Менеджмент организаций - Киржнер Л.А. - 1.1. Природа организаций. Организация как термин, ее основные характеристики

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ, ВЗАИМОСВЯЗЬ И ВЗАИМОЗАВИСИМОСТЬ ЕЕ ВНУТРЕННИХ ЭЛЕМЕНТОВ И ФАКТОРОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ

1.1. Природа организаций. Организация как термин, ее основные характеристики

Компании, фирмы, предприятия имеют одну общую особенность. Эта же особенность есть у больниц, сельскохозяйственных предприятий, издательств, армии, учебных заведений. Все они являются организациями.

Попробуйте найти кого-нибудь из вашего окружения, кто не принадлежит ни к одной организации, это не так легко сделать.

Понятие "организация" происходит от лат. orgatto — сообща, стройный вид, устраиваю. Почему же изучают организации? Во-первых, — организации представляют собой главный компонент современного общества. Они окружают нас. Наше жизненное пространство заполнено ими. Их невозможно избежать. По выражению известного американского профессора в области менеджмента Ричарда Холла, "Они так же неминуемы, как смерть и налоги" [48].

Великие социальные изменения в истории всегда имели под собой серьезную организационную основу. Все глобальные проблемы, такие как использование ядерной энергии, размещение токсических отходов, освоение космического пространства, терроризм, безработица и многие другие, с которыми сталкивается современное общество, нельзя понять без изучения порождающих их организаций.

Во-вторых, организации способны принести как много добра, так и немалый вред. Они могут распространять зло, но также спасать жизнь. Результаты могут быть умышленными или неумышленными, осознанными или неосознанными [48].

Интересен также вопрос — зачем нам нужны организации? В первую очередь, для нашей же пользы. Организации нужны для того, чтобы совместно сделать то, что человек не может сделать в одиночку.

Одним яз самых сложных является вопрос о результатах или последствиях существования организации. Анализ результатов целесообразно начать с рассмотрения влияния организации на отдельную личность.

Отношение человека к своему труду — это результат реализации собственных ожиданий и характеристик организации, к которой он принадлежит.

Анализ личностных особенностей в организациях должен учитывать и экономические факторы. Очевидно, что люди экономически заинтересованы в организациях, где они работают это предполагает определенную стабильность экономики, социальные гарантии при выплате заработной платы, отсутствие скрытой безработицы и т.д. Таким образом, организации влияют на экономическое благосостояние работающих [48].

Бели организации оказывают сильное влияние на отдельных личностей, очевидно, что они также влияют и на общество в целом, и на всю окружающую среду, поскольку между организациями и окружающей средой существует обоюдная связь.

Все организации имеют характеристики, которые позволяют отнести их к определенному типу социальных явлений. Существует множество определений понятия " организация ". Рассмотрим некоторые из них. Макс Вебер, известный своим исследованием бюрократии и власти, впервые выделил "корпоративную группу" из других форм социальных образований. Вебер отмечает, что организации ведут непрерывную целевую специфическую деятельность. Таким образом, организации стоят над жизнями своих членов и ставят задачу "целевой деятельности".

Определение Вебера послужило основой для множества других определений. В центре его внимания лежит легитимный характер взаимодействия между членами организаций, идущими к своей цели и выполняющими возложенные на них обязанности.

Определение сущности организации, данное одним из классиков менеджмента 30 — 40-х годов прошлого века Честером Бернардом: "Система сознательно скоординированных действий или усилий двух или более лиц" [19]. Деятельность осуществляется через сознательную, преднамеренную и целевую координации. Организации требуются коммуникации, желания части членов участвовать в достижении общей для них цели. Бернард настаивает на существенной роли отдельных личностей в организации. Это индивидуумы, которые должны общаться, иметь мотивацию и принимать решения. В то время, как Вебер настаивает на определении организации как системы в целом, Бернард делает ударение на элементах этой системы.

Из современных определений можно выделить такие: "Организация — объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур" (Большой Энциклопедический словарь).

Некая группа должна cooтвeтствoвaть нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. Это наличие:

— по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы;

— по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую воспринимают как общую все члены данной группы;

— членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти характеристики, мы получаем определение по М. Мескону — "Организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей" [31].

Р. Акофф дает такое определение: "Организация есть целенаправленная система, которая является частью одной или более целенаправленных систем, и части которой — люди — имеют собственные цели [1].

И, наконец, формулировка Р. Холла: "Организация является коллективом с относительно идентифицированными границами, нормативным порядком (уставом), ранжированием власти (иерархией), системами коммуникаций и координации членства (процедуры); этот коллектив существует на относительно постоянной основе и занимается деятельностью, которая обычно связана с набором целей; деятельность дает результаты для членов организации и для общества" [48].

Практически во всех этих определениях используется проблема целей. Для задачи определения важны несколько моментов.

Во-первых" в организации происходят некоторые события, не связанные с общей целью.

Во-вторых, нельзя рассматривать цели отдельно от исполнителей.

В-третьих, как правило, существует несколько целей" т. е. сложные организации, имеющие набор взаимосвязанных целей.

И, наконец, цели находятся в центре деятельности организации.

Как отмечено выше, одна из причин, почему мы имеем организации, — это стремление получить желаемые результаты. Следовательно, такие понятия, как руководство и принятие решения, методы коммуникаций и другие аспекты деятельности организации в целом нельзя понять, отстраняясь от целей.

Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики. Их изучение поможет понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.

Характеристики в нашем случае — это ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, подразделения, вертикальное разделение труда и необходимость управления.

