей фактичного стану об'єкта запланованому (тобто "симптомів хвороби"); якісну інтерпретацію стану справ ("розпізнавання захворювання"); визначення причин таких невідповідностей та складання рекомендацій щодо доведення об'єкта до бажаного стану ("придатного для лікування"). У тих випадках, коли немає можливості нормалізувати функціонування об'єкта у межах раніше встановленої програми, виникає необхідність проведення пошукового аналізу, що має під час виконання цільового (тематичного) дослідження знайти варіанти якісно нових рішень.

Об'єктами конкретного аналітичного дослідження стають показники, що характеризують стан і рівень розвитку суб'єкта господарювання, виконання плану за директивним, оцінювальним і фондоутворювальним, а також розрахунковим показниками результатів, витрати й ефективність роботи.

Поєднання зазначених ознак поділу (конкретизації) мети аналізу сприяє утворенню безлічі його завдань, кожне з яких можна визначити як сукупність дій з аналізу конкретного показника чи показника в комплексі показників у межах однієї з трьох функцій аналізу, спрямованих на забезпечення одного з різновидів управлінських рішень. Структура системи аналізу, що утвориться при цьому, є його функціональною будовою (рис. 1.5).

На підставі викладених ознак структуризації мети аналізу, необхідно за допомогою ЕОМ розробити матриці аналітичних завдань: загальну багатовимірну для всіх рівнів і ланок управління, а також часткову для тих показників, які використовують на кількох рівнях. Аналіз змісту матриць дає змогу скоротити кількість визначених у них завдань, ґрунтуючись на тому, що деякі показники використовують при всіх видах управління, а для деяких показників окремі види аналізу не застосовують узагалі. Наприклад, немає потреби в оперативному управлінні формуванням фондів економічного стимулювання. Однак навіть після скорочення кількість аналітичних завдань, що залишаються, дуже велика. За нашими підрахунками, у виробничому об'єднанні кількість завдань становить величину, що приблизно дорівнює

,

де 10 – кількість рівнів;

L – кількість ланок управління;

m – кількість показників, що використовують для управління відповідною ланкою підприємства.

Рис. 1.5. Функціональна структура аналізу

Тому важливим питанням проектування організації аналізу є визначення найактуальніших завдань, вирішення яких можна забезпечити у цей час, у найближчій і більш віддаленій перспективах на підставі наявних трудових ресурсів, передбачуваного їх збільшення і раціональнішого використання переважно за рахунок автоматизації аналітичної роботи. При цьому варто враховувати, що розширення складу і змісту аналітичної роботи визначає не наявність засобів обчислювальної техніки, а неможливість автоматизації творчих операцій, що є основою аналізу.

Виокремлення із загального переліку завдань аналізу найактуальніших відбувається у кілька етапів. Спочатку завдання поділяють на два класи. До першого належать завдання, які виконують керівники всіх рангів – ОПР (особи, які приймають рішення), завдання другого класу виконують працівники функціонального апарату господарського органу (підприємства).

Переважні кількість (до 90%) завдань оцінювального і значна частка (до 60%) діагностичного аналізу виконують безпосередньо ОПР. їхня аналітична робота становить органічну частину оперативного, попереднього і подальшого управління господарською діяльністю. Цей обов'язковий для виконання аналіз є, як правило, безтекстовим, його результати зазвичай документально не оформляють, і зовні вони непомітні. Для підвищення якості цього надзвичайно важливого для управління виду аналізу функціональні служби мусять забезпечувати ОПР оперативною і достовірною обліковою інформацією, аналітично обробленою, тобто у зручній для оцінювання і прийняття рішень формі.

Завдання другого класу (переважно діагностичного і пошукового аналізу), що потребують спеціальних досліджень і розрахунків у звичайному документальному оформленні, виконують фахівці економічних, технічних і комерційних служб підприємства. Провідна роль належить економістам, оскільки вони зобов'язані не лише вирішувати найскладніші завдання аналізу, а й спроектувати їх організацію у вигляді постійно діючого механізму залучення всіх ресурсів для досягнення поставленої мети.

У зв'язку з відсутністю можливостей і часу забезпечити в повному обсязі та відповідною якістю виконання всіх завдань другого класу неможливо. Тому серед завдань другого класу, що містяться в багатовимірній матриці, при опитуванні ОПР виявляють ті, які потрібно виконувати у першу чергу. Іншим джерелом інформації про значимість завдань є результати аналізу поточної діяльності й перспектив розвитку підприємства та його підрозділів, у яких розкриваються слабкі місця і вузькі ланки (служба технолога, енергетика, економічний відділ) в роботі, дається уявлення про помилкові рішення, прийняті окремими керівниками.

Після визначення аналітичних завдань, що підлягають систематичному вирішенню, можна перейти до наступного етапу проектування організації аналізу – налагодження взаємодії працівників, зайнятих аналізом, і забезпечення ефективності їхньої праці. Зрозуміти зміст необхідних для цього робіт можна, розглянувши систему аналізу з технологічних і кібернетичних позицій. На рис. 1.6 елементи технологічної структури аналізу виділені рамкою з прямих, а кібернетичної – з пунктирних ліній.

У принципах аналізу реалізуються системний підхід до вивчення об'єкта і суб'єкта управління й особливості методу і процесу аналізу. До провідних належать такі принципи, як: адаптивність, тобто відповідність аналізу специфіці, стану і тенденціям розвитку об'єкта управління; комплексність вивчення; застосування системи показників; принцип попередньої діагностики; безперервність аналітичного процесу та ін.

