Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - 14.1. Підсистема інформаційного забезпечення менеджменту та класифікація інформації

14.1. Підсистема інформаційного забезпечення менеджменту та класифікація інформації

Інформація - це знання про особливий факт, подію або ситуацію.

Інформація - це сукупність відомостей, повідомлень про господарську (комерційну) діяльність підприємств та їх зовнішнє середовище.

Інформація - основа процесу управління, вона є предметом праці управлінських працівників, що представляє сукупність зведень про стан керованої і керуючої систем, зовнішнього середовища.

Інформація - повідомлення, що дозволяє усунути невизначеність значення в користувача про стан об'єкта, плині події, розвиток системи.

Менеджери організацій використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми. Вони залежать від інформації. Зазвичай люди не роблять різниці між інформацією і даними. Дані є характеристиками фактів і подій, вони є джерелом інформації. Але самі по собі дані нічого не варті. Для того, щоб зрозуміти, як менеджери використовують інформацію в організаціях, охарактеризуємо інформаційні потреби в двох вимірах:

1. Рівень, на якому використовується інформація в організації,

2. Тип використовуваної інформації.,

Під системою інформаційного забезпечення розуміють сукупність елементів забезпечення процесу керування, що дозволяє організувати своєчасне надходження належної кількості інформації необхідної якості в усі ланки керування.

Елементи системи:

1) інформація;

2) носії інформації (матеріальні предмети, на яких фіксується інформація);

3) канали руху інформації (комунікації);

4) технічні засоби перетворення інформації.

Оскільки однією із властивостей інформації є багаторазовість використання, то виникає необхідність створення системи збору, обробки, збереження й передачі інформації.

Роль інформації неоднакова на різних етапах процесу керування. В одних випадках важливі її обсяг, структура, можливості одержання, в інших--її рух, у третіх - можливості і терміни обробки.

Роль інформації в керуванні подвійна. В міру розвитку виробництва її обсяг росте по лінійному знаку. Це ускладнює інформаційні забезпечення. З іншого боку збільшення обсягів підвищує можливість удосконалювання керування на основі використання інформації, що фіксується на матеріальних носіях.

До інформаційних характеристик процесу керування відносяться кількість і якість інформації.

Кількість (обсяги інформації) - залежить від способів фіксації, застосовуваних носіїв і технічних засобів. Показники якості інформації:

o точність - ступінь відповідності реальним значенням досліджуваних показників;

o повнота - співвідношення необхідних для процесу керування й отриманих повідомлень до моменту використання;

o актуальність - час, протягом якого інформація застаріває, своєчасність її збору, обробки;

* цінність і корисність - ступінь відповідності до поставленої мети, що ситуації яка склалася.

Між системою інформації і структурою управління в організації органічний взаємозв'язок і взаємозалежність. Обсяг, характер і об'єктивні потоки інформації визначають склад і взаємодію структурних підрозділів. Зайва і недостовірна інформація викликає ускладнення організаційно? структури підприємства, збільшення трудових витрат управлінського персоналу. Не чітко організовані, уповільнені потоки інформації ведуть до дублювання функцій, до зниження відповідальності керівників і виконавців, до порушення ритму функціонування системи управління.

Поряд з цим, багатоланковість у структурі управління, надмірне дроблення підрозділів, нечітка координація і зв'язок між ними не дозволяють налагодити ефективну, гнучку, динамічну систему інформації в організації. Управлінська ієрархія може розглядатися як структура центрів прийняття рішень (комунікаційних центрів), з яких директивна, розпорядча інформація передається на рівень виконання рішень і до яких від виконавчого рівня йде зустрічний потік інформації. Обсяг інформації, що проходить у системі, тісно пов'язаний зі ступенем централізації процесів прийняття рішень. У багаторівневій системі рішення, що приймаються на вищих рівнях управління, торкаються більше комунікаційних центрів, ніж ті, котрі приймаються на нижчих рівнях. Занадто сильна централізація може перевантажити систему і створити затори в потоках інформації.

Ця проблема стає більш гострою в міру росту управлінської вертикалі і може значно знизити швидкість прийняття рішень, а також пристосовність організації до мінливих умов функціонування. До того ж, при проходженні інформації через безліч адміністративно-управлінських ланок нерідко відбувається її перекручення.

Інформаційна система підприємства має такі властивості:

1. Потоки інформації в системі управління, як правило, є більш складними і розгалуженими, ніж матеріальні потоки, зв'язані з безпосереднім виробничим або торговельним процесом;

2. Жодна з функцій управління керування не можуть забезпечувати підтримку заданих параметрів усієї системи без налагодженого постійного прямого і зворотного зв'язку потоків інформації;

3. Інформаційна система являє собою невід'ємну органічну частину всієї системи управління, що забезпечує комплексність, ефективність взаємодії і взаємозв'язок усіх ланок підприємства.