Ресурсы. В общих чертах, цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, — это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, топливо-энергетические ресурсы, технология и информация.

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания, и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов.

Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь со внешней средой. Ни одна организация не может быть "предметом в себе". Организации полностью зависимы от окружающего мира как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей.

Один из способов определения окружения и облегчения его влияния на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы: среда прямого и среда косвенного воздействия на организацию извне.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.

Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них. Здесь речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах. На рис. 1.1. представлено внешнее окружение организации.

Характеристики внешней среды могут быть представлены четырьмя элементами.

Первый — взаимосвязанность факторов — сила, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

Второй — сложность, число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию.

Третий — подвижность — относительная скорость изменения среды.

Четвертый — неопределенность — количество информации о среде и уверенность в ее точности.

Горизонтальное разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Классическим образцом такого разделения на производственном предприятии, например, является производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы предприятие добилось поставленных целей.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные специальные задания и добивающихся конкретных специальных целей.

Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Итак, в организации существуют две органичные внутренние формы разделения труда. Первая — это разделение труда на компоненты, т. е. горизонтальное разделение труда. Вторая — называ-

Рис. 1.1. Внешнее окружение организации

емая вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

Управление является существенно важной деятельностью для организации. Управление должно быть направлено на успех, поскольку желание добиться успеха характерно для большинства. Организация считается успешной, если она достигла своей цели. В первую очередь, необходимо определить составляющие успеха организации (выживание, результативность и эффективность, производительность и практическая реализация).

Выживание — возможность существовать как можно дольше — является первейшей задачей большинства организаций. Рекорд в настоящее время принадлежит Римской католической церкви, непрерывно действующей на протяжении долгих лет. Однако, для того, чтобы оставаться сильными, большинству организаций приходится периодически менять свои цели, выбирая те, которые соответствуют изменяющимся потребностям внешнего мира.

Результативность и эффективность. Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей, организация должна быть как эффективной, так и результативной. По словам известного исследователя в области управления Питера Друкера, результативность является следствием того, что "делаются нужные, правильные вещи". А эффективность, что "эти самые вещи правильно создаются". Как первое, так второе одинаково важно.

Результативность, в том смысле, что "делаются правильные вещи", является чем-то неосязаемым, что трудно определить, особенно если организация внутренне неэффективна. Но эффективность обычно можно измерить и выразить количественно, потому что можно провести денежную оценку потребляемых ресурсов и выпускаемых продуктов. Относительная эффективность организации называется производительностью.

Производительность организации на всех уровнях является важнейшим фактором выживания и успешности организации в условиях конкуренции.

Практическая реализация — один из самых важных моментов, о которых необходимо постоянно помнить, это тот, что управленческие решения, как бы ни были они хорошо теоретически обоснованы, представляют собой лишь идеи. А цель управления — это выполнение реальной работы реальными людьми. Успешным решением считается такое, которое реализуется практически, превращается в действие — результативно и эффективно.

Простых и надежных формул успеха не существует. Должен быть творческий вклад многих людей, занимающихся вопросами управления. Можно выделить три главных принципа успешного управления: обобщение, ситуационный подход, интегрированный подход.

Обобщение, Установление общих, присущих всем характеристик помогает сократить трудности управления организацией и позволяет увидеть как работу руководителя в целом, так и взаимодействие компонентов этой работы.

Необходимость ситуационною подхода. При исполнении управленческой функции необходимо принимать во внимание различия между организациями, которые обычно называются ситуационными переменными, состоящими из двух основных категорий: внутренних и внешних переменных.

Внутренние переменные являются характеристикой организации. Это цели организации, ресурсы, горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Эти переменные в различной степени контролируемы. Они являются результатом управленческих решений. Решения, применяемые руководством в отношении внутренних переменных, определяют, насколько результативна, эффективна и производительна будет организация по сравнению с другими.

Внешние переменные — это факторы, находящиеся вне организации, которые оказывают серьезное влияние на ее успех. Хотя эти факторы находятся вне контроля руководства организаций, оно должно стремиться сделать так, чтобы их организации реагировали бы на факторы и изменения в конкретной внешней среде, если организация намеревается достичь серьезного успеха. Для того, чтобы организации реагировали на эти факторы правильно, руководителю необходимо знать, что внешняя среда может по-разному воздействовать на организацию в целом.

Это заключается как в глубине воздействия различных изменений на организацию, так и в скорости, с которой меняется внешняя среда организации.

Необходимость интегрированного подхода. Простого указания на то, какие переменные наиболее влияют на успех, явно недостаточно, чтобы определить, какое решение будет лучшим для достижения целей организации. Настоящая трудность заключается в том, что все многочисленные ситуационные переменные и все функции управленческого процесса взаимосвязаны. Компоненты ситуации и управления в организации настолько связаны между собой, что их нельзя рассматривать отдельно друг от друга. Через процесс управления руководители создают и реализуют набор внутренних переменных, т.е. организацию. Процесс управления является средством, при помощи которого учитываются факторы внешнего окружения, и оценивается успех организации.

Таким образом, все переменные и все функции управления взаимозависимы. Изменение одной из этих переменных вызывает изменения всех других.

Эффективный руководитель, принимая во внимание эти ситуационные переменные, понимает, что не существует единственно правильного способа совершения чего-то. Оптимальный выбор — это выбор того, что наиболее соответствует ситуации, сложившейся на данное время. Для того, чтобы сделать этот правильный выбор, руководитель должен иметь комплексный взгляд на проблемы, стоящие перед организацией.