Прийняття управлінських рішень - Петруня Ю.Є. - 10.3. Процес установлення організаційних цілей

Не зменшуючи значення місії, нагадаємо, що в ній визначаються лише напрями й основні принципи діяльності організації. Проте щоб розпочати конкретні дії, бажано знати не тільки напрямок, але й чітко визначені орієнтири на ньому. Такими орієнтирами є цілі організації в цілому та її підрозділів.

Мета - це бажане, необхідне й можливе в майбутньому становище організації (її структурних підрозділів) та результатів її діяльності. Тому вирішальна роль у прийнятті стратегічних рішень має відводитися якісному визначенню цілей організації та їх структуризації за напрямами діяльності, підрозділами й досяганням у часі.

Цілі розробляються на різні періоди діяльності організації, і залежно від цього виділяють такі їх групи:

- оперативні (до одного місяця);

- тактичні (до одного року);

- стратегічні (на кілька років).

Слід зауважити, що в сучасних умовах турбулентного середовища (в менеджменті турбулентність - велика кількість причинно-наслідкових взаємовідносин різноманітних факторів оточення, які не піддаються класичним категоріям розвитку організацій) така класична класифікація зазнає певної модифікації: провідні організації встановлюють стратегічні цілі до двох-трьох років із щоквартальним корегуванням.

За ієрархічним рівнем розрізняють цілі організації в цілому (загальні), цілі структурних підрозділів (департаментів, управлінь, відділів тощо), а також цілі стратегічних бізнес-одиниць (відділень, філій і т. д.).

Загальні цілі організації розробляються власниками і вищим керівництвом, цілі структурних підрозділів формуються їх керівниками, причому основою їх формування слугують загальні цілі організації (зауважимо, що сьогодні на всіх рівнях ієрархії управління неможливо обійтися без залучення високопрофесійних виконавців, адже саме вони є "сіллю" організації, вони перетворюють бачення на формулювання).

На постановку цілей впливає різноманіття факторів, які за своїм складом можуть бути поділені на такі групи:

- бажання суб'єктів управління організації (власників і топ-мене-джерів);

- можливості організації та її структурних підрозділів, а також загальна організаційна культура;

- стан зовнішнього середовища організації.

Від якості постановки цілей значною мірою залежить ефективність організації. Тому до якості цілей висуваються підвищені вимоги. Найважливіші з них такі:

- конкретність і вимірюваність;

- досяжність (відповідність можливостям організації та станові зовнішнього середовища);

- значущість (підвищений інтерес та їх важливість для власників організації, суб'єктів управління і персоналу в цілому);

- сполучність (взаємозв'язок усіх цілей організації та її структурних підрозділів);

- повнота (охоплення цілями всіх напрямів діяльності організації та всіх її структурних підрозділів).

Процес формування організаційних цілей достатньо складний і трудомісткий, тому здійснюється в кілька етапів.

1. Аналіз факторів, які впливають на постановку цілей.

2. Постановка генеральної мети організації.

3. Структуризація генеральної мети за напрямами та видами діяльності, термінами й іншими ознаками.

4. Розробка цілей структурних підрозділів організації.

На першому етапі аналізуються всі фактори, які впливають на постановку цілей. Найважливіші з них - бажання суб'єктів управління. Чітко визначити бажання навіть однієї людини (тобто, чого вона, власне, хоче від життя) достатньо складно - настільки складно, що багато з нас навіть не можуть змусити себе це зробити. Тому бажання суб'єктів управління організації повинні вивчатися дуже ретельно й бути чітко формалізованими для того, щоб якісно поставити організаційні цілі.

Не менш важливий аналіз можливостей організації. Потрібно розглянути перелік товарів, собівартість, можливості збільшення обсягів операцій, виведення на ринок нових видів продукції та інші фактори.

Дуже масштабний аналіз стану зовнішнього середовища, оскільки він охоплює цілий комплекс мікро- та макрофакторів діяльності організації.

Головним етапом формування цілей є постановка генеральної мети.

В основі цього етапу визначення місії організації та результатів аналізу факторів, які впливають на постановку цілей. У формулюванні генеральної мети необхідно дотримуватись усіх вимог, висунутих до її якості, звернувши особливу увагу на конкретність і значущість.

Генеральна мета широкомасштабна й комплексна, вона охоплює всі аспекти діяльності організації. Тому для її реалізації потрібно розбиття на цілі нижчого рівня. Іншими словами, необхідна структуризація генеральної мети, її декомпозиція. Найчастіше вона здійснюється за допомогою методу "дерева цілей" (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Побудова "дерева цілей" (процес декомпозиції цілей)

Суть цього методу аналізу та прийняття рішень полягає в тому, що початкова генеральна мета розбивається на цілі нижчого (першого) рівня, які визначають основні напрями її досягнення. Потім кожна мета першого рівня розбивається на дрібніші, але конкретніші цілі другого рівня. Аналогічно чинять із цілями всіх наступних рівнів, доки не буде визначено конкретні заходи й засоби їх досягнення.