Якщо співставити інформаційні потоки, що об'єктивно викликані процесом нормального функціонування тих або інших систем управління, з фактичним станом, що склався в структурах управління підприємством, то в багатьох випадках можна установити наступні негативні явища:

Паралельність проходження однакової інформації. Ті самі дані і показники надходять у різні підрозділи й обробляються ними, а іноді навіть і різними частинами одного підрозділу. Зв'язок між службами щодо систематичного обміну плановою, звітною й аналітичною інформацією не завжди упорядкований.

Відсутність єдності при формуванні інформації. Кожний підрозділ використовує свої планові і звітні показники, нормативно-довідкові дані, форми документів, маршрути їхнього руху.

Невпорядкованість і нерегулярність інформаційних потоків.

Повторюваність інформації. Нерідко ті самі масиви і види інформації надаються у вищі органи підприємства неодноразово (щодоби, щодня, щомісяця, щокварталу). Це багато в чому послідовно повторювані потоки інформації.

Запізнення інформації. Швидкість обробки інформації на половину ручним способом настільки відстає від ритму виробничого або торговельно-технологічного процесу, що найчастіше ця інформація не може бути використана для управління. Недостатня оперативність при зборі й обробці інформації ускладнює прийняття рішень по відхиленнях у процесі виробництва та торгівлі. Це знижує ефективність управлінської діяльності. Тим часом загальний час на передачу, обробку інформації й ухвалення рішення в будь-якому випадку повинен бути менше, ніж час, протягом якого можуть відбутися необоротні процеси на керованих об'єктах. Відсутність систематизованої облікової інформації, обмеженість оперативного аналізу показників роботи підрозділів підприємства унеможливлюють в прийнятний термін різноманітні розрахунки, зв'язані з прийняттям управлінських рішень. Одноваріантні рішення відбивають лише деякий фіксований рівень використання ресурсів.

Недостатня надійність і повнота інформації. У багатьох випадках відсутність однакових вимог до умов збору інформації, а також регулярного, добре організованого обліку і звітності призводить до одержання випадкових даних, що не відбивають реального положення справ. Через перевантаженість працівників обчислювальними роботами припускаються помилок у розрахунках, а потім і в прийнятих рішеннях. їхнє виявлення і виправлення вимагає додаткових зусиль і часу.

Зайві обсяги інформації. Зайва кількість планово-обліково та інших видів інформації часто є наслідком невпорядкованості даних; У результаті кваліфіковані фахівці відволікаються на пошук і обробку даних, показників і документів, не завжди викликаних необхідністю. Великий обсяг документів; що циркулює усередині підприємства, часто свідчить про недостатньо чітке розмежування функцій і відповідальності за їхнє виконання. Усе це породжує тяганину, викликає зайві витрати праці управлінського персоналу і збільшує час, необхідний для прийняття рішень.

Непорівнянність інформації. Різні періоди одержання й обробки даних у різних підрозділах підприємства часто не дозволяють провести достовірний порівняльний аналіз планових і звітних показників.

Інтегровані інформаційні системи орієнтовані на використання одних і тих самих вихідних показників для вирішення широкого кола прогностичних, планових, комерційних, облікових і багатьох інших задач.

Основний опір у цих системах робиться не на поділ інформації з відокремлених функцій між структурними підрозділами, а на взаємозв'язку й інтеграцію діяльності всіх елементів організаційної системи управління. Основою інтеграції окремих частин підприємства в єдину систему служать інформаційні мережі і потоки.

Створення інтегрованих інформаційних систем вимагає:

o створення єдиної, централізованої в масштабі всього підприємства нормативно-довідкової системи;

o побудови схеми документообігу з урахуванням проходження інформації через єдиний центр обробки даних;

o підвищення точності й оперативності обліку з одночасним скороченням до необхідного мінімуму кількості документів і показників;

o чіткої регламентації процедур збереження і подання інформації на різні табелі управління, а також доступу до неї зацікавлених підрозділів.

Взаємозв'язок побудови інтегрованої інформаційної системи з організаційною структурою управління виявляється в тому, що при визначенні рівнів, яким варто передати право прийняття рішень з тих або інших питань, доцільно виходити з того, на якому рівні існують кращі умови для одержання інформації, необхідної для опрацювання й ухвалення оптимального рішення. Інформацію можна одержувати на всіх структурних рівнях підприємства. Однак, чим далі центр ухвалення рішення знаходиться від пункту одержання інформації, тим більша ймовірність перекручення інформації, тим сутужніше керівнику орієнтуватися в стані справ і здійснювати динамічне і гнучке керівництво.

Для раціоналізації інформаційних потоків необхідно робити їхній ретельний аналіз з метою виявлення обсягів і видів інформації, що проходить по всіх каналах зв'язку на підприємстві. Оскільки управлінська діяльність будь-якого підрозділу знаходить прояв у створенні різних форм документів і показників, а також в оперуванні ними, при аналізі потоків інформації необхідно охопити функції всіх підрозділів, їхню взаємодію, номенклатуру документів, визначити процеси їхнього формування і маршрути руху, періодичність складання, обсяги тощо. Центральне місце в аналізі займає визначення даних, зведень і показників, об'єктивно необхідних кожному підрозділу для виконання його функцій.

Управлінська діяльність на різних рівнях в організаціях іноді вимагає різних видів інформації. На стратегічному рівні управління менеджери мають потребу в інформації, що допомагає їм планувати і приймати рішення про довгостроковий напрямок діяльності фірми. Вони повинні уважно проаналізувати зовнішнє оточення організації, щоб знайти і застосувати рішення, що допоможуть фірмі ефективно діяти в цьому оточенні через визначений час. Необхідна на цьому рівні інформація - комплексна, нерутинна й орієнтована на перспективу.

На рис. 14.1 наведені елементи інформаційної підсистеми.

Рис. 14.1. Елементи інформаційної підсистеми підприємства

Елементи інформації підсистеми розподіляються між суб'єктом та об'єктом управління таким чином, що один із них повністю відноситься або до управляючої або до керованої підсистеми, а інші розподіляються або можуть розподілятися між ними визначеними частинами. Так, частково до тієї чи іншої підсистеми відносяться працівники, що забезпечують функціонування інформаційної підсистеми. Сукупна інформація включає в себе не тільки відомості про стан керованої підсистеми та її зовнішнього середовища, але і нормативну інформацію, що є вихідною для функціонування як управляючої системи в цілому, так й інформаційної підсистеми зокрема. Тут мається на увазі режими збору, перетворення, використання і зберігання інформації.

Інформаційна підсистема - це основа процесу управління підприємством. Без неї не можливо сформувати цілі управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати і прийняти рішення, проконтролювати хід його виконання.

Інформація є предметом і результатом праці управлінського персоналу, сукупністю даних про стан управляючої та керованої підсистем і зовнішнього середовища.

Одночасно інформація є об'єднуючою ланкою між суб'єктом та об'єктом управління, а також між підприємством і зовнішнім середовищем.

Інформація поступово переходить в категорію товару, набуваючи споживчу вартість.

Ефективне управління підприємством не можливе без достовірної і високоцінної інформації.

Враховуючи те, що інформаційна підсистема підприємства досить складна, на практиці виділяються менш складні складові елементи (наприклад, в торговельних підприємствах інформаційна частина, що забезпечує управління товарорухом, вивченням попиту на товари, управління персоналом, матеріально-технічною базою тощо). Так, для забезпечення ефективного управління керуюча підсистема може поділятися на значну кількість частин, деякі частини інформаційні підсистеми можуть мати загальні елементи. Так, різні по відношенню до окремих частин управляючої підсистеми інформаційні підсистеми можуть приводитися в дію одними і тими ж управлінськими працівниками. Загальними можуть бути засоби передачі інформації, технічні засоби, порядок її перетворення тощо.

Основними завданнями інформаційної підсистеми є: 1) координація діяльності по збору і обробці фінансових звітів на вищому рівні управління і в підрозділах підприємства з метою підвищення якості і своєчасного надходження фінансової інформації по підприємству в цілому;

2)визначення основних напрямків системи збору, обробки і зберігання первинних відомостей;

3) визначення основних напрямків розвитку технології обробки інформації;

4) проведення багатоваріантних розрахунків в процесі розробки програм планування, маркетингу, контролю, збору і обробки цифрової інформації;

5) розробка програмного забезпечення, створення і використання банків даних;

6) визначення обгрунтованих потреб в технічних засобах (в тому числі комп'ютерної техніки) по підприємству в цілому і в кожному Його підрозділі;

7) визначення основних вимог до змісту інформації і її характеру в залежності від цілеспрямованості тощо.

Інформація, яка необхідна для рівня менеджменту підрозділів або виробничих одиниць, стосується направляючих і контрольних дій підпорядкованих одиниць в організації.

Менеджери на операційному рівні цікавляться щоденним виконанням різних задач у межах їхніх сфер відповідальності. Вони планують, організовують і контролюють повсякденну роботу усередині організації.

Реєстрація угод і операцій є основою для генерування інформації всередині організації. У минулому така реєстрація проводилася на папері - у головних книгах, на спеціальних картках, у формулярах тощо. З використанням персональних комп'ютерів обсяги нагромадження такої інформації різко зросли.

Основними функціями інформаційної підсистеми є збір, обробка, передача, зберігання і подання інформації, необхідної для процесу управління, за допомогою якої здійснюються комунікації між управляючою й керованою підсистемами (рис. 14.2.).