Значення прийомів аналізу можна порівняти зі значенням технологій у матеріальному виробництві. У них відображені досягнення науки і передовий досвід отримання нової споживчої вартості.

Важливе місце у системі економічного аналізу належить людському фактору, під яким розуміють не лише сукупність осіб, що організовують аналітичну роботу і беруть участь у ній, а й їхню соціальну активність, рівень кваліфікації та інші особистісні характеристики.

Економісти-аналітики та висококваліфіковані фахівці-практики ззовні організовують систему аналізу: проектують його методику і процес застосування на практиці. Саме їм, як і ОПР, належить вирішальна роль в узагальненні результатів аналітичних розрахунків. Власне розрахунки донині здійснюють переважно економісти, у тому числі й ті, до кола основних посадових обов'язків (чи є одним з основних) яких входить аналіз. Із поступовим забезпеченням виробництва обчислювальною технікою проведення масових аналітичних розрахунків автоматизується.

Рис. 1.6. Система аналізу з технологічних і кібернетичних позицій

У методиці за умови дії людського чинника поєднуються мета і завдання, принципи і методи аналізу. Методика – це зразок проведення аналізу, вказівки і рекомендації щодо порядку і режиму його здійснення. Чим повніше розроблена методика і чим більше варіантів вона пропонує, тим інтенсивніше та ефективніше відбувається процес аналізу. У методиці можна передбачити значну кількість елементів процесу, що мають творчий характер, а саме: напрям деталізації, критерії порівняння й оцінювання, класифікацію чинників тощо. Однак вичерпно зафіксувати творчу частину процесу неможливо та й не потрібно, оскільки вона залежить від досвіду, інтуїції, здібностей і кваліфікації фахівця-аналітика.

Зміст вихідної інформації визначається за допомогою завдань аналізу. Оскільки отримання інформації потребує визначених, деколи значних затрат часу і засобів, обсяг вихідної інформації переважно є наслідком компромісу між потребами у вихідних даних і можливостями її одержання.

На кожному підприємстві завжди є певні можливості для змін у структурі господарського обліку, що забезпечать нові потреби аналізу й управління. Інша ситуація при проведенні аналізу у вищих за рангом і контролюючих органах. Джерела інформації про діяльність підприємства містять лише дані звітності, склад і зміст яких суворо регламентовані.

Процес аналізу поєднує всі виокремлені елементи системи. Він є сукупністю і взаємодією різних повторюваних аналітичних процедур і операцій, виконуваних під час вирішення аналітичних завдань із використанням обчислювальної техніки працівниками сфери управління.

З огляду на розглянуті елементи технологічної та кібернетичної структур аналізу та їхній взаємозв'язок проектування організації виконання встановленої кількості завдань аналізу полягає у поетапній регламентації:

• процесу аналізу;

• форм подання вихідної інформації аналізу, включаючи вид (текстовий і безтекстовий) і форму аналітичних документів, періодичність і терміни їхнього подавання;

• джерел, періодичності й термінів отримання вихідної інформації;

• методик вирішення завдань і виконання процедур;

• способів виконання процедур (автоматизованого та неавтоматизованого), використання обчислювальної та організаційної техніки;

• відповідальності за безперервне функціонування процесу аналізу (структурно – за відділами, а також персонально);

• взаємодії керівників різних рангів, кооперації праці виконавців;

• підвищення кваліфікації кадрів.

Вихідною точкою організації вирішення аналітичних завдань, як видно з переліку її етапів, є проектування процесу аналізу. Його передумова – вивчення будови за елементами процесу, виокремлення в ньому "будівельних блоків" у вигляді процедур і операцій. Завдяки цьому з'являється можливість поділу і кооперації праці робітників, що здійснюють аналіз; раціонального поєднання цих елементів у просторі та часі; автоматизації виконання нетворчих операцій.

Дослідження свідчать, що найскладнішим елементом процесу аналізу є аналітична процедура. При аналізі конкретного показника, тобто в процесі вирішення будь-якого аналітичного завдання, використовують три основні процедури: попереднє оцінювання, поглиблене аналітичне вивчення, підсумкове оцінювання (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Технологічна будова аналітичного процесу

Кожна процедура поєднує безліч різних операцій необхідних для отримання результатів. Серед операцій вирізняють розрахункові та інформаційно-логічні, що можуть бути автоматизовані, а також творчі, які автоматизації не підлягають.

Результати розрахункових операцій виражаються за допомогою аналітичних показників виконання плану, коефіцієнтів і т. д. Інформаційно-логічні операції пов'язані з пошуком інформації та використанням логіко-економічних прийомів аналізу. Творчі операції якісно інтерпретують результати обчислень.

У будь-якій аналітичній процедурі можна виокремити кроки, що розкривають порядок отримання результатів. Кожен крок процедури відображає перехід від однієї операції комплексу однорідних операцій до іншої. Всього у процедурі чотири кроки: методичний, інформаційний, обчислювальний і синтез. Взаємозв'язок кроків процедури та операцій помітний при розгляді змісту процедури попереднього оцінювання, поданій нарис. 1.8.

Поділ аналітичних завдань на процедури, кроки та операції дає змогу визначити потреби в ресурсах праці і скоординувати роботу виконавців різного рівня кваліфікації. У результаті з'являється можливість регламентувати зміст процесу аналізу за загальними завданнями періодичного аналізу, встановити періодичність і терміни їхнього виконання, призначити осіб, відповідальних за вирішення завдань узагалі та за окремими елементами зокрема.