Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Інтеграція та диференціація видів обліку

Проф. A.M. Кузьминський у 1990 р. передбачав, що застосування в обліку мікро-ЕОМ та універсальних ЕОМ у перспективі

буде сприяти розвитку в системі господарського обліку нових видів обліку, зокрема "прогностичного обліку для визначення, вивчення та відображення господарських операцій, які можуть відбутися в результаті відхилень від встановлених параметрів" [25, с. 11].

Цю концепцію розвинув у своїй роботі англійський автор Б. Райан [43], який називає такий облік стратегічним. Вона полягає в тому, що управлінський облік має постачати інформацію, основану на фінансових даних, для прийняття рішень керівниками, але стосовно деяких важливих аспектів діяльності підприємства він це робить погано.

Більше того, на більшості підприємств розвинутих країн служби фінансового й управлінського обліку частково перекриваються за своїми функціями (рис. 2.16). На думку Б. Райана [43, с. 31], на великих підприємствах системи фінансової звітності та інформаційні системи управлінського обліку настільки дублюють одна одну, що немає реальних шляхів їх розумного розподілу. А на малих підприємствах система фінансової звітності часто використовується як система управлінського обліку і використовується керівництвом для управління підприємством на базі підрахунку прибутків та збитків.

Зазначимо, що ні фінансовий, ні, тим більше, управлінський облік не мають спеціальних методик, які допомогли б отримати інформацію власникам для прийняття важливих інвестиційних рішень. З цього погляду необхідним є стратегічний облік, який, використовуючи дані бухгалтерського обліку та спеціальні прийоми, надає таку інформацію. Інша назва стратегічного обліку — фінансовий менеджмент.

Завданнями стратегічного обліку є дослідження зовнішнього економічного середовища" розробка фінансової стратегії підприємства, аналіз і планування фінансової діяльності, прийняття інвестиційних рішень.

Рис. 2.16. Взаємодія облікових і фінансових функцій всередині підприємства

Інтеграція та диференціація видів обліку

Протягом десятиліть вчені дискутують з приводу того, в якому ступені і як саме має поєднуватись економічна інформація, яку використовують для різних потреб різні користувачі. Так, ще в 1967 р. академік B.C. Німчинов [35] запропонував побудову єдиної, взаємопов'язаної системи інформації, що відображає об'єктивний хід виробництва, обміну, обігу, розподілу і споживання сукупного продукту. Про облікову систему підприємства найбільш вдало висловився проф. М.Т. Білуха: "Розглядаючи господарський облік як інформаційно-обчислювальну систему управління підприємством, можна встановити, що між компонентами цієї системи існує економічний зв'язок, оснований на методологічній, організаційній і технічній єдності групування інформації про господарські явища і процеси, які здійснюються на підприємстві" [4, с. 8].

Сьогодні переважає думка, що основою обліку і, відповідно, обґрунтуванням для прийняття управлінських рішень, мають бути не бухгалтерські проводки, а первинні документи, які реєструються або створюються самою комп'ютерною інформаційною системою. Наприклад, В. Пічугін вважає, що в межах оперативного обліку (маючи на увазі саме первинний облік) мають вирішуватися такі задачі, як облік готівки і безготівкових коштів, контроль за розрахунками з дебіторами і кредиторами, ведення договорів, облік взає-мозаліків, процесу придбання запасів, збуту і персоналу [40]. Це узгоджується з думкою проф. А.І. Сумцова, котрий зазначав, що джерелом інформації для оперативно-технічного обліку в багатьох випадках служать ті самі первинні документи, які використовуються для відображення господарських операцій у системі бухгалтерського обліку [54, с. 10], та М.І. Савицького [47, с. 27—28] про те, що основним принципом інформаційної єдності системи обліку є раціональна організація первинного обліку. Отже, оперативний (первинний) облік — база для інших видів обліку.

Початкова інформація для отримання всіх зведених даних міститься в первинних документах, які фіксують зміни параметрів технологічних операцій, починаючи від отримання матеріалів, напівфабрикатів, комплектуючих виробів від постачальників і закінчуючи збутом готової продукції споживачам. Ця інформація обробляється, отримані результати зберігаються у певних проміжних документах, на підставі яких отримуються вихідні документи оперативного, бухгалтерського і статистичного характеру. Обробка ведеться в різних підрозділах підприємства відповідно до їхньої спеціалізації. Тому кожний функціональний підрозділ підприємства має власну документацію і процеси її формування.

Основна функція апарату бухгалтерії полягає в організації та веденні бухгалтерського обліку. Але бухгалтерія, особливо в ринкових умовах, як показує досвід зарубіжних країн, виконує ще й контроль та аналіз, відає фінансовими та юридичними питаннями, економікою і навіть прогнозуванням. Це особливо характерно для середніх та малих підприємств, на яких апарат управління, крім керівників, — це часто один-два бухгалтери, на яких і покладають усі ці функції.

У процесі комп'ютерної обробки даних відбувається інтеграція обробки різних видів первинної економічної інформації, яка використовується в окремих функціях управління, тобто облікової (єдиної), планової, нормативної, технологічної, виробничої, оперативно-технічної та ін. Це і є основою створення єдиної інформаційної цінної бази (результат інтегрування обробки), дані з якої потім можуть багаторазово використовувати всі служби та підрозділи підприємства. Якщо в умовах ручної обробки даних різні служби створювали й обробляли необхідну інформацію, що зумовлювало різнобій, то в КІСТІ така обробка являє собою одночасний єдиний технологічний процес, що приводить до уникнення паралелізму і дублювання, до принципу однократної фіксації, а також до єдності й уніфікації (форм документації, показників, класифікації інформації, системи кодування тощо) (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Потік інформації в КІСП

Інтеграція видів обліку полягає в тому, що вся облікова інформація централізовано накопичується в комп'ютерних базах даних і використовується для реалізації комплексу функцій управління. Результати обліку можна охарактеризувати як сукупність значень параметрів системної моделі виробничого процесу в деякі моменти часу. При цьому не потрібно вводити як відмінні ознаки видів обліку одиниці виміру параметрів, властивості носіїв інформації (документів) або характерні операції з параметрами. Результати обліку мають фіксувати значення параметрів входу, виходу і перетворювача в системній моделі процесу. Значення параметрів, що відображають стан процесу, накопичуються, систематизуються, "запам'ятовуються" в пам'яті комп'ютера. А в паперовому бухгалтерському обліку накопичення і "запам'ятовування" інформації здійснюється у великий кількості проміжних накопичувальних книг, журналів, відомостей, трудомісткість заповнення і використання яких дуже значна.

Таким чином, інтегрованою виявляється низка операцій технологічного процесу обробки первинних даних і створення їхньої інформаційної бази. Отже, мова може йти про інтеграцію обробки даних лише первинного обліку як єдиної бази, яка використовується всіма видами господарського обліку. Наступні стадії і фази групування та узагальнення даних проходять з використанням методів та прийомів, які характерні і специфічні для кожного виду економічної діяльності на підприємстві.

Створення інтегрованої системи обробки даних впливає і на систему обліку, у тому числі бухгалтерського. При цьому подвійний запис, система рахунків, синтетичний та аналітичний облік не зникають, а перетворюються лише в один з методів отримання зведеної інформації із єдиної бази первинних даних КІСП.