Функціонування підприємств в умовах ринкового простору вимагає аналізу впливу факторів на розвиток і організацію комунікаційних процесів при управлінні підприємством.

Аналіз механізмів зовнішніх комунікацій підприємств дозволяє зробити висновок про те, що пристосування підприємств до зовнішнього оточення здійснюється на основі вже усталених неформальних зв'язків керівників підприємств із державними органами. Поширенню неформальних зв'язків також сприяла приватизація, яка закріпила відносини керівництва з іншими підприємствами, банківськими структурами, місцевою владою через володіння ними частиною акцій.

Рис. 14.2 Основні функції інформаційної підсистеми підприємства

Зміни зовнішніх факторів впливають на внутрішні організаційні комунікації підприємств, оживляють їх структуру і визначають таку конфігурацію системи, при якій поведінка працівників стає не передбачуваною.

Економіко-організаційний аналіз комунікаційних процесів у вітчизняних підприємствах дозволяє зробити висновок, що існуюча система комунікацій у переважній більшості практично неадаптована до сучасних економічних, відносин.

До основних недоліків належать:

o низький рівень комп'ютерних знань персоналу, що призводить до невиправданих витрат часу на здійснення різноманітних комунікацій;

o відповідна документація (методики, положення, інструкції), яка регламентує управлінські взаємини й економічні відносини;

o негнучка диференціація заробітної платні працівників різних рівнів управління, що призводить до погіршення неформальних комунікацій, соціально-психологічних стосунків у підприємстві:

o відсутність вільних обігових коштів торговельних підприємств, консерватизм керівників:

o слабкий розвиток комунікаційних мереж підприємства, що викликає прогалини у формуванні інформаційного забезпечення.

Для поліпшення комунікацій в управлінні підприємством необхідне вжиття різноманітних заходів, спрямованих на підвищення ефективності інформаційного забезпечення.

Серед них:

o вдосконалення інформаційної бази (інформаційне забезпечення) торговельного підприємства;

o підвищення професійного рівня апарату управління та його підлеглих;

o організація прямого та зворотнього зв'язку між керуючою та керованою системами через регламентування нормативних документів, враховуючи характер співвідношення формальних і міжособистісних відносин;

o раціональна організація особистої праці менеджерів;

o вдосконалення системи діловодства шляхом упровадження відповідних програмних продуктів, від яких залежить ефективність використання сучасних засобів зв'язку;

o постійне здійснення планування витрат на різноманітні комунікації;

o правильний вибір програмних продуктів, враховуючи критерій сумісності з іншими.

Аналіз системи комунікацій, проведений вченими, свідчить, що в управлінні більшості вітчизняних підприємств не створені умови, які б дозволяли підтримувати стійкий розвиток ключових економічних підсистем в усіх центрах прийняття оперативних рішень, крім того, існують значні розбіжності між побудовою організаційної структури й системою комунікацій.

Визначено, що в умовах безперервної зміни зовнішнього середовища перед системою комунікацій висувається ряд вимог вона має бути органічною, гнучкою, швидко реагувати на вплив зовнішніх факторів, передбачати високий рівень децентралізації, мати широкі повноваження у структурних підрозділах, які дають змогу приймати різноманітні рішення, забезпечувати тісний зв'язок організаційної структури з комунікаційною технологією. Персонал підприємства слід розглядати з позицій виконання ним своїх функціональних обов'язків при мінімальній кількості виконавча і максимальній їх кваліфікації.

Для чого, щоб керівникам здійснити вищенаведене, необхідно переглянути організаційну та комунікаційну структуру підприємства.

Щоб кількість рівні) стала оптимальною, слід ліквідувати ті, у яких немає потреби, звернути увагу на зв'язок інформаційної мережі з організаційною структурою.

Послідовність етапів формування системи комунікацій вимагає висвітлити такі питання:

o розкласти сукупність управлінських дій на складові елементи;

o вибрати економічно доцільні методи виконання управлінських робіт;

o підібрати відповідні комп'ютерні програми;

o раціонально розподілити посадові обов'язки, відповідно до кваліфікації виконавців;

o оптимізувати обсяг інформації, врахувавши при цьому можливість її одночасної обробки, фіксації даних у документах;

o визначити трудомісткість виконання управлінських робіт, скласти кошторис витрат.

.. Відповідно до цього слід акцентувати увагу на життєво важливих структурних підрозділах, які виконують автоматизовану обробку інформації, налагоджують зв'язок підприємства із зовнішнім середовищем і, зокрема, з громадськістю, втілюють у життя задачі реклами, забезпечують сервісне обслуговування тощо. При внесенні змін у систему управління підприємством вищому керівництву необхідно зважити на специфічні фактори: особливості внутрішньої культури підприємства, досвід і кваліфікацію спеціалістів при комплектації штату або його скороченні.