У процесі декомпозиції генеральної мети слід дотримуватися певних правил.

1. Цілі кожного рівня мають підпорядковуватися цілям більш високого рівня, випливати з них і гарантувати їх успішне досягнення. Це забезпечує сполученість цілей.

2. Цілі одного рівня повинні бути сумісними за масштабом і значущістю і виділені за однією ознакою. Такими ознаками можуть бути: напрями діяльності, товари організації, залучені ресурси, об'єкти й ін.

3. Кожен рівень "дерева цілей" повинен містити всі можливі цілі. Це гарантує розробку їх повної системи.

4. Формулювати цілі всіх рівнів слід таким чином, щоб вони мали кількісну оцінку, тобто були конкретними і вимірюваними.

5. У "дереві цілей" не повинно бути замкнених контурів, тобто зв'язки, які виходять з даної мети, не можуть повертатися до неї через інші послідовно пов'язані підцілі.

6. Формування "дерева цілей" має закінчуватися переліком конкретних заходів для досягнення генеральної мети із зазначенням необхідних для цього засобів.

Місія і "дерево цілей" є основою для розробки стратегії організації, різних програм і планів її діяльності.

Структура стратегічної програми складається з трьох взаємопов'язаних блоків:

- цілі організації;

- стратегія розвитку товарного портфеля організації;

- стратегія зростання організації.

Слід зауважити, що коли в період "класичного" стратегічного менеджменту організації досить часто дотримувалися схеми "цілі - розвиток портфеля - організаційне зростання", то нині все частіше застосовуються схеми синергетичного ефекту, коли цілі організації формуються з цілей окремих структурних підрозділів чи видів діяльності, або з вимог організаційного зростання (під яким може розумітися просте виживання на ринку).

Таким чином, розробка організаційної стратегії за допомогою методу "дерева цілей" будується на трьох основних принципах:

1) за часовими інтервалами, коли головною є довгострокова мета (генеральна), яка визначає інші довго-, середньо- і короткострокові цілі організації в цілому та окремих її структурних підрозділів, відділень і філій;

2) за функціональною ознакою, коли генеральна мета визначається за функціональними сферами діяльності організації;

3) за функціонально-часовою ознакою, яка об'єднує дві попередні.

Конкретні рішення у сфері маркетингу, стратегій фінансової та інвестиційної діяльності, управління персоналом організації розглядатимуся в наступних розділах.

Висновки

1. Стратегія - це тип принципової поведінки організації у взаємодії із зовнішнім середовищем, а стратегічний менеджмент - розробка й реалізація такого типу принципової поведінки організації, яка б задовольняла ключові, довготермінові інтереси організації.

2. Стратегічне рішення - це результат аналізу, пошуку, розрахунків, дискусій і роздумів великої кількості людей, до якої можуть входити власники, представники топ-менеджменту, аналітики й експерти. Таке рішення спирається на колективні знання і досвід, що дозволяє не тільки передбачати, але й впливати у потрібному напрямку на хід подій. При цьому дуже важливе вміння дивитися на звичну схему дій по-новому.

3. Для прийняття стратегічних рішень керівникам необхідно стратегічно мислити і мати стратегічне бачення - керівну філософію бізнесу, обґрунтування існування організації, не саму мету, а її основне відчуття як ідеальної картини майбутнього, той стан, якого можна досягти за найсприятливіших умов. Саме стратегічне бачення визначає рівень досягнень у процесі стратегічного планування.

4. Стратегічне бачення виявляється у прийнятті рішення про місію організації - принципи її існування. Місія - більш конкретний орієнтир, ніж бачення. Проголошення місії - це визначення тих загальних цілей, що намагається досягти організація. Зміст місії повинен включати опис продуктів і/або послуг, які надає організація; характеристику споживачів; цілі організації та її технологію; філософію та внутрішній і зовнішній імідж.

5. Для того щоб приймати рішення про конкретні успішні дії, бажано знати не тільки напрямок, але й чітко визначені орієнтири на ньому. Такими орієнтирами є цілі управління організацією та її підрозділами. Мета - це бажане, необхідне й можливе в майбутньому становище організації (її структурних підрозділів) і результатів її діяльності. Прийняття рішення про визначення і встановлення цілей виступає головним продуктом праці менеджерів вищої ланки управління. У подальшому до прийняття рішень про розвиток організації до нього залучаються керівники нижчих рівнів ієрархії, а також провідні фахівці, що становлять "сіль" організації, її інтелектуальний потенціал.

6. Для вироблення ефективних стратегічних організаційних рішень доцільно використовувати метод "дерева цілей", тобто їх декомпозицію, починаючи з генеральної мети, до цілей конкретних структурних підрозділів і напрямів їх діяльності. Побудова "дерева цілей" має свої правила, порушуючи які, керівники можуть не лише прийняти неправильні рішення, а й поставити під загрозу саме існування організації.