Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - 9.1. ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ДІЛОВИХ ПОЇЗДОК

9.1. ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ДІЛОВИХ ПОЇЗДОК

Є величезна кількість причин для ділових поїздок бізнесмена. Можливо, ваша посада і робота також потребують частих відряджень. Якою б не була причина поїздки, для того, щоб вона пройшла вдало, перед від'їздом ви повинні мати відповіді на такі питання:

1. Чому я їду? Вам необхідно чітко усвідомлювати цілі вашого відрядження. Завдання, поставлені перед вами, мають бути

відомі також тим особам, які зустрічатимуть Вас і працюватимуть з вами під час відрядження. Розуміння очікуваних

результатів допоможе всім відчувати себе комфортно і впевнено, зосередитися на підготовці до майбутньої роботи, що у

свою чергу, безумовно, стане запорукою ефективного використання робочого часу.

3. 3 ким мені необхідно зустрітися, кому треба передзвонити під час поїздки? "Звалитися на голову" комусь із ваших партнерів чи клієнтів, приїхавши без попередження, — відверта грубість. Такого роду поїздка-експромт може бути (і швидше за все виявиться) мало або абсолютно неефективною. Адже до клавши певних зусиль для того, щоб дістатися до місця призначення, ви можете з'ясувати, що потрібна вам людина буде відсутньою протягом наступного тижня. Хороші манери вимагають заздалегідь попередити про свої плани щодо поїздки, а також максимально наблизити свій графік до графіка сторони, що приймає, зробивши його найзручнішим для господарів.

4. Що мені необхідно взяти з собою? Значення, "вартість", ефективність ваших зустрічей під час відрядження можуть бути значною мірою знижені, якщо ви не будете мати необхідних матеріалів та документів. Якщо ви заздалегідь поставите собі таке питання, це допоможе вам не тільки не забути потрібні папери та інші матеріали, але й перевірити, наскільки вони готові.

5. Яким буде наступний після поїздки крок? Ваше відрядження може бути лише одним кроком по довгій дорозі, якою прямує ваша фірма/компанія до поставлених цілей. Якщо ви будете знати кінцеву мету, вам буде легше уникнути зупинок та обходів.

Куди б не була ваша ділова поїздка — у місто, до якого можна дістатися за 20 хвилин, чи на Гаваї, кожну хвилину вашого відрядження ви представляєте свою компанію, і тому ваша поведінка, поводження мають величезне значення. До того ж, чим більше часу ви проводите у поїздках, за межами офісу, тим більше ви демонструєте і підтверджуєте свою здатність самостійно виконувати поставлені завдання, приймати необхідні рішення та робити логічні висновки.

Чи ви готові? Дати відповідь вам допоможуть наведені нижче запитання для самооцінки.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМООЦІНКИ.

Дайте відповідь "Так" чи "Ні"

1. Після закінчення вашого відрядження ви маєте відправити лист-подяку особам або організаціям, які допомагали вам під час поїздки.

2. Коли ви подорожуєте у справах, ви насправді не на роботі, не в офісі, тому допустимо не так уважно дивитися за зачіскою, носити не костюм, а комфортний спортивний одяг і планувати відпочинок під час вашого відрядження.

3. Під час світських заходів з вашими діловими партнерами-господарями, з якими ви зустрічаєтесь у відрядженні, ви можете пити стільки алкогольних напоїв, скільки вам заманеться: адже сторона, що приймає, бажає, щоб ви отримали задоволення і добре провели час, до того ж, за все було сплачено заздалегідь.

4. Мати справу з діловими партнерами з інших міст, регіонів чи країн значно легше, якщо ви попередньо ознайомитеся з необхідною інформацією про людей/компанію/місце, які ви відвідуєте.

5. Коли ви знаходитесь у новому місті чи новій країні, господарі пробачать вам запізнення на зустрічі та переговори, розуміючи, що ви недобре знаєте місцевість і вам важко орієнтуватися і знаходити дорогу.

6. Виходячи з залу засідань на конференції, від'їжджаючи з готелю, прощаючись в аеропорту, варто обійняти якомога більше людей, щоб вони могли зрозуміти, якою відкритою людиною ви є і яке задоволення ви отримуєте від спілкування з ними.

Якщо ви часто подорожуєте, то, очевидно, як і всі, хто багато їздить, вже прийшли до висновку про те, що найважливішим у дорозі є самозабезпеченість та максимальне дотримання усталеного щоденного режиму.

Заздалегідь плануйте свою поїздку і при цьому намагайтеся максимально дотримуватися звичного та зручного для вас режиму, повсякденного ритму. Це значною мірою допоможе вам краще пристосуватися до незвичних, нових умов, людей та оточення.

Починайте планувати свою поїздку, як тільки будуть остаточно визначені її дати. Не варто чекати якихось особливих умов, зразу приступайте до замовлення квитків та місця у готелі: з часом їх навряд чи стане більше, а вартість, якщо і зменшиться, то ненабагато.

Зробивши це, приступайте до складання списку інформації, необхідної для успішного проходження вашого відрядження. У цьому списку мають бути:

· Інформація про ваш політ до місця призначення: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні телефонні номери.

· Інформація про необхідний вам наземний транспорт: назва агенції, де ви орендували/замовили машину; підтвердження вашого замовлення.

· Назва готелю, у якому ви будете проживати, його адреса, телефонні номери, а також номер вашого замовлення.

· Час і місця запланованих на період відрядження зустрічей (якщо можливо, з відповідними телефонними номерами).

· Ім'я господаря (імена господарів), номери Його (їхніх) телефонів та факсів, а також, за наявності, електронна(і) адреса(и).

· Інформація щодо організації харчування (за наявності такої).

· Заплановані вечірні світські заходи.

· Інформація про ваш зворотний шлях: номер рейсу; час І місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні номери.

Склавши такий список, зробіть його копії, одну віддайте своєму помічнику/секретарю або начальнику, іншу — комусь із членів вашої сім'ї або другу. Викладена інформація допоможе за необхідності зв'язатися з вами у будь-який час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах (затